仓管操作手册.doc

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仓管培训手册

（一）流程管理
1、 订货收货流程
流程：

采购
订购单
库存不足

供货商

送货清单

检验产品

商品入库

收货记录

财务审核入库

流程说明:
仓管员根据仓库商品库存情况填写商品订购单，同时仔细核对产品名称、数量、规格，以电话或邮件形式通知综合部采购人员向供货商订货，供货商根据订单向门店送货。
入库验收时，要仔细核对产品名称、数量、规格等是否与送货单一致，保质期是否符合要求，包装是否有缺损。发现问题拒绝收货或及时上报部门主管。最后凭送货清单和收货记录（绿联）录入BS系统，单据交财务审核完成入库。收货记录（红联）交供货商保存。
注意事项
a、商品订单提前两天提报，预防商品断货
b、订单品种、数量、规格要准确
c、仓管收货时认真查验品种、数量、规格
2、 日常出货流程
流程：
主管签字
出库单
系统调拨
确定需求

打印出库单

部门负责人

仓库出货

流程说明：
超市日常补货时超市首先确认需求，填写财产物资出库单由当班主管签字后通知仓管人员进行BS系统的仓库调拨程序，打印出库单后经部门负责人签字后，进行仓库出货。

3、领料出库
流程：

发放物品
BS系统调拨
出库单

店长签字

单据存留

流程说明：
超市（其他部门）填写商品仓库领料明细单（物料单），调拨明细单需仓管和超市主管双方签字确认，仓管凭调拨明细单（领料单）出货给超市，然后从BS系统按照出库明细调拨出库并打印单据，调拨单及打印单据店长签字后留存
4、仓库盘点
流程：
财务通知
导出系统数据
报损报溢
双人盘点
核对盘点结果
查找原因

流程说明：
盘点时间按财务通知，由门店财务助理导出系统数据，盘点时不要再录入任何物品，财务安排调度人员，盘点结果由仓管与财务核对并查找原因，财务出具处理结果，仓管凭处理结果在BS系统做报损或报溢。
5、新增商品流程
签订供货合同
采购调研
采购委员会
新增商品申请
店长
门店进货
流程：

流程说明：
各门店需要新增商品品种，由门店提出申请，经综合部采购市场调研，对比价格后，上报采购委员会,通过后方可进货。若由新供货商供货，则需提供供货商资质，签订供货合同后方可进货。
6、退换货流程
流程：
采购
核对商品
退换货清单

供货商

退换货

流程说明：
仓管将需要退换的商品认真核对品种、数量、规格，统计汇总填写退换货清单，以邮件形式报采购人员通知供货商进行换货。
将换回货物认真核实是否与所换货物的名称、规格等明细相符，核实后及时入库补货。对于需要退货的商品，供货商清点商品后，出具退货清单，仓管凭退货清单开据退货记录（红字），红联交供货商保存，然后在BS系统做退货处理，单据交财务审核。
7、门店调拨
流程（调出方）：
打印单据
商品出库
调拨单

单据留存

流程说明：
调拨单的填写需要双方仓管、双方店长、双方会计及财务总监的签字确认后方可进行门店之间的物品调拨，调出方仓管凭调拨明细单出库给调入方，然后从BS系统按照出库明细调拨出库并打印单据，调拨单据及打印单据经店长签字后留存，调入方门店按正常的入库程序进行入库。
8、日常物品购买流程
流程：
综合部部长
店长
申请报告

总经理

流程说明：
先写申请报告，店长签字、采购签字、综合部部长签字，总经理签批后方可购买。在购买后，由仓管根据收货明细单入库。
9、物品购买的报销签字流程
流程：
财务审核
店长
报销审批单

财务总监

总经理

流程说明：
填写报销审批单据时，要根据报销单据要求备齐单据（申请报告、销货清单、发票、入库单、出库单），经各级领导签批后，交财务报销。
10、供货商货款结算
流程：
返利确认

财务对账
付款审批

店长

各级领导签字

财务付款

流程说明：
仓管根据财务部出具的供货商对账单，核实供货商保存的收货记录（红联）和增值税普通发票（泺源店为增值税发票）的金额，将收货记录（红联）和发票粘贴在付款审批单背后，填写付款审批单，店长签字，财务审核后，交综合部采购人员，由采购找各级领导签批后交财务付款。

（二）系统操作
1、 入库
流程：
库存管理
采购入库
供应商选择

仓库选择

添加商品

插入选择

保存

财务审核

注意事项：
a、供货商选择时要注意核对送货清单上的供货商明细，核对好供货商明细，防止同种商品不同供货商入库时造成的混乱；
b、对于新进供货商或新进商品入库时,按照标准要求必须先在基本设置里面进行供货商或新商品的新建明细（新进供货商建立时要注意供货商明细的建立，录入时要选择供货商全称的录入），然后再进行入库处理。同时，商品入库时也可以选择新建供货商及添加商品时选择“添加新商品”，同时在入库完成后要在“供货商管理”或“商品管理”中编辑供货商或新进商品明细，核对详实后点击保存；
c、添加商品时，对于添加新商品时，为了区分同名商品一般要录入商品规格，同时要注意商品编号及条码的编制，普通商品的条码编制直接按商品的条码录入即可，对于物料产品直接录入编号即可。（部分商品为方便超市商品的售卖，同类商品录入同编码不同条码即可。例如：康师傅茶条码录入时，红绿清蜜四种茶录入时为方便售卖编制同一编号不同条码即可，即：首先按照标准的入库程序录入红茶，然后录入绿茶编码的编制选择与红茶相同编码，再录入绿茶条码，依次类推即可）
d、注意水吧用品的入库与一般商品入库时的区别，水吧水果入库直接选择水吧成本库，同时其相对省去了出库的环节。（其次要注意水吧用品中物料的区分）
e、如果一旦在入库保存后发现入库出现错误时切勿删除，待财务审核时，进行退库处理，防止造成的数据混乱或错误。
2、 出库调拨
流程：
库存管理
库存调拨
调出仓库

调入仓库

添加商品

插入选择

保存

注意事项：
该操作时要注意调出及调入仓库的选择确保正确，同时核对好调出商品的明细（包括：名称、数量、规格等）
3、 部门领料
流程：库存管理
部门领料
仓库名称

添加商品

插入选择

保存

注意事项：
部门领料与商品调拨程序基本相同，其不同的是要注意仓库的选择及领用部门的选择，同时物料领用单要有部门负责人签字确认。
4、 部门退料
流程：
库存管理
部门退料
部门名称

仓库选择

添加商品

插入选择

保存

注意事项：
一些环节上正好与部门领料的操作相反，同时在日常经营时为不常用活不用操作
5、 报损报溢
流程：
库存管理
报损报溢
仓库名称

单据类型

添加商品

插入选择

保存

注意事项：
该流程在日常操作中（一般只进行商品报损处理），在财务对门店仓库盘点结束后或者是对于一些过期的商品，按照财务所出具的处理意见填写商品报损清单由财务助理审核后经部门负责人及财务总监确认后，在BS系统由超市退至主仓库方可进行报损处理。
6、 退单
流程：

库存管理
采购退货
选择单据号

添加退货

插入选择

保存

财务审核

注意事项：
该操作为入库经财务审核后发现错误后所进行的退单处理，为方便处理要求整单退库，同时要求切实核对好单据号及所退商品的明细（包括：名称、数量、规格等）。然后，根据所退单商品用红色笔记填写“收获记录”，重新按正确数据进行录入，有财务审核存档。因此，为避免退单的处理，要求仓管工作人员在入库时核对好商品及送货清单的明细。
7、 退货
采购退货
采购管理
库存管理
流程：
仓库选择

添加商品

保存
插入选择

注意事项：
该操作与报损商品的处理方式基本相似，只是该操作是对于过期、即将过期的而不再使用或错误商品的商品，与供货商进行退货的流程。其中，“采购退货”后若选择“退货仓库”为单品退货，若选择“单据号”时为整单退货。
8、 组合套餐
流程：
库存管理
组合套餐
仓库选择

商品名称

添加商品

插入选择

保存

注意事项：
商品名称的设置时为了方便超市的售卖尽量以比较区分明显的商品来命名，如：虎晶12送2等。同时，在设置完套餐经领导签批后调拨给超市，调拨完成后及时在超市系统查询测试，防止在套餐售卖时出现错误。
9、 统计报表
流程：
报表中心
入库管理
仓库收货汇总表

导出

重命名

保存

说明:
该部分操作是为了部门统计查询数据汇总时所用到的，不同的报表反映的数据构成不同，起操作过程基本一致，不同的是为了得到不同数据结果而选择的数据表不同，同时上面的操作过程是方便总部为及时掌握门店进货情况所用到的。
当导出数据后，由系统默认的自动在桌面生成Excel表格，为及时区分不同表格，要求在导出数据表以后及时对表格进行重命名处理。

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