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人文科技学院公文处理办法

第一章　总　则
第一条　为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）及《关于公文处理工作的几项规定》（湘办[2001]52号）等有关文件精神，结合我校实际，特制订此办法。
第二条　学校公文是学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是学校依法治校和进行教育教学活动的重要工具。
第三条　学校公文处理是指学校公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。
第六条　学校领导、各单位（部门）党政主要负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法。
第七条　学校办公室是公文处理的管理机构，主管学校公文处理工作并指导其他各单位（部门）的公文处理工作。
第八条　学校办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。

第二章　　公文种类
第九条　学校常用的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销学校各单位（部门）不适当的决定事项。
（二）通告
适用于向社会或教职员工公布应当遵守或周知的事项。
（三）通知
适用于批转学校内设机构的公文，转发上级机关和不相隶属相关的公文，传达学校要求有关单位（部门）办理和需要有关单位（部门）周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示，批准。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）批复
适用于答复学校内设单位（部门）及有关教职员工个人的请求事项。
（九）函
适用于学校与其他不相隶属单位之间或学校内设各单位（部门）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达学校党政重要会议或专题会议情况和议定事项。

第三章　公文格式
第十条　学校公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位等构成，必要时还要标明保密期限、紧密程度。
（一）发文单位标识由学校或单位（部门）全称或规范化简称后加“文件”组成；联合行文、主办部门排列在前。标识使用红色小标宋体，字号要醒目美观，但应小于22mm（宽）×15mm（高）。
（二）发文字号由学校或单位（部门）代字、年份、序号组成，一般位于标识之下，红色反线之上，正中位置（上报公文发文字号靠左空1字），用3号仿宋体。
（三）上报公文应当在红色反线之上靠右空1字用3号仿宋体和3号楷体分别注明“签发人”和签发人姓名，签发人与签发人姓名之间用全角冒号隔开。如果有2个以上签发人则签发人姓名上下平行排列。
（四）公文标题应当准确简要概括公文主要内容并标明文种，位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排列，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（五）主送机关要使用全称或规范化简称、统称，位于标题下第2行顶格，用3号仿宋字，主送机关过多，可移至主题词下。
（六）正文位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行，用3号仿宋体。
（七）公文如有附件，应在正文之后空1行左空2字用3号仿宋字注明“附件”及顺序、名称，附件首页左上角要注明附件顺序号，并与主件装订在一起。
（八）成文日期一般以学校领导签发日期为准，用3号仿宋体汉字，“零”写成“0”。1个单位发文，成文日期右空4字；2个单位联合发文，成文日期居中，左右各空7字；3个以上单位联合发文，成文日期右空2字。
（九）公文均应加盖公章。如果是单一机关发文，不署发文单位名称。当印章下弧无文字时，印章中下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，印章中红线压在成文日期上。当2个单位联合行文需加盖公章时，不署发文单位名称，主办机关印章在前，2个印章都应压在成文日期上，且不相切或相交。当3个以上（含3个）单位联合行文需加盖公章时，要写明发文单位（横排排列），主办机关印章在前，印章套在发文单位名称上，每排最多排3个，余下居中。
（十）“请示”应当在成文日期下1行居左空2字的附注处用3号仿宋体字加圆标号注明联系人的姓名和电话。
（十一）公文除会议纪要外应当按要求标明主题词。“主题词”三字用3号黑体居左顶格，词目用3号小标宋体字，每个词目间空1字。
（十二）公文如有抄送单位，应在主题词下1行左右各空1字用3号仿宋体逐一标出。抄送单位间用逗号隔开，最后一个抄送单位后用句号，回行与第一个抄送单位对齐。
（十三）公文应在抄送单位之下（无抄送机关的在主题词下）用3号仿宋体字标明印发单位和印发日期，印发单位左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字。
（十四）主题词、抄送单位、印发单位与印发日期之间用黑色反线隔开。
（十五）公文应在版心下边缘1行用4号半角白体阿拉伯数字标识页码。
（十六）公文如需标明秘密等级，则应在文件首页右上角第1行顶右格用3号黑体字标明密级与保密期限，密级与保密期限间用☆隔开，“机密级”以上公文还应在文件首页左上角第1行顶左格用3号黑体字标明份数序号。
（十七）紧急公文应当根据紧急程度在公文首页右上角第2行顶格用3号黑体字标明“特急”、“急件”。如没有密级密限，则改置第1行。
第十一条　公文用纸一律采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，张贴公文和纸标准根据实际情况确定。
第十二条　公文中的数字除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组惯用语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。公文中的结构序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，公文应当使用国家法定计量单位。

第四章　行文规则
第十三条　行文要严格遵守国家规定的办事程序和公文规范，压减数量，提高质量，凡属下列情况之一的，均不得以学校或学校办公室名义发文。
（一）在较大范围内已开会布置了的事项（包括会议文件、纪要等确定的事项）。
（二）单位（部门）职权范围内的工作安排，单位（部门）需要上级主管部门解决的有关业务问题。
（三）照搬照套照转的表态性文件。
（四）已发过文，又无新内容的文件。
（五）各类领导小组的工作安排，一般性非长设性领导小组的成立及成员调整。
第十四条　除上级机关主要领导直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关领导人直接报送“请示”“报告”和“意见”；除学校主要领导直接交办的事项外，学校内设各单位、部门及教职员工个人的“请示”“报告”应直接送交学校办公室，不得直接送交学校领导个人。
第十五条　学校除办公室外，其他单位（部门）不得对外正式行文。
第十六条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关部门时应用抄送，但不得抄送其下属机关，“报告”不得夹带请示事项。
第十七条　凡涉及学校全局性的重大政策、规定以及党委、行政职责范围内所规定的事项或向上级部门报送的有关公文可以校党委或校行政名义发文，凡涉及几个部门又是学校全局性工作的公文，可以党办、校办名义发文。属于学校职能部门职权范围内的事项应当由有关职能部门自行文，须学校党委、行政审批的事项，经党委、行政同意，也可部门行文，文中注明“经校党委或校行政同意”字样。
第十八条　拟稿、审稿、签发必须用碳素墨水或蓝黑墨水钢笔，送审稿必须用打印稿。

第五章　发文办理
第十九条　发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会稿、审核、领导审签、领导签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟（拟稿）
凡以校党委、校行政名义或党办、校办名义上报或下发的公文，属全面性或综合性的公文，由党办、校办拟稿，属某一职能部门主办的应由该部门负责拟稿。拟稿必须充分体现学校领导指示、意图、要求，要层次清楚，内容准确，符合政策、法规或规定，文字工整，拟稿后要贴上发文审签单，并填好相关栏目。
（二）会稿
凡内容涉及到2个以上职能部门职权范围的公文，拟稿部门拟稿前应主动与相关部门认真协商，尽可能取得一致意见。公文拟稿后，主办部门负责人要进行初审并在发文审签单上相应栏内签署意见和姓名，初审后的文稿由拟稿部门送相关部门负责人会稿，会稿部门负责人在发文审签单上相应栏内签署意见和姓名。对于涉及到国家有关政策法律法规的公文，拟稿部门还应送学校法律顾问对公文的合法性进行会稿。
（三）审核（核稿）
以学校或办公室名义行文，拟稿主办部门不得直接交学校领导签发，而先要送学校办公室核稿，核稿由分管文秘工作副主任或办公室主任负责，审核的内容包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。审核人审核完毕后在发文签发单相应栏内签署意见和姓名、日期，再送有关校领导审签和签发。对于可发可不发的公文，办公室有权拒绝发文，对于修改幅度较大的公文，办公室应退回主办单位重新拟稿。
（四）签发
公文签发人应当认真、严肃地履行签发职责，对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。以部门名义发文，由分管校领导或部门主要负责人签发；以党办、校办函头（不编号）发文，分别由党办、校办主任签发；以党办、校办文头（编号）发文，分别由书记、校长或书记、校长委托的副校级领导签发；以校党委、校行政函头（不编号）发文，分别由书记、校长或书记、校长委托的副校级领导签发；以校党委、校行政文头（编号）发文，分别由书记、校长签发，特殊情况可分别由书记、校长委托副校级领导签发；凡以校党委、校行政名义上报的公文须经书记、校长签发。签发公文时，签发人应签署明确意见，并写好姓名和审批时间。以学校或办公室名义发文，未经办公室审核，校领导应拒绝签发。
（五）复核
公文由领导签发后，交办公室复核，复核内容包括：审定签发手续是否齐全，审定签发人改动情况，编文号、标明印刷份数等。
编号分为：
“校字[年号]流水号”主要用于党委、行政向上级汇报工作、请求事项；
“校党发[年号]流水号”主要用于党委的重要决议、决策出台、任命党内干部等事项；
“校政发[年号]流水号”主要用于行政的重要决议、决策出台、任命行政干部等事项；
“校党办发[年号]流水号”主要用于落实党委重要决议、决策、工作事项、安排党群工作活动或党群临时性、机动性、日常性工作；
“校办发[年号]流水号”主要用于落实行政的重要决议、重大决策、工作事项、安排行政重要活动；
“校通[年号]流水号”主要用于学校临时性、机动性、日常性工作安排。
“校函[年号]流水号”主要用于学校与其他不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
学校各党群部门、行政单位文件编号可参照执行。
（六）缮印
文稿编号后，送机要打字室打印和校对。校对时须以领导签发为依据，如发现错误要及时与相关部门和签发领导联系。机要打字室必须在校对员对打印清样进行认真细致、准确无误的核对后方可印刷。打印应遵循先急件后缓件，先学校后部门，先文件后资料的原则。
（七）用印
公文印刷完毕后，由机要打字室负责装订，并送办公室用印，用印由办公室专人负责，并做好记录。
（八）分发
公文用印后，由办公室专人通过办公自动化系统向各单位（部门）负责发放电子文稿，特别重要文稿或紧急文稿发放必须同时发放电子稿和纸质稿，并履行接发登记手续，需要向外寄的公文由主办单位负责寄送。
（九）归档
按以上程序处理完毕的公文，办公室应将签发的原稿连同印制件按文书要求送学校档案馆立卷归档。

第六章　收文办理
第二十条　收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（一）签收
指对来文进行鉴别、清点、核对、检查并在收文单上签字盖章。
（二）登记
指对来文逐个进行登记，包括来文时间、来文机关、来文份数等并贴写来文处理单。
（三）审核
主要指对下级上报的需要办理的公文进行审核，审核内容与发文程序中核稿内容大致一样。
（四）拟办
指对来文如何处理提出建议性处置意见并送交有关领导批示或有关部门办理，拟办一般由部门负责人完成。
（五）批办
指学校领导或部门领导根据职权范围对来文办理提出处置意见，批办人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
（六）承办
经领导批办后的公文，文秘人员应及时通知有关部门或有关人员办理，承办部门承办人收到交办的公文后应按领导批办意见予以落实，不得延误、推诿，对于不属于本单位（本人）职权范围办理的应当及时退回交办部门（交办人）并说明理由。
（七）催办
对于送负责人批示或有关部门（人员）办理的公文，交办部门（交办人）应根据承办时限和有关要求及时督查，负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第二十一条　凡封皮标有学校名称、学校负责人字样的所有文件、公函、信件均由办公室专职文秘人员负责签收、启封、登记，其他人不得任意启封，文秘人员必须把信件当天启封，及时登记送阅。
第二十二条　学校领导、有关部门负责人、参加上级有关会议，会上所发的文件、材料，除明确给予参会者个人外，均应在会后全部及时交学校办公室，由专职文秘人员处理后统一放档案馆存档，不得成为账外文件。
第二十三条　对于学校以外单位的来文在办理完毕后，应当及时交学校档案馆整理归档，任何部门和个人不得保存应当归档的公文。对于学校下发到各单位（部门）的公文，各单位（部门）在处理完毕后也应交档案管理人员负责保管。

第七章　附　则
第二十四条　本办法解释权归学校办公室。
第二十五条　原《办法》中如有与本《办法》规定相抵触的，以本《办法》为准。
第二十六条 本《办法》自印发之日起施行。