1财务管理办法.doc

公司财务管理办法 为了保证奥齿泰（北京）有限公司各项工作的顺利进行，规范各部门的操作程序，制定如下财务管理办法，请各部门严格遵守，自觉执行。一、 公司财务管理的原则是：1、公司财务管理实行分级负责制，公司财务人员应监督并严格执行公司的财务制度。2、公司财务实行预警制度，如销售部门的应收帐款达到一定额度且在2个月内未收回，财务应上报主管经理，经理应上报总经理，并对销售部门发出警告，销售经理与销售人员应运用协商、催款或法律手段全力追讨欠款。二、 应收款的管理： 1、销售部门一般情况下要按销售合同签定的内容，在收到首付款后发货，并在合同规定的期限内将余款收齐。对信誉良好的客户因特殊原因无法按时付款时，经总经理签字同意后可以延长结算期（由总经理签署结算日期）。2、 不能按结算期付款的客户，财务将报总经理并提出终止合同的建议，发生3个月内，仍未收回的款项，将作坏帐处理。3、公司按季度考核销售业绩。考核指标依据公司与销售部门及销售人员签定的销售任务。如连续3个月未完成任务，将依据工资考核分配实施办法对该部门实行工资调整并顺延报销费用，直至完成累计任务指标。4、各部门的负责人在职期间形成的债权、债务关系，不由该负责人的调离而解除。5、各部门所收货款必须全额入公司财务，不得由各部门擅自做支。三、应付款及汇款的管理规定： 1、 各部门与客户、供应商、代理商等签定合同、协议，必须经总经理签字，加盖合同章后生效。所签协议、合同等应一式两份，客户一份，到财务登记备案后交行政部一份，销售部留复印件。财务部门根据销售合同的金额确认首付款已到帐后，才可以发货。2、向外阜或境外汇款必须填汇款申请，应写明申请部门、申请人、汇款金额、收款单位名称、汇款理由等内容，并附双方汇款金额和汇款事项确认的传真件（内容：收款单位名称、开户银行、帐号、收款方财务专用章），并由部门经理及总经理签字同意后方可进行。3、公司财务汇款后应及时通知相关部门，提醒该部门向收款单位索要发票。4、汇款时，超出合同、协议范围的数额公司财务有权拒付。四、关于现金、支票的借款及报销的规定： 1、 借用现金或支票时，先填借款单，写明借款部门、理由、金额（大、小写，金额在1000元以上一律用支票）、借款人、借款日期，并经部门经理签字后到财务领取。2、 借款签字要求：销售人员由销售部经理签字；行政人员由行政经理签字，超过叁仟元的财务须报总经理签字，部门经理借款超过伍仟元由总经理签字，否则财务不予支付；部门经理不在时由行政经理签字，或由财务应与部门经理或总经理联系，在获得许可后方可支付（借款单上必须有借款经手人、部门经理、财务人员、总经理的签字）。3、 借款用途：所借现金、支票必须按规定的用途使用，未经批准不得另做它用；支票借出必须登记号码，支票上必须标明限额和用途及收款单位，严禁透支；付出的现金、支票，必须取得正规发票或票据。4、 现金报销：必须有正规发票方可报销，并撤销借款单（付机票款的报销方式同支票报销相同）。报销时填报销单，写明报销金额、内容、经手人、并在发票背面用铅笔写明事由、时间等内容（出租车票在背面用铅笔逐张写明由某地至某地，所为何事），部门经理及总经理签字后财务报销。 5、支票及现金的报销：支票必须专款专用并有正规发票方可报销，报销时撤销借款单（国内机票要机票原件，国际机票要正式发票和机票原件或登机牌）。报销填报销单，写明报销金额、内容、经手人、发票背面用铅笔写明事由、日期，经部门经理及总经理签字后财务报销。6、报销单签字：销售人员由销售经理签字，行政人员由行政经理签字，部门经理由总经理签字，否则财务不予报销；部门经理无法签字时，由行政经理签字或财务与经理或总经理联系，获得许可后方可支付（报销单必须有经手人、经理、财务人员、总经理的签字）。五、差旅费、通讯费、餐费补助等费用的管理：1、本着合理安排，节约费用的原则，公司员工出差或参加展会时的酒店和大交通的预订由公司统一安排，销售人员的差旅费用将计入各部门的销售成本（即作为利润考核中的费用支出），望各位员工注意节约开支。2、公司员工出差费用：A、销售人员自出差第一天算起，直至返回，包括在当地的交通费、用餐费、包括客户招待费等，每人每天200元以内实报实销。B、大型展会出差费用由公司统一安排，以实际支出为准；招待费用由销售经理控制。C、AIC培训期间交通费及招待费用每组不得超过2000元，具体由销售经理控制。3、酒店预订及付款的要求：员工出差或参加展会，应使用已签订优惠协议的酒店；如有低于协议价格的酒店可优先考虑。酒店的费用由公司统一汇款到酒店或由出差人在当地酒店现付（住宿标准：小城市每天不超过150元/晚/间，大城市每天150180/晚/间）；酒店现付的当时开发票以便回公司报销。4、交通预订及付款的要求：员工出差所乘大交通，出差目的地据北京直线距离1200公里以内、坐火车时间在13小时以内的，必须乘火车并提前10天订硬卧车票。如超过13小时，或火车票紧张、或机票价格低于火车票时，可改乘飞机。交通费由公司统一付款，特殊情况需要当时另付现金的，由出差人付款后持火车票或机票原件交回公司报销。5、通讯费补助：销售人员的通讯费用为每月300元； 经理以上人员的通讯费用为实报实销；6、餐费补助：公司员工每月补助餐费300元；除此之外不再另行补助。六、资金风险预警制度：1、 公司实行资金运营预警管理。2、 公司财务全过程即时监控各部门资金运营状况。（1）对签订合同的客户结算期不得超过合同规定的期限，到期时财务进行提示，销售经理应督促销售人员催要余款；因特殊原因经总经理签字同意后可以延长结算期，但必须限定结算日期，届时仍未结清余款的，财务进行警告，情节严重时，将做坏帐处理，但部门坏帐不应超过两笔，否则停止该销售人员的停报费用、减发工资、或冲减销售额等。七、其它规定：1、丢失支票每张罚款100元；丢失发票每张罚款50元。 2、领用的现金、支票必须按规定用途使用，未经批准不得另做它用，领用后如未使用应及时退回财务，如发生丢失等意外情况应及时报财务，给公司造成的损失一律由本人负责赔偿。3、所有支付费用，必须有正式发票。国内机票（或火车票）如因客户带走不能收回，应留复印件作为凭证，并以正规票据报销，国际机票必须有正式发票。a) 现金支出一次金额在叁仟元以下，由部门经理签字、财务审核无误后准予拨款；超过叁仟元的必须由部门经理签字并经总经理审批后方可拨款。b) 各部门需用办公用品、用具等一般应从行政部领取，购买超过500元上的办公用具（或固定资产），应事前写申请，部门经理签字、行政部核准，报总经理批准后统一购买，未经审批私自购买办公用品用具，不予报销。各办事处购买办公用品应根据实际需要，购买台式电脑应在伍仟元以内、手提电脑应在陆仟左右；传真复印一体机应在叁仟伍佰元左右；办公桌椅每套应壹仟左右，请注意节约费用。c) 公司员工因公出差、业务招待、设备修理、交通、通讯等费用，按照公司有关标准执行，所有费用支出经部门经理签字、财务审核，报总经理批准后方可报销。 本制度为试行办法，疏漏之处将随着公司业务的发展，不断进行修改、补充和完善。奥齿泰（北京）有限责任公司 行 政 部 2007年2月16日