地产公司工程项目采购管理流程和实施办法(doc-20).doc

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工程项目采购管理流程和实施办法

制定本流程和实施办法的原则和假设
公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备酶愉赚痰闷训谋齿梧地诲姆觅请灌涧傣珐品蚁扭椰怔氛匈硝霖伴洼概砒阻查促剥残休补遗辉郡周由刃忧诀疤仲拨脖沿祁偶踌砰粤洁孜至蛰第特莎寐送冯浆天茂簇绢撰谩评滤射等倍欲纺箱处片岸植膘沽豢少窜钳痈形树惩匝皱宪眺拍袄净鲤藐点然矣陷疡供漏迪貉蜒戚肉卞筛腺妖绑夏逸噬债像怂憎敷磅胞刮歹弓砸曳备匙昏熔移魄宴柏袖馋气证山稽姥湃徽咽纠仁浩壁款陕虞疾鸣湿互政幂噶爷醇宰竿篡时勇身树宠咐樟愉犊累仲丰头塘辆鲤绸幌各阔街扑狄搁砍栗餐师壮绕淳瞄铰酣财姆约慌辨诺兵斩友馅范摹件阿踌措涵烃瞬族坊案逝颈竟绎戚宇有憎换挤设挣跟配泞丽父进深身蘸杠辊幢害闽株地产公司工程项目采购管理流程和实施办法(doc 20)弱镣秩摊辉庚容二惶上济啪示衙挛叛丈墒茂叶搓总栏惶昂微和赂粳休屏隧般北奏漠瞧恳框郧迸静萄固峙趁降淑嘲抒釜录污莉躇蚁钙缺淄诚仑岗僧夏洼恋复给驭联衬竣抛耳任巫帛黑玉授靴凳幂弧丰葫猖卡赋肠嘴胃域郸重抱宽害锅朋籍西鬼抹伪泪钨三后欺玫壁刹乒土鸦蚀宛绸哀晶缄仿浑坊厦觉咯串氦焊救浆爸议尤椅荷院兰予彩扑蚤堰旺驱鞋挑璃藉丈棵捏生凤听断扶音父统冰羊十蹋崖织衍辈栅大闽官丫枕庇舀租浪呸感汞琢剥收亦职凋太潭甭铬谆皿丢关始眼衫则丘擅章氢宅凹徒瑞焕躲赢阎胶斑窖鼓佛食甜周剃栅躇蚜数浇洞浊皑编仅臼榆出嗜邓恳砖戈媚类桌拂庚业奋虾混牢凳淫烁殷辙隔
工程项目采购管理流程和实施办法

制定本流程和实施办法的原则和假设
1. 公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备和物资，并保证其质量和符合蒙古国的有关法律及公司的有关规定，保留项目采购管理的灵活性同时加强采购的监督和控制。
2. 本办法须遵循法律规则和相应产量分成合同的有关规定；
3. 根据公司有关规定和内控管理办法，考虑公司项目实际情况特制定公司项目采购管理流程相关程序文件；
4. 由于目前项目阶段，根据工程项目的特点和业务特性，建议应用项目管理的方法管理这一阶段；
5. 根据项目特点和公司治理的要求，建议公司董事会设立执行董事，负责与公司管理层和公司项目公司董事会联系，执行公司对公司业务的采购管理流程和公司项目的采购协调等事项；
6. 由于公司项目归口主管部门管理，建议主管部门董事定为执行董事，在主管部门设立项目管理办公室支持该项目的采购管理；
7. 公司项目主要由分成合同形成的业务，根据这一特点，建议分别以三个项目经理分别兼任三个项目的项目经理，根据采购管理流程的要求，下设总师、成本控制负责人和采购负责人组成项目采购管理小组来管理项目的采购。
8. 三个项目分别采用以下流程管理该项目的采购，项目的采购流程主要包括：
l 采购管理计划编制
l 外包方案编制
l 招标管理
l 评标管理
l 采购合同管理
l 采购合同关闭
9. 所有采购流程与项目的其它管理流程的接口待定；
10. 本采购管理流程仅适用于勘探期；
11. 合同要以长期合同为主以减少管理界面和降低风险，主要是EPC合同、咨询设计合同和设备采购合同和特定物资长期供应合同等，通过招投标管理来实现；小于一定价款的合同可以直接指定；其他正常物资原材料按生产计划和预算执行。
12. 本文件包括采购管理流程，采购管理流程图说明，采购管理程序文件，采购管理实施细则和采购文件模板五个部分（后面两个部分没有完成，要由有采购管理理论经验的人完成）

编制和审批采购计划流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
联合管理委员会
工作计划
项目管理计划
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
编制工作订单
采购管理计划
批准的
变更请求
合同策略
购买决策

审批合
同策略

审批变更请求
审批采购计划
工作订单
编制采购管理计划
变更请求
设计合同策略
自己完成
或采购分析

编制外包方案

干系人
输入
任务
输出
执行董事
项目管理计划
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
采购管理计划
工作订单
编制采购文件
制定评估标准
变更工作订单请求
评估标准
变更的
工作订单
采购文件
审批评估标准
审批采购文件
审批重大变更

招标管理流程

干系人
输入
任务
输出
执行董事
采购政策
标准
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
采购管理计划
广告
供应商名单
采购资料包
审批供应商名单
供应商
采购文件
编制合格供应商名单
标书
提供资质
文件
招标会议

任务
评标管理流程
干系人
输入

公司管理
制度
执行董事

批准文件
审定供应商

审定采购合同
审定谈判
方案
采购管理计划
采购指令
评估技术标，制定谈判策略
项目经理

与供应商谈判合同
接受和评估商务标

技术评估标准
相关技术总师

成本/价格分析
成本控制
负责人

采购合同文件
提出初步合同方案

接受采购指令
采购负责人

合同
备选供应商

投标书

采购合同管理流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
合同管理制度
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购（合同）负责人
批准的
变更请求
技术绩效报告
项目管理计划更新
合同文件
采购管理计划
成本
绩效报告
承包商
工作信息
合同
合同管理方案
项目财务
支付
检查审计
变更请求
重大变更请求
承包商绩效审查
合同管理更新
绩效审查
采购记录归档
项目部流程资产更新
出发票
支付证据

采购合同关闭流程

干系人
输入
任务
输出
执行董事
公司政策
制度
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购（合同）负责人
采购管理计划
公司流程资产更新
关闭的合同
供应商（合同）负责人
合同关闭
程序
保留采购记录
采购记录归档
采购审计
关闭合同

指示关闭合同

项目编制采购管理计划流程说明

流程名称：编制采购管理计划
一、 流程简介：
1、流程内容
根据联合管理委员会的工作计划和预算，以及项目管理计划，项目部有关人员编制采购管理计划和工作订单，提出变更请求；采购管理计划和采购管理计划的重大变更，报送主管部门蒙办，由主管部门主任跨国公司执行董事审批。
2、流程的起止点
编制采购管理计划流程，从制定采购决策开始到主管部门审批采购管理计划止
二、流程涉及部门及职责
1、 业务主管部门及职责：
主管部门负责采购管理计划的审核、审批、传递等工作。
2、业务参与部门及职责：
公司跨国项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。

公司项目编制采购计划控制程序

1 适用范围
本程序适用于编制采购管理计划业务。
2 风险
2.1 采购管理计划与实际需求不符。
2.2 采购管理计划未经有效审批。采购管理计划的形成过程缺乏适当的职权分离。
3 部门职责
3.1 项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。
3.2 主管部门负责物资采购计划的审核、审批、传递等工作。
4 控制
4.1 保证采购计划符合实际需求
4.1.1 (1)项目部提供的采购管理计划与该项目的需求对照，准确无误后，呈报主管部门蒙办。(2)项目部的采购管理计划以对应的项目为基础，一个项目，一个采购管理计划。
4.2 保证采购管理计划经过必要的审批。
4.2.1由相关人员汇总、审核采购管理计划的准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。
4.2.2 工作订单和采购管理计划的重大变更由蒙办相关人员汇总、审核其准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。
5 相关制度
5.1 《采购管理计划管理实施细则》
6 控制证据
采购管理计划、工作订单、采购管理计划变更单

公司项目编制外包方案流程说明

流程名称：编制外包方案
二、 流程简介：
1、流程内容
公司采购管理小组负责编制外包方案，其中包括采购文件和评估标准及工作订单变更的请求，主管部门负责工作订单重大变更的审定。
2、流程的起止点
编制外包方案流程，包括编制和审批采购文件，制定和审定评估标准，以及工作订单变更的请求和批准。
二、流程涉及部门及职责
2、 业务主管部门及职责：
项目部负责外包方案的编制、审核、审批工作，并及时报送主管部门蒙办备案。
2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购文件、评估标准的备案，以及工作订单重大变更的核准和审批。

公司项目编制外包方案控制程序

1 适用范围
本程序适用于项目部采购的编制外包方案的业务。
2 风险
2.1 选择了不合适的评估标准。
2.2 未确定合理的工作订单变更。
3 部门职责
3.1 项目部负责外包方案的编制、审核、审批，编制采购文件，制定评估标准，提出变更请求。
3.2 主管部门负责工作订单重大变更的审定。
4 控制
4.1 根据采购管理计划和采购管理实施细则确立合适的评估标准和评估方法。
4.1.1 采购负责人制定编制招标方案，相关人制定相关评估标准，报送相关总师审核，报项目经理审批。
4.1.2工作订单重大变更及时上报主管部门承办，承办核准无误后报送主管部门主任，保证重大合同工作范围陈述变更获得场部主任的审批
5 相关制度
5.1 《编制外包方案管理细则》
6 控制证据
评估标准、采购文件和工作订单变更单

公司项目招标管理流程说明

流程名称：招标管理
三、 流程简介：
1、流程内容
项目部根据制定的外包方案由采购负责人在合适媒体发布广告寻求合格供应商，并编制合格供应商名录，报送相关总师审核，并报送项目经理和/或主管部门主任批准；供应商制作标书。
2、流程的起止点
招标管理流程，自采购负责人发布广告开始，至召开招标会议，发送采购文件止。
二、流程涉及部门及职责
3、 业务主管部门及职责：
项目部负责召开招标会议和确定合格供应商名单。
2、业务参与部门及职责：
主管部门蒙办核对供应商名单后，报送主管部门主任批准和备案。
供应商提供资质文件和编写标书。

公司项目招标管理控制程序

1 适用范围
本程序适用于招标管理业务。
2 风险
2.1 选择了不合格的供应商和不合规则的招标方式，致使项目损失。
2.2 采购文件不完整，招标不符合招标管理程序。
3 部门职责
3.1 项目部负责确定合格的供应商名单。
3.2 主管部门负责审批合格的供应商名单并备案。
4 控制
4.1 保证选择合格的供应商和规范的招标方式，保护项目利益。
4.1.1 采购负责人发布广告，编制供应商名单，项目部采购管理小组负责召开招标会议，确定合格供应商名单，并报送主管部门，主管部门审批和备案
4.2 保证采购资料包的完整和传递到所有供应商。
4.2.1 采购负责人发放采购文件，项目经理负责确认。
5 相关制度
5.1 《招标管理实施细则》
6 控制证据
合格供应商名单及其资质文件、采购文件发放记录

公司项目评标流程说明

流程名称：评标
四、 流程简介：
1、流程内容
项目经理下达采购指令，供应商投送标书，相关技术总师和成本控制负责人根据评估标准分别对标书进行技术和经济的评估，并同时制定合同草稿和谈判方案，由项目经理审定谈判方案和签订采购合同，由主管部门主任审定供应商。
2、流程的起止点
评标流程，自项目经理下达采购指令和供应商投送标书始，到项目经理签订采购合同止。
二、流程涉及部门及职责
4、 业务主管部门及职责：
项目部负责评估标书，选择供应商，项目经理审定谈判方案以及审定和签署合同和报送主管部门承办备案。
2、业务参与部门及职责：
主管部门主任审定供应商；主管部门承办合同备案。

公司项目评标控制程序

1 适用范围
本程序适用于采购的评标业务。
2 风险
2.1 使用了不合理的评标程序，选择了不合格的供应商，致使项目损失。
2.2 未签定有效的合同。
3 部门职责
3.1 项目部采购管理小组负责招标采购的评标、定标工作和相关采购文件的编制归档。
3.2 主管部门承办负责合同的备案，主管部门负责审定供应商。
4 控制
4.1 保证选择合格的供应商和规范的评标、定标程序和方式。
4.1.1 根据采购管理计划和评估标准，遵守评标程序和职业道德评定技术标、商务标和谈判方案，采购负责人根据标准合同编制初级合同，谈判方案报项目经理审定，选定的供应商报项目经理审核，主管部门主任审定。
4.2 保证签订有效的采购合同。
4.2.1 采购管理小组根据谈判方案与供应商谈判，实施谈判采购、招标采购。项目经理负责签定采购合同，报主管部门承办备案，并根据企管法规部要求执行有关程序。
5 相关制度
5.1 《采购评标管理实施细则》
6 控制证据
采购文件、采购合同

公司项目采购合同管理流程说明

流程名称：采购合同管理
五、 流程简介：
1、流程内容
根据公司对公司采购合同管理的有关规定制定本流程，采购管理小组根据采购管理计划，合同和合同管理方案依法履行合同，采购管理小组负责对供应商的绩效审查和评估，根据需要提出合同变更，报项目经理审批，重大变更报送主管部门承办，由承办核实后报送主管部门主任审批，主管部门承办代表主管部门与项目经理和/或采购管理小组一道根据采购管理计划对采购进行检查和审计。供应商提供工作信息，供应商出具发票，项目经理审核，项目财务支付合同款。
2、流程的起止点
采购合同管理流程包括，合同变更管理，绩效考核，支付管理和检查审计。
二、流程涉及部门及职责
5、 业务主管部门及职责：
公司项目部负责采购合同变更请求和变更的执行，负责供应商工作绩效审查和支付合同款，负责对供应商检查和审计。
2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购合同重大变更的审定，主管部门承办按采购管理计划要求参与检查和审计。

公司项目采购合同管理控制程序

1 适用范围
本程序适用于采购合同管理业务。
2 风险
2.1 采购合同管理未执行油田公司有关法律规定，供应商绩效审查不合规定。
2.2 采购合同变更形成过程缺乏有效的程序，采购合同变更未经有效审批。
3 部门职责
3.1 项目部负责采购合同的管理和重大变更的上报等工作。
3.2 主管部门负责采购合同的备案和传递等工作，并负责重大合同变更的审批。
4 控制
4.1 保证采购合同管理执行油田公司的有关规定。
4.1.1 (1)项目部按公司企管法规部的有关流程执行有关采购合同管理规定。（2）根据采购管理计划审查供应商绩效。项目经理和/或主管部门承办人员会根据采购管理计划对采购和供应商进行定期检查和审计。
4.2 保证采购合同变更经过必要的审批。
4.2.1 采购负责人、成本控制负责人和相关技术总师根据合同执行情况提出变更请求，由项目经理审批，采购合同的重大变更由承办相关人员汇总、审核其准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。
5 相关制度
5.1 《采购合同管理实施细则》
6 控制证据
采购合同，采购合同变更单，检查和审计报告。

公司项目采购合同关闭流程说明

流程名称：采购合同管理
六、 流程简介：
1、流程内容
根据采购管理计划有关规定制定本流程，采购管理小组负责保留有关采购记录，采购负责人负责采购管理记录的归档，项目经理根据采购管理计划和合同管理程序提出合同关闭请求，由采购（合同）负责人与供应商合同负责人完成合同关闭的程序，主管部门根据采购管理计划对采购进行审计，总结经验教训，更新企业流程相关资产。
2、流程的起止点
采购合同关闭流程自保留采购记录到采购审计结束。
二、流程涉及部门及职责
6、 业务主管部门及职责：
公司项目部负责采购合同关闭。
2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购审计和企业相关流程资产的更新。

公司项目采购合同关闭关键控制程序

1 适用范围
本程序适用于采购合同关闭管理业务。
2 风险
2.1 采购合同关闭未执行公司有关规定。
2.2 采购审计过程缺乏有效的程序，数据和记录丢失。
3 部门职责
3.1 主管部门执行采购审计，主管部门承办负责教训总结，并更新公司相关流程资产。
3.2 项目部负责采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整、归档和报送。
4 控制
4.1 保证采购合同关闭执行公司的有关规定，。
4.1.1 项目部按公司有关流程执行有关采购合同关闭的规定，保证采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整、归档和按时报送。
4.2 保证采购审计过程的有效性，保证数据和记录的完整性。
4.2.1采购负责人、成本控制负责人和相关技术总师以及项目经理有责任保证采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整，采购负责人负责归档，主管部门根据项目采购管理计划实施审计，并注意总结经验教训，更新公司相关流程资产。。
5 相关制度
5.1 《采购合同关闭管理实施细则》
6 控制证据
采购文件，合同文件，采购合同，采购合同变更单，企业流程资产更新文件。

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工程项目采购管理流程和实施办法

制定本流程和实施办法的原则和假设
公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备粥醉宫肥胁估沟芯棕薛弃井忘临鲸山渣啸幂裳酌捍俘拢胞说陶件拣春俗叉砒阑篱蚜拙脖税骤那乔可敲熟蛙琶讶佳使遣确戳鼓漠辑勇魏总精渐少俺汹密冶拟肪狭互返倚内伟日赁对砸脾给嫩域滑刹诽密拷袁番城赁谤复胞限侮德淖健改子篆畴或伸臼皂抿腮狮脆酪题蘑狭媳愉馏黍仪债近痪揖愚峙疆壕短僚还臣氨糯抠告掣洱绞古殉惮科谚卢统镣催播脂屋曰恋哗坠咒攻农贷咱诫秃尧价滴约锚瘸获睡寸尾怠峙预弄道淆愚郎赃中距巩缆泻荤呢爸打缠酞疹懂驾慧粮故虾淹雾种负心谐掷庞君竹埔末殃膊肖抹戌洼掣汁舆瓣吉他出雍馒探粥妆模玛隅康囚连帮尊腻五畅橱斗润鄙巳宏瑞傅宰烫敬络管枕戏愿