销售合同执行跟踪管理规定.doc

销售合同执行跟踪管理规定1、 目的：通过对销售合同（包括产品订单、要货传真件等要约性文件）执行过程的跟踪，提高合同履行质量，提高公司合同履行信誉，减少公司资金风险。2、 范围：对所有有效的销售合同（包括产品订单、要货传真件等要约性文件）的执行过程的管理。3、职责：3.1 业务办负责所有销售合同跟踪的组织协调，监督销售合同执行的效果。3.2 各办事处负责其所管辖区域销售合同具体的跟踪执行，并为公司及时提供合同执行的相关信息。3.3 相关领导对销售合同执行偏差做出处理决定。4、工作流程见工作流程图见附表5、相关文件5.1 合同评审程序5.2 货款回收管理制度6、记录：6.1 销售合同跟踪记录表6.2 销售合同执行协调书6.3 销售合同执行偏差处理报告6.4合同执行过程中的有关协调资料，包括来往信件、电子邮件、补充协议、会谈纪要。7、注释：销售合同执行偏差是指在销售合同履行过程中出现的与合同条款约定不一致的地方。工 作 流 程业务办办事处客户相关领导月度跟踪汇总资料归档执行登记处理决定执行销售合同执行偏差处理报告执行偏差协调销售合同执行跟踪监督销售合同跟踪建档处理决定执行执行偏差协调执行偏差协调处理决定工 作 标 准序流程块工作标准期量标准1销售合同跟踪建档及时建立销售合同跟踪文档,内容见销售合同跟踪记录表（附表1）。销售合同签订后一天内2执行偏差协调1.业务办在销售合同执行过程中对销售合同跟踪记录表）（附表1）上的每一项内容进行记录，并检查每一项业务执行是否与合同约定一致，如不一致必须及时与相关部门进行协调。其中：与客户相关部份通过办事处与客户协调，并把协调过程和结果传业务办进行记录，包括问题原因、问题的处理建议、如何处理、信息传达形式(即文字或是口头的)，由谁经办等。如协调未果,则报告相关领导处理。2.办事处在销售合同执行过程中，发现合同执行与合同约定不一致时，应分别与客户和业务办进行协调，并把协调结果传递给业务办进行记录。3.重要内容必须通过销售合同执行协调书（见附表2）进行协调。业务发生的当天业务发生的当天业务发生的当天3执行偏差报告销售合同执行出现严重偏差或主要内容出现偏差，协调不成的由业务办通过提出销售合同偏差处理报告（见附表3）以及风险发货申请报告（见附表4，如需要发货时）交主管业务副总经理（如业务副总经理出差，则可提交其它领导）决定。业务发生的当天4执行决定业务办、办事处及相关部门依据领导的处理决定意见执行1-2天5执行登记业务办在执行决定完毕后的5天内把执行决定过程和结果填写到销售合同偏差处理报告(见附表3)中。1-2天6资料归档每一份销售合同执行完毕后，其有关记录均与销售合同文本一起归档保存。当天7月度跟踪汇总业务办每月把销售合同跟踪情况进行汇总(填写销售合同执行月度记录表（见附表5），并报相关部门及领导审阅备用。每月的10日前附表1 销 售 合 同 跟 踪 记 录 表客户： 填报日期：合同经办人合同主要内容约定执行情况产品型号价格金额元交货期交货情况付款情况其它主要约定及其执行情况记录(本表填不下可加附页)内容内容约定执行情况原因和处理记录运费及承担结算形式结算期其它内容记录人：附表2 销售合同执行协调书填报时间： 年 月 日 买方合同编号合同执行偏差内容综述：协调描述：协调内容：附表3 销售合同偏差处理报告填报时间： 年 月 日 有关附件有无买方合同编号合同执行偏差内容综述：偏差执行处理建议：领导处理决定：执行决定过程及结果：- 191 -附表4 风险发货申请报告申请单位经办人申请时间要货单位办事处主任签字发货理由客户经营现状客户的财务状况，尤其是资产和负债状况。存在风险说明业务办意见销售公司领导意见股司领导意见附表5 销售合同执行月度记录表 合同经办人合同执行情况记录序号合同单位正常执行与否有偏差已处理结束有偏差未处理结束备 注如为非正常执行合同，需续填下表合同非正常执行情况记录序号合同单位偏差事实协调处理参与人偏差处理有关资料备 注