会务管理.ppt

其中会议议程表的格式，如表5-4所示。表5-4 协会专业技术研讨会会议日程表日 期 时 间 内 容 地 点 9月5日 星期四 8:00-8:50 报到并领取会议资料 圆通饭店1层大厅 9:00-11:30 同志报告 圆通饭店5层会议厅 14:00-17:00 同志专业技术讲座 圆通饭店5层会议厅 日 期时 间内 容地 点 9月6日星期五 8:00-11:00 分组讨 论(预先按单位分组并指定召集人及记录)第一组 圆通饭店2层小会议厅 第二组 圆通饭店3层小会议厅第三组 圆通饭店4层小会议厅 14:00-17:00 参观相关技术操作 13:40圆通饭店门口发车到高新技术开发区 续 表 落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。落实文件材料的打印、校对、装订工作。编制“大会手册”，手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。2 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5 5 行政组在会前的工作 行政组在会前的工作包括以下八部分。印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。1 1 1 12 2 2 2 其印制有如下要求（见图5-13）。图5-13 印制证件的要求印制证件没有特殊要求有特殊要求直接与广告制作公司或门市部联系，会有各种不同样式供选择，只要比较价格，保证印制质量和交货时间就可以可以与制作商协商，秘书一定把要求讲清楚，把价格谈清楚 发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。秘书通过回执单的统计，可以掌握与会人数、早做安排。因此，会议通知要考虑到往返时间，早发为宜。准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函，交给会务机构领导。2 2 2 23 3 3 3 安排会议食宿。食宿安排的总原则是让与会人员吃好、住好，又不可造成浪费，一般不同的会议会有不同的规格，要尽可能安排好。住宿的安排一定要将工作做细，以防不经意间出现厚此薄彼的现象，造成矛盾。4 4 4 4 安排住宿的要求包括以下几点（见图5-14）。图5-14 安排住宿的要求 安排住宿的要求与会人员多，需要选择多处住宿时，就要按档次、设施和服务的不同进行安排在优先照顾长者、尊者、体弱者和领导的基础上，按地区和小组集中，不同档次的房间要合理调配安排时应先根据与会人员名单，列出住宿表，报经有关领导审批后按表住宿做好登记、收费、发证工作，在房间门上标出住宿者的地区或姓名，便于联系 安排就餐的要求包括以下几点（见图5-15）。图5-15 安排就餐的要求安排就餐的要求一般要统一就餐标准，少数民族和年老多病者可作特殊照顾和安排 只要伙食标准定下来，可以采用固定餐位或凭餐券就餐的办法，一般是就餐时若干人组成一桌均可 安排会议场所。包括主、分会场、讨论场所以及文娱场所。秘书人员一旦确定了会议召开的具体地点，就应在会前将会场按会议的要求布置好。要按照会议的要求对会场大小，灯光设备，通风，会议驻地的交通，购物，休闲及其他辅助设施等情况进行检查落实，并对主会场、分会场以及小组讨论场所进行合理布置。5 5 5 5 安排会议医疗保障工作。医疗卫生方面的准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现的突发性疾病，应给予及时的救护，也要注意防止流行性疾病的发生。6 6 6 6 安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司机的活动。如果会期较长，为丰富生活，调节高度紧张的工作状态，在会隙或晚间，常要安排一些文娱活动。无论是安排的电影、舞会、音乐会、健身活动或观光等等都应在会前落实到位，从时间、内容到交通安排等都不容忽视。目前会议用车一般采用租用运营车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考虑停放车场和司机的安排。订购参会人员会后的车船航票。现在一般都是会务委托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法。7 7 7 78 8 8 8 宣传组的会前工作 宣传组的会前工作包括以下两部分（见图5-16）。图5-16 宣传组的会前工作的内容3 3 3 3宣传组的会前工作内容宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访，准备召开记者招待会设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板 保卫组的会前工作 主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作。目前有的采用临时与保安公司签订协议的方式，在会议期间雇佣保安人员。一切“前站”工作在会议召开前就绪，由各组负责人落实后，向大会筹备处汇报，保证会议如期召开。4 4 4 4（二）会中的各项会务工作 会中的各项会务工作中的主要从以下四套班子的工作来讨论。秘书组 秘书组人员在会中一般按工作内容分成两部分（见图5-17）。1 1 1 1图5-17 秘书组人员在会中的工作内容秘书人员的工作收集和初加工以及信息反馈深加工和信息发布一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行一部分秘书人员要负责编发会议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料按既定日程和议程组织会议及会间活动做好大、小会议调度工作，坚持候会制度 候会制度：候会就是等候参与会议的具体议程。有些会议，议题繁多，必须参加后一议题讨论的代表如果与前一议题无关，秘书人员必须通知有关人员在指定的时间到指定的地方等候，保证会议前后相接，既可节省时间、又不至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧凑，又避免无谓的“听会”。如大会安排代表发言、演讲，要提前落实好发言、演讲人，并按时把他们引领到指定地点等候准时发言。秘书组要组织会议决定、决议的修改和定稿。有的决定、决议，是秘书在会前就着手准备的，有的则要根据会上议定的内容或表决的结果在会议期间撰写的。还要抓紧做会议总结，为领导准备会议后期发言。行政组 首先，要组织会议签到工作。签到是与会人员到会时的一道必要的手续，也是会场管理的一项重要内容。2 2 2 2 目前常见的签到方法有四种（见图5-18）。图5-18 签到方法 常见的签到方法簿式簿式签签到到秘秘书书代代签签法法证证件式件式签签到到电电子自子自动签动签到到 秘书代签法：由秘书人员在到来者的名下画圈。证件（卡片）式签到：与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名，然后上交即可。簿式签到：与会代表在入场时到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位、联系电话及安排住宿房号等，以示到会。电子自动签到：代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。签到完毕，与会人员进入会场后，秘书人员要填写会议出席情况报告表，在主持人宣布会议正式召开前报告主持人。会议出席情况报告表包括会议名称和届次、日期、应到人数、缺席人数，实到人数等内容。其次，是分发文件。分发的文件包括报告、讲话稿，演讲稿、计划、方案、决定讨论稿、草案、规定、章程、制度、开幕词、闭幕词、议案、提案、讨论的问题等。分发不仅要避免出现差错，而且常要赶时间，有时一部分分发下去看完后还要回收，秘书人员一定要亲自分发、回收，还要清点下发与回收的文件材料份数。如需回收的文件，分发前在右上角必须注明回收字样，以便与会人员妥善保管。最后，行政组还要征求与会者对食宿的意见，对特殊与会人员加强医疗服务，抓紧会务费用结算工作，组织安排好会议期间的文娱活动，搞好返程交通的落实。宣传组 结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。保卫组 杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顺利进行。3 3 3 34 4 4 4（三）会后的落实工作 会后的落实工作从以下四套班子的工作来讨论。秘书组 完成会议纪要等等会议材料，做好下发工作。有关的报告、决定、决议修改后，要经主要负责人审阅签发，然后印发。1 1 1 1需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的经查清，报领导处理需公开发表重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表正式印发的文件及时印发会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档 秘书人员应根据文书的性质与重要程度分情况妥善处理（见图5-19）。图5-19 秘书人员对各种文书的处理文书需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理 行政组 作好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房、返回送站工作；做好驻地、会场的善后工作。要保证与会者及时离会，必要的，要协助寄发会议材料。宣传组 与新闻单位共同协作，做好新闻发布会、新闻播发和会议宣传工作。向驻会场所表示谢意，必要时要发感谢信。2 2 2 23 3 3 3 保卫组 做好会后的一切物资清点清查工作，协助做好会议材料的妥善处理工作。以上，是大型会议的会务工作，以典型的代表会会务为例。大型会议还应当包括展示会、展销会、博览会、交流会等等，这种会务，比起我们所介绍的内容和形式都更丰富，也更复杂。展 销 会4 4 4 4四、会议改革的探讨 会议是必要的，它是发扬民主，集思广益，沟通信息，推动工作，解决问题的一种十分重要的方法。但目前，我们国家从上至下不同程度地存在着会风不正问题。规模越来越大、级别越来越高、陪会严重会议讨论问题东拉西扯，议而不决决而不行会风不正的问题（见图5-20）。图5-20 会议存在的问题存在的问题会议铺张浪费、讲究吃会、游会、玩会、捞会时间过长 形成“马拉 松”会会议过多，形成“会海”随着我国经济体制与政治体制改革的不断深入和发展，会风不正问题越来越成为管理工作中严重的腐败现象，会风问题已经到了非改不行的时候了。研究会议改革，主要应当从两个方面入手。一个是会议该不该开；一个是该开的会议怎么开。解决好这两个问题，会风才能端正，办事效率自然提高。（一）健全会议制度，严格会议纪律 要彻底根除工作中存在的弊端，都必须从制度与纪律入手才能解决。会议改革，首先应当把好会议审批关（见图5-21）。图5-21 会议的审批会议审批关人把关制度把关会议方案报批制度 会议方案报批制度：要建立一套会议方案报批制度，明确什么规模、什么级别、会议支出在什么范围内的会议，应当事先报送哪一级审批。秘书工作中强调会议方案的设计，会议方案报批制度中应当明确规定，申请开会，要有详尽的会议方案，会议方案中要明确会议目的，明确会议要取得的成果。（二）压缩会议支出，计算会议成本，公开会议支出 针对压缩会议费用问题，有人提出了对会议费用的各种标准化计算。如果每位与会者心中都有一本会议支出的经济账，精打细算，科学安排会议的投入与产出，会风必定大为好转。会议成本：计算会议成本，就是按照与会人员的工作职称、工作水平、工作量来计算会议期间所有人力、物力、财力的开支，计算出会议成本，以明确会议的代价，提醒有关人员，减少没有必要的会议。人们曾经借鉴过日本太阳公司计算会议成本的方法，即会议成本=2ABT（A：每小时职工平均工资的3倍；B：参加会议的人数；T：是以小时计算的开会时间；2A即包含了停工的损失）。这种计算方法是否科学值得研究，但讲究效率、讲究成本的精神，值得学习。（三）统一办会 奢侈会风造成的不仅是资金浪费问题，“会海”中还会使人力物力无限消耗。针对这种情况，现在有不少“会议公司”，专门承接各类会议事务，而且完全是经营性的。会议公司：会议的主办单位只要付钱、讲清会议目的，会议公司便以完善的会务工作向主办单位提供服务。目前，北京有几家会议公司，各大饭店的公关部门和其他部门，也承接类似的事务。像“展览公司”，在办各类展览会，展销会、游园会、“庙会”的意义上，也是一个会务性公司业务。庙 会 目前看来，会议公司能够生存和发展，说明人们对统一办会的需要。但会议公司也有其自身的优点和缺点，如表5-5所示。表5-5 会议公司的优缺点 会议公司的优点 会议公司的缺点 经常办会，可以在办会的经验上不断总结，会议就办得好 多是不同单位参加的大会，会议开支都是公款，所以没人做一个精确的计算 会议公司在物质上也有相应的基础，有比较完善的现代会议设备设施 节省了部分人力 会议公司没有一个收费标准 也节省财力（四）限制会议的时间、地点 目前，一些“会海”现象形成的原因，是无人“督会”。一些领导人物，都是被当成特邀的来宾请来讲话、听会的，囿于各方面原因，会已开了，也不便指责。目前有的地方已经开始建立会议的监督机制，比如明确规定不准在旅游旺季到旅游胜地组织会议。对于限制会议的时间，也是很有必要的。（五）利用先进的技术设备使会议现代化 利用先进的技术设备，可以克服会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等等困难，大大减少财政开支，提高效率。电子计算机的广泛使用，可使会议计算机化。计算机在会议中的应用有以下方面（见图5-22）。图5-22 计算机在会议中的主要应用计算机在会议中的应用用电子日程表安排会议，并及时发出信号，提醒准时开会与会者进行信息传递、文件的起草讨论、以及各种会议材料统计进行会议记录，编制会议简报，自动检索会议内容 除此之外，还有一些具体的会议改革方法（见图5-23）。图5-23 会议改革的方法会议改革方法1.会议议题要单一2.会前做好充分的准备3.小型会议不安排开幕式和闭幕式4.事先把报告、讲话稿印发给与会者 限定发言人数和发言时间5.砍掉没必要的观光旅游6.纪念品要体现会议的品位 会议改革是老话题，又总有新内容，说明会议改革任务的艰巨。会议的质量水平，有时的确不完全取决于秘书，但是毕竟具体的会议事务都是由秘书承办的，所以会议改革中秘书的责任是重大的。第二节 会见会谈中的事务工作本节要点一、安排会见工作二、安排会谈工作 当今世界，信息与科学技术已经大大缩短了人与人、地区与地区、国家与国家之间的距离，“地球村”开始成为现实。无论是政府组织、企业公司，还是社会团体，为交往与合作而举行的会见和会谈就越来越多，它已成为领导工作的一个非常重要的组成部分。一、安排会见工作 会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下（见图5-24）。图5-24 会见的具体概念会会见见接接见见或召或召见见晋晋见见谒见谒见或或觐见觐见尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者接接见见或拜会或拜会在君主制国家在外交上 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些（见图5-25）。图5-25 会见的种类会见的种类礼节性的会见实质性的会见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张 在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：（一）客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。（二）主人（我方）提出会见要求 如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作，如表5-6 所示。表5-6 秘书人员的事务工作序号 事务工作 注意事项 1 确定主方参加人员 确定参加会见的领导，然后指定陪同人员。参加人不宜过多，只要求有关人员参加2 确定会见时间及地点 应充分考虑双方各自的时间安排以及方便程度，一般可安排在客人抵达的第二天或宴请之前。地点一般可选在客人所住宾馆的会议室，也可选择主人所在地的会客室 3 准备资料 准备会见材料，帮助领导拟定会见谈话的话题及内容4 安排座次 会见应选择桌椅、沙发，摆放在适当的位置，安排宾主对称而坐。座位的安排习惯上按国际上通行的右为上，5 约妥会见时间 主人主动将会见人姓名、会见目的、以及具体安排告知对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间 序号事务工作注意事项 6 安排具体会见事务 布置会见场所，准备会见时的饮料，安排会见人员食宿、交通车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位 7 会见迎接 会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎接，主人在会客室迎接；对重要客人，主人应到门口迎接 8 引见介绍 秘书人员引见时，应侧身走在客人前面1.5-2米处。宾主初次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身份、姓名、单位，客人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料9 会见拍照 会见时如需摄影，一般要在主客会面握手时或主客就座寒暄前拍摄。仪式隆重的会见，摄影是在主客进入会客厅前，由秘书人员引到特定的地方拍摄10 会见结束 秘书人员应微笑着把客人送到大门口，为表示尊重对方，可送到小轿车前握别，挥手且送客人远去后退回 11 整理会见纪要 秘书人员及时地整理出会见纪要，总结会见成果 续 表