公司文件编号规则.doc

中电新源文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。a) 技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。3. 编号办法 3.1 公司名称约定公司全称：中电新源智能电网科技有限公司 简 称： CPHV3.2 日期表示格式：yyyy-mm-ddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。 mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。 dd 某 日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。 例如： 2012-10-12表示（2012年10月12日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。3.4 技术文件命名格式：CPHV-TT-NN-YYYY-MMCPHV：公司名称缩写TT文件类型： SC：质量手册CX：程序文件JS：作业指导书、说明书等GL:操作规程，计算书等ZD：制度JL：记录NN：版本号，参见3.3节YYYY-MM：年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为：CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：质量部 QM综管部：ZG生产部：SC工程部：GC研发部：YF市场部：XS财务部：CW nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：CPHV-ZG-001-1.0-12，表示2012年发布的1.0版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。3.5.2 合同协议 (原件归档时人工增加编号) 合同协议的编号格式为：CPHV yyyy-mm-dd-T-nnn Yyyy-mm-dd：签订合同的年月日 T：合同类型 XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 QT-其它合同 nnn：合同流水号3.5.3 传真 (原件归档时人工增加编号)发出的传真编号结构为：CPHV-AA -R/S-BB-yyyy-mm-dd- nnnAA：人员姓名R表示收到传真，S表示发出传真BB：传真的主题（不超过15个汉字）yyyy-mm-dd：表示日期nnn：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如： CPHV-张三-R-宁波下月订单的回复-2012-10-12-01 （表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。3.5.4 对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等。其格式为：yyyy-mm-dd CPHV（外）文字第nnn号yyyy-mm-dd：发文的年月日nnn：文件流水号3.5.5 会议纪要指公司内部会议的记录等，格式：CPHV-（DN）-yyyy-mm-dd-AB-nnn DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）yyyy-mm-dd：日期，详见3.2日期表示AB：会议主题（不超过15个汉字）nnn：文件流水号例如： CPHV-20121015-周例会-001 3.5.6 其它文件 周工作计划：CPHV- yyyy-mm-dd -周计划- AB-nnn工作任务单：CPHV- yyyy-mm-dd -任务单- AB-nnn出差报告单：CPHV-yyyy-mm-dd -出差报告- AB-nnn yyyy-mm-dd：日期AB：人员姓名nnn：文件流水号例如：CPHV-2012-10-15-周计划-张三-001【本文档内容可以自由复制内容或自由编辑修改内容期待你的好评和关注，我们将会做得更好】精选范本,供参考！