文件和记录的管理制度.doc

文件和记录的管理制度文件和记录的管理制度主要是通过对文件的编制、审批、标识、更改、发放方面的管理，确保文件的充分性、适宜性、有效性、真实性和查阅的便捷性。一、 文件的编制由质检部门负责人组织、策划、编制、审批，由质检室统一负责，厂长批准发布，同时文件编制审批人员经过培训具有一定的质量和安全管理的经历和相关的知识技能，并通过有关网站和刊物跟踪外来文件的变化情况。特别是适用的法律法规和强制性标准等。凡经过批准的相关文件和记录，由质检室统一编号，记录在受控文件清单中，包括管理手册、作业指导书和外来文件及各项记录。二、 文件的发放应加盖受控印章，填写受控文件发放清单，以确保文件使用的各个场所都能得到适用的文件版本，防止在适用无效或作废的文件和记录。对于作废或无效的文件及记录加盖标有“作废文件，切勿使用”字样的印章。若由于其他原因需保留的文件和记录的，不得与现有文件存放在一起。三、 文件和各项记录因分类存放在干燥、通风的地方，并装订成册，采取有效的防护措施，不得乱涂乱画，以确保文件的清晰、识别，未经厂长批准的资料和各项记录，任何人不得以任何形式向他人提供本厂有关文件资料。当文件管理者工作变动时，应将相关的文件和记录交由质检室保存。四、 需要更改的文件按受控文件的发放清单控制范围，经负责人批准可更改相关内容。文件的更改应按以下方式进行：、 更改的新内容可在文件和记录的修改页中标明，也可将更改的文件和记录与原文件和记录装订在一起。、 对于不能在原件上修改的文件和记录，应重新印制。、 在版面允许，字迹整洁的情况下，可在原文件上手工修改。 巴彦淖尔市临河区康育纯净水厂2010年3月