合同管理制度1103.doc

合同管理制度1、 目的为规范公司的合同管理工作，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的公司经营风险管理体系，维护公司合法权益，结合实际，特制定本制度。2、 范围适用于在本公司经营管理活动中所签订的合同。3、 术语制度所称合同是指公司在经营管理活动中所订立的设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议，不包括劳动合同和即时结清费用的业务。4、 职责4.1公司实际分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，各部门在合同洽谈、订立、履行、审查、备案中应在各自职责权限范围内相互配合、监督，将风险控制在可接受范围内。4.2合同承办部门主要负责合同的洽谈及订立，并对合同的可行性负责，对对方当事人的资质（是否具备履行合同的主体资格、能力、条件）及合同标的价格、数量、包装、市场状况、业务可行性、经济效益等进行严格审查，同时合同承办部门负责合同的履行，及时反馈合同履行过程中出现的问题和争议。4.3经济类合同和涉及财务收支的合同，必须经过财务部门审核。4.4涉及其他职能部门的，合同承办部门应首先报该部门审查相关业务的技术可行性和经济效益性。4.5公司法律顾问主要负责合同范本的审查、合同纠纷的处理，采购金额在100万元以上（含）或以公司名义进行投资、担保、合作、解约的协议、合同应由法律顾问参与审核。4.6各部门应当配备专职或兼职合同管理员，其职责是：4.6.1管理本部门的合同，建立合同档案；4.6.2检查本部门合同的履行情况，并定期进行通告；4.6.3督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件，并及时归档；4.6.4参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。5、 内容5.1合同的订立5.1.1合同订立前承办人员应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策/法律风险分析等。5.1.2各部门应当建立客户信用调查分析、评价和预警系统，并建立客户资信等级档案。5.1.3对于首次进行合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行客户信用调配分析，包括但不限于：5.1.3.1盖有对方公章的营业执照、组织机构代码证、税务登记证的复印件，并与原件核实；5.1.3.2对方为自然人的，应提供其身份证复印件；5.1.3.3非法定代表人身份的合同签字人，应出具授权委托书；5.1.3.4法律要求应具备的其他资质证明文件；5.1.3.5上述材料中所涉及的证照应当有年检记录。5.1.5涉及基建项目或大型设备采购的谈判应当有业务、技术、财务等专业人员参加，必要时可聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应形成谈判会议纪要，并经谈判人员签字确认。5.1.6谈判过程中的电子邮件、传真、电传、信函、图表等书面资料应由业务承办人员进行保管。在谈判过程中有不同意见，应当立即以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。5.2合同评审5.2.1合同签订前应当按合同承办部门管理流程进行合同评审（通过招标方式订立合同的，合同评审应当在招标文件发出前进行）。5.2.2合同评审应通过会签方式进行，审核内容包括但不限于：5.2.2.1合同的经济性：市场供应、需求价格预测可靠、合理。5.2.2.2合同的技术性：技术依据、标准或参数要真实、科学、可靠。5.2.2.3合同的可行性：整体项目技术具有可靠性和可操作性。5.2.2.4合同的安全性：5.2.2.4.1涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；5.2.2.4.2无损本公司商誉、商业秘密及其他利益；5.2.2.4.3合同承办部门认为必须审核的其他内容。5.2.3涉及资金使用的合同，合同部门业务承办人应将合同草案、与合同有关资料提交财务部门审核，财务部门对合同审核的内容包括：5.2.3.1合同涉及资金的使用符合公司统一的资金调度计划；5.2.3.2资金使用和资产动用的审批手续合法；5.2.3.3资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；5.2.4为保证合同文本的规范性，维护公司利益，可根据本公司的业务特点拟定合同范本，作为对外签约的推荐文本，合同范本提交法律顾问审核内容包括：5.2.4.1条款完整、齐备；5.2.4.2文字清楚准确，不致产生歧义；5.2.4.3设定的权利和义务具体、确切；5.2.4.4内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规及政策，无规避法律行为，无显失公平内容；无明显属于采取欺诈、胁迫、乘人之危等手段订立合同的情况。5.2.5为保证合同评审的及时性和有效性，各合同承办部门应根据国家政策法律的变化、市场交易方式的变化及风险因素的变化及时会同公司的法律顾问更新合同的内容，并参照合同审批流程节点汇总表，给评审部门预留合理的评审时间。5.2.6各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承办人。5.2.7承办人修改之后应重新提请审核，审核期限重新计算，各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。5.2.8审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。5.2.10合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。5.2.11未经TCL集团同意，不得为外公司提供担保。5.3 合同的签订5.3.1除即时结清的业务外，应当采用书面形式订立合同。5.3.2合同签订前，应当由合同承办部门的合同管理人员，按照档案管理规定对合同进行统一编号。使用对方合同编号的，在合同签署后，应当由合同承办部门按内部形式重新给予编号。5.3.3合同正式文本我司至少持有两份，由合同承办部门及财务部各保管一份。5.3.4采用信件、数据电文、电子邮件等形式订立合同的，应当约定以书面确认书作为合同成立的条件；以传真方式签署的合同，应当在条款中明确加盖公章的传真件与原件具有同等法律效力。5.3.5各会签部门和批准人在危废业务合同评审表或用印申请单上签字后，由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效；合同文件两页及以上的，应当加盖骑缝章。5.4合同的履行5.4.1合同履行涉及多个部门的，应当由合同承办部门牵头，各部门密切配合。5.4.2合同生效后，应当全面履行合同；如果出现不能履行的情形，应当及时采取补救措施，减少损失。5.4.3对合同履行过程中发现的问题应当及时处理：5.4.3.1发生合同收款或付款延迟的，业务承办人员应当在应收或应付期限届满后五日内通知主管领导及财务部门，并说明理由或拟采取的措施；5.4.3.2如果发生不能全面履行合同的情形，应当及时与对方当事人进行协商，积极采取补救措施，并将相关情况报告主管领导；5.4.3.3发现对方有其他不履行或不完全履行合同的行为，合同承办人员除催促对方继续履行外，应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导。5.4.4在合同履行过程中，合同承办部门和承办人员有证据证明对方当事人有下列情况之一的，应当及时运用法律、法规所赋予的抗辩权维护公司的合法权益，并书面上报主管领导：5.4.4.1经营状况严重恶化；5.4.4.2转移财务、抽逃资金以逃避债务 ；5.4.4.3丧失商业信誉；5.4.4.4有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。5.4.5遇不可抗力影响合同的履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据；在对方提出因不可抗力影响其履行时，应当及时要求其提交有效的证明文件。5.4.6对担保合同或含有担保条款的合同，业务承办人员要全程跟踪，及时检查该合同的履行情况，特别是对担保期限、担保方式要高度重视，发现问题及时处理。5.4.7在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，合同承办人员及财务人员应当每月与合作对方对帐一次，并经双方签字确认，确认债权债务。5.4.8合同承办人员与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，合同承办部门应当在情况发生后两个工作日内告知对方当事人和该合同的其他关系人。5.4.9合同履行完毕，合同承办部门连同所有书面材料形成卷宗后，按照档案管理规定的要求进行归档。5.5合同的变更、转让和解除5.5.1合同签订后确需变更的，应当及时以书面形式通知对方当事人并进行协商，双方形成一致意见后，正式签订变更合同的书面协议。变更合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行，但特殊情况经双方一致同意的例外（合同变更包括对合同内容的补充和修改）。5.5.2对合同变更的评审，应当由合同承办部门组织。在评审前，合同承办部门应当提交合同变更原因和变更情况的书面文件。5.5.3合同的转让应当依法进行：转让合同权利的，应当及时通知对方当事人；转让合同义务或将合同权利、义务同时转让的，应当经对方当事人同意（该同意应当以书面形式出据）。5.5.4设有担保条款的合同进行变更或转让的，应当征得担保人的同意；担保人可单独出具同意变的书面文件，或在变更或转让的协议上签章。5.5.5经协商一致决定解除合同的，应当签订解除合同的书面协议，解除合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。5.5.6依照合同约定或法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方当事人。5.5.7对合同转让、解除的评审由合同承办部门组织。在评审前，合同承办部门应当提交合同转让、解除原因和合同转让、解除后果的书面文件。5.5.8变更或解除合同必须按照合同的订立程序 执行，经相关部门会审的合同，在达成变更、解除协议前，应由承办部门组织原审核部门重新会审。5.6合同纠纷的处理5.6.1在合同履行过程中，公司如与对方当事人可能发生违约、不能履约、延迟履约或合同签订有欺诈行为等发生纠纷的，首先由合同承办部门负责处理，并及时请示公司法律顾问进行协助。5.6.2对方当事人明确表示不继续履行合同或经过督促对方当事人仍然不履行合同义务的，合同纠纷由合同承办部门负责处理。承办部门在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通有关信息，积极主动地做好工作，不互相推诿、指责、埋怨，以大局为重，统一意见。5.6.3凡移交公司法律顾问处理的合同纠纷，承办部门应及时组织相关部门，在法律规定的时效期间内主动提供下列证据材料（原件或复印件）：5.6.3.1合同的文本（包括变更、解除、转让协议），以及与合同的订立、履行有关的附件、文书、电报、邮件、传真等； 5.6.3.2送货、收货、托运、验收、发票等有关业务发生的凭证；5.6.3.3有关款项支付的资料；5.6.3.4产品或材料的质量标准、封样、样品、鉴定报告；5.6.3.5有关违约的证据材料；5.6.3.6法律顾问要求提供的其它与处理纠纷有关的材料。5.6.4对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问及时向有管辖权的人民法院申请执行。5.7合同专用章管理由档案管理人员按公司印章管理的规定统一刻制、管理。5.8合同档案管理5.8.1合同承办部门为合同档案管理工作的第一责任人。合同承办部门保管的正式文本必须在第二年度的第二个月内将合同正式文本及相关资料移交档案管理员。5.8.2合同承办部门应按档案管理规定中的编号规则，分类管理合同卷宗：5.8.2.1每一份合同卷宗应包括：合同正本及附件、变更和解除合同的协议（包括文书、电传等）、合同签订审核过程中相关部门出具的意见、双方协商过程中的往来文件、最初的合同版本和最终签订的合同文本以及历次修改文本等；5.8.2.2与合同有关的文件资料都应当按时间顺序进行归档和妥善保管。5.8.3各部门应建立本部门的合同管理台账，主要内容包括：序号、合同编号、签订日期、对方单位及备注等。合同管理台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。5.8.4公司档案管理人员应在电脑系统中设置合同管理专用目录，各部门应将本部门的合同管理台账定期（每月1号反馈上月）报备至档案管理人员，由档案管理人员存入合同管理专用目录中。5.8.5各部门应将每月合同履行过程中出现的问题及时向主管副总通报，并积极与公司法律顾问沟通，以便及时发现并解决问题，降低合同履行中的风险。5.8.6各部门专、兼职合同管理人员如发生工作变动，应在档案管理员的证明下，办理交接工作。5.8.7合同档案的借用、查阅要履行档案管理规定。6、文件6.1支持文件6.1.1档案管理规定。6.1.2印章管理。6.2相关文件6.2.1销售管理制度。6.2.2采购管理规定。6.2.3业务合同管理制度。6.2.4合同审批流程节点汇总表。7、表单7.1 TCL-工业废物处理非包年合同。7.2 TCL-危险废物处理包年合同。7.3 普废业务合同。7.4 辅料采购合同。7.5 临时采购合同。7.6 危废销售合同。7.7 普废销售合同。7.8危废业务合同评审表。7.9用印申请单。7.10合同管理台账。此制度自签发日起试运行半年，由行政部负责解释和修订。苗木供应合同书甲方：乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃经甲乙双方协商同意， （以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发2010205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：一、 苗木数量： 二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。三、 苗木价格：每株计人民币四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。六、 有关事项：1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月