跟单员该懂些什么1.ppt

ETIETI的业务员该懂些什么？的业务员该懂些什么？分享版制作人：Calli.Fan日期：2011年11月02日每个岗位都有自个工作和责任，若想做好工作，先得了解其工作是做些什么？跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。既要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的，责任重大。其素质要求：分析，预测，表达，专业，与人共事，人际关系处理，判断，管理等能力，了解物料。前言前言一、PO到成品的工作流程二、PMC的工作职责三、船务的基本流程1.备件的出货流程2.船期3.集装箱基本资料4.FOB的转关5.三种付款方式四、关务的基本流程1.对报验单过期的加急报验2.拆单出货的情况的处理五、常见问题以及解决方法六、专业术语的全称和中文名称目录目录收到客人的purchase order（检查机型，数量，柜型，收货国家，卸货港等信息）在系统创建询单，审核签名下发；生产部收到询单，记录，然后给采购回复长线物料交期，回签给营销；在系统建新订单，正式下发，生产部2个工作日回签交成品货的日期；需记，预留交货时间confirm 订单给客人（询单和新单可以同时下发，如果订单不能如自己交期交货，需要跟客人沟通）生产部做Excel计划排产，把新单信息输入ERP系统，第二天就会跑物料需求（减库存跑计划，各物料的交货日期是按照其采购周期跑需求的）附上计划下单流程图一、一、POPO到成品的工作流程到成品的工作流程计划员按照计划需求下单，审核后，采购把计划订单转成采购订单，然后打印签字传真给供应商；供应商收到后收到订单排产，到期交货。比如一个咖啡壶，下层会有2百多个物料，很多物料不能如期交货，计划就得不停追货，到期生产，缺物料车间就会发停拉报告；物料交货，需要通过IQC检验合格才入仓库计划员提前一个月或者半个月打印PD单，分发给车间，然后由物料员按单领料，料齐了就上线生产（缺包装件的时候可以生产裸机）生产完成后，称为结单，内验合格后安排外验；（工厂很多时候因不足工人或者物料异常而订单推迟，分1类，2类等去生产）验货合格，出货，收款。二、二、PMCPMC的工作职责的工作职责PMC=Product Material Control 生产及物料控制，通常分为两个部分：PC：生产控制或生产管制（私企俗称生产主管）主要职能是生产的计划与生产的进度控制 MC：物料控制（俗称物控）主要职能是物料计划、请购、物料调度、物料的控制（坏料控制和正常进出用料控制）等。PMC的工作职责，请查看PMC的工作指引，请查看船务的正常流程如下：（一）制单员按每月分工表向跟单员追订舱通知单，shipping instruction（简称SI)和PO；（二）收到订舱通知单，按照SI向货代订舱；（三）收到货代发放的shipping order（简称SO）（四）收到放货报告或passed邮件，通知拖车公司去指定码头拖柜到我司；码头自动配柜，拖车直接去码头打单去柜；（这过程叫 做柜拖车拉吉柜（空柜）去工厂装柜，要付款）（五）出数据库导 出货通知单给仓库；导报关资料给报关组；三、船务的基本流程三、船务的基本流程（六）还柜装好柜子，拍照，打上封条，拖还码头堆场，也叫还场（返空也需要付费）（七）提供详细内容给货代公司，一次补料（去美国的订单需要提供反恐文件），修改会产生费用。报关当天，最迟第二天将Commercial invoice&Packing list电子档发给客户和货代，根据客人要求做原产地证CO，亚欧做普惠制产地证书Form A/E，必须在报关当天做，拿到正本后扫描给客户。付款后就可寄单给客户,寄单地址参照客户的SI,现ELUX付款条款为T/T100日（举例）（八）对单：货代跟船公司对单，船务跟货代对单，3方对单，做到单单一致；（九）船务按货代开的Debit note付款，客人将货代提单或SWB或FCR换成船东单提货，SWB/FCR没有货权，不能提货。（十）交单，归档。附上船务基本文件：SI Doc.报关资料 B/L1.海运：做好Doc and Booking，可以选择自己做或者船务做。发给货代安排上门提货。若是需要报关的货物，货代安排报关或者自行安排报关。2.空运：同海运做法一致；3.快递：一般走DHL,FEDEX;ETI：自己准备2份发票，出门条和写好快递单给快递，自己保留一联快递单做record；再准备1份发票和备件通知单给仓管员，就可以让快递直接去仓库去货。Vesta：让船务打印发票，写快递单提供快递单号给我们做record，通知仓库老陈开出库单。1.1.备件的出货流程备件的出货流程 SO number：xxxxxxxx PO number：123456789SI CUT:OCT.31 12:00 截补料的时间CY ZSN:NOV.1 截关深圳日期ETD HKG:NOV.05 香港开船日期ETA GOTHENBURG:DEC.05 到达目的港日期ETA JONKOPING:DEC.07到达卸货港赶日期美洲线截补料在开船前34日，欧亚线在截关当天截补料2 2、船期及解析、船期及解析3 3、集装箱基本资料、集装箱基本资料ETI出货FOB ZHUHAI-蛇口转关FOB HK-湾仔转关FOB SZ(盐田或赤湾）-白石转关Vesta出货FOB ZHONGSHAN-中山港转关FOB HK and SZ-民众转关4.FOB 4.FOB 的转关的转关我司常用T/T,D/P&L/C三种T/T(Telegraphic Transfer电汇）付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。D/P 即是Documents against Payment 付款交单，分为即期和远期两种。即期交单（D/P Sight）指出口方开具即期汇票，由代收行向进口方提示，进口方见票后即须付款，货款付清时，进口方取得货运单据。远期交单（D/P after sight or after date),指出口方开具远期汇票，由代收行向进口方提示，经进口方承兑后，于汇票到期日或汇票到期日以前，进口方付款赎单。5.5.三种付款方式三种付款方式信用证（Letter of Credit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。信用证的标准格式:L/C审核关键点：跟单员应该注意：订单数量，日期，附加条件，货币与金额，汇票付款人，开证申请人银行等制单员应该注意：关键是做文件的要求，是否允许分批装运，交单截止日期，卸货&装货地等附件是L/C样板企业里做一般贸易出口的话比较简单，每次出货前准备好核销单，装箱单，发票、合同、报关委托书，以及填制好报关单（这个报关单也可手填，因为报关行会根据你提供的箱单数据重新打印报关单，那个才是给海关报关用的），把这些材料教给你们委托的报关公司就行了。因为你是一般贸易出口，你要打交道的基本你们的报关公司，除非查验或者有其他问题才可能要去面对海关。另外一般贸易出口根据你货物的不同，决定是否要商检，这个报关公司基本也能全部搞定。参考我司的关务管理制度：四、关务的基本流程四、关务的基本流程加急报验：订单推期严重，报验单只有2个月的有效期，若出现报验单已过期，订单可以出货的情况，需要做加急报验订单。先在系统导出，审核签字发到关务，关务单独做报验资料，一般23个工作日完成报验。（跟平时报验的区别是不跟报验表走流程）拆单出货情况常出现在有一急单未能完成全部须立即出货，数量是原报验单以内，方能顺利出货；提醒：它还有余数，待完成后再出货，需安排这部分数量重新报验。1.1.对报验单过期的加急报验对报验单过期的加急报验2.2.拆单出货的情况的处理拆单出货的情况的处理1.问：出口清单和合同更改单下发，如何实施？答：PMC收到出口清单（出口清单重点针对包材）后，会根据其内容核对ERP数据库所跑出来的需求是否正确，一致就直接下单。为了防止出错可以写备注，(例：GDE11-0001订单125906电烤箱612台使用，若是铭牌就得注明序列号：138 00001138 00648）如果ERP系统物料跟出口清单和合同更改单不一致，通知工程师做ECN更改。经过技术部，仓库，计划补全后方才完成ECN更改，第二天跑出需求。若有库存，ECN就不能通过，需要处理好库存再订购新物料。新开发产品的BOM需要录入ERP的PDM里。五、常见问题以及解决方法五、常见问题以及解决方法2.问：当天验货，当天需要报验 答：风险调柜，船务拿订舱通知单给生产部，生产部领导签字确认承担风险费用，船务安排调柜，准备好出库单，税务发票，报验单，报关资料，做好补料等候放货。过程可以边验边装柜，下午3点前必须出厂，不然赶不上报关。3.问：为什么客人老催船务要文件？答：客人见单付款，SWB不需要船务提供正本提单是因为客人直接问货代要正本提单，货物到港需要文件做清关。特别是韩国，越南，新加坡等近的国家，要文件非常急。不能清关提货会产生昂贵的滞港费。4.问：客户付款日期是从哪天开始算？答：从收到单开始算。六、专业术语的全称和中文名称六、专业术语的全称和中文名称SQA的缩写是Software Quality Assurance(软件质量保证)IQC的英文全称为：Incoming Quality Control,意思为来料质量控制.FQC:制造过程最终检查验证(最终品质管制,Final Quality Control),亦称为制程完成品检查验证。Outgoing Quality Control,OQC:出货品质稽核/出货品质检验/(出货品质管制)过程质量控制（制程质量控制），(Producing Quality Control)PQC，简称过程控制（制程控制）。LQC:Line Quality Control 生产线品质控制 QE：Quality Engineer(品质工程师)QA即英文QUALITY ASSURANCE 的简称,中文意思是品质保证