外贸制度试行版.doc

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制作人：余培旺
2010-8-8

外贸流程制度

1 外贸部组织结构
2 外贸部整体职能
3 职位说明书
4 外贸基本流程及说明
5 日常工作制度
6     业务提成和绩效考核表

1、外贸团队组织机构

总经理主要负责决策层面，包括主持订单评审，价格审核和签署合同和文件。对于重要客户的分析和指导，及对国际销售（含贸易公司）相关的所有事务的最终决定权。

外贸主管主要负责对营销总目标负责，完善制度和规范。分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程。负责外销团队的组织管理，打造学习型团队。订单执行，对外贸部所有的外贸流程的审核把关，确保具体业务的规范，准确，不出大的差错和无谓风险。

2、外销部门整体职能
负责完成海外销售目标。整合市场信息，为公司决策提供依据。
1、配合其它职能部门，快速反馈和解决海外销售相关的问题。
2、逐步完善营销体系和外销政策，维护和拓展海外市场。
3、反馈国际市场信息，为研发和公司经营战略提供决策依据。
4、分阶段确立切合实际的国际化运作和品牌运作体系。

3、 职位说明书

外贸主管职责说明书
职位编号
IS002
职位名称
外贸主管
所属部门
外贸部
职位类型
销售
上级职位
外贸总监/总经理
编制日期

职位概要
负责外贸部的全面管理工作
履行职责及考核要点
履行责任
考核指标
负责对营销总目标负责，完善制度和规范。分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程。负责外销团队的组织管理，打造学习型团队，执行公司的外贸方针政策，海外市场拓展计划。
配合外贸总监/总经理落实国内外展会，市场活动策划，对外考察，大客户项目工作。
配合总经理制定目标市场拓展方案。
% V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p
9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L计划与执行能力
~1 A"
根据总经办制定的公司外贸销售目标和发展方向，制定部门工作计划和内部规范。分解落实销售任务完成。

执行外贸销售管理和流程管理制度。负责收集业务员工作日志，做好周计划。
c% V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p
9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B领导能力、判断与决策能力w/ ~1 A"

指导外贸业务员进行客户信息整理及分配和业务拓展活动，具体业务操作；
2 m; ~3 k9 x2 ]1 d8 `1 负责外贸合同各项条款的审核，以确保公司利益不受侵害。
指导外贸单证，跟单和物流工作制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训。
孚盟外贸管理软件邮件审核

% V  O0 Z4

9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~专业知识及技能 ' w/ ~1 A"

工 作 权 限
w: H! {2 W工 作 权 限 + x) S/ Y! s% N: _/ [
1、外贸工作检视权 2、市场推广方案、调研方案建议权 + r: z% S5 j, C9 w3 S
3、对所属下级的工作的监督、检查权 4、对直接下级人员调配、考核评价权
2 U. a! g4 q& k5、对所属下级的指导权 6、其它经总经理批准赋予的权限

工作关系
直接上司
外贸总监/总经理
直接下属
业务员/单证跟单
内部主要关系
内部协调关系：总经办，各部门
外部主要关系
* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等
其它事项
总经理或外贸总监交办的其它工作相关事项
任职者（签名）：
日期：
直接上级（签名）：

总经理 （签名）：

外贸业务员职责说明书
职位编号
FS002
职位名称
业务员
所属部门
外贸部
职位类型
销售
上级职位
外贸主管
编制日期

职位概要
负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸业务工作
履行职责及考核要点
履行责任
考核指标
对自己负责的产品系列的海外市场调研、及客户资料的收集；了解同行业市场信息整理、竞争厂家情况、价格调查等工作。
销售技能与资讯整合能力

9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L
负责完成：从业务联系函、到产品报价、谈判直至签订合同的整个( ~! r0 C# D  I# P' r外贸工作流程。
负责客户合同的签订后的跟进工作
  K' D) v, {$ {5 t1、负责将合同要求与客户订单资料要求，根据公司的程序转化成公司的生产指导性文件。2、注意生产任务单重点问题；配合生产、单证跟单、完成生产过程中的生产进度核查，发货等工作，确保合同的顺利履行。3、做好售后服务和客户维护工作。 2 e4 w9 w% _( d# `2 v

专业知识和技能，工作效率

9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L
参与国内外展会，产品推广，营销策划等工作。按照公司外贸业务规范，结合外贸管理软件，规范操作。

按公司要求，做好工作日志，工作周计划，月度总结和下月重点工作等管理表格。

团队合作，工作纪律9 q( r, J# d( H: G3
工 作 权 限

1、外贸工作建议权
2 U. a! g4 q& 2、对公司其它部门配合工作的联络权
3、其它经总经理批准赋予的权限

工作关系
直接上司
外贸主管
直接下属
无
内部主要关系
内部协调关系：外贸部门内部
外部主要关系
* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等
其它事项
总经理、外贸总监或外贸主管交办的其它工作相关事项
任职者（签名）：

日期：
直接上级（签名）：

总经理 （签名）：

外贸单证员职责说明书
职位编号
FS003
职位名称
业务员
所属部门
外贸部
职位类型
销售
上级职位
外贸主管
编制日期

职位概要
负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸单证工作
履行职责及考核要点
履行责任
考核指标
负责对信用证、合同及客户的有关传真或邮件，负责报关单据的审核工作，负责各类单证的制作、修改及审核工作；确保数据准确，单单一致，单证一致。

单证准确性

9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 专业知识和技能；工作准确性
~1 A"
按照客户和公司要求，合理选择货代，做好配载定舱工作、安排好货物的拖箱或送仓计划并书面告知相关业务人员及生产部门。

c% V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p
统筹与沟通9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7能力

严格按照海关规定的报关条件提供报关单据，如须报检的商品，要及时作好报检或传真资料给外协生产厂家报检；
负责在装箱后当天之内取得整箱资料，如有溢短装的，应急时更改报关单据；与财务部门配合好货款结算工作。
( ~!  K' D) v, {$

问题处理能力，工作及时性9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L
工 作 权 限
1、选择货运，船务公司的建议权；储运、配载、定舱独立权
2 U. a! g4 q& 2、对公司其它部门配合工作的建议权
3、其它经总经理批准赋予的权限

工作关系
直接上司
外贸经理/主管
直接下属
无
内部主要关系
内部协调关系：外贸部门内部
外部主要关系
* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等
其它事项
总经理、外贸总监或外贸经理/主管交办的其它工作相关事项
任职者（签名）：

日期：
直接上级（签名）：

总经理 （签名）：

4、外贸基本流程及说明

外贸基本流程
流程
步骤
办理时间
责任部门
相关单据/表格
备注
T/T
L/C
①
前期接触
展会资源分配
国内外展会客户由主管安排负责接待的业务员跟踪，如果客户情况比较特别，可另行安排
B2B询盘由外贸主管统一分配。
客户联系函
在了解客户基本需求的基础上，最好有针对性，必要时，请上级主管一起商议，讨论方法。

展会现场或展会期间能确定的，尽快解决
外贸部
询价单

报价
分析客户询价函的相关说明，了解客户背景和采购需求及采购计划等。常规产品按照公司给出的标准价加（10%~20%）
，报价前事先请示主管。
对于重大的客户，可以由主管提出由各部门参加的价格评估会议。
如果客户所报产品来自同行业，业务员应向主管汇报，进行价格调研后，进行报价。

除了需要其它部门估价的，收到询盘--小时内回复；需要估价的两天之内回复；超过期限需向客户说明
外贸部
总经办
技术部
生产部门
报价单

再报价
客户还盘的意见需业务主管和总经理，甚至相关部门评估

收到还盘即时回复
外贸部
总经办
技术部
生产部门
报价单
特价申请单

②
成交
合同评审 订单意向明确后，业务员制作合同审批单，需主管预审，再交总经理审核，订单评审交期需与生产部门沟通后

如果订单评审不通过，评审会应给出协商意见，由外贸部与客户协商。

收到订单意向
总经办
外贸部
技术部
生产部门
财务部

合同审批单

形式发票
或采购合同

传真至客户签字确认，正式签订合同或PI。
业务员
确认后复印交财务留底
确认即时
③
催订金和信用证
根据P/I的付款条件催订金，一般为30%T/T
客户下式下单时就开始催证
外贸部
财务部

财务收到预付款后，业务员填写
缴款单给财务
填写款项到帐清单给单证

缴款单
款项到帐清单
催客户开信用证，原则上的时间越提前，审证和信用证修改的时间越充分。
信用证审核由业务主管负责负责把关，另外可以请开户行的国际业务部审证。

信用证
④
下单生产
下达生产任务，收到订金或通知行通知信用证并确认信用证后，业务员制生产任务单，由外贸主管审核后交相关部门和总经理签字
收到订金
签字确认即时
外贸部
总经办
财务部
生产部

生产任务单

提前15天左右
交财务签字确认
交跟单，下单生产
跟单员和业务员在生产过程中配合监督生产情况
生产完成后，包装和入库前业务员配合内部跟单点货，确认箱单，和箱唛
⑤
出货
报关需要商检的，或者报关及客户清关需要出具其它证书的，业务员安排单证跟进，确保报关和客户清关无碍，业务员配合单证确定发货日期。仓库提前点验货物。发货时业务员配合跟单现场清点，跟单员对装箱现场拍照留底，
如果涉及到款到发货的，由业务员配合财务核实付款情况
确认发货日期，产品入库检验后
业务
单证
跟单
包装
仓库
出货通知单
装箱单

单证配合船务提交货物进仓单
单证

货物进仓单
由财务签出货单
业务员/财务
放行条
单证员负责单证负责报关前电子口岸备案，制作单证经业务员和主管审核后报关出货
放行条后
单证

⑥
结算货款
发货后取得提单，单证员缮制结算单据，经业务员和主管审核后，提交单据，向银行结算 ，业务员发单据COPY向客人催款。
报关后20-30天内
业务员
单证
财务
款项到帐清单
核销单,报关单

 业务基本流程涉及的主要方面

1）客户的建立与维护

前期接触阶段，按照客户档案表的要新客户的建立,充分了解客户基本情况，并及时输入外贸管理共软件。主要内容涉及:
1.        公司名称, 注册地址, 联系人, 职位, 电话, 传真等基本资料;
2.        公司性质, 如库存经销商, 零售经销商或终端用户等;
3.        主营产品, 可开发产品, 有意向开发产品等信息;
4.        经营地域;
5.        目前的销售/采购量, 预计合作后的销售/采购量;
6.        合作方式, 如中间商, 独家代理, 自用等;
7.        价格体系;
8.        交易条款, 付款条款等.

输入外贸管理软件客户数据库；根据交易进程或可能性，评估客户类别。

2）采购商习惯考察工厂，上门看货；业务员要做好客户行程和接待计划，在展厅或车间选型时，如果涉及较多改动的，必须由工艺开发部陪同，重大客户需主管在场接待与谈判。

3）订单评审的主要内容

（1）产品详细描述，规格：
---------------------------业务员要注意细节。

（2）质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们进行审单的首要条件。
跟单配合质检员对产品进行全程跟踪检查；
最后一次装箱前一定要在场，模拟客户要求进行检验。

（3） 数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：
1． 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
2． 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬通货币，如英镑，港币，欧元等。

（5）价格条款的审查：
常用的FOB CFR CIF等几种贸易方式，尽量以FOB为主：

（6）付款方式审查：
原则上以T/T，即期信用证或信用证与前T/T结合，如果是信用证要仔细了解客户及开证行资信。
信用证审查按《跟单信用证》相关规定。

（7）包装要求的审查：
如果客户没有特别要求，尽量以工厂的包装方案为主，并展示给客户；如果客户提出包装要求，则要与其它部门协商，评估。

（8）交货期的审查
交货期必须与生产计划部门仔细核队，尽可能留有时间余地；交货期原则上是---天到---天。

（9）交货方式的审查：
运输以宁波港/上海港海运为主，如果涉及海陆联运等方式，需要仔细排程。具体按《船务操作流程》

4）回款
业务员对每一批发货的回款负有首要责任，外贸主管负有同样的连带责任. 必须密切关注按期回款. 要求每周汇报, 每月总结并形成书面文件上报。

《外贸销售管理制度》
《船务操作流程》
《跟单信用证》

5、日常管理制度

1） 会议制度

外贸例会
外贸部门每周一召开工作例会。主要内容是总结上周工作，并提本周工作计划；每次周例会必须形成会议纪要，会后及时解决问题。外贸例会上同时包括对于外贸工作的安排和部署。

不定期会议
有关于新样开发、价格评估和订单评审、客户反馈问题、生产协调会等所有有关于重大业务问题，业务员可以随时向外贸主管提出会议申请，由外贸主管总经理汇报，召集相关部门及时解决问题，并形成会议纪要及时追踪。不定期会议包括工作经验交流会，培训会等其它内容，是否要写会议纪要根据实际情况来定。

客户洽谈会
业务员提前通知主管，根据实际情况需要，协调相关部门，做好准备工作。
在参观展厅，车间，时注意做记录，现场在有条件的情况下注意客户市场的特点。
在会议室谈判要和主管或同事配合好，充分了解客户想法，把握谈话的方向和要点。
会后形成会议纪要。

2） 管理表格
工作日志
工作日志需要明确几项，

第一项是工作类型分

A类型指与拓展业务直接相关的
搜索客户信息
发联系函
回复客户询盘
与客户洽谈

B 类型指与执行订单相关的
配合单证的相关工作
配合跟单的相关工作

C 类型指与市场调研相关的
收集最新款卫浴产品
了解行业竞争企业情况及最新发展状况
整理目标信息
区域市场拓展计划

D类型指与客户维护相关的工作

E 类型指与上级交办的或安排的工作或其它工作
包括会议，培训，与其它职能部门协作，短途外勤等
主管对部属安排工作

注： 出差或出席展会的需要提交另外提交出差报告

第二项是工作内容

工作内容要具体而明确，最基本要求包括2W ，WHAT，WHO或WHERE
第三项是完成情况，指进展到什么和度了；典型的有完成，待续，等确认，等回复，已回复等等或其它具有表示结果的具有概括性的表述方式。

工作日志表
姓名： 日期：
类型
内容
JIT情况

第三项 JIT指的是完成情况
外贸团队提倡一个JUST IN TIME，注重工作时效和工作效率，能当天完成的事情必须及时完成。

工作日志由各部门主管收集每天提交总经办。
周工作计划在每周外贸例会上提交。
月总结计划由总经办专门如开月度总结会议，会上提交。

外贸团队的基础管理表格主要包括两类六个表格。
销售动作类有三个表格：工作日志表、周工作计划表和月度重点工作表；

其中外贸工作周报的递交会议宣讲时间是每周一，包括上周工作总结和本周工作计划
外贸工作月报的递交会议宣讲时间是每个月初的第一周

市场信息类表格有两个表格：客户档案表和竞争对手信息表。信息类表格原则上不需要提交；客户档案表及时输入外贸管理软件，竞争对手信息可以持续整理，以供决策参考。

由部门主管提交外贸总监审核并提交总经办

工作周报

外贸 组 业务主管
上周工作总结
完成情况
备注

下周工作目标

下周工作计划

重大事项准备

建议

工作月报

外贸部门
上月工作目标计划
完成情况
备注

销售业绩

重点客户计划与分析

主要问题

解决方案

下月工作计划

备注

1．业务提成

一年以上的客户的老客户（一年以上，以第一笔货款到帐为准）和公司直接分配的订单，业务提成为销售额的；新开发客户提成为销售金额的-----
如果因为特殊原因，报价低于标准报价10%以上的，提成适当调低，高于标准报价的予以适当奖励
其中一年以上的老客户，或业务员接手的转交客户的提成为----
2．奖惩依据

外贸团队对业务员的能力评估和薪酬调整，主要依据是绩效考核得分。

3．绩效考核表

考核
项目
考核指标
权重
评价标准
评分

财务贡献指标
个人销售业绩
40%
根据不同阶段的实际情况进行评估，业绩排前3位的，满分，排中间位置的80分，最后3位的得60分

客户增长指标
新增客户数
10%
新开发的客户数量，根据不同阶段的综合情况进行评估，同时也会兼顾客质量，情况比较好的，得满分，中间位置得80分，最后3位得60分

客户满意率
10%
现场谈判水平，客户支持能力，客户维护，售后服务和客户关系。从部门和客户反馈两个方面来评估。
满意度较高的得满分，能胜任，但需提高的得80分。客户有投诉的，或实际工作做程中做不好又不寻求帮助的，不得分。

管理动作指标
考核指标
25%
职位说明书中所涉及到的专业知识和技能，执行力等能力指标

掌握较高的专业技能，能正确地解决业务问题 得满分
业务能力有待提高，但善于学习和总结经验 得80分
业务能力较差，且不善于求助 不得分

客户信息及档案整理信息
5%
客户信息及时输入外贸管理软件，客户往来资料形成文档 得满分

日常工作内容过程
5%
日常工作内容的有效性和JIT效率

高效率处理完成各项工作，办事不拖拉 得满分
工作效率较高，工作能力有待提高，但善于请求协助， 得80分

工作效率低下，办事速度拖拉严重，影响后续工作开展 不得分

团队合作及工作纪律
5%
积极完成部门分配的工作任务，遵守工作纪律和公司纪律，按工作流程办事； 建言献策及与本部门及其它部门同事的配合意识

能积极配合工作，遵守工作纪律的得满分

缺乏团队意识，工作纪律散漫者不得分。

绩效考核周期为每季度一次，在现阶段公司没有专职人力资源专员的情况下，由外贸每月进行评议，每季度进行正式考核，并将考核结果提交总经理。考核结果作为晋升，工资凋整的依据。

苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月

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