制漆公司文件控制程序.doc

xx制漆有限公司i Paint Co.Ltd文件控制程序受控正本印 受控副本印文件编号：FT-QEP-01 版本：A01 分发号： 生效日期：2006年08月01日编制: 批准: 日期: 日期: 页次修改前版本号修改后版本号修订内容修订日期审批人1目的:为了使文件发放前得到授权人员的批准,更改后重新进行审批,以保证使用现场能得到适用文件最新版本。2 适用范围:适合于本公司质量/环境管理体系文件的控制。3 职责:3.1综合管理部负责质量环境管理体系文件的管理。3.2技术部负责技术文件和外来标准及电脑软件的控制。3.3市场营销部负责客户要求的控制。3.4各部门负责管理本部门发布批准的工作指导性文件。4 工作程序:4.1文件编制:质量环境管理手册和程序文件由管理者代表编制，总经理批准。作业指导书由对口部门编制，部门主管审核。涉及跨部门的协调的工作指导书由管理者代表审核。4.2 批准:4.2.1 质量和环境管理手册必须经总经理批准方可生效。4.2.2 所有程序文件均经过总经理批准即可生效。4.2.3所有支持性文件均经部门主管以上人员批准后才能生效。需跨部门协调者由管理者代表批准生效。4.2.4技术文件由项目负责人批准生效，产品标准须经技术部经理批准生效。4.3 文件的管理和发放。4.3.1手册、程序文件和工作指导书由综合管理部文件管理员在派发文件前按文件编写规则进行统一编号，根据受控文件派发清单编写“文件发放记录表”复印分发。设计过程的相关表格和设计输出文件，由技术部发放管理，生产单由生产部编号、批准和发放管理，客户要求（如美工资料）由销售部门编号、发放和管理。4.3.2受控文件必须盖上红色“受控文件”印章后才能发放，文件正本由文件管理员保存。非受控发放的文件只进行发放登记，不盖“受控文件”印，只有受控文件能作为工作指导。4.3.3文件使用部门接到最新文件时，须在文件发放记录表上签名，同时将相应的旧文件撤出，交回发文部门，以保证使用的是最新版本的文件。4.3.4旧版或作废文件，原稿须标识“作废留用”之后留作参考。旧版或作废的受控复印件，须由发文部门从各部门收回销毁，特殊情况须保留旧版受控文件时，也须标识“作废留用”方能保留。4.3.5受控文件不得擅自复印，各部门损坏或丢失文件须向发文部门申请补发。4.4 文件更改。4.4.1所有更改必须得到原审批人批准，更改方式可有：a. 在原件和所有受控件上直接更改，原审批人在更改处签名，并署上日期。b. 更新版本，重新审批发放，所有文件允许每页的版本不同，但必须在相应文件的“修订明细表”记录每页文件的修订情况，旧版按4.3.4规定处理。4.5 外来文件的控制。4.5.1国家/国际/行业标准由各技术部负责跟踪，保存最新版本，并建立有关标准清单，法律法规和其他要求由综合管理部负责跟踪。4.5.2客户提供的技术资料由技术部门管理控制，客户提供的美工资料（如说明书、标签等）由销售部门管理控制。4.6 存于电脑中的资料的控制。4.6.1 所有存于电脑中的受控文件，须由相关管理部门每周备份，规定人员凭原审批人的要求进行更改。 5 支持性文件。5.1 体系文件编写规则。6表格和记录：6.1 文件发放记录表。