集团企业集中采购管理解决方案.doc

集团企业集中采购管理解决方案
5.1.关键目标
本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：
1） 如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；
2） 如何对供应商进行统一规范、准确评估；
3） 如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；
4） 如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；
5） 如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；
6） 如何有效地规范和控制集中采购业务流程；
7） 如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。
5.2.总体思路
以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。

图注：
1） 集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；
2） 主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控；
3） 下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；
4） 集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；
5） 供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；
6） 根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工厂分别与供应商结算。
5.3.具体解决方案
3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式
3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨
主要应用场景：

主要特点：
1) 总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；
2) 供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；
3) 总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；
4) 总部与供应商统一结算；
5) 总部和下级公司进行内部结算。

图注：
1） 各工厂提出物资需求申请；
2） 公司计划员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向集团总部提出采购申请；
3） 总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；
4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。
6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；
7） 采购到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入库；
8） 总部录入采购发票；
9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；
10） 总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；
11） 下级公司调拨收货入库；
12） 定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。
3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付
主要应用场景：

主要特点：
1） 总部负责统一向供应商下达采购订单；
2） 下级公司分别进行收货质检与入库业务；
3） 集团总部与供应商统一结算；
4） 总部与下级公司内部结算。
图注：
1） 各工厂提出物资需求申请；
2） 公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；
3） 总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；
4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。
6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；
7） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；
8） 总部录入采购发票；
9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；
10） 总部与下级公司进行内部结算。
3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用
主要应用场景：

主要特点：
1) 总部负责统一向供应商下达订单任务；
2) 下级公司各自进行收货质检与入库业务；
3) 下级公司分别与供应商结算。
图注：
1） 各工厂提出物资需求申请；
2） 下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；
3） 总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；
4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。
6） 总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；
7） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；
8） 下级公司录入采购发票；
9） 下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。
3.1.4.统签合同集采模式
总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。
主要特点：
1） 总部统一与供应商签订采购合同；
2） 下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。

图注：
1） 总部统一与供应商签订采购合同；
2） 下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；
3） 下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。
3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则
建立集采采购组织：
采购组织所属公司

定义集采规则：确定物资由哪个公司负责集采。
集采物资
集采公司

集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价格规则。
集采调拨

3.2.建立企业采购管理模式，规范采购业务流程
3.2.1.普通销售的商品采购
图注：
1) 请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；
2) 采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；
3) 根据采购订单进行到货签收，生成到货单；
4) 库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；
5) 结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。
3.2.2.受托代销方式的采购业务
受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。
图注：
1） 请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；
2） 采购结算：查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；
3） 根据采购发票确认应付，向厂家付款。
3.2.3.直运销售方式的采购业务
企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。

图注：
1） 直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；
2） 请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；
3） 直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；
4） 可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；
5） 直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。
3.2.4.多配送中心收货方式的采购业务
跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。
主要特点：
1） 多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；
2） 企业级的集中采购；
3） 集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；
4） 总部统一进行采购结算。
图注：
1) 通常销售部门根据销售计划制定采购计划；
2) 采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；
3) 采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；
4) 配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；
5) 供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。
3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估
图注：
1） 建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；
2） 设置供应商评估标准，以标准评估供应商；
3） 查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；
4） 冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；
5） 供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。
3.4.如何获得合理采购价格，有效控制采购成本
图注：
1）计划员提出请购申请；
2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；
3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；
4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；
5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；
6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程。
3.5.如何掌控集团全局库存，合理控制库存水平；
为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
现存量查询：
多公司查询

动态库存查询：
动态库存

多物料属性库存管理，包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等：

3.6.如何有效地规范和控制集中采购业务流程
规范流程：建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。

流程可控：企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制。

控制点

控制条件
控制单据

流程可调：根据企业业务发展需要，实现业务流程及时调整。
先货后票和先票后货的流程可以调整

3.7.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况
为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

多角度

多公司

5.4.集采平台构建
主要功能：
1） 合同管理：反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购业务的控制；
2） 供应商管理：建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；
3） 采购计划：制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；
4） 采购价格：通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；
5） 采购管理：以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报表；
6） 内部交易：处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实时反映；
7） 库存管理：从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；
8） 存货核算：从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本；
9） 发运管理：通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；
10） 质量管理：定义的合格品范围，对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结果对货物进行处理。
5.5.方案优势分析
5.1提供集团供应商管理平台
选择公司
集团统一管理供应商：
分配供应商

评估供应商：
计算得分
5.2支持集收集结管理模式
由总部完成收货入库和收票结算：
集结
集收

5.3.支持分收集结管理模式
由提出需求申请公司收货入库，总部完成收票结算：
集结
分收

5.4.支持分收分结管理模式
提出需求申请公司完成收货入库和收票结算：
分收
分结

5.5.支持统签合同采购模式
总部统一签订采购合同，分配到下级公司，控制下级公司采购业务：
所控制的下级公司
集采公司

5.6.支持优质优价采购
确定优质优价标准：

根据检验结果计算实际入库数量：
计算结果
计算实际入库数量

根据检验结果，按照优质优价标准计算采购价格：
实际价格
计算价格

5.7.实现多配送中心收货
选择配送中心

图注：在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。
5.8.支持公司间业务单据的协同
由总部触发的公司间调拨业务：
设定调拨公司

由销售订单生触发的公司间调拨业务：
设定调拨公司
销售订单触发

5.9.提供较完整的采购价格管理体系
确定询价物资：

生成价格审批单：

依据审批后的价格下达采购订单：

5.10.基于角色的权限分配
用户权限分配涉及到三个方面：
1）设置角色关联公司：
分配公司

2）为角色分配权限：

3）为用户分配角色：

5.11.实时的例外事件管理，支持多种预警功能
保质期临近预警：

库龄预警：

采购到货预警：

5.12. 支持审批流，满足集团管理要求

图注：采购订单支持集团采购员审批的流程；当采购金额超过10000万元时，转由总部采购员审批。
5.6.价值分析
l 协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；
l 充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；
l 通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；
l 实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；
l 采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。