XS-QP-7221合同评审管理程序.doc

QMS程序文件文件标题合同评审管理程序版本D文件编号XS-QP-7221制定部门销售生效日期2010.08.01页 数2 OF 51.目的通过与产品有关的要求的评审，明确客户各项要求，确保本公司的产品和服务满足客户要求。2.范围 凡与客户签订之合同与合同中规定之事项，如质量、规格、数量、纳期等及其变更、终止以本公司的权利与义务均属之。3.参考文件3.1工程设计管理程序 GC-QP-73013.2生产计划管理程序 WL-QP-75013.3采购与供应商管理程序 WL-QP-74013.4进料检验管理程序 PB-QP-74313.5制程检验管理程序 PB-QP-82313.6最终检验管理程序 PB-QP-82413.7生产制程管理程序 ZZ-QP-75023.8仓储管理程序 WL-QP-75514.定义4.1 标单： 回应顾客邀约的方式，以满足即将订购产品的合同（订单）。例如报价单和样品承认书。 4.2 合同： 传达和客户达成协议的任何形式，例如合同及订单（含口头订单）。 4.3 物料取得时间（LT；Lead Time）： 物料或外包的下单作业到供应商生产、交货与进料检验的总时间。 4.4 预告订单 顾客在正式下单前，对所订购的产品，想确认或取得交期作为下单参考的咨询。5.权责5.1 销售部：负责与产品有关的要求的评审，负责与客户沟通联络，明确合同要求；负责新产品开发时报价资料的收集及初步确认；及时提供客户要求之有关信息；当出现异常合同无法完成时，及时将结果反馈客户；5.2 PMC：合同物料和交期的确认；5.3采购部：生产所需物料采购、交期的确认及跟进；5.4工程部：负责新产品和变更产品本身及其模具设计、加工和实施和日程计划做成，以及新产品或变更产品的相关技朮文件的编制；5.5 品保部：负责合同产品检测能力的评估；5.6 制造部：负责生产事项的评估和运行。 QMS程序文件文件标题合同评审管理程序版本D文件编号XS-QP-7221制定部门销售生效日期2010.08.01页 数3 OF 56.作业内容6.1 标单审查 6.1.1 送样 6.1.1.1 当客户有送样需求时，由销售部依工程设计管理程序提出样品申请单及将相关的资料交工程审查、确认是否能够承作。随送样附产品制造规格、图纸或检验标准等资料，由销售部发放于工程部。6.1.1.2 当样品完成检测合格后，由销售部业务主办人员连同相关资料送客户承认，建立彼此对产品品质、规格要求的共同基准。 6.1.2 报价 当客户有报价需求时，由销售部根据报价基准并配合市场状况，填制报价单经销售部经理或总经理审核后交客户，登录在报价记录表作为价格管理的依据。6.2 合同审查： 6.2.1 明确顾客要求 无论顾客是以书面或口头的方式下订单，由销售部将顾客订单要求转换为订单通知单，并发放于工程部（新订单）、PMC、采购部、仓库部、生产部和品保部，联同合同评审单进行合同评审；6.2.2 旧订单或一般规格产品产品规格为公司制程能力范围内（一般规格）或曾经承制的产品时，由销售部直接确认。6.2.2 新订单 若为新订单，销售部应确认样品承认需求，并登陆于样品制作追踪表。若尚有不确定因素，应交工程在合同评审单，确认预计完成承认时间。6.2.3 特殊规格产品 当客户委托制造特殊规格的产品且不需进行样品承认时，由销售部将有关产品制造规格或图面等资料，交工程审查产品规格（指标）是否能够承制。 6.2.4合同评审：销售部接到客户合同后，组织相关部门依合同评审单的条款进行如下评审； A. 工程部技朮标准及各种规范是否得到保障； B. 采购部备料是否能及时到位；C. 品质部检测人员、工具及检测标准是否得到保障；D. PMC确定生产负荷是否满足交货期；E. 生产部确认生产状况是否适宜；F. 销售部综合合同评审单上内容做出评审结论，并反馈回客户。6.2.5核准合同 6.2.5.1 销售部应依协商结果，确认最终合同内容，同时将合同及合同评审单呈销售部经理核准，销售部应将核准的合同，登录于订单执行管制表，以追溯管理订单的执行状况。 6.2.5.2 预告订单回复：销售部根据审查结果将顾客所需的资料以传真回复顾客，但在回复时，应告知顾客在订单的下达日期，以确保审查结果的准确性，若顾客晚于预定下单日时，视为“订单与标单不同的状况”进行重新审查。 QMS程序文件文件标题合同评审管理程序版本D文件编号XS-QP-7221制定部门销售生效日期2010.08.01页 数4 OF 5 6.3 合同变更作业： 6.3.1 顾客提出变更：6.3.1.1 顾客规格变更销售部填写工程变更申请单依工程设计管理程序评估变更的影响与相应的技术内容，若接受变更时，由工程部以工程变更通知单通知相关单位变更内容和相应的技术内容。6.3.1.2 数量、交期变更 当顾客交期提前、数量增加或数量减少、取消合约时，销售部在和顾客协商确认后，应将顾客的变更内容记录于订单变更通知单，连同合同评审单送相关单位依合约审查规定审查是否可接受变更，并提出异常内容及相应措施。 6.3.1.3 交期提前、数量增加审查 当顾客交期提前或数量增加时，应由PMC、采购部依“6.3.1.2数量及交期变更”的原则，进行物料确认审查，以确认、协商和提出所需的措施，以确保能够符合要求，否则由销售部与顾客协商共同要接受的方案。 6.3.1.4 数量减少、取消合约 当顾客数量减少或取消合约时，应对原材料、半成品或成品的采购、制造状况等，进行调查并提出必要的措施，由销售部与顾客协商处理方案，以减少公司损失。A. 采购：已订购物料的数量及供应商处理的状况。B. 物控：仓库中原物料的数量及其使用的状况。C. PMC：制程中半成品及成品（包含仓库中）的数量及状况。6.3.1.5 顾客延后交期销售部以订单变更通知单通知PMC及采购。6.3.1.6价格变更 销售部与顾客协商，并将销售业务主办人员、销售部经理或总经理审核的结果，登录在报价记录表作为价格管理的依据。同时，销售业务主办人员应将确认后的价格变更结果应通知财务部，调整收款资料。 6.3.1.7 厂内交期变更 当安排生产进度有困难，会延误交期时，由PMC将延后交货的方案告知销售部，由销售部与顾客确认可接受的交货日期或交货方案后，销售部以订单变更通知单通知相关部门。6.3.1.8 库存成品出货当原计划以库存品出货时，由销售部以出货通知单仓库部安排出货。6.4合同实现6.4.1 在向客户提交新产品功能型号时，销售部应及时知会工程部和采购部；6.4.2工程部依设计开发管理程序进行新产品设计开发和样品试制、检测及产品技术标准制定。6.4.3采购部依采购与供应商控制程序进行供应商评审、样板采购和物料采购；6.4.4品管部依进料检验管理程序、制程检验管理程序、最终检验管理程序运行；6.4.5 PMC在完成合同评审后，依生产计划管理程序安排生产计划及出货计划；6.4.6生产部依生产制程管理程序安排生产；6.4.7仓库部依仓储管理程序进行仓储作业及出货作业。 6.5 制成品出货 销售部以出货通知单通知PMC、制造部和仓库部安排出货。7.记录：7.1 报价单 XS-QP-7221 01C7.2 报价记录表 XS-QP-7221 02C7.3 订单通知单 XS-QP-7221 03C 7.4 合同评审单 XS-QP-7221 04C7.5 订单执行管制表 XS-QP-7221 05C 7.6 订单变更通知单 XS-QP-7221 06C7.7 样品申请表 GC-QP-7302 01B7.8 样品追踪表 GC-QP-7301 02B7.9 出货通知单 XS-QP-7221 09C7.10工程变更申请单 GC-QP-7301 01B 7.11工程变更通知单 GC-QP-7301 03B QMS程序文件文件标题合同评审管理程序版本D文件编号XS-QP-7221制定部门销售生效日期2010.08.01页 数5 OF 5XZ-W-002 07C