周例会方案.doc

周例会方案为加强会议管理，提高会议效率和会议质量，节省会议成本，对设定目标及工作任务完成情况进行检查和落实，真正起到推动工作和奖勤罚懒的作用。遵照集团公司董事长要求，并根据XX集团会议管理办法及周工作考评规则等相关规定，提出集团周例会改进意见。1.0周例会目的1.1过程控制：对目标计划工作完成情况的掌控，对各环节出现或可能出现的问题进行纠偏或预防。1.2节点考评：对已经达到节点目标的工作完成情况进行检查和考评，并对后续工作进行安排和布置。1.3情况交流：通过会议形式交流工作情况，知晓工作进展，便于部门及同事之间的工作协同与相互沟通。2.0适用范围适用于以XX集团公司名义组织的每周工作例会。3.0周例会要点3.1会议时间：集团公司周例会定于每周一下午16:0017:00召开3.2会议地点：集团公司9楼会议室（若有变动临时通知）3.3参加人员：3.3.1集团公司领导：董事长、总裁、副总裁、以及总裁助理等；3.3.2部门负责人：各职能部门经理级以上人员；3.3.3相关人员：督察专员、以及与会相关临时通知人员等。3.4会议主持：集团周工作例会由集团行管中心总经理负责主持会议召开，如行管中心总经理不在则由行政总监代为主持会议。3.5会议记录：集团行政管理中心负责会议签到、内容的记录、以及会议纪要的整理和分发（会议纪要须在会议次日上午12:00以前发出）。3.6主要议程（总会程控制在1小时左右）：3.6.1通报上周节点工作完成、评分及奖惩情况：限时10分钟以内，由行政管理中心负责人或指派人员公布，若对评分及奖惩有异议当场提出商定。3.6.2通报集团近期重大事项及决定：限时10分钟左右，主要由会议主持人负责，涉及专项工作也可以责成专人报告。3.6.3各系统负责人及主要责任人报告当周重点工作：3.6.3.1指定发言（每人限时5分钟，限时20分钟左右）：1）分管副总裁：主要报告集团及指挥中心重点工作；2）指挥中心总经理：主要报告指挥中心综合管理工作情况；3）财务管理中心总经理：主要报告集团财务工作情况；4）行管中心总经理：主要报告集团行政人事及后勤工作情况。3.6.3.2自由发言（限时10-15分钟）：参会人员就重大事项及节点工作提出意见和建议，并就相关工作进行沟通和互动等。3.6.4参会的集团主要领导作工作强调和要求，限时10分钟左右，一般情况为集团董事长、总裁或副总裁等。4.0相关说明事项4.1会前准备4.1.1周报统计：根据计划管理及考评等相关规定，于会前对周总结和计划进行统计汇总。此项工作为线下沟通，主要由行政管理中心牵头，指挥中心及相关职能部门配合，主要落实事项包括：1）检查周工作完成情况，在部门自评基础上，由公司领导对分管的各部门节点工作进行打分和评价；2）公司领导审查分管部门周计划的目标性是否明确，是否有漏项或漏报情况等，并按公司要求于周一上午12:00前提交集团行政管理中心；3）行管中心汇总“上周节点工作完成、评分及奖惩情况”，以此作为上会依据，其中：完成用绿带标注，须提醒事项用黄带标注，未完成用红带标注。4.1.2会议通知：1）行政管理中心于周末或周一10:00钟前以书面或短信或在QQ群上发出，以通知到每个参会人员为准。2）会议通知应包含会议时间和地点、参会人员和列席人员、主持人、会议记录及会议要求等等（格式附后）。4.1.3会务准备：包括签到表和会议记录（格式附后）、姓名牌（注意摆放顺序，格式附后）、录音笔、激光笔、笔记本电脑并确认投影仪等会议设备能够正常使用、会标PPT、会前音乐以及需要上会的相关资料等。4.1.4会场整理：要求干净整洁，桌椅及各类设施设备摆放有序、正常使用等。4.2 集团各职能部门、分子公司周例会4.2.1原则上安排在上周末或次周一早上召开，各单位、部门会议纪要须于每周二报集团行政管理中心。4.2.2各单位、部门周例会由主要负责人或“AB”角另一名负责人主持，参会人员：1）10人以下的原则上全部参会；2）人数较多的原则上副经理以上参会，或由各单位、部门自行确定并报集团行管中心备案。4.2.3各单位、部门周例会原则上不超过1个小时，主要包括以下内容：1）周工作汇报，并根据工作完成情况自评得分；2）周计划讨论，要求集思广益，明确目标任务，明确责任主体，划清负责人与协助人的责任比例，明确工作完成的质量与数量及奖惩法则等；3）学习集团公司文件、通报重要工作情况及要求等4.2.4周报表经单位或部门主要负责人签字后，按时按要求上报集团公司。4.3督查工作集团公司督察专员须根据会议纪要及领导要求，对周工作情况适时跟踪和逐项落实，确保各项工作的可追溯性。4.4其他未列入事项，遵循集团会议管理、周工作考核等相关规定。附件一：周工作例会通知一、会议时间：0000年00月00日00:0000:00二、会议地点：三、参加人员：XXX、XXX、XXX（其他参会人员以临时通知为准）。四、主持人: 五、记录及投影操作： 六、主要议程：六、会议要求：1、参会人员不得无故缺席，特殊情况报经主持人批准；2、做好会议发言等相关准备及会议笔记；3、遵守会议纪律，否则按相关规定处理。行政管理中心0000-00-00参会人员签字确认：附件二：周例会签到表0000年00月第_周会议时间：_ 会议地点：_主持人签字：_ 姓名签到时间姓名签到时间请假人员：_应到：_人， 实到：_人，请假：_人，缺席：_人附件三：会议记录0000年00月第_周会议时间：_ 会议地点：_到会人员：_会议内容：主持人签字：_ 记录人签字：_7集团周例会座次表（0000年00月00日） 投 影 仪 主 位会 议 桌