高速公路BOT项目公司合同管理办法.doc

XXX高速公路项目合同管理办法（讨论稿）XXX高速公路有限公司2015年10月XXX高速公路有限公司合同管理办法（讨论稿）第一章 总则第一条 为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，保障公司合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律、法规的规定，结合公司合同管理的实际情况，制定XXX高速公路有限公司合同管理办法（以下简称办法）。第二条 本办法所称合同是指公司与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括公司对外签订或出具的具有法律约束力的一切协议、协定、会议纪要、备忘录、声明书、承诺书、订单、招标书、投标书以及其他类似法律文件，也包括这些文件的补充文件，但劳动合同除外。第二章 合同分类第三条 为规范合同管理，便于建立台帐、归档管理、清晰查阅，本办法结合实际情况对所有合同进行分类管理。第四条 结合公司管理与项目管理特点，将合同分为以下九个类别：总承包类（ZB）、监理类（JL）、科研类（KY）、设计类（SJ）、征迁类（ZQ）、咨询类（ZX）、综合类（ZH）、财务类（CW）、其它类（QT）、协议类（XY）等十个类别。第三章 合同的谈判与订立第五条 关于合同对方的确定，应按照本公司招标管理办法进行选择，并严格执行国家与广东省的相关法律法规及相关规定。第六条 合同的协商与谈判（一） 合同经办部门或人员应按照公司利益，就合同所涉及的交易事项与对方充分协商，力争达成对公司最为有利的成果。（二） 合同条款必须完整齐备、覆盖交易的整个流程和各个节点，尤其是必须在充分预判各种可能出现情况的基础上建立切实有效的风险防范与应变处理机制，避免公司的日常经营活动受到不良影响。第七条 合同的订立是指双方当事人就合同条款达成协议的法律行为。订立合同，必须主体和客体合法、确定，双方意思表示一致，内容合法，主要条款齐备，权利义务明确，责任分明，并应符合法律规定的形式。在协商、订立合同过程中，应坚持自愿、平等、诚实信用原则，防止发生缔约过失。第八条 合同应具有以下主要内容：（一）当事人的名称或者姓名、住所、电话、传真、联系人或经办人员；（二）合同标的简介；（三）合同标的数量；（四）合同标的质量；（五）合同的价款或酬金（含支付或收取方式）；（六）详细的费用组成；（七）合同的履行期限、地点和方式；（八）违约责任；（九）解决争议的方法；根据有关交易的具体情况，合同还应该包括其他相应的条款，使双方权利义务关系得到全面、准确的界定，避免在履约中产生分歧或发生纠纷。第九条 对与同一家单位签定的需按项目分摊费用的合同，原则上应按项目分别签定合同。第十条 除零星采购等即时清结者外，合同均应采取书面形式。国家有关部门推行示范文本的，可采用或参考使用该文本。对于不能采用“示范文本”而自行拟定的合同文本，应由甲、乙方双方共同讨论起草合同。第四章 合同的审查与审批第十一条 签订合同前，合同经办部门应详细了解对方的主体资格、签约代表的身份与授权范围、资质许可、经营范围、资信情况、从业经验、履约能力。对方资信不明的，可要求对方提供有效担保，并签订担保合同，明确担保责任。第十二条 合同主要条款形成后，合同经办人员应将合同草案报本部门负责人初审。对于权利义务关系比较复杂的合同，还应由公司行政部联系有关律师进行审查。第十三条 合同经办人员应按合同审批流程、权限划分、合同立项会签的要求送相关部门会签，呈送公司常务副总经理、总经理或董事长审批。第五章 合同的签订第十四条 公司董事长作为公司的法定代表人，代表公司对外签订重大的合同，并根据XXX高速公路有限公司章程的规定，授权公司高级管理人员对外签订其他合同。除董事长和董事长授权的总经理或常务副总经理外，任何他人无权代表公司签订合同。第十五条 完成合同立项会签审批流程后，由公司董事长或授权的总经理或常务副总经理签字、加盖公章，一般应请对方单位先行在合同上签字、盖章。严禁未按审批程序签订、履行、变更或解除合同，严禁持有盖章的空白合同。第十六条 对在自然灾害、抢险等紧急情况下发生的先履行、后补签的合同事宜，须及时告知公司主管领导，并及时补签合同立项会签表，报相关领导审签同意后，再签订合同。第六章 合同的履行、变更和解除第十七条 公司实行合同事宜经办部门负责制。合同经办人员应本着“重合同、守信誉”的原则，负责代表公司严格履行合同、防止我方违约，并积极督促对方履行合同，维护公司权益，确保合同实际履行和全面履行。第十八条 合同经办人员应严格按照合同条款约定的支付方式，根据乙方合同任务的完成情况办理支付。每次支付须填写支付审核表，按程序交相关部门及公司各级领导审核。关于总承包合同、监理合同费用的支付方式与程序另行约定。第十九条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清或无遗留交涉手续为准。第二十条 合同经办人员除具体负责公司的履行事宜外，还必须主动、积极地跟踪对方的履行情况，防范履约风险。在合同履行过程中，如果发生双方无法控制的情况，使双方任何一方不可能或不能合法履行其合同义务时，或根据法律导致双方解除合同而不再继续履行时，应在法律规定或合理期限内，双方协商完善变更、解除合同的手续。第二十一条 合同的变更或解除，必须采用书面形式，口头形式一律无效。变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。第二十二条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第七章 合同履行的监督第二十三条 合同经办部门的负责人，承担监督合同履行的直接责任。第二十四条 公司合同经办人员，根据公司领导的授权或指示，对具体合同的履行情况进行监督检查。第二十五条 公司财务部门从财务管理角度对合同的支付情况实施跟踪监督，并按照合同约定办理费用结算手续。发现异常情况应及时报告公司领导，对于不符合合同约定条件的支付请求，财务部门应拒付并说明理由。第八章 合同纠纷的处理和责任第二十六条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时，由合同经办部门和经办人负责处理，各有关部门应给予协助。第二十七条 发生合同纠纷后，应先通过协商方式解决。对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，由总经理办公会决定采取诉讼或仲裁措施。诉讼、仲裁案件由公司合同经办人员根据公司领导的指示统一办理案件审查、登记、委托律师、起诉、应诉等事宜。第二十八条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。第二十九条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，经办部门应派专人负责该文书执行的跟踪或履行。第三十条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，承办人应及时向主管负责人汇报。经协商无效者，可向人民法院申请强制执行。第三十一条 合同经办人员及经办部门的负责人，依照本办法的规定承担合同管理、监督、审查责任。若在合同订立、履行、变更、解除、管理等过程中存在明显失职，违反本办法或者公司领导的指示，以权谋私、损公肥私等行为，导致公司蒙受经济损失的，应按照公司相关规定承担相应的责任。第九章 合同的编号与保管第三十二条 各部门须设定合同管理人员，负责本部门的所有合同的编号、资料的汇集、分类、归档、保管、报表填制、建立合同台帐等工作。第三十三条 公司合同应由各经办部门合同管理人员按以下规则进行编号，不同合同或协议的编号不得重复。ZK-*-*号 合同序号，如：“01”合同类别拼音缩写，如：ZB（总承包）、项目名称，如：XX（XX）第三十四条 所有合同，在签署后应由经办部门向公司财务部门报送副本一份。第三十五条 公司各部门按要求对本部门的合同建立合同档案与合同管理台帐。（一）建立合同档案应附资料1、合同正本或副本；2、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件；3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4、合同立项及费用会签程序文件；5、补充合同、会议纪要、往来函电；6、预算等其它重要资料。（二）建立合同管理电子台帐应包括以下内容 1、合同名称；2、合同主体；3、合同分类；4、合同金额；5、合同支付金额（各期支付金额、累计支付金额、未支付金额）；6、合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；7、其他应当记载的重要内容。第十章 合同的保密第三十六条 合同经办人员、部门负责人以及其他合同事务参与人员，必须严格保守公司与合同有关的秘密信息，尤其是各种招投标信息、谈判对策信息和纠纷处置方案信息，违反此项义务的应依照有关法律法规和公司制度承担责任，构成犯罪的由公司移送司法机关处理。第十一章 附则第三十七条 本办法自下发之日开始执行。由XX高速公路有限公司计划合同部负责解释。附件：1.合同分类基本情况说明2.领导审批权限表3.合同管理流程4.合同立项会签表5.合同变更审批表6.法定代表人授权委托书7.合同（协议）支付审核表附件1： 合同分类基本情况说明合同分类适用合同基本类型代码主要承办单位1施工总承包类施工合同及补充合同ZB计划合同部、工程技术部2监理类施工监理合同JL质量安全环保部、计划合同部3科研类因科研项目而签订的合作合同的同KY工程技术部、质量安全环保部4设计类勘察设计类等合同SJ工程技术部、计划合同部5咨询类咨询、环评、水保等合同ZX质量安全环保部6协议类无具体金额的协议XY归口部门7其它类除以上工程类未包括的合同QT归口部门8征迁类土地征用及征迁补偿类合同ZQ征地拆迁部9综合类办公环境、设备建立等相关合同ZH综合管理部10财务类财务审计、贷款等合同CW财务资金部 9 / 17附件2： 领导审批权限表合同类别审批领导列入资本性支出类合同短期投资、长期股权、债权投资报股东会审批固定资产预算内总经理预算外董事长基建支出预算内总经理预算外董事长列入费用性支出类合同预算内单次200万元以下（含200万元）总经理单次200万元以上500万元以下总经理（向董事长报备）单次500万元以上（含500万元）董事长预算外报股东会审批附件3：合同管理流程图合同起草经办部门与法律顾问初审 N 是否通过审查 Y Y 合同立项审批 N是否通过审查 Y合同编号 是否办理授权 N经营层授权 Y合同签署合同盖章合同履行合同履约监督附件4：XX高速公路有限公司 合同（协议）立项会签表合同名称合同编号 号合同分类甲方名称乙方名称经办部门 立项意见： 1、合同主要内容、立项理由或依据； 2、合同费用、费用核定的依据； 3、其他相关内容等等。经办人签名： 日期： 部门负责人签名： 日期：综合管理部意见：工程技术部意见：征地拆迁部意见：计划合同部意见：质量安全环保部意见：财务资金部意见：分管领导意见： 签名： 日期：总会计师意见： 签名： 日期：副总经理意见：签名： 日期：总经理意见： 签名： 日期： 说明：1.本表后应附合同原件及相关资料。 2.会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改。 附件5：XX高速公路有限公司合同变更审批表合同名称合同编号 号合同分类甲方名称乙方名称经办部门 意见： 变更内容及说明：（需写明原合同名称、编号、金额、已收支金额及变更后合同金额，并说明变更情况。 经办人签名： 日期： 部门负责人签名： 日期：综合管理部意见：工程技术部意见：征地拆迁部意见：计划合同部意见：质量安全环保部意见：财务资金部意见：分管领导意见：签名： 日期：副总经理意见：签名： 日期：总会计师意见： 签名：日期： 总经理意见： 签名：日期： 说明： 1.本表后应附合同原件及相关资料。 2.会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改。 附件6：XX高速公路有限公司法定代表人授权委托书（格式）委托人：（法定代表人）职 务：XX高速公路有限公司董事长受托人： 职 务：XXX高速公路有限公司总经理现委托上列受委托人为XXX高速公路有限公司合同（金额在人民币XX万元以内）的签约代表人。或：现委托上列受托人为XXX高速公路有限公司与 公司所订 合同的签约代表人。委托授权有效期限：自 年 月 日至 年 月 日委托人： 受托人： 年 月 日 附件7： XXX高速公路有限公司合同(协议)支付审核表合同名称：对方名称： 合同编号： 第 N+1 次支付 项目金额备注合同总价调整后合同价上期末累计支付第N次支付本期支付第N+1次支付本期末累计支付本期支付后未支付本期支付金额（大写）： 经办部门意见：1、 合同完成情况简述；2、 本次支付金额人民币XXX元（大写：XXX元整）经办人： 日期： 负责人： 日期：综合管理部意见：工程技术部意见：征地拆迁部意见：计划合同部意见：质量安全环保部意见：财务资金部意见：分管领导意见：签名： 日期：副总经理意见：签名： 日期：总会计师意见： 签名： 日期：总经理意见： 签名： 日期：收款单位开户银行： 帐号： 说明：审核表格式可根据合同金额、授权等具体情况进行修改。代理记帐业务约定书甲方: (以下简称甲方)乙方： (以下简称乙方) 经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。 二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。 五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。 八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。 九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据： 1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；7、其它需要的资料_8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。 注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。甲方： 乙方： 联系人： 联系人：联系电话： 联系电话：电子邮件/ QQ: 地址：