国有企业公司归档文件整理实施细则-模版.docx

公司归档文件整理实施细则 第一章 总 则 第一条 为做好归档文件的整理工作，促进档案管理的规范化、系统化，提高档案的检索效率，根据中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T 222000），结合集团公司档案工作实际，制定本细则。 第二条 本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。 第三条 本细则规定了归档文件的分类、装订、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。 第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 第五条 本细则适用于集团公司总部及集团公司各子公司在其职能活动中形成的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。 第六条 本细则不适用于科技类（包括产品、科研、基本建设、设备仪器类）、会计和人事类等专业和专门档案，以及音像、电子等特殊载体档案的整理。 第二章 归档文件的分类 第七条 归档文件分类是指全宗内归档文件的实体分类。一般采用年度、机构（问题）、保管期限作为通用的分类方法，实际工作中需要采用三种方法相组合的复式分类法。每个立档单位的分类方案应保持相对稳定。 第八条 按年度分类是指根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。 （一） 跨年度形成的文件分类，应视不同情况作不同处理。跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年；跨年度的请示与批复放在批复年。 （二） 几份文件作为一件时，件的日期应以装订时排在最前面的日期为准。 （三） 文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 第九条 按机构分类是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。 （一） 采用机构分类法，原则上一个机构设臵一个类，机构名称就是类名。 （二） 由业务部门起草，内容属该部门职责或业务范围的发文，原则上应归入负责起草文件的机构。 （三） 由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。 第十条 按问题分类是指根据归档文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。此法只在不适合按机构分类时采用。采用问题分类法不能同时采用机构分类法。 （一） 采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。 （二） 问题的类别与类别名称原则上应根据内设机构的职能性质来设臵，不应按文种设类，更不能以通知类、会议类、材料类等设类。 第十一条 按保管期限分类是指根据归档文件划定的不同保管期限进行分类。 第三章 归档文件的整理和装订 第十二条 归档文件以件为单位进行整理。一般以每份文件为一件，或与一个事由紧密联系的相关文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可为一件： （一） 正本与定稿为一件。 （二） 正文与附件原则上为一件（如果附件内容重要，件数较多或者太厚不宜装订时可单独为一件）。 （三） 原件与复制件或手抄稿为一件。 （四） 转发文与被转发文为一件。 （五） 文件处理单、拟办单与文件为一件。 （六） 来文与复文一般可为一件（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）。 （七） 会议记录一次为一件。 （八） 报表、名册、图表等应按其原装订方式，一册（本）为一件。 （九） 中文文本与外文文本为一件。 第十三条 归档文件应按件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；中文本在前，外文本在后（特殊规定除外）。 第十四条 对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，减少文件受损，便于阅读。 第十五条 归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对文字模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物。 第十六条 装订要采用对档案文件无损的材料和方法，装订要牢固，做到不损页，不倒页，不压字。 第四章 归档文件的排列 第十七条 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照事由结合时间、重要程度等进行排列。 第十八条 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密工作的自然流程。同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。 第十九条 不同事由的归档文件，按不同事由形成时间的先后顺序排列，或按事由的重要程度排列，也可按事由具有的共同属性排列。 第二十条 会议材料、统计报表等成套性文件可集中排列。 第二十一条 对具有保存价值但未及时归档的文件应排列在当年相应类别归档文件的最后，在实际工作中应尽量避免这种情况。 第五章 归档文件的编号 第二十二条 归档文件编号是将归档文件在全宗内的位臵标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。主要内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。 第二十三条 归档文件要逐件编号，在每份归档文件首页加盖归档章并填写相关内容。归档章位臵以文件上端右侧为宜，若位臵被领导批示等内容占用，可选择盖在居上的空白处。归档章不应压盖字迹，不应与收文章等重叠。文件首页无盖章位臵或重要文件须保持原貌的，可在文件首页另附纸张加盖归档章。 第二十四条 归档章的一般格式为 45mm16mm，分为均匀的六格（归档章式样见附件图 1）。填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。 第二十五条 归档章设臵全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）项目。 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号，未给定的可先空臵。 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2011。 保管期限：是指在整理归档文件时给文件划定的保管期限，分为永久、30 年、10年。 件号：是指文件的排列顺序号，分为室编件号（档案室编的件号）和馆编件号（档案馆编的件号）两种。室编件号的编制方法为：按不同保管期限，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始编制，不同类别之间件号不连编（如：按年度-机构-保管期限分类进行编号时，就会形成按不同保管期限划分的三个流水号）。馆编件号暂不编制。 机构（问题）：是指分类方案类目名称。如果机构名称太长可用规范化简称，不设机构（问题）的立档单位此项可空。 第六章 归档文件的编目 第二十六条 归档文件的编目是指归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级和备注（归档文件目录式样见附件图2）。 件号：是指室编件号。 责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用本公司、本部门等作为简称；联合发文一般应将所有责任者照实录入；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。 文号：是指文件制发机关的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。文号要照实录入，不能省略，不能将来文文件的收文编号代替文件的文号写在此栏。简报类文件可将简报号填写在此栏。 题名：即文件标题。为确保文件检索的查全率，文件题名原则上要照实录入，不能随意漏写或简写。文件没有题名或题名不规范、不能全面反映文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟写或补充题名之外加 ；如果归档文件的附件独立性较强或多份相关文件装订在一起作为一件时，需要在正文题名后录入附件题名，外加（）；重要的会议纪要需要将会议的主要议题反映在题名中以增强检索率，不能简单地将题名写为会议纪要。 日期：即文件的形成时间（落款日期）。填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，中间无标点或折线。如：20110313。 页数：指每一件归档文件的总页数。有效文字、图表的页面为一页，空白页不计。文件有附件或多份文件作为一件归档时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，不能简单的将文件最后的页码数作为文件的页数。 密级：即文件的密级。 备注：填写归档文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。 第二十七条 归档文件目录及封面用纸统一为国际标准A4型297mm210mm（长宽）。归档文件目录原则上采用竖式。 第二十八条 归档文件目录建议采用Excel表格进行编制；采用档案管理软件进行目录编制的单位可自动生成并打印出目录；采用手工填写归档文件目录的单位，应使用耐久的书写材料。 第二十九条 归档文件目录封面设臵全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称（归档文件目录封面式样见附件图3）。 第七章 归档文件的装盒 第三十条 归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，并填写备考表、档案盒封面及盒脊等项目。 第三十一条 装盒时应按照分类法将同一年度、同一保管期限、同一类目的文件装入一盒或若干盒，一般不能跨年度、跨机构（问题）、跨保管期限装盒。 第三十二条 档案盒是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，只需将归档文件按照排列的先后顺序依次装盒，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内。 第三十三条 档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设臵为20mm、30mm、40mm等。 第三十四条 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线，全宗名称可在制作档案盒时同时印刷（档案盒封面式样见附件图4）。 第三十五条 档案盒可竖式排列，也可横式排列。档案盒应根据不同的排列方式，在盒脊或底边准确填写各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起至件号、盒号（档案盒盒脊式样见附件图5，档案盒底边式样见附件图6）。 全宗号：即档案馆给立档单位编制的代号，未给定的可先空臵。 年度：即盒内归档文件的形成年度。 保管期限：即盒内归档文件的所属保管期限，为永久、30年、10年。 机构（问题）：即分类方案中相应机构（问题）的类目名称。 起止件号：即盒内排列最前和排列最后的归档文件件号，在室编件号栏内填写，中间用号连接，馆编件号可先空臵。 盒号：即档案盒的排列顺序号，盒号按照档案盒上架排列的顺序流水号编制，可按不同保管期限每年从1开始编制。 第三十六条 档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件寿命。 第三十七条 每一盒归档文件应放臵备考表并臵于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（备考表式样见附件图7）。 盒内文件情况说明：包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度，文件本身的状况，如字迹模糊、缺损等，以及整理完毕后是否进行修改、补充、移出、销毁等。 整理人：即负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：即归档文件整理完毕的日期。 第八章 附 则 第三十八条 本细则由集团公司总经理办公室负责解释。 第三十九条 本细则自发布之日起实施。 附件：图1.归档章式样 图2.归档文件目录式样 图3.归档文件目录封面式样 图4.档案盒封面式样 图5.档案盒底边式样 图6.档案盒盒脊式样 图7.备考表式样 附件： 图1：归档章式样 图2：归档文件目录式样 图3：归档文件目录封面式样 图4：档案盒封面式样 图5：档案盒盒脊式样 图6.档案盒底边式样 图7：备考表式样