展会基本流程.ppt

展会基本流程培训展会基本流程培训盈握商机 拓展未来公司运作关系图公司运作关系图1公司运作关键材料公司运作关键材料2盈握商机 拓展未来部门分布及相应职能部门分布及相应职能3促成后流程概述促成后流程概述4境外增值服务境外增值服务5公司运作关系图公司运作关系图u展会三要素展会三要素展位销售展位销售我司业务核心我司业务核心人员服务人员服务我司稳定发展的核心我司稳定发展的核心展品运输展品运输外包给运输公司操作外包给运输公司操作盈握商机 拓展未来公司运作关系图公司运作关系图盈握商机 拓展未来展位展位销售销售光地搭建主办方搭建方展会拓展部展会操作部人员人员服务服务出票处地接社行程专员国际段机票人员签证各国领馆签证专员境外接待行程专员参展全程指导客服专员盈握商机 拓展未来5需求挖掘与培养需求挖掘与培养客户培养与维护客户培养与维护数据收集与处理数据收集与处理订单订单公司运作关系图公司运作关系图盈握商机 拓展未来INTOP客户客户业务部招展招展资料资料订单订单展会拓展部行程专员展位展位报价报价人员人员报价报价1123客服专员客户全客户全程指导程指导4展会操作部签证专员确认确认展位展位会刊会刊邀请函邀请函行程行程安排安排落实落实签证签证55公司运作关系图公司运作关系图1 1公司运作核心：公司运作核心：INTOPINTOP系统系统2 2研发部门：展会拓展部、客服部的行程专员研发部门：展会拓展部、客服部的行程专员3 3销售部门：业务部销售部门：业务部4 4桥梁部门：客服部的客服专员桥梁部门：客服部的客服专员5 5服务支撑部门：展会拓展部、展会操作部、服务支撑部门：展会拓展部、展会操作部、客服部的签证专员和行程专员客服部的签证专员和行程专员盈握商机 拓展未来公司销售资料公司销售资料u招展函招展函用于发给需求客户用于发给需求客户u推广函推广函用于网络推广和传真群发用于网络推广和传真群发u摊位图摊位图用于展位确认用于展位确认u上届中国展商上届中国展商成功案例成功案例u历届现场图片历届现场图片展会效果展示展会效果展示u公司营业执照、税务登记证公司营业执照、税务登记证展示公司资质展示公司资质盈握商机 拓展未来公司操作资料公司操作资料u人员资料表人员资料表用于做邀请函和人数预估用于做邀请函和人数预估u会刊资料表会刊资料表用于主办方会刊登录用于主办方会刊登录u人员确认表人员确认表用于人员确认和机票出票用于人员确认和机票出票u展具增租表展具增租表用于确认增租配置用于确认增租配置u签证须知签证须知用于随团人员签证提醒用于随团人员签证提醒u出行须知出行须知用于随团人员出发前提醒用于随团人员出发前提醒盈握商机 拓展未来部门分布及相应职能部门分布及相应职能u业务部：进行招展工作业务部：进行招展工作u行程专员：落实国际段机票和境外安排行程专员：落实国际段机票和境外安排u签证专员：负责客户签证安排和跟进签证专员负责客户签证安排和跟进u客服专员：协助业务做好后续工作客服专员：协助业务做好后续工作u展会拓展部：跟展会主办方争取最优资源展会拓展部：跟展会主办方争取最优资源u展会操作部：负责与主办方资料往来及搭建展会操作部：负责与主办方资料往来及搭建u人力资源部：人员招聘、培训、面谈、考核人力资源部：人员招聘、培训、面谈、考核u财务部：落实款项的收缴情况财务部：落实款项的收缴情况u行政部：采购公司物品，筹办公司内部活动行政部：采购公司物品，筹办公司内部活动u信息技术部：负责信息技术部：负责OAOA和和INTOPINTOP系统的开发维护系统的开发维护u网站建设部：负责公司对外网站的更新维护网站建设部：负责公司对外网站的更新维护盈握商机 拓展未来业务部业务部u寻找意向客户寻找意向客户u确认合作方案确认合作方案u催收意向客户回传的报名表催收意向客户回传的报名表 u催缴报名客户的各种款项催缴报名客户的各种款项u确认展位确认展位u签定合同及各种说明函签定合同及各种说明函u异常事件处理异常事件处理盈握商机 拓展未来客服部行程专员客服部行程专员u落实初步行程及人员报价落实初步行程及人员报价u预定酒店及国际段机票预定酒店及国际段机票u确认地接社及接待细节确认地接社及接待细节u跟进签证进程及结果跟进签证进程及结果u落实人员确认表的制作及收集落实人员确认表的制作及收集u跟进特殊要求的处理跟进特殊要求的处理u制作出行须知制作出行须知盈握商机 拓展未来客服部签证专员客服部签证专员u联系签证国驻华领馆整理签证须知联系签证国驻华领馆整理签证须知u跟客服落实人员资料表汇总跟客服落实人员资料表汇总u收集我司需提供的签证材料收集我司需提供的签证材料u跟客服落实客户材料的准备情况跟客服落实客户材料的准备情况u协助做好签证预约工作协助做好签证预约工作u跟进签证进程及结果跟进签证进程及结果盈握商机 拓展未来客服部客服专员客服部客服专员u跟进人员资料表、会刊资料表、人员跟进人员资料表、会刊资料表、人员确认表、展具增租表的发出及回传，确认表、展具增租表的发出及回传，并汇总整理并汇总整理u发出签证须知，收集签证资料，汇总发出签证须知，收集签证资料，汇总并跟进签证进程及结果并跟进签证进程及结果u发出出行须知发出出行须知盈握商机 拓展未来展会资源拓展部展会资源拓展部u跟主办方进行商务谈判，争取代理权、跟主办方进行商务谈判，争取代理权、争取降低成本、争取最优展位。争取降低成本、争取最优展位。u跟主办方签订合作协议，并付款。跟主办方签订合作协议，并付款。u跟进销售部门的展位调整，跟主办方跟进销售部门的展位调整，跟主办方进行协商。进行协商。盈握商机 拓展未来展会操作部展会操作部u跟主办方落实邀请函及签证所需材料跟主办方落实邀请函及签证所需材料u跟进主办方会刊的登记跟进主办方会刊的登记u预约签证时间预约签证时间u确认搭建方案、基本配置并制作展具增确认搭建方案、基本配置并制作展具增租表租表u跟搭建方确认客户所需增租展具跟搭建方确认客户所需增租展具u跟主办方落实入馆证跟主办方落实入馆证盈握商机 拓展未来财务部财务部u发费用函给业务部催缴款项发费用函给业务部催缴款项展位预付款展位预付款展位费展位费60%60%展位余款展位余款含双开费及登记费含双开费及登记费人员费用人员费用含报名费含报名费其他费用其他费用含单间差、特殊行程、含单间差、特殊行程、展具增租及新增签证费展具增租及新增签证费u退回剩余款项退回剩余款项盈握商机 拓展未来盈握商机 拓展未来18销售流程图销售流程图展会展会介绍介绍促成后流程概述促成后流程概述盈握商机 拓展未来报名报名签合同签合同催预付款催预付款确认展位确认展位收集人员资料表收集人员资料表及会刊资料表及会刊资料表催余款催余款发签证须知发签证须知跟进签证情况跟进签证情况催人员费催人员费收集人员确认表收集人员确认表及展具增租表及展具增租表确认特殊需求确认特殊需求催剩余款项催剩余款项跟进出行准备跟进出行准备发出行须知发出行须知跟进出行跟进出行客户回访客户回访展前展前一个月一个月展前展前两个月两个月展前展前三个月三个月展期展期当月当月境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来境外增值服务境外增值服务盈握商机 拓展未来盈握商机盈握商机 拓展未来拓展未来