出生医学证明档案与信息管理.ppt

出生医学证明档案与信息管理出生医学证明档案与信息管理内容提要内容提要档案与信息管理依据档案与信息管理依据档案与信息管理目的与意义档案与信息管理目的与意义档案与信息管理的内容档案与信息管理的内容档案与信息管理的方法档案与信息管理的方法一、档案与信息管理依据一、档案与信息管理依据湖南省出生医学证明管理相关规定湖南省出生医学证明管理相关规定共九章六十二条。共九章六十二条。第十六条第十六条签发机构对在出生医学证明签发过程中所形成的签发机构对在出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询，档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询，永久保存。永久保存。第十七条第十七条各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构应各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构应明确人员负责出生医学证明信息管理工作，充分利用信息明确人员负责出生医学证明信息管理工作，充分利用信息化手段监控出生医学证明签发信息，提高签发质量。化手段监控出生医学证明签发信息，提高签发质量。第十八条第十八条各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构及各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构及其工作人员对因管理、签发出生医学证明而知晓的新生儿其工作人员对因管理、签发出生医学证明而知晓的新生儿父母和监护人个人信息，应予以保密，未经当事人书面同父母和监护人个人信息，应予以保密，未经当事人书面同意，不得向第三方披露或泄露。意，不得向第三方披露或泄露。出生医学证明出生医学证明法律依据法律依据中华人民共和国母婴保健法中华人民共和国母婴保健法、中华人民共中华人民共和国母婴保健法实施办法和国母婴保健法实施办法、湖南省实施母湖南省实施母婴保健法办法婴保健法办法及及卫生部、公安部关于统一卫生部、公安部关于统一规范规范出生医学证明出生医学证明的通知的通知等法律法规规章。等法律法规规章。中华人民共和国母婴保健法中华人民共和国母婴保健法第二十三条规定：第二十三条规定：医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫生行政部门的规定，出具统一制发的新生儿出生医生行政部门的规定，出具统一制发的新生儿出生医学证明。学证明。卫生部和公安部（卫妇发（卫生部和公安部（卫妇发（19951995）第）第1010号）规定，号）规定，我国自我国自19961996年年1 1月月1 1日（边远地区日（边远地区3 3月月1 1日）起开始启日）起开始启用由卫生部统一制发的用由卫生部统一制发的出生医学证明出生医学证明。出生医学证明出生医学证明作用作用出生医学证明出生医学证明是是中华人民共和国母婴保中华人民共和国母婴保健法健法规定的法定医学证明文书，可以起到规定的法定医学证明文书，可以起到以下作用：以下作用：证明新生儿出生时的健康及自然状况证明新生儿出生时的健康及自然状况；证明新生儿的血缘关系（证明新生儿的血缘关系（卫妇社发卫妇社发20042004319319号号）；）；作为新生儿获得国籍作为新生儿获得国籍的法定的法定医学依据（医学依据（卫妇社卫妇社发发20042004319319号号）；）；出生医学证明出生医学证明作用作用作为户口登记机关进行出生户口登记、取得公民作为户口登记机关进行出生户口登记、取得公民身份证号码的原始凭证（身份证号码的原始凭证（卫妇发（卫妇发（19951995）第）第1010号、卫妇号、卫妇社发社发20042004319319号号）；）；作为新生儿依法获得保健服务的凭证（作为新生儿依法获得保健服务的凭证（卫妇发卫妇发（19951995）第）第1010号号）；）；为其他必须以出生医学证明为有效证明的事项提为其他必须以出生医学证明为有效证明的事项提供依据供依据。签发机构的职责签发机构的职责签发机构包括具有助产技术服务资质的医疗保健机构、卫生行政部签发机构包括具有助产技术服务资质的医疗保健机构、卫生行政部门及受委托机构。门及受委托机构。签发机构应明确出生医学证明签发科室及其工作职责，安排专人分签发机构应明确出生医学证明签发科室及其工作职责，安排专人分别负责出生医学证明签发和盖印，实现证件签发与印章使用分开。别负责出生医学证明签发和盖印，实现证件签发与印章使用分开。产房、手术室等直接助产的科室及其人员一般不应明确为签发科室产房、手术室等直接助产的科室及其人员一般不应明确为签发科室和签发人员。和签发人员。签发机构应建立健全签发机构应建立健全出生医学证明出生医学证明管理及签发的各项制度（人管理及签发的各项制度（人员管理、申领、出入库、保管、签发、印章管理、废证管理、档案员管理、申领、出入库、保管、签发、印章管理、废证管理、档案管理、真伪鉴定、保密、信息统计等），规范签发流程，开展宣传管理、真伪鉴定、保密、信息统计等），规范签发流程，开展宣传告知工作，及时为新生儿签发告知工作，及时为新生儿签发出生医学证明出生医学证明，做好，做好出生医学出生医学证明证明的相关工作，并接受上级管理机构的监督检查。的相关工作，并接受上级管理机构的监督检查。管理人员逐级备案管理人员逐级备案1 1、各级卫生行政部门应明确主管领导并设专（兼）职、各级卫生行政部门应明确主管领导并设专（兼）职工作人员加强工作人员加强出生医学证明出生医学证明日常管理监督，将负日常管理监督，将负责证件管理的人员名单报上一级卫生行政部门备案责证件管理的人员名单报上一级卫生行政部门备案2、对于委托相关机构负责本行政区域、对于委托相关机构负责本行政区域出生医学证明出生医学证明的日常事务管理工作的，应以书面形式委托，并明的日常事务管理工作的，应以书面形式委托，并明确双方责任和义务，将委托函及负责管理证件的人员确双方责任和义务，将委托函及负责管理证件的人员名单及时在上一级证件管理部门备案名单及时在上一级证件管理部门备案。3、各市、县签发机构主管人员和签发人员名单也应上、各市、县签发机构主管人员和签发人员名单也应上级主管部门和级主管部门和省妇幼保健与优生优育协会省妇幼保健与优生优育协会备案。备案。二、档案与信息管理目的与意义二、档案与信息管理目的与意义提高提高出生医学证明管理出生医学证明管理水平水平；规范高效有序管好人生第一证；规范高效有序管好人生第一证；为保健服务与科学决策提供依据。为保健服务与科学决策提供依据。出发点：规范有序出发点：规范有序关键点：法定严肃关键点：法定严肃落脚点：方便高效落脚点：方便高效三、档案与信息管理的内容三、档案与信息管理的内容出生医学证明档案管理责任主体出生医学证明档案管理责任主体各级管理机构各级管理机构各级签发机构应对本机构负责的各级签发机构应对本机构负责的出生医学证明出生医学证明相关资料进行档案管理。相关资料进行档案管理。档案与信息管理定义档案与信息管理定义档案的定义档案的定义档档案案是是国国家家机机构构、社社会会组组织织和和个个人人在在社社会会活活动动中中直直接接形形成成的的，保保存存备备查查的的文文字字、图图表表、声声像像及及其其它各种方式和载体的历史记录。它各种方式和载体的历史记录。信息管理信息管理工作开展中对的信息进行登记、收集、整理、工作开展中对的信息进行登记、收集、整理、存储、分析、利用并提供信息服务的过程。实存储、分析、利用并提供信息服务的过程。实现对工作的干预、设计、组织、指导等。现对工作的干预、设计、组织、指导等。15档案管理档案管理档案的来源：国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的来源：国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的用途：按一定规律保存备查的历史文件。档案的用途：按一定规律保存备查的历史文件。档案的作用：档案的作用：档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。档案积累和传播知识重要载体。档案积累和传播知识重要载体。专业性专业性档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。准、工作规范。服务性服务性为机构与服务对象各项工作服务。为机构与服务对象各项工作服务。法定性法定性档案资料具有法律效力档案资料具有法律效力机密性机密性档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。档案管理的性质档案管理的性质档案整理几个概念档案整理几个概念档案整理定义档案整理定义是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。录、建立全宗等，组成有序体系的过程。基本要求基本要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和查询利用。便于保管和查询利用。档案整理流程档案整理流程收集收集归档判断归档判断分类分类排序排序编号编号编目编目装盒排架装盒排架确定保管期限确定保管期限编制检索工具编制检索工具打印目录打印目录编制页码编制页码装订装订（一）收集（一）收集收集应归档的文件材料收集应归档的文件材料收集要求：齐全、完整、准确收集要求：齐全、完整、准确齐全：齐全：是指文件材料不同的版本、稿次要全是指文件材料不同的版本、稿次要全完整：完整：是指反映同一问题或方面的文件材料是指反映同一问题或方面的文件材料 收集要全面收集要全面 准确准确：是指文件材料是实际的真实反映，图是指文件材料是实际的真实反映，图 物相符，文事一致。物相符，文事一致。第一版样证第一版样证第二版第二版2000年年1月启用，为了增加该证的防伪功能，又在月启用，为了增加该证的防伪功能，又在“中国妇幼卫生中国妇幼卫生”圆形标圆形标志右上方增加了一颗在紫外灯照射下的无色荧光志右上方增加了一颗在紫外灯照射下的无色荧光“五角星五角星”防伪标志。防伪标志。对第一版对第一版出生医学证明出生医学证明的个别文字进行了修改，将的个别文字进行了修改，将出生医学证明出生医学证明下下方方“出生编号出生编号”改为改为“出生证编号出生证编号”，相应地将其英文翻译由，相应地将其英文翻译由“BirthNo.”改为改为“BirthcertificateNo.”；出生医学证明出生医学证明右方英文版说明右方英文版说明“china”中的小写中的小写“c”改为大写改为大写“C”，父母身份证编码留，父母身份证编码留“”，由原来的，由原来的16格增加至格增加至18格，以适应全国身份证改革格，以适应全国身份证改革的需要。副页印有与正页相一致的的需要。副页印有与正页相一致的“出生证编号出生证编号”。为区别印制年度防止编号重复，又在出生编号号码前，加印大写英文字母。为区别印制年度防止编号重复，又在出生编号号码前，加印大写英文字母。从从2000年开始，按英文字母顺序，每年如年开始，按英文字母顺序，每年如2000年加印年加印A，2001年加印年加印B。第三版第三版20032003年年1 1月启用，在原防伪印制技术基础上，水印月启用，在原防伪印制技术基础上，水印图形图形“齿轮齿轮”中央加五角星。中央加五角星。中华人民共和国卫生部印章采用防伪油墨。中华人民共和国卫生部印章采用防伪油墨。为加强对签发为加强对签发出生医学证明出生医学证明单位的管理与监督单位的管理与监督,自自20032003年起年起,出生医学证明出生医学证明由两联增加为三联由两联增加为三联,增加的第三联为接生单位存根。增加的第三联为接生单位存根。第四版第四版20042004年年1212月启用，在存根联出生证编号的号码上月启用，在存根联出生证编号的号码上加用检测板识别的电子水印防伪条码。加用检测板识别的电子水印防伪条码。档案资料收集的主要内容档案资料收集的主要内容管理机构的归档内容和要求管理机构的归档内容和要求出入库登记本出入库登记本出生医学证明废证销毁登记本出生医学证明废证销毁登记本出生医学证明管理使用情况年度统计表出生医学证明管理使用情况年度统计表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件追加申领表年度母婴保健法律证件追加申领表不同版本的空白出生医学证明不同版本的空白出生医学证明出生医学证明管理机构、委托管理机构及其管理人员名单出生医学证明管理机构、委托管理机构及其管理人员名单出生医学证明专用章出生医学证明专用章、出生医学证明补发专用章（印模）出生医学证明补发专用章（印模）文件、规范、制度、培训资料文件、规范、制度、培训资料各类各种样表等各类各种样表等签发机构的归档内容和要求：签发机构的归档内容和要求：出生医学证明出生医学证明存根及其相关资料按首次签发（医疗存根及其相关资料按首次签发（医疗保健机构内出生的首次签发）、（医疗保健机构外出生保健机构内出生的首次签发）、（医疗保健机构外出生的首次签发）、换发、补发统一归档、废证登记及统计的首次签发）、换发、补发统一归档、废证登记及统计上报资料等上报资料等文件、规范、制度、培训资料等文件、规范、制度、培训资料等档案资料收集的主要内容档案资料收集的主要内容首次签发归档资料首次签发归档资料首次签发登记表、首次签发登记本首次签发登记表、首次签发登记本新生儿父母或监护人居民身份证或护照复印件新生儿父母或监护人居民身份证或护照复印件户口簿复印件户口簿复印件授权委托书授权委托书、委托代理人居民身份证或护照复印件委托代理人居民身份证或护照复印件新生儿出生医学记录新生儿出生医学记录出生医学证明首次签发申请表出生医学证明首次签发申请表打印的出生医学证明存根打印的出生医学证明存根亲子关系声明亲子关系声明等等补发归档资料补发归档资料新生儿父母或监护人签名和加盖手指纹印的出生医学证明遗失声新生儿父母或监护人签名和加盖手指纹印的出生医学证明遗失声明书明书出生医学证明补发申请表出生医学证明补发申请表、补发登记本、补发登记本新生儿出生医学记录复印件或相应的病历资料复印件新生儿出生医学记录复印件或相应的病历资料复印件原签发的出生医学证明存根复印件原签发的出生医学证明存根复印件新生儿父母或监护人居民身份证或护照、户口簿复印件新生儿父母或监护人居民身份证或护照、户口簿复印件亲子关系声明亲子关系声明亲子鉴定证明亲子鉴定证明等等换发归档资料换发归档资料换发申请表、换发登记本、相关证明材料换发申请表、换发登记本、相关证明材料相关身份证等复印件。相关身份证等复印件。换发材料与原签发的出生医学证明一起归档保存换发材料与原签发的出生医学证明一起归档保存废证的归档资料废证的归档资料出生医学证明出生医学证明废证登记本废证登记本出生医学证明出生医学证明销毁登记本销毁登记本因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的废的、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、损毁的于每年年底逐级上交至设区的市、自治州损毁的于每年年底逐级上交至设区的市、自治州卫生行政部门或其委托管理组织机构统一销毁。卫生行政部门或其委托管理组织机构统一销毁。医疗保健机构外出生签发的归档资料医疗保健机构外出生签发的归档资料新生儿监护人出具的新生儿监护人出具的“亲子关系声明亲子关系声明”（表）、有效（表）、有效身份证件复印件和新生儿与其监护人亲子关系的旁证。身份证件复印件和新生儿与其监护人亲子关系的旁证。旁证为家庭接生员出具的接生情况证明（同时附家庭旁证为家庭接生员出具的接生情况证明（同时附家庭接生员技术合格证书复印件），或见证人证明和新生接生员技术合格证书复印件），或见证人证明和新生儿监护人户口所在地村民（居民）委员会出具的出生儿监护人户口所在地村民（居民）委员会出具的出生事实的证明，或亲子鉴定证明。事实的证明，或亲子鉴定证明。医疗保健机构外出生的签发登记表和医疗保健机构外医疗保健机构外出生的签发登记表和医疗保健机构外出生的签发登记本。出生的签发登记本。统计上报资料的归档统计上报资料的归档出生医学证明管理使用情况年报表出生医学证明管理使用情况年报表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件追加申领表。年度母婴保健法律证件追加申领表。归档数量归档数量 （1 1）归档文件材料一般为一份，）归档文件材料一般为一份，一般归档文件只保存一般归档文件只保存1份，利用频份，利用频繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明在备注中注明 （2 2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档应的纸质文件一并归档（二）归档判断（二）归档判断依据归档范围，慎重决定文件去留依据归档范围，慎重决定文件去留（三）确定保管期限（三）确定保管期限永久永久出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询，永照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询，永久保存久保存长期为长期为16-50年年短期为短期为15年以下年以下因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的废的、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、损毁的损毁的保存保存1年年（四）档案分类（四）档案分类档案分类指的是依据一定的标准，按照档案来源、时档案分类指的是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的库藏体区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的库藏体系。系。主要类型：主要类型：1、按年度分类、按年度分类文件形成的年度进行分类文件形成的年度进行分类2、按保管期限分类、按保管期限分类将文件按划定的保管期限进行分类将文件按划定的保管期限进行分类3、按事件分类、按事件分类将文件按首次签发、补发、换发、废证等进行分类将文件按首次签发、补发、换发、废证等进行分类归档文件可以采用归档文件可以采用“年度年度事件事件保管期限保管期限”或者或者“保管期限保管期限年度年度事件事件”等等方法进行分类方法进行分类注意：分类方案是进行分类工作的基本依注意：分类方案是进行分类工作的基本依据，应保持相对稳定，以使分类体系具有连据，应保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找和利用续性，便于查找和利用（五）档案排序（五）档案排序一般一份文件为一件一般一份文件为一件 必要时也可按事件特征组件必要时也可按事件特征组件一件的排列顺序：一件的排列顺序：正本在前，定稿在后正本在前，定稿在后正文在前，附件在后正文在前，附件在后原件在前，复印件在后原件在前，复印件在后转发文在前，被转发文在后转发文在前，被转发文在后复文在前，来文在后复文在前，来文在后传阅单在前，收文在后传阅单在前，收文在后件与件之间的排列顺序：件与件之间的排列顺序：在最底一级类目内，按时间顺序排在最底一级类目内，按时间顺序排列列文件材料较多时，也可结合事件、文件材料较多时，也可结合事件、阶段、名称、地域等特征排列阶段、名称、地域等特征排列（六）编制页码（六）编制页码不空号，不漏号不空号，不漏号（七）装订（七）装订用不锈钢订或线用不锈钢订或线单单“件件”装订装订较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。成册的文件材料，如印章登记本、空白证件等，成册的文件材料，如印章登记本、空白证件等，可保持原貌。可保持原貌。（八）编号（八）编号档案章格式：全宗号档案章格式：全宗号-年度年度-保管期限保管期限-件号。件号。全宗号：各单位代号；全宗号：各单位代号；年度：即文件形成年度；年度：即文件形成年度；保管期限：可以写永久、长期、短期、保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、年、10年，年，也可以只写代号：也可以只写代号：Y、C、D、30、10；件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。排起。档号章格式：档号章格式：（九）编目（九）编目以件为单位逐件编目以件为单位逐件编目归档文件目录包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和归档文件目录包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等备注等年度：指归档文件文件的形成年度（如年度：指归档文件文件的形成年度（如2012，2013），要求写全。），要求写全。件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如补齐，如001、089。录入的内容尽可能详细、准确录入的内容尽可能详细、准确责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称。责任者可以用通用简称。主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。略。日期：即文件形成日期，用日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如位阿拉伯数字表示，如20080101。页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。就算是一页。空白页不计页数。文件编号：文件编号即文件发文字号，填文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。题名：一般情况下，照录文件题名，不得题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“”以示区别。以示区别。备注：用于填写归档文件需要说明的各种备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。情况，包括缺损、销毁等。密级：为文件上所标示的密级，如无标示，密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。为内部。存放位置：此项为查找档案档案的辅助项存放位置：此项为查找档案档案的辅助项目，为方便查找档案，建议填写。目，为方便查找档案，建议填写。（十）装盒排架（十）装盒排架按件号顺序装盒、上架按件号顺序装盒、上架不同保管期限、不同机构的不能装入同一盒不同保管期限、不同机构的不能装入同一盒填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目（十）装盒、排架（十）装盒、排架按件号顺序装盒、上架按件号顺序装盒、上架装盒：按文件顺序进行装盒。不同保管期限、不同装盒：按文件顺序进行装盒。不同保管期限、不同机构的不能装入同一盒；为节省空间，不建议一个问题机构的不能装入同一盒；为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。否则以后查找起来就会查找不到。填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目：如文件盒填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目：如文件盒内有备考表，直接填写其中项目；若没有，则打印一份，内有备考表，直接填写其中项目；若没有，则打印一份，将其置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整将其置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。理人、检查人和日期。档案盒背脊式样档案盒背脊式样n盒内备考表式样盒内备考表式样背脊：填写年度、保管期限和起止件号。背脊：填写年度、保管期限和起止件号。排架：按年度从档案柜最上层排起，永久排架：按年度从档案柜最上层排起，永久和长期的可以一起排架，短期则另排一架。和长期的可以一起排架，短期则另排一架。（十一）打印目录（十一）打印目录（十二）编制检索工具（十二）编制检索工具四、档案与信息管理的方法四、档案与信息管理的方法信息管理要求信息管理要求各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构应明各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构应明确人员负责出生医学证明信息管理工作确人员负责出生医学证明信息管理工作。签发机构内设出生医学证明管理机构及其管理人员签发机构内设出生医学证明管理机构及其管理人员变动应在变动应在30天内报所在地的县级卫生行政部门，并天内报所在地的县级卫生行政部门，并报委托管理机构备案报委托管理机构备案县以上卫生行政部门内设的出生医学证明管理机构、县以上卫生行政部门内设的出生医学证明管理机构、委托管理机构及其管理人员变动时，应当在委托管理机构及其管理人员变动时，应当在30日内日内上报设区的市、州卫生行政部门和省卫生行政部门，上报设区的市、州卫生行政部门和省卫生行政部门，同时报省妇幼保健与优生优育协会备案。同时报省妇幼保健与优生优育协会备案。信息上报主体信息上报主体各级签发机构汇总各级签发机构汇总出生医学证明出生医学证明使用情况上使用情况上报到同级管理机构。报到同级管理机构。县级卫生行政部门或其委托管理机构和签发机构县级卫生行政部门或其委托管理机构和签发机构应根据年度需求，于每年应根据年度需求，于每年12月月20日前向设区的市、日前向设区的市、州卫生行政部门或其委托管理机构上报出生医学州卫生行政部门或其委托管理机构上报出生医学证明空白证件申领计划。证明空白证件申领计划。各各级级管理机构汇总本行政区域的管理机构汇总本行政区域的出生医学证明出生医学证明管理使用管理使用情况，并逐级上报。（见统计表）情况，并逐级上报。（见统计表）上报年度统计表流程上报年度统计表流程国家级管理机构国家级管理机构地（市）级管理机构地（市）级管理机构各级签发机构各级签发机构省级管理机构省级管理机构所在地县（区）级管理机构所在地县（区）级管理机构汇总上报汇总上报填写上报填写上报汇总上报汇总上报汇总上报汇总上报市级卫生行政部门于每年市级卫生行政部门于每年12月月30日前填写本市上一年度的日前填写本市上一年度的出生医学出生医学证明证明管理使用情况年度统计表报至管理使用情况年度统计表报至省妇幼保健与优生优育协会省妇幼保健与优生优育协会。出生医学证明管理使用情况年报表出生医学证明管理使用情况年报表报表年度：报表年度：年年统计时间范围：统计时间范围：上一上一年度年度库库存存数数（1）当年当年申申领领数数（2）当年使用情况当年使用情况当年年当年年底底库库存存数数（15）当年医当年医疗疗保健保健机构机构产产活数活数（16）医医疗疗保健机构内出生的保健机构内出生的签发签发数数医医疗疗保健机构外出接生保健机构外出接生的的签发签发数数遗遗失和失和废证废证数数合合计计（14）首次首次签发签发数数（3）换发换发数数（4）补发补发数数（5）小小计计（6）家庭接家庭接生生员员接接生的生的签签发发数数（7）其他情其他情况的况的签签发发数数（8）小小计计（9）因打印因打印或填写或填写错误错误数数（10）遗遗失数失数（11）其他原其他原因数因数（12）小小计计（13）注：本统计表的注：本统计表的出生医学证明出生医学证明数量为内芯数量，单位均为数量为内芯数量，单位均为“枚枚”。表中逻辑关系：（表中逻辑关系：（6）=（3）+（4）+（5）；（）；（9）=（7）+（8）；）；（13）=（10）+（11）+（12）；（）；（14）=（6）+（9）+（13）；（）；（15）=（1）+（2）-（14）单位名称（盖章）：单位名称（盖章）：中中负责负责人：人：填表人：填表人：填表日期：填表日期：年年月月日日档案与信息资料交接制度档案与信息资料交接制度管理或签发人员更换时，要提前向上主管部门报告。管理或签发人员更换时，要提前向上主管部门报告。新上岗的人员应接受上岗前培训。新上岗的人员应接受上岗前培训。档案与信息资料交接时，应有相关负责人员在现场档案与信息资料交接时，应有相关负责人员在现场进行交接，在场人员均应签字。确保档案与信息资进行交接，在场人员均应签字。确保档案与信息资料的连续性与完整性。料的连续性与完整性。