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销售合同执行跟踪管理规定

1、 目的：通过对销售合同（包括产品订单、要货传真件等要约性文件）执行过程的跟踪，提高合同履行质量，提高公司合同履行信誉，减少公司资金风险。
2、 范围：对所有有效的销售合同（包括产品订单、要货传真件等要约性文件）的执行过程的管理。
3、职责：
3.1 业务办负责所有销售合同跟踪的组织协调，监督销售合同执行的效果。
3.2 各办事处负责其所管辖区域销售合同具体的跟踪执行，并为公司及时提供合同执行的相关信息。
3.3 相关领导对销售合同执行偏差做出处理决定。
4、工作流程见工作流程图[见附表]
5、相关文件
5.1 《合同评审程序》
5.2 《货款回收管理制度》
6、记录：
6.1 销售合同跟踪记录表
6.2 销售合同执行协调书
6.3 销售合同执行偏差处理报告
6.4合同执行过程中的有关协调资料，包括来往信件、电子邮件、补充协议、会谈纪要。
7、注释：销售合同执行偏差是指在销售合同履行过程中出现的与合同条款约定不一致的地方。

工 作 流 程
业务办
办事处
客户
相关领导
月度跟踪汇总
资料归档
执行登记
处理决定
执行
销售合同执行偏差处理报告
执行偏差
协调
销售合同
执行
跟踪监督
销售合同
跟踪
建档

处理决定执行
执行偏差协调

执行偏差协调

处理决定

工 作 标 准
序
流程块
工作标准
期量标准
1
销售合同跟踪建档
及时建立销售合同跟踪文档,内容见《销售合同跟踪记录表》（附表1）。
销售合同签订后一天内
2
执行偏差协调
1.业务办在销售合同执行过程中对《销售合同跟踪记录表）（附表1）上的每一项内容进行记录，并检查每一项业务执行是否与合同约定一致，如不一致必须及时与相关部门进行协调。其中：与客户相关部份通过办事处与客户协调，并把协调过程和结果传业务办进行记录，包括问题原因、问题的处理建议、如何处理、信息传达形式(即文字或是口头的)，由谁经办等。如协调未果,则报告相关领导处理。
2.办事处在销售合同执行过程中，发现合同执行与合同约定不一致时，应分别与客户和业务办进行协调，并把协调结果传递给业务办进行记录。
3.重要内容必须通过《销售合同执行协调书》（见附表2）进行协调。
业务发生的当天

业务发生的当天

业务发生的当天
3
执行偏差报告
销售合同执行出现严重偏差或主要内容出现偏差，协调不成的由业务办通过提出《销售合同偏差处理报告》（见附表3）以及《风险发货申请报告》（见附表4，如需要发货时）交主管业务副总经理（如业务副总经理出差，则可提交其它领导）决定。
业务发生的当天
4
执行决定
业务办、办事处及相关部门依据领导的处理决定意见执行
1-2天
5
执行登记
业务办在执行决定完毕后的5天内把执行决定过程和结果填写到《销售合同偏差处理报告》(见附表3)中。
1-2天
6
资料归档
每一份销售合同执行完毕后，其有关记录均与销售合同文本一起归档保存。
当天
7
月度跟踪汇总
业务办每月把销售合同跟踪情况进行汇总(填写《销售合同执行月度记录表》（见附表5），并报相关部门及领导审阅备用。
每月的10日前

附表1 销 售 合 同 跟 踪 记 录 表
客户： 填报日期：
合同经办人

合同主要内容约定
执行情况
产品
型号
价格
金额[元]
交货期
交货情况
付款情况

其它主要约定及其执行情况记录
(本表填不下可加附页)
内容
内容约定
执行情况
原因和处理记录
运费及承担

结算形式

结算期

其它内容

记录人：
附表2 销售合同执行协调书
填报时间： 年 月 日
买方

合同编号

合同执行偏差内容综述：
协调描述：
协调内容：

附表3 销售合同偏差处理报告

填报时间： 年 月 日 有关附件有□无□
买方

合同编号

合同执行偏差内容综述：

偏差执行处理建议：
领导处理决定：
执行决定过程及结果：

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附表4 风险发货申请报告

申请单位

经办人

申请时间

要货单位

办事处主任签字

发货理由

客户经营现状

客户的财务状况，尤其是资产和负债状况。

存在风险说明

业务办意见

销售公司领导意见

股司领导意见

附表5 销售合同执行月度记录表

合同经办人

合同执行情况记录
序号
合同单位
正常执行与否
有偏差已处理结束
有偏差未处理结束
备 注

如为非正常执行合同，需续填下表
合同非正常执行情况记录
序号
合同单位
偏差事实
协调处理参与人
偏差处理有关资料
备 注