供应合同管理办法.doc

采购合同管理制度
总则
1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
采购合同的编写
1. 供应部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2. 公司一次性采购物品金额高于 元，必须签订采购合同；外地采购（XX市外）必须签订合同。
3. 采购合同的编写程序。
1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。
2) 进行谈判。供应部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3) 拟定草案并评审。供应部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，高价值原料、单批量价值≥40万元报送集团法律顾问审核后，按公司签批流程上OA进行签批。
4) 拟写正式的采购合同。供应部应根据各相关部门、法律顾问及各级领导的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
4. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2) 采购物品的单价、总价。
3) 采购物品的数量与规格型号。
4) 采购物品的品质和技术要求。
5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6) 采购物品的验收标准和方式。
7) 付款方式和期限。
8) 售后服务和其他优惠条件。
9) 违约责任和解决争议的方法。
5. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
采购合同的签订
1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，供应部应审验其委托证明。
2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3. 对于金额在40万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4. 签订后的合同由供应部保管。
采购合同的执行与控制
1. 合同签订后即具有了法律约束力，供应部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。
2. 供应部应配合使用部门做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，供应部应积极联系供应商进行处理。
3. 供应部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，供应部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，供应部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5. 在合同的执行过程中供应部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6. 供应部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
采购合同的修改与终止
1. 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，供应部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。
2. 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或市场行情出现上涨或下跌，）供应部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
3. 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，供应部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
4. 有下列情形之一者，视为合同终止。
1) 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2) 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3) 出现违背合同条款的状况。
4) 逾期没有履行合同约定的。
5) 发生符合合同条款中合约解除的事项。
合同纠纷的处理与合同管理
1. 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，采取如下处理方法。
1) 与供应商协商解决
2) 请第三方协调解决。
3) 由仲裁机构进行仲裁。
4) 通过法律途径解决。
附则
1. 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2. 本制度自XXX办公会议审议后执行。

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