2014广促用品管理制度-123.doc

1 目的：为规范公司广促用品物料的申请、设计、申购、采购、制作、入库、检验、发放、使用、督查、报废、费用核算、台账管理等各环节流程,使之职责明确、管理有序，保证广促用品使用及时、有效、合理，特制定本制度。2 定义：2.1广促用品：为广告用品与促销用品的简称，其中：主要起宣传展示作用的物品为广告用品，如：陈列盒（架）、灯箱、车身广告、工作制服牌证、宣传单张卡片标签、店招、宣传横幅、太阳伞、帐篷、展示台等；用于吸引消费者购买而附加赠送的。有其他使用价值的商品为促销用品，如打火机、笔、扑克、年历、笔记本子、雨伞、计算器、面巾纸等为促销品。3 相关部门及职责：3.1营销管理部：负责广促用品的规划设计、需求申请、设计联络单的提出、样品进度的跟催、样品的会同确认、广促用品发放计划、使用监督、费用结算、台账管理。统筹各营销阿米巴广促用品的投放、监督和使用。3.2设计部门：负责广促用品的设计、设计稿审批跟进、样品的会同确认；3.3采购部：负责广促用品的物料采购及制作；3.4品管部:负责广促用品的来料检验，并负责对设计稿部份的文字内容进行评估、确认、反馈，提出改进建议至设计、需求部门；3.5仓储部门：负责入库料帐核对、保管防护与发放及过期、无法使用的广促物料报废的申请及处理；3.6 督查办:负责广促用品整个流程中申购、采购、验收、发放、结算的监督； 3.7集团办：法务对广促用品中有关奖卡投放内容与活动细则的条款评估法律风险，提出相关改善建议。4 工作程序：4.1广促用品的规划：4.1.1固定广促用品的规划:4.1.1.1如工作牌制服、陈列盒（架）、宣传单、卡片、标签要有一定库存数量和发放日期，营销管理部按年度规划制定广促用品的费用预算，针对常规广促用品制定合理储备，依据市场实际需求拟制发放计划；4.1.1.2浮动广促用品的规划如灯箱、店招、促销品等根据市场变动需求设计制作的广促用品，由需求部门按照需求的数量及使用时间提前向营销管理部提交需求计划，营销管理部组织评审，确定广促用品预算、完成时间、发放计划等报批后执行；4.2广促用品的设计：设计师在接到设计联络单后，完成相应广促用品的设计，交部门长审核后，对接跟进设计稿内容与品管、法务审核、修正、并将需求部门确认后的样稿交董事长核准。不改变公司已确认设计风格的广促用品由需求部门、品管确认文字内容、材质；新增与涉及到改变设计风格的广促用品设计由设计部门部门长审核后须报批到董事长处签核确认再转到需求部门确认，留存一份至品管部存档。特殊情况需延迟的，需报分管领导审批后并重新评审；4.3广促用品的采购：根据采购流程相关规定执行。广促用品采购到位后，由设计师确认实物的设计风格、颜色、使用的材质是否与当初设计相符；涉及到大批量的广促用品采购须由供应商进行前期打样，由设计部门、需求部门、采购部门、品管部门共同确认样品后再进行批量采购。4.4广促用品的入料检验：广促用品设计完成后有打样的，采购部提供一份确认后样品交品管部门签收留存供来料时对样检验用；卡片奖券等有彩稿的，由设计研发部门在样稿确认后提供一份样稿交品管部门留存供来料时对样检验用。4.4广促用品的库存保管：广促用品统一由品管部依样品进行来料检验、确认合格后办理入库手续，各基地仓库进行库存保管，并于每月1日由仓储部门对广促用品的库存进行盘点，并将广促用品月底库存明细表发送一份至营销管理部。4.5广促用品的发放使用：4.5.1广促用品的发放：4.5.1.1发放计划的制定：各销售阿米巴区域经理收集经销商对广促用品需求，经各一级阿米巴巴长汇总后以巴为单位向营销管理部提出广促用品需求计划，营销管理部每月根据各销售阿米巴实际需求结合仓库库存审核后制定本月的广促用品发放计划，（如有申购计划或库存的还需提供计划），广促用品发放计划经营销管理部部门长审核后交至计划部物流跟随各经销商货物一同发放；4.5.1.2广促用品的发放：计划部在收到营销管理部提交的广促用品发放计划后通知仓储部门配合计划部如数将广促用品发放到市场，特殊情况需延期的，由计划部、营销管理部双方协商后执行；4.5.1.3信息反馈：计划部在发放相关市场广促用品的前两日需告知营销管理部，营销管理部用飞信通知相关经销商并确认已发放到位，如经销商发现有丢失等情况需在发现问题3日后及时向计划部反应，经销商在广促用品已发放到位后的第15天内未向计划部反映，则默认无误，经销商自行承担结果。4.5.1.4其他广促用品的发放：对于不需经过物流发放的广促用品，由营销管理部填写领料单后仓库直接发放；公司各部门如需领用广促用品，需出具营销管理部审核后的领料单，仓库方可发放；对于非市场使用的广促用品，其他部门领用时需在领料单上注明归还时间，定期归还，逾期或不归还的，直接从领用部门按采购价扣除相关费用后划入营销管理部广促用品费用；4.6广促用品的使用：4.6.1各市场在收到广促用品后，由营销阿米巴指导协助使用到位，营销管理部和营销阿米巴不定期对广促用品的使用进行稽核，并将广促用品的使用达标率作为日常检核的必检核项目；4.6.2对于广促用品使用达标率在80%（含）以上的市场，追回该不达标广促用品的费用作为处罚；对于广促用品使用达标率在80%（不含）以下60%（含）以上的市场，追回该市场最近一个季度内所有广促用品费用的20%作为处罚；对于广促用品使用达标率60%（不含）以下的市场，追回该市场最近一个季度内所有广促用品费用、追究直接管理人员责任、停止该市场广促用品支持6个月（追回的费用仅计算公司负担的费用，经销商自行全额购买的广促用品不计入追回费用；停止广促用品支持期间，经销商需要任何广促用品支持均需全额购买）；市场基础稽核管理办法中所列罚则同时一并处罚；4.7 费用结算：4.7.1营销管理部在制定广促用品规划的同时，制定广促用品的费用分摊比例；4.7.2营销管理部在广促用品发放完成后按照费用分摊比例，进行费用结算，并提交财务进行扣款；4.7.3台账管理：营销管理部对广促用品建立台账进行管理，并于每月的5日前与仓库进行核对上月实际发放广促用品及月底实际库存；4.8 广促用品的报废：有活动截止日期的奖票因活动时间已过未使用完，在活动截止日期过后2个月可予申请报废；对存放时间较长，标贴本身已没粘性，无法正常使用的标签标贴可予申请报废；公司新品推广制作的相关广促用品因公司重大战略调整，考虑以后不再使用的，存放时间超过一年的广促用品可予报废；有规定使用日期的广促用品在超过使用期限后当月由仓库提出报废申请，由营销管理部门参与审核后报废，相关费用分摊计入营销部门。5 相关记录和表单5.1 广促用品制作申请表5.2 领料单5.3 设计联络单5.4 台帐6 、广促用品设计管理流程备注：虚线内表示此过程只针对部分类别广促用品适用。