房地产公司档案管理制度-.docx

档案管理制度

第一章　总则
　　第一条　为进一步规范公司的档案管理，使档案管理做到科学化、规范化，依据《中华人民共和国档案法》并结合公司实际，特制定本制度。
　　第二条　公司档案工作实行二级管理。一级管理是指集团行政人力资源中心和分子公司行政人事部的统筹管理；二级管理是指各业务部门的档案资料文件资料管理工作。集团行政人力资源中心和分子公司行政人事部是公司档案管理的职能部门，负责公司档案管理制度的制定、检查和落实。
　　第三条　本制度所称档案是指过去和现在公司从事日常工作、经济等活动中直接形成的对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括：文书档案、人事档案、工程档案、会计档案、声像档案等。存放地点如下：
　　1.各类批文、经济协议、协议、证照存放在集团行政人力资源中心或分子公司行政人事部。
　　2.人事档案原件存放在集团行政人力资源中心或分子公司行政人事部。
　　3.除工程施工图纸可由项目部直接转交给物业公司外，其它工程项目档案存放于行政人事部。
　　4.公司的各种财务资料文件资料、税务资料文件资料存放在集团财务管理中心或分子公司财务部，由集团财务管理中心按国家及公司关于规定进行整理、分类存档。
　　5.售房协议存放在行政人事部门。
　　有单独档案室的单位，应将文书档案、人事档案、工程档案、会计档案、声像档案等统一存放，统一编号，人事档案、会计档案由人事部门和财务部门负责人独立管理，在档案的存放和编号方面接受专职档案管理人员的指导。
　　第四条　本资料文件适用范围：xx（中国）房地产集团、各房地产类分子公司。物业公司、计算机园林公司、经纪公司参照本规定，自行制定本公司的档案管理制度，并报集团行政人力资源中心批准。会计档案管理、职工或员工档案和图书管理依照原有制度执行。
第二章　档案归档
　　第五条　归档资料文件资料包括已承办完毕，具有查考作用的文书、项目、声像等资料文件资料，归档时应分类立卷，及时归档。
　　第六条　归档资料文件资料要进行登记，编制归档名目。
　　第七条　公司各部门须指派专人做好资料文件材料的收集、整理归档工作，并将该项工作内容列入关于人员的职责范围。立卷归档的资料文件一律要求原件，部门需要者可存复印件、复制品。
　　第八条　立卷归档的资料文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。各部门向档案室移交档案时办理移交手续，填写移交单，一式两份并签名盖章，档案员接收档案后，认真复查并登记入册.
　　第九条　音像资料文件资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。
　　第十条　案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内资料文件名目。卷内资料文件均应挨次排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷状况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。
　　第十一条　凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料文件资料移交工作，方可办理调动手续。
第三章　保密制度
　　第十二条　机要档案的保管：
　　1.机要档案分为：绝密、隐秘、隐秘三级。
　　2.机要档案的界定标准：
　　绝密档案包括公司进展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元（含1000万元）以上的重大协议。
　　隐秘档案包括财务资料文件资料、公司重要会议纪要、公司经营状况、人事档案、薪资档案、劳动协议、技术资料文件资料、金额在100-1000万元的协议。
　　隐秘档案包括重要项目资料文件资料、项目协议或协议。
　　3.以上机要档案须由集团行政人力资源中心或分子公司行政人事部保存管理。
　　第十三条　任何单位和个人应按借阅制度，严格履行审批、签批手续方可借阅。
　　第十四条　档案管理人员必需遵守保密原则。
第四章　档案借阅
　　第十五条　本公司内部人员借阅，须履行借阅手续。外单位人员借阅，需经关联部门履行必要的签批手续，借阅者必需在指派范围内查阅。
　　第十六条　集团行政人力资源中心或行政人事部依据档案的使用范围，适当复印部分档案，供各业务部门使用。
　　第十七条　各部门因工作需要，查阅（借阅）不在本部门存放的档案时，凭（借阅）联络单到关于部门查阅（借阅）关于档案。集团的所有档案借阅手续需要行政人力资源中心总经理批准，分子公司除重要的档案（如土地协议）借出时须报请相关总经理批准外，其他档案由部门经理批准即可。
　　第十八条　档案借阅人必需在规定时限内归还所借档案资料文件资料，状况特殊者可填写《档案资料文件资料续借申请单》，主管领导签字将来借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当天必需归还，其他档案资料文件资料借用时间不得超过七天。愈期仍未归还者，将强制其归还档案，并赐予相应处分。
　　第十九条　借阅档案者必需妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污资料文件，归还时保证档案材料完整无损。档案部门有权过问外借档案的保存、保密和利用状况。
第五章　保管期限及保管统计
　　第二十条　档案的保管期限除政府关于法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：
　　1.永久保存：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营方案和总结；年度财务报表；重要技术资料文件资料；不动产所有权状及其它债权凭证；人事资料文件资料；大型活动的图片、音像资料文件资料；其它核定应永久保留的资料文件。
　　2.定时保存：不要求永久保存的档案。保存时间暂定为15年，确实需要提前销毁的，可由相关部门提出申请，报集团行政人力资源中心批准后执行。
　　第二十一条　档案室每季度对接收的档案、资料文件资料，依据规定和要求，整理编号，登记入库保存并编制必要的检索工具。每季度定时或不定时全面或重点检查档案，随时发觉问题及时解决。
　　第二十二条　建立档案统计账，及时、准确完整地提供各种数据并及时上报
　　第二十三条　档案室必需结实、平安，做到防火、防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防虫等措施。室内不准吸烟不准堆放易燃品，下班之前检查火源切断电源。
第六章　鉴定销毁
　　第二十四条　对档案室存放的超期档案，应会同关于部门鉴定。
　　第二十五条　在鉴定工作中应以“档案保管期限表”为依据，实行关于专业人员集体鉴定的方法，逐卷、逐张具体审查，确定时限调整密级，提出档案的存留报告和建议或意见。
　　第二十六条　经鉴定后，对无保存价值的档案，要登记造册，提出报告，经集团行政人力资源中心总经理批准后方可销毁，并在案卷名目上注销。
第七章　文书档案的归档范围
　　第二十七条　凡是反映公司工作、具有查考利用价值的资料文件材料，均属归档范围。
　　第二十八条　文书档案由档案管理员负责统一收集、建立、管理。
　　第二十九条　文书档案包括上级部门资料文件、公司资料文件。
　　（一）上级部门的下列资料文件应予归档：
　　1.上级部门对公司的批示、批复；
　　2.上级部门需要公司贯彻执行的重要资料文件；
　　（二）公司下列资料文件应予归档：
　　1.公司下发的红头资料文件、监察通报、简报；
　　2.公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式资料文件的签发稿、印刷稿及重要资料文件的修改稿；
　　3.公司制定的章程、所有规章制度等资料文件；
　　4.公司荣誉奖励证书；
　　5.公司在法律事务中形成的资料文件材料；
　　6.公司审计工作中形成的重要资料文件材料；
　　7.公司重要固定资产统计表及移交凭证；
　　8.公司在基建工作中形成的方案任务书、协议书、凭证、土地证、协议、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等资料文件材料；
　　第三十条　立卷归档制度
　　1.业务部门须每月5日之前向档案部门移交上月本部门形成的档案。有些专门性案卷由于特殊需要，可依据具体状况另行商定归档时间。
　　2.立卷归档案卷应符合下列要求：
　　（1）应归档的资料文件材料齐全、完整；
　　（2）资料文件按其内容的联系，合并整理、立卷。
第八章　工程、设计档案的验收及移交
　　第三十一条　档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
　　1.工程档案严格依照竣工应提交的资料文件资料名目进行清单；
　　2.工程档案齐全、系统、完整；
　　3.工程档案的内容真实、准确地反映工程xx活动和工程实际状况；
　　4.工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
　　5.竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面洁净，盖有竣工图章；
　　6.资料文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的资料文件，其签章手续完备；
　　第三十二条　列入档案室接收范围的工程，xx单位在工程竣工验收后3个月内，必需向档案室移交一套符合规定的工程档案。
　　第三十三条　对改建、扩建和修理修缮工程，xx单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向档案室移交。
　　第三十四条　移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交名目，各方签字、盖章后交接。
第九章　音像档案归档范围
　　第三十五条　凡是在公司工作活动中形成的，具有保存和利用价值的音像资料文件资料，均应报送公司档案室归档。
　　（一）公司重要工作及公司领导重大事务活动的纪实照片、录音、录像；
　　（二）反映公司概貌的音像资料文件资料；
　　1.在省、市电视台和中心电视台播放的，关于公司重大活动的新闻报道、专题片、公益广告片等。
　　2.由企业制作的企业形象宣扬片、多媒体光盘等音像资料文件资料。
　　（三）公司召开重要会议如年度工作会议等，专项活动如先进性教育活动、讲正气、树新风主题活动等，公司重要培训、文体活动、重要赛事的音像资料文件资料；
　　（四）公司重要活动或重大事项形成的音像资料文件资料：
　　1.党和国家领导人、省、部级领导在公司或控股企业进行考察、调查和指导工作的相关音像资料文件资料。
　　2.公司重大项目签约、战略合作谈判、商务会谈仪式的音像资料文件资料。
　　3.公司重大节日活动、庆典活动的音像资料文件资料。
　　（五）公司荣誉：获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的音像资料文件资料。
第十二章　附则
　　第三十六条　本制度由集团行政人力资源中心负责修订和说明。
　　第三十七条　本制度自发布之日起施行。此前相关规定相应废止。

　　附件：1.档案管理工作流程
　　　　　2.×××中心（公司）计算机数据备份表
　　　　　3.档案资料文件资料登记表
　　　　　4.xx（中国）房地产档案资料文件资料续借登记表
　　　　　5.xx（中国）房地产档案资料文件资料续借登记表

附件1
档案管理工作流程

　　办理相关登记手续
分类、整理、归案
各中心交来各类档案原件

　　项目建设资料按项目分区保管

　　各类证照统一保管

　　机要、重要资料单独保管，以确保查找方便

附件2
×××中心（公司）计算机数据备份表

序号
光盘编号
内容
盘次
备份时间
备份人
备注

附件3
档案资料文件资料登记表
部门：
资料文件内容
发文人
交文日期
档案员签收
签收日期
存放地点

附件4
xx（中国）房地产档案资料文件资料借阅登记表
资料文件资料名称（表明原件或复印件）

借阅原因

借用人签字

保管人签字

档案存放地点

借用日期

归还日期

领导建议或意见

附件5
xx（中国）房地产档案资料文件资料续借登记表
资料文件资料名称（表明原件或复印件）

续借原因

借用人签字

保管人签字

档案存放地点

借用日期

续借归还日期

领导建议或意见