人事档案管理规定.doc

人事档案管理规定1.总则1.1 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。1.2 人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它是的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。1.3 公司人事档案由行政部归口统一管理。2.人事档案的归档范围类别序号明细档案性质保管期限招聘1求职登记表原件离职后2年2个人简历原件离职后2年3背景调查材料原件离职后2年4学历、学位证书复印件离职后2年5英语等级证书复印件离职后2年6身份证复印件复印件离职后2年7职业资格证书复印件离职后2年8招聘广告原件离职后2年9岗位说明书原件离职后2年入职10入职登记表原件离职后2年11入职审批表原件离职后2年12自愿放弃社会保险申请及协议原件离职后2年13入职声明书原件离职后2年14原单位离职证明原件离职后2年15录用条件确认函原件离职后2年16职业危害告知书原件离职后2年17保密协议原件离职后2年18竞业限制协议原件离职后2年19安全责任书原件离职后2年20体检报告原件离职后2年21社保转移单原件离职后2年22公积金账户原件离职后2年23工资卡复印件复印件离职后2年24劳动合同签订通知书原件离职后2年25劳动合同原件离职后2年试用期26员工工作表现评估表原件离职后2年27转正面谈评估表原件离职后2年28转正审批表原件离职后2年在职29员工手册签收页原件离职后2年30人事异动审批表原件离职后2年31培训记录表复印件离职后2年32取证类文书表格原件离职后2年33通知、送达、领取类文书原件离职后2年离职34员工辞职信原件离职后2年35辞职申请表原件离职后2年36解除/终止劳动合同通知书原件离职后2年37解除（终止）劳动合同证明书原件离职后2年38解除劳动合同协议书原件离职后2年39劳动合同终止或续签通知书原件离职后2年40离职交接单原件离职后2年41离职声明原件离职后2年42离职面谈记录表原件离职后2年43离职审批表原件离职后2年其它3 人事档案归档要求3.1人事档案归档材料的载体是A4纸(210297)厘米的办公用纸。3.2归档材料的左边应留出 2 2.5厘米的空白装订边。3.3表格文字的印刷须是铅印、胶印、油印。文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写，禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。3.4不得用复印件、传真件代替原件归档。3.5各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。3. 6填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。人员任免、定级等材料应写出文件编号。3. 7文字要写在表格设计的框线内，如写在框线外会给材料装订带来困难，甚至无法装订；会造成字迹被切掉或打洞时被打掉，使材料不完整。3. 8材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，由公司注明。3. 9归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。3. 10材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公章应避开材料右上角。3. 11归档材料如有单位或部门审批意见, 单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。3. 12各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。3. 13分公司及部门在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。3. 14每月10日，人事专员必须统一归档上月的人事变动资料。3. 15按“档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。4.人事档案的保管4.1档案排架。可视不同情况分别采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架。分类排架即按照档案形成的不同时期、档案的不同类型和立档单位的不同组织系统等，将馆藏档案划分为若干类别进行排架；流水排架即按照档案全宗最初进馆的时间顺序排架；分类、流水综合排架即先将馆藏档案分为若干类别，在每一类别内再按全宗进馆时间顺序排架。无论采用何种方法，属于一个全宗的档案均应集中排放，不应分散和混杂。4.2档案库房管理。要建立完善的档案库房管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。4.3档案调出和归还。调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。4.4档案检查。对于馆藏档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。4 人事档案的借阅4.1 凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：a 调资；b 提级考核；c 调动工作；d 任免事项；e 审查等。4.2 查阅人事档案的手续4.2.1 只能由查阅部门经理级到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关公司领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。4.2.2 查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。4.2.3 查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。4.2.4 阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。4.2.5 其他部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。4.2.6 (部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：4.2.6.1 由有关(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。4.2.6.2行政部按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4.2.6.3证明材料行政经理审阅，加盖公章，然后登记、发出。5 人事档案的转递5.1 人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。5.2 凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。5.3 凡调往外省、市的工人、管理，其本人档案内指定人员负责邮递。5.4 人事档案转递方式5.4.1 外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。5.4.2 市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带6.档案鉴定6.1公司编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、离职后2年、短期三种。确定保管期限的基本原则是：（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为离职后2年或短期保存；（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。6.2鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。6.3鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。6.4档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。6.5销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。 .