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人事档案管理规定

1.总则
1.1 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。
1.2 人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它是的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。
1.3 公司人事档案由行政部归口统一管理。
2.人事档案的归档范围
类别
序号
明细
档案性质
保管期限
招聘
1
求职登记表
原件　
离职后2年
2
个人简历
原件
离职后2年
3
背景调查材料
原件
离职后2年
4
学历、学位证书
复印件
离职后2年
5
英语等级证书
复印件
离职后2年
6
身份证复印件
复印件
离职后2年
7
职业资格证书
复印件
离职后2年
8
招聘广告
　原件
离职后2年
9
岗位说明书
　原件
离职后2年
入职
10
入职登记表
　原件
离职后2年
11
入职审批表
　原件
离职后2年
12
自愿放弃社会保险申请及协议
　原件
离职后2年
13
入职声明书
　原件
离职后2年
14
原单位离职证明
　原件
离职后2年
15
录用条件确认函
　原件
离职后2年
16
职业危害告知书
　原件
离职后2年
17
保密协议
　原件
离职后2年
18
竞业限制协议
　原件
离职后2年
19
安全责任书
　原件
离职后2年
20
体检报告
　原件
离职后2年
21
社保转移单
　原件
离职后2年
22
公积金账户
　原件
离职后2年
23
工资卡复印件
复印件
离职后2年
24
劳动合同签订通知书
　原件
离职后2年
25
劳动合同
　原件
离职后2年
试用期
26
员工工作表现评估表
　原件
离职后2年
27
转正面谈评估表
　原件
离职后2年
28
转正审批表
　原件
离职后2年
在职
29
员工手册签收页
　原件
离职后2年
30
人事异动审批表
　原件
离职后2年
31
培训记录表
复印件
离职后2年
32
取证类文书表格
　原件
离职后2年
33
通知、送达、领取类文书
　原件
离职后2年
离职
34
员工辞职信
　原件
离职后2年
35
辞职申请表
　原件
离职后2年
36
解除/终止劳动合同通知书
　原件
离职后2年
37
解除（终止）劳动合同证明书
　原件
离职后2年
38
解除劳动合同协议书
　原件
离职后2年
39
劳动合同终止或续签通知书
　原件
离职后2年
40
离职交接单
　原件
离职后2年
41
离职声明
　原件
离职后2年
42
离职面谈记录表
　原件
离职后2年
43
离职审批表
　原件
离职后2年
其它

3 人事档案归档要求
3.1人事档案归档材料的载体是A4纸(210×297) 厘米的办公用纸。
3.2归档材料的左边应留出 2 — 2.5厘米的空白装订边。
3.3表格文字的印刷须是铅印、胶印、油印。文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写，禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。
3.4不得用复印件、传真件代替原件归档。
3.5各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。
3. 6填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。人员任免、定级等材料应写出文件编号。
3. 7文字要写在表格设计的框线内，如写在框线外会给材料装订带来困难，甚至无法装订；会造成字迹被切掉或打洞时被打掉，使材料不完整。
3. 8材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，由公司注明。
3. 9归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。
3. 10材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公章应避开材料右上角。
3. 11归档材料如有单位或部门审批意见, 单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。
3. 12各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。
3. 13分公司及部门在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。
3. 14每月10日，人事专员必须统一归档上月的人事变动资料。
3. 15按“档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。
4.人事档案的保管
4.1档案排架。可视不同情况分别采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架。分类排架即按照档案形成的不同时期、档案的不同类型和立档单位的不同组织系统等，将馆藏档案划分为若干类别进行排架；流水排架即按照档案全宗最初进馆的时间顺序排架；分类、流水综合排架即先将馆藏档案分为若干类别，在每一类别内再按全宗进馆时间顺序排架。无论采用何种方法，属于一个全宗的档案均应集中排放，不应分散和混杂。
4.2档案库房管理。要建立完善的档案库房管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。
4.3档案调出和归还。调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。
4.4档案检查。对于馆藏档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。
4 人事档案的借阅
4.1 凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：
a 调资；b 提级考核；c 调动工作；d 任免事项；e 审查等。
4.2 查阅人事档案的手续
4.2.1 只能由查阅部门经理级到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关公司领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。
4.2.2 查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。
4.2.3 查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。
4.2.4 阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。
4.2.5 其他部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。
4.2.6 (部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
4.2.6.1 由有关(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。
4.2.6.2行政部按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
4.2.6.3证明材料行政经理审阅，加盖公章，然后登记、发出。
5 人事档案的转递
5.1 人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。
5.2 凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。
5.3 凡调往外省、市的工人、管理，其本人档案内指定人员负责邮递。
5.4 人事档案转递方式
5.4.1 外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。
5.4.2 市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带
6.档案鉴定
6.1公司编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、离职后2年、短期三种。确定保管期限的基本原则是：
（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：
（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为离职后2年或短期保存；
（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
6.2鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。
6.3鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。
6.4档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
6.5销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

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