制漆公司文件控制程序.doc

xx制漆有限公司
i Paint Co.Ltd

文件控制程序

受控正本印 受控副本印

文件编号：FT-QEP-01 版本：A／01 分发号：
生效日期：2006年08月01日
编制: 批准:
日期: 日期:

页次
修改前版本号
修改后版本号
修订内容
修订日期
审批人

1目的:
为了使文件发放前得到授权人员的批准,更改后重新进行审批,以保证使用现场能得到适用文件最新版本。
2 适用范围:
适合于本公司质量/环境管理体系文件的控制。
3 职责:
3.1综合管理部负责质量环境管理体系文件的管理。
3.2技术部负责技术文件和外来标准及电脑软件的控制。
3.3市场营销部负责客户要求的控制。
3.4各部门负责管理本部门发布批准的工作指导性文件。
4 工作程序:
4.1文件编制:
质量环境管理手册和程序文件由管理者代表编制，总经理批准。作业指导书由对口部门编制，部门主管审核。涉及跨部门的协调的工作指导书由管理者代表审核。
4.2 批准:
4.2.1 质量和环境管理手册必须经总经理批准方可生效。
4.2.2 所有程序文件均经过总经理批准即可生效。
4.2.3所有支持性文件均经部门主管以上人员批准后才能生效。需跨部门协调者由管理者代表批准生效。
4.2.4技术文件由项目负责人批准生效，产品标准须经技术部经理批准生效。
4.3 文件的管理和发放。
4.3.1手册、程序文件和工作指导书由综合管理部文件管理员在派发文件前按《文件编写规则》进行统一编号，根据受控文件派发清单编写“文件发放记录表”复印分发。设计过程的相关表格和设计输出文件，由技术部发放管理，生产单由生产部编号、批准和发放管理，客户要求（如美工资料）由销售部门编号、发放和管理。
4.3.2受控文件必须盖上红色“受控文件”印章后才能发放，文件正本由文件管理员保存。非受控发放的文件只进行发放登记，不盖“受控文件”印，只有受控文件能作为工作指导。
4.3.3文件使用部门接到最新文件时，须在《文件发放记录表》上签名，同时将相应的旧文件撤出，交回发文部门，以保证使用的是最新版本的文件。
4.3.4旧版或作废文件，原稿须标识“作废留用”之后留作参考。旧版或作废的受控复印件，须由发文部门从各部门收回销毁，特殊情况须保留旧版受控文件时，也须标识“作废留用”方能保留。
4.3.5受控文件不得擅自复印，各部门损坏或丢失文件须向发文部门申请补发。
4.4 文件更改。
4.4.1所有更改必须得到原审批人批准，更改方式可有：
a. 在原件和所有受控件上直接更改，原审批人在更改处签名，并署上日期。
b. 更新版本，重新审批发放，所有文件允许每页的版本不同，但必须在相应文件的“修订明细表”记录每页文件的修订情况，旧版按4.3.4规定处理。
4.5 外来文件的控制。
4.5.1国家/国际/行业标准由各技术部负责跟踪，保存最新版本，并建立有关标准清单，法律法规和其他要求由综合管理部负责跟踪。
4.5.2客户提供的技术资料由技术部门管理控制，客户提供的美工资料（如说明书、标签等）由销售部门管理控制。
4.6 存于电脑中的资料的控制。
4.6.1 所有存于电脑中的受控文件，须由相关管理部门每周备份，规定人员凭原审批人的要求进行更改。
5 支持性文件。
5.1 《体系文件编写规则》。
6表格和记录：
6.1 《文件发放记录表》。