工程公司合同管理办法doc.doc

xx公路工程局有限公司合 同 管 理 办 法（*号）第一章 总则第一条 为了进一步规范公司及各级单位合同管理工作，减少经济纠纷，防范企业经营风险，根据中华人民共和国合同法（简称“合同法”）等相关法律、法规的规定，结合企业产品、管理模式及社会资源利用的实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于公司、公司所属各单位（以下简称：各单位）、直属项目部、x局直属投资公司、项目。第三条 本办法为通用合同管理办法，与其他专业合同管理办法互为补充，当部分条款发生冲突或不一致时，以专业合同管理办法的条款优先适用。第二章 合同管理职责划分第四条 合同管理实行“统一领导、业务归口，分级、分类管理，一个平台、各负其责，数据、资源共享”；自上而下建立公司、各单位、项目三级合同管理体系。第五条 公司的职责（一）负责合同管理制度的制定、修订、推广、监督、检查，组织合同范本的制定、修订、推广、监督、检查，对各单位的业主合同、对外经济合同进行全过程监督检查。（二）公司负责指导、监督、考核各单位合同基础管理工作，组织、贯彻、落实公司相关合同管理制度的执行。（三）负责对以公司资质中标项目与业主签订的施工合同的归档。（四）负责对公司资质中标项目对外经济合同的订立、审核、履行、结算、清算等进行全过程监管。（五）负责直属项目部及x局直属项目公司签订的对外经济合同的审批，负责x局直属项目公司与总承包部签订的总承包合同的审批。（六）负责所属各单位间签订的内部工程分包合同备案。（七）负责以公司名义签订的合同纠纷的协调及处理。（八）负责施工队伍信息库建设，定期发布不合格施工队伍“黑名单”。（九）负责各单位合同管理人员的培训。第六条 各单位的职责（一）各单位是从事生产经营的法人单位，依法享有经济权利和承担经济义务。（二）各单位结合公司有关合同管理制度及本单位实际情况，负责合同实施细则的制定、完善、修改，报公司业务主管部门审批后执行。（三）各单位负责对本单位各项目订立的对外经济合同的审批、建账、检查、考核和备案。（四）各单位负责本单位以各单位及所属项目名义签订的合同纠纷的协调和处理。（五）各单位负责本单位及所属项目签订的合同资料档案管理，其中：各单位用公司资质与业主签订的施工合同原件报公司经营管理部归档。（六）各单位负责协作队伍、物资供应商、设备租赁商的信息库建设，定期发布不合格单位“黑名单”并上报公司。（七）各单位负责所属项目合同管理人员的培训。第七条项目的职责（一）负责在公司或各单位书面授权委托的范围内签订合同（依据国家法律规定须由公司或单位签订的除外），书面合同是对外合同的唯一表现形式。（二）负责贯彻、落实上级相关合同管理制度，规范合同基础管理工作。负责合同文本起草、相关部门会签、报上级审核、按批准意见修订、进行合同签订、落实权利与义务、做好过程服务与监控、合同终止、合同归档等全过程管理。（三）负责本项目合同纠纷的协调、处理，以及发生诉讼（仲裁）案件的上报和处理。（四）负责协作队伍、物资供应商、设备租赁商的资格审核、选择确定、协调服务、监督管理、信用评价工作。第八条公司、各单位、项目的各部门分工（一）工程类合同（包含专业分包和劳务分包），管理类别编号FB；公司由经营管理部负责管理，各单位、项目由经营部门负责管理。（二）物资类合同包括物资采购合同和物资租赁合同。物资采购合同，管理类别编号WZ；物资租赁合同，管理类别编号WL；公司由物设部负责管理，各单位、项目由物资归口管理部门负责管理。（三）设备租赁合同，管理类别编号JX，公司由物设部负责管理，各单位、项目由设备归口管理部门负责管理。设备采购合同，管理类别编号SC，执行固定资产报批程序，公司由物设部负责管理，各单位、项目由设备归口管理部门负责管理。（四）加工承揽合同，管理类别编号JG；公司由物设部负责管理，各单位、项目由设备归口管理部门负责管理。（五）技术类合同（含技术咨询、技术转让、技术合作、技术服务等），管理类别编号JS，公司由技术质量部负责管理，各单位、项目由技术部门负责管理；（六）征地拆迁合同，管理类别编号ZC；行政办公用品采购合同，管理类别编号XZ；公司由办公室负责管理，各单位、项目由办公室等归口管理部门负责管理；（七）其他合同，管理类别编号QT，由各级合同签订部门负责管理。（八）公司、各单位的法律部门负责合同的法律审核以及法律风险的防控工作，协助各业务管理部门做好合同履约检查、合同范本的制定和修订以及合同纠纷的处理工作。（九）合同编码规则按（x公局算字2012235号）执行。（十）业主合同，公司由经营管理部负责管理，各单位、项目由经营管理部门负责管理。（十一）业务管理部门的主要职责1、负责制订、完善和修改本部门主管的合同管理办法，经批准后组织实施，并进行监督、检查； 2、负责本部门管理的合同范本的制定、修订、推广、监督、检查； 3、负责本部门管理的合同的起草、审批、签订、履行、检查、考核、档案等管理工作；4、搜集、整理、分析本系统合同管理信息，不断改进合同管理工作。 第三章 合同策划第九条项目应根据总体施工组织设计，编制出各时间段的合同签订计划，并根据合同签订计划提前策划。第十条合同策划工作应不晚于合同签订前一个月进行，策划内容包含合同条款、乙方资质条件、合同内容、段落划分、价格控制等。第四章 合同内容第十一条 合同内容由当事人约定，一般包括以下条款：1、当事人的名称或者姓名和住所；2、标的 ；3、数量； 4、质量；5、价款或者报酬； 6、履行期限、地点和方式；7、双方的权利和义务；8、违约责任； 9、解决争议的方法等；10、合同清单。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。第十二条 遵守原则（一）遵守平等互利、等价有偿的“双盈”原则，做到合同内容公平合理。（二）合同内容不得违反国家法律、法规和行政规章。（三）合同内容完善、条款齐全、文字清楚、违约责任明确具体。第十三条 起草（一）合同起草应遵循合同范本优先原则，公司制订的合同范本优先于各单位制订的合同范本，各单位制订的合同范本优先于其他合同范本。范本说明中规定不能删改的内容，不经范本制定部门同意不得随意改动。当同类合同没有上级制订合同范本时，按本办法第十一条、第十二条规定起草。（二）起草时间不晚于合同计划中规定的时间。（三）价款或者报酬的预控标准应有费用分析说明，费用分析说明只提供给上级单位合同主管领导参考，未经允许不得对外公布。（四）合同清单是合同文本的必要组成部分，应实行“量、价双控”原则，合同清单细目的数量、单价必须明确且一一对应，在数量不能确定时，可以暂估数量代替。所有清单细目都应价税分离，并明确税票种类及税率。第十四条 会签 （一）对合同内容的审核执行同级相关业务部门会签制度，各相关部门会签人员应针对合同内容提出修改建议；合同必须通过法律部门的审核（负责审核法律性条款），否则不得签订。业务部门会签后呈报合同主管领导签批修改意见。合同会签表（见附件1）应随同合同文件一起归档。（二）合同起草部门按照主管领导批示意见进行合同内容修订。第五章 当事人的选择第十五条 选择方式（一）工程类合同：专业分包合同（不含业主指定分包合同、公司所属单位间分包合同、联合体施工合同）、劳务分包合同按照公司或各单位有关规定进行公开招标或邀请招标。对于分包工程量的规模较小或零星劳务工程施工，可采取议价方式。（二）物资类合同：大宗物资采购须按照公司集中采购的相关要求进行采购，零星物资及辅助材料采购或租赁采取询价制度，实施限价采购方式。 （三）设备类合同：批量设备或大型设备采购和批量设备租赁采取集中采购方式，其他情况可采取询价制度，实施限价采购或租赁方式。设备采购合同按公司相关办法执行。（四）其他类合同，可由各实施单位结合实际情况选择适当的方式。第十六条 资格审核（一）审查对方当事人的履约能力和资信情况。（二）审查对方当事人按我方要求提交的书面资料及履约承诺或履约担保。（三）审核对方当事人纳税人资格情况。（四）采取互联网调查、现场调查、公司或各单位网站信息库查询、电话调查等多种方式核实。第十七条 当事人确定 通过资格审查的当事人，按第十五条规定的选择方式择优确定。第六章 合同审批第十八条所有合同都必须在公司OA合同管理系统（简称OA系统）中进行在线编报审批（有特殊规定的除外）,并同时上传资格审核资料。第十九条工程类合同由项目经营部门通过公司OA系统报所属各单位经营部门审批，对于以公司资质中标的项目，合同金额达到500万元以上时应在各单位审批后再报公司经营管理部审批（含经补充协议达到此数额时的合同）。第二十条物资采购合同、物资租赁合同、设备租赁合同、加工承揽合同由项目物设部门通过公司OA系统报所属各单位物资设备归口管理部门审批，对于以公司资质中标的项目，物资采购合同金额达到1000万元以上时、物资租赁合同金额达到500万元以上时、设备租赁合同金额达到300万元以上时应在各单位审批后再报公司物设部审批。其中：1、甲供材料合同在公司OA系统中上传报备后不再进行审批，由项目自行按照与业主签订的主合同条款与供应商签订合同；但如出现与业主签订的合同条款相违背的情况，项目需报所属单位进行审批。2、零星物资采购合同，2万元以下的可简化上报审批流程，各单位可根据自身机构设置情况选择会签部门。3、物资类补充协议：原合同条款中单价与网价挂钩，当网价变化时不再签订补充协议，只需各单位业务部门再次审核确认。具体流程为：项目由物资负责人、经营负责人、项目经理会签，各单位经物资部门负责人、经营部门合同负责人审核确认。第二十一条技术类合同、征地拆迁合同、行政办公用品采购合同、其他合同由项目归口部门主办，经营部门通过公司OA系统报所属各单位归口管理部门审批。对于急切办理的征地拆迁合同，金额3万元以下的，项目完成会签后即可付款，后补办合同上报审核、签订和结算手续；合同金额3万元以上的，按常规程序上报合同审批。第二十二条直属项目部、投资类公司的对外经济合同上报公司经营管理部审批。第七章 合同签署第二十三条合同实施部门应按公司或各单位对合同的审批意见再次对合同内容进行修订，修订后的合同作为签约的正式合同。合同签订之前应要求对方当事人对合同进行确认，确认无误后双方再正式签订合同。合同签订后，项目需将合同原件扫描成PDF格式上传到公司OA系统“对外经营合同管理”的附件中。第二十四条对方的合同签字当事人应具有法定签约资格，应提供书面签约资格证明材料（如授权委托书等）作为合同的附件并随同合同一起归档。第二十五条合同一般经过双方签字并加盖合同专用章（或公章）后生效。在特殊情况下，签约代理人可以依照明确的授权，直接签字或盖章生效。合同书每页均须由当事人双方签字或加盖合同章。正式书面合同签订后合同才能正式履行。第二十六条订立合同，除当场能履约并结算、支付终止的合同以外，均须采用书面形式。第二十七条合同依法成立，即具有法律效力，当事人必须全面履行合同义务。第八章 合同交底第二十八条合同签订后须由业务分管部门组织合同双方相关部门人员进行合同交底，交底应有书面记录。第九章 合同履约第二十九条合同当事人双方应严格按照合同约定履行合同规定的权利与义务。合同管理部门应本着“双盈”的理念，营造合同履约环境，提高服务水平。对合同履约过程进行实时监控，对发现的问题，应分析产生问题的根源，帮助对方当事人及时采取改进措施。对方当事人不予配合时，应按合同约定，以书面形式下达限期整改指令，落实情况要有书面反馈结果。对于限期内不进行整改的当事人，应按合同约定报请单位主管领导同意后进行处罚或清退（终止或解除合同）。对给我方造成重大损失的当事人，应向其索赔，如索赔通过常规途径最终无法解决的，可通过法律程序（诉讼或仲裁）解决。第十章 合同结算与支付第三十条合同结算按照公司集中结算管理办法规定执行。第三十一条 合同价款或报酬支付应遵循“无合同不结算、无结算不支付”原则。即合同价款或报酬支付前：首先应签订正式书面合同，其次应完成结算手续，再以结算作为支付价款或报酬的依据，结算与支付应一一对应；同时，累计支付价款或报酬严禁突破“结算应支付台账”中的累计应支付金额。第十一章 合同变更或解除第三十二条在履约过程中，合同如需变更或解除，必须按照双方约定的程序进行；双方无约定的应按照“合同法”的规定进行。第十二章 合同争议处理第三十三条为排除地方保护主义干扰，合同须按对我方有利的原则订立约定管辖条款。合同应明确约定发生纠纷时，是通过仲裁还是通过诉讼解决，同时明确约定仲裁机构或管辖法院（但不得违反法律的相关规定，否则约定无效）。第三十四条在履约过程中，如发现合同对方当事人不履行或不按约定履行合同义务，合同实施单位应根据“合同法”的规定及双方在合同中的约定，采取有效措施，维护单位合法权益。第三十五条发生合同纠纷时，应根据“合同法”的规定及双方在合同中的约定，在法律规定的时效期限内，及时采取措施进行处理，不可久拖不决。第三十六条处理合同纠纷时，可以委托本单位或项目的合同管理人员或相关人员代理，也可以委托法律部门或律师代理。凡经仲裁或诉讼程序处理的合同纠纷，项目均应上报所属单位合同纠纷管理部门备案并可寻求法律援助。第十三章 合同终止第三十七条合同终止必须有合同当事人双方签订的书面终止协议，终止协议须履行OA审批程序。第十四章 合同档案管理第三十八条合同档案管理资料包括：合同书、合同附件、补充协议、变更处理资料、合同纠纷处理资料、价款或报酬结算资料、支付单据、终止协议以及履行过程中的相关文件、信函、传真、台账和其他涉及合同内容的所有资料。第三十九条各级单位要加强对合同资料的管理，履约过程中由合同实施单位的业务分管部门负责登记、归档、管理。合同登记台账见附件2。对于合同资料的收集、保存和管理应全面、及时、准确和规范。所有合同资料均应保存原件,项目所有合同原件均应在项目经营部门存档。合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度；合同资料原件的借阅，要实行登记制度，对不能按时归还的，应及时追踪、查明原因、追回原件。合同资料管理人员或部门负责人发生工作调动需移交工作时，必须对合同资料进行认真核查、交接。对于事关单位机密的合同资料应采取保密措施，以免泄密。第四十条合同管理编号标准化：合同管理编号统一按公司合同、结算单及数量签认单编码的规定执行。第四十一条合同履约结束后，项目部以项目竣工为周期，向公司或各单位档案室移交。公司或各单位相关业务部门的合同资料按年度向公司或各单位档案室进行移交。公司和各单位档案室负责本单位所有合同资料的归档保存，保存期限应为永久，并应建立严格的合同档案资料使用制度（含保密制度）。第四十二条对因纠纷或款项支付问题未终止的合同，项目应书面说明原因附相关合同档案管理资料向上级分管业务部门进行移交处理，处理过程中项目应予主动配合。第十五章 合同印章管理第四十三条各级单位合同用章按公司的有关规定进行登记、启用、保管、使用、封存和废除。第四十四条对因管理不善，给单位造成损失的按公司有关规定追究单位或个人责任，视造成损失程度和情况进行处罚或追究刑事责任。第十六章 信用评审及管理第四十五条公司施工管理部负责对协作队伍进行季度信用评价，公司物设部负责对物资供应商、物资租赁商、设备供应商、设备租赁商进行季度信用评价。对信用评价等级差的当事人列入“黑名单”，对信用评价等级好的当事人进行评“优”，并将评价结果告知公司经营管理部，公司经营管理部应将评价结果在公司范围内进行通报。第四十六条对列入“黑名单”的合同当事人，严禁公司内各单位再次采用。第四十七条对列入评“优”的当事人，各单位再次采用时可进行优先、优价考虑。第十七章 合同管理工作考核第四十八条合同管理工作考核办法合同管理工作是企业生产经营过程中的重要日常管理工作，检查与考核是规范合同管理、提高合同履约率的必要手段，各单位应结合本单位实际制订相应的考核办法，对下属单位和项目进行考核，并根据考核结果对相关单位或个人进行奖惩。第四十九条考核目标（一）对合同管理办法规定的管理程序进行检查、考核。（二）对合同内容的合法性、规范性、严密性进行检查、考核。（三）对合同的履约情况进行检查、考核。（四）对合同常见管理风险进行检查、考核。合同管理常见风险有：没有书面合同（不含小额现金买卖合同）、没有执行合同范本优先原则、主要合同条款不齐全、按月结算不及时、合同款项超支付等。（五）对合同纠纷处理情况进行检查、考核。（六）对合同管理人员的违法、违规和渎职行为进行检查，并视对企业造成的经济损失情况根据有关规定进行惩处；构成犯罪的，移交国家司法机关处理。第五十条奖惩（一）公司和各单位应按照相关考核办法并结合合同管理工作考核结果进行年度通报、总结、表彰和奖惩。（二）项目所有对外经济合同都应纳入OA合同管理系统进行在线编报审批，对各级合同审批部门提出的修改意见在正式合同文本中应认真响应，项目不认真执行规定时，将对项目经理进行通报批评，并视情节轻重给予项目经理0.22万元罚款。对体系外（OA合同管理系统）循环的合同将追究项目经理的责任。项目应积极解决合同履行过程中存在的问题、纠纷等，在合同履行过程中因项目自身原因给企业造成重大损失的，将撤销项目经理职务。（三）各单位的合同归口部门应认真履行合同审批职能，认真审核合同内容，及时发现并积极协助项目解决合同履行过程中出现的问题、纠纷等。未认真履行上述职责情节严重的，将对主管领导和合同归口部门负责人进行通报批评，屡次不改的，将调整工作岗位。（四）公司经营管理部应督促公司所属各单位、直属项目部、x局直属投资公司、项目等按本办法要求进行合同管理工作，认真完成合同审批。合同审批滞后或合同审批不严等情节严重时，将对部门合同主管人员通报批评。第十八章 附则第五十一条本办法由公司经营管理部负责制定和解释。第五十二条本办法自印发之日起施行。原xx公路工程局有限公司合同管理办法（x公局企字2007226号）同时废止。附件：1.合同会签表2.合同登记台账