办会流程及注意事项.ppt

办会流程及注意事项办会流程及注意事项1一、办会流程一、办会流程l1、会议筹备l2、会场布置l3、会前检查l4、会中服务l5、会后服务21、会议筹备、会议筹备接到办会通知后，根据会议要求，确定会议时间、地点、议题以及参会人员；向有关参会单位或人员发送会议通知和会议议题；准备有关会议议题的必要资料，核对、整理后发至参会人员或放在座位牌旁，便于与会者阅读和做好发言准备；如果是大型会议，则应组织相关接待工作，安排场地、设施设备、住宿、用车、礼仪及主持人等。32、会场布置、会场布置 大型的会议：检查会场设施设备是否可以正常使用；做好会场清洁卫生；根据实际情况悬挂横幅；在会场摆放适当的盆景；可悬挂国旗、党旗、公司旗帜等增加会议庄严程度；根据会议礼宾秩序，统一摆放座位牌，准备好茶水或饮料；准备音响、电脑、投影仪等设备；会场门口应配备迎宾礼仪，搭建签到台；一般会议：检查会场设施设备是否可以正常使用；做好会场清洁卫生；根据实际情况，按照会议礼宾秩序，统一摆放座位牌，准备好茶水或饮料；准备音响、电脑、投影仪等设备。43、会前检查、会前检查对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行补救。（如：检查音像、文件等是否准备齐全）；对会场的卫生、清洁情况进行检查；对会场内的照明设施及供暖、制冷设备进行检查。54、会中服务、会中服务 会议进行中的服务要做到稳重、敏捷、及时，平常主要根据实际情况适时的增添茶水；如果与会者有电话或有人转告要事，服务人员应走到该人员身边，以便条形式传达；根据会议需要，安排专人进行会议摄影、摄像，并做会议记录；在会议过程中如遇用餐时间，及时与会议负责人取得联系，协同解决用餐问题。65、会后服务、会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作（打扫卫生、整理电器设备等）；大型会议结束后，有时可能安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，应服从领导统一指挥和协调，以保证计划的顺利实施；清理会议文件：回收重要文件资料；整理会议纪要；文件归档；会议总结。7二、注意事项二、注意事项1、涉及到会议有费用开支情况时，应首先根据实际情况制作会议经费预算表，报请相关领导同意后严格按照预算表控制费用开支；2、会议通知之前，应仔细校对会议时间、地点、议题以及参会人员；3、会议服务人员需对各种突发事件做出及时反应，做好应急准备工作；4、加强保密意识，会议录音要定时归口销毁；会议资料要由专人妥善保管，不得外传。集团公司办公室、督察部和酒店板块质检部将定期进行抽查，对于违反规定的单位、部门和个人将予以处罚。8