武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法(试行).doc

武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法（试行）

一、　总则

第一条 为加强集团合同档案管理工作，配合合同管理制度的实施，有效地保护和利用合同档案，维护集团合法权益，特制订《武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法》（以下简称《办法》）。
第二条 集团各单位员工均有保护合同档案的义务。
第三条 为确保合同档案安全和方便利用，应采用科学手段，进行电子化、网络化管理。

二、　合同档案管理机制

第四条 合同档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第五条 合同档案管理工作由集团总经理统一领导，集团发展部负责接收、归档、保管，并监督、指导各公司、中心的合同档案管理工作。
第六条 集团各单位指定专门机构及专人负责本单位的合同档案管理工作。

三、　合同档案管理范围

第七条 集团各单位对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。
第八条 每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。

四、　立卷归档

第九条 合同档案的收集：各单位应由专门部门及专人负责收集、管理合同档案。
第十条 归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：
1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
3、合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档。
第十一条 归档要求
1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等统一立卷。
2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。
3、集团内合同实行统一编号，便于分类归档。

五、　合同档案的管理

第十二条 归档办法
1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。
2、步骤：
收集　　　整理　　　 分类 　　 立卷
第十三条 过程管理：
1、预立卷：集团各单位应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。
2、保管：集团各单位应设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。
3、监督：集团发展部应根据各单位实际，进行定期或不定期的检查、监督各单位合同档案的管理工作。
4、销毁：合同档案的销毁须办理销毁手续，按合同审批程序报批，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十四条 合同档案的调阅
1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。
2、任何人不得随意外借集团归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

六、　附则

第十五条 本《办法》自公布之日起实施，由集团发展部负责解释。

附：
《武汉大学后勤服务集团合同编号办法》附：
武汉大学后勤服务集团合同编号办法

合同编号：11××××1111
第一、 二位：各单位拼音或英文首字母代码，如：
饮食服务公司：YS
物业管理服务公司：WY
园林与环卫服务中心：YL
供热中心：GR
接待服务公司：JD
建筑工程公司：JZ
商贸发展公司：SM
通讯服务中心：TX
运输服务中心：TR
劳动服务公司：LF
弘毅大酒店：HY
置业有限公司：ZY
旅行社：LX

第三－六位：年份，如：2005
第七－十位：序号，如：0001