公司行政物品管理制度.doc

行政办公用品管理制度

第一章 总则

第一条 目的
为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章 办公用品的分类

第三条 行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。
1、 办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。
2、 办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。
3、 办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章 行政办公物品的管理职责

第四条 行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：
1、 供应商选择及管理；
2、 组织各部门行政物品管理程序监控；
3、 年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；
4、 行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；
5、 配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。
第五条 部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；
第六条 资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章 行政办公物品采购

第七条 办公用品采购
1、 行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。
2、 行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预算执行台账。
3、 办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。
第八条 办公类服务采购
办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。
1、 行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。
2、 各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。
第九条 办公资产采购
1、 办公资产采购计划
各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。
2、 实施采购
行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
3、 验收
行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。
第五章 办公物品的管理
第十条 办公用品的配发
1、 各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。
2、 办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。
3、 员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。
第十一条 办公资产的管理
1、 资产调拨
部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。
2、 资产报废
由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。
3、 资产的租用、出租和外借
（1） 公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。
（2） 公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。
4、 办公资产的日常维护、维修
（1） 行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。
（2） 行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。
（3） 各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。
（4） 行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。
（5） 若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。
（6） 由于人为原因造成办公资产损坏，需按照物品的原价进行赔偿。
5、 办公资产的年终盘点
（1） 年终资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失的办公资产由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年终清查报告上报公司领导。
（2） 办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的赔偿责任。
各部门负责人要调离本部门时，人力资源要及时通知办公室，办公室根据办公资产台账清点调出人负责部门所使用的资产。有短缺者，按物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部门主管负责该员工使用资产的移交，由人力
资源部协助完成。
第六章 附则

第十二条 度由公司行政部负责制定、解释。修订并实施监督。
本制度自颁布之日起执行。
第十三条