国有工程有限公司企业电子邮箱系统建设和管理办法.docx

工程有限公司企业电子邮箱系统建设管理办法第一章 目的和适用范围第一条 目的为了进一步提高公司信息化工作水平，便于全体员工对外联络和各部门间工作的交流与合作，提高工作效率；同时保证公司企业电子邮箱（简称“企邮”）系统的稳定、可靠、安全和正确使用，特制订本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司及下属各单位电子邮箱系统的使用和管理。第二章 名词定义第三条 企邮系统：根据公司信息化发展规划，由公司向腾讯公司购买邮箱系统，其建设、运行和维护由企规部统一规划，它能够实现公司内部、外部的邮件收发，具备多种访问方式（原来的新浪企邮将在2014年内逐步过渡至腾讯企邮）。第四条 企邮系统账号类型：根据使用用途不同，分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。第五条 个人邮箱：用于个人对内、外部办公邮件收发，默认个人邮箱加入其所属的部门。第六条 公共邮箱：用于单位（部门）的公共办公邮件收发，具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。第七条 群组邮箱：用于公司内部对收件人较多并且收件人具有共同性质（一般以单位（部门）确定）的一组人员的邮件快捷发送，是虚拟邮箱，为便于对群组邮箱的识别和管理，采用有别于个人邮箱的统一命名规则。第三章 企邮账号管理随着公司业务发展，企邮系统的用户数量和各种需求不断增加，为更好地满足办公需要和规范企邮系统管理工作，需要对企邮账号的管理和使用进行规范。第八条 管理员账号一、一级管理员账号：由企邮服务提供商直接开通，企规部信息中心工作人员专人管理着该账号，该工作人员主要职责有：1、负责制定和修改企邮建设管理办法和相关制度文件；2、负责企邮的运维：包括建立企邮一、二级组织机构，设定企邮二级管理员账号，指导监督二级管理员管理本单位员工的企邮账号，指导用户使用企邮，管理公司机关企邮账号等；3、负责企邮工作相关报送、总结等工作。二、二级管理员账号：由一级管理员根据下属相关单位的申请进行开通，申请单位信息工作人员专人管理着该账号，该工作人员主要职责有：1、负责制定和修改本单位企邮建设管理办法和相关制度文件；2、负责本单位企邮的运维：包括建立企邮三、四级组织机构，指导本单位用户使用企邮等；3、负责本单位企邮工作相关报送、总结等工作。第九条 企邮账号申请：一、个人邮箱申请公司员工需按照企邮账号管理申请表（见附件3）要求申请企邮账号，此表由本单位（部门）信息管理（联络）员进行填写，单位（部门）负责人批准，报企邮管理员进行处理。邮箱开通数量说明：因邮箱账号数量的限制，暂不能完全覆盖公司全体人员，为促进业务发展，首先保证以下人员能分配到邮箱账号：公司机关全体人员、各公司机关中层及以上管理人员和外联较多的业务人员，各项目部下属部门负责人及以上管理人员等。下属各单位、直属各项目部开通邮箱总数不能超过人力资源部统计人数的36%（详见附件1 公司拟分配企业邮箱数统计表），如需增加邮箱总数，需向企规部提出书面申请。二、公共邮箱申请各单位（部门）所辖各业务工作组根据工作需要，由该组按照企邮账号管理申请表（见附件3）要求申请开通公共邮箱。公共邮箱由各单位（部门）专人负责管理，使用单位（部门）可以根据需要安排多个管理人员，为了保证公共邮箱的使用安全，管理人员最好不超过3个。三、群组账号申请根据业务工作和组织类型需求，相关单位（部门）可申请相应的群组账号，每个群组账号中包含涉及该业务和组织类型的人员。有需要群组账号的单位（部门）按照企邮账号管理申请表（见附件3）要求申请新建群组，或申请将人员加入现有组。第十条 邮箱账号注销正式员工离职：根据员工离职会签单进行个人账号登记，离职手续办理后，保留一个月的过渡期，过渡期结束予以删除。非正式员工离职（包括外聘、返聘、借调）：每季度进行一次人员核对，处理流程与正式员工一致。对严重违反邮箱系统使用规定的邮箱账号，特别是对存在发送大量的垃圾邮件、恶意传播不良信息或病毒等违规（或违法）行为的邮箱进行立即注销。第十一条 企邮账号命名规则企邮账号全称为xxxx，其中的xxxx为邮箱账号名，它具有唯一性，其命名规则如下：一、所有个人用户采用姓名全拼（小写字母）作为邮箱账号（例：张小龙为zhangxiaolong）；如有重名，采用用户名名全拼的方式加后缀“_单位（部门）首字母”进行区分（例：一公司张小龙为zhangxiaolong_1gs，二公司张小龙为zhangxiaolong_2gs，企规部张小龙为zhangxiaolong_jqgb）,同一单位下同名的，在姓名后加阿拉伯数字进行区分（例：一公司有两个张小龙，则为zhangxiaolong_1gs、zhangxiaolong1_1gs）。2、公共邮箱采用单位（部门）名称拼音首字母大写作为邮箱账号（例：一公司为1GS，企规部为JQYGHB）。3、群组账号采用QZ_+“单位（部门）名称拼音首字母大写” 作为邮箱账号（例：属各单位为QZ_JSGDW，公司机关各部门为QZ_GSJGGBM）。第十二条 个人邮箱管理一、二级管理员账号管理根据企业邮箱数量限制（见附件1 公司拟分配企业邮箱数统计表），如本单位拟分配的邮箱数超过20个，可填写表格（附件2：企邮二级管理员账号管理申请表）申请企业邮箱二级管理员账号，对本单位的邮箱进行管理。关于对企邮二级管理员账号的其他管理工作参照下面的“用户账号管理”。二、用户账号管理原则上个人邮箱设置按照默认设置进行，有特殊需要的应提出申请，由于邮箱相关功能受限于系统功能和系统资源，最终由企规部确定。1、个人邮箱开通、配置、密码变更除管理人员默认开通的邮箱外，信息化管理部门根据企邮账号管理申请表（见附件3）为申请用户开通、配置个人邮箱和进行个人邮箱账号密码变更，并将相关信息反馈给申请人员。2、密码设置原则为保证邮箱信息安全，原则上给予用户的密码时效时间为6个月，同时邮箱系统密码设置的要求为：任选英文字母大写、英文字母小写、数字、字符中的三种，长度为6位以上。3、密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。4、密码丢失用户密码丢失，需由邮箱使用人告知企邮管理员进行重置密码处理。5、特殊限制变更（1）转发功能用户在特殊情况（如出差或无法联网）下，可以提出申请，信息化管理部门会利用转发功能，将该用户的邮箱设置为转发到其他人的邮箱代收。（2）邮件传递限制这项功能只针对于离职人员的邮箱，通过添加特定的发件人，限制其他人往该离职人员的邮箱里发送邮件。6、个人邮箱安全用户收到个人邮箱账号和密码后，需尽快登陆公司企业邮箱系统网址更改密码，并妥善保管自己的账号和密码，禁止使用企业邮箱发送与工作无关的邮件，如由于个人原因导致个人邮箱被盗或造成损失，信息化管理部门有权追究邮箱使用人员的责任。第十三条 公共邮箱管理一、管理员变更如监管公共邮箱的管理员离职的，该单位（部门）应及时指定其他相关人员对公共邮箱进行监管，并按照企邮账号管理申请表（见附件3）向信息化管理部门申请办理管理员变更，并及时修改账号密码。二、密码变更1、密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时必须由公共邮箱责任监管人（管理员）对密码进行相应修改。2、密码丢失如公共邮箱的密码丢失，必须由公共邮箱责任监管人（管理员）联系信息化管理部门相关人员进行重置密码。第十四条 群组邮箱管理若发生人事变动，在接到人力资源管理部门通知后，信息化管理部门将会对相关邮箱账号进行群组调整。第四章 邮件使用说明第十五条 邮件群发规则企业邮箱系统是公司信息化应用的重要组成系统之一，为保证邮箱系统安全、降低服务器负担，满足员工日常办公，特确定如下邮件群发规则：一、个人邮箱群发1、发送邮件时收件人的数目最多为100个；2、个人邮箱只允许对自己所属的同级（或下一级）单位（部门）的群组邮箱进行邮件群发。二、公共邮箱群发1、发送邮件时收件人的数目最多为100个；2、公共邮箱能对所有群组邮箱进行群发。三、群组邮箱群发对多个群组邮箱群发只能由单位（部门）领导个人邮箱或公共邮箱进行发送。 第五章 其他第十六条 对违反本办法规定的单位、部门和个人，公司及下属各单位的信息化管理部门将视情节轻重给予警告、通报批评、关闭邮箱等处理。第十七条 本办法自印发之日起施行。本办法由企规部负责制订、修订和解释。附件：1.拟分配企业邮箱数统计表；2.企邮二级管理员账号管理申请表；3.企邮账号管理申请表；4.企业邮箱管理工作流程图。