签订出口合同的注意事项.doc

签订出口合同的注意事项 在我外贸企业执行出口合同的实践中，常因一些合同中的漏洞与差错而贻误了合的正常履行，不仅给国家造成经济损失，还往往形成了外商对我方信誉的不良印象。在我出口合同中经常容易出现的漏洞与差错主要有：合同的客户名称写得不全或字母不准；客户的电挂、电传、传真等忽略或忘记写上；价格计算有误或阿拉伯数字与相应的大写不符；包装条款含混不清；合同条款不明确或前后矛盾；唛头标记不明确；目的港选择不当；装运港规定过死或出现原则错误；装运日期安排不合理等等。以上种种，虽然并不都同时发生在同一个合同内，往往不易引起我们的注意，然而就是这些漏洞与差错影响了很多出口合同的正常履行。签订合同是为了执行。为了切实提高合同质量，减少合同执行过程中的差错与问题，在签订出口合同时应切实注意以下各点：外贸企业的运输部门更应对出口合同的有关条款严格把关，以堵塞漏洞。一、合同条款要体现我国的对外政策1.成交对象和交货目的港要贯彻我国的对外政策。政策不允许的不能成交，也不能将货物发往政策不允许的地区。2.对香港、澳门出口合同的装运口岸不能写中国口岸或中国上海，必须写具体港口名称，如上海。不能将港澳与中国并列。有的外贸公司在出口合同格式的装运口岸栏里已铅印了CHINESE PORTS字样的，在制作合同同时更应引起注意。3.对那些明确规定需在国内办理投保的国家，不要强制对方接受CIF条件。二、合同条款内容要一致1.成交条件与保险条款要一致。CIF条件成交的应当是我方保险，FOB或C&F条件成交的应当是对方保险。2.成交条件与交货港口要一致。CIF或C&F条件要附带一个目的港即卸货港，FOB条件要有装运港。3.单价和总值要保持一致，在币别的使用上也要一致。4.包装条件与刷唛标记要一致。散装货不能有刷唛的要求。5.付款方式与装运期限要一致。6.合同总数量与分批装运的数量要一致。7.交货期与信用证开到日期要一致。8.有的格式合同对某些条款是填写内容和供选择的，在制作合同时要正确填写或删除。不删除或删错了都会造成条款内容不一致。三、合同条款的内容要明确1.对交货目的港不要只写国名地区名称，如美国港口等，因一个国家有很多港口只写国名不利于船舶的安排。对有重名港口名称后要写上国名。如维多利亚，加拿大、几内亚等国家都有叫维多利亚的港口。如对方派船合同，装港必须明确，卸港则可按买方要求办理。2.对合同的交货期，信用证开到日期等的书写上，应写明年月，不能只写月，不写年。3.对包装条件的规定要明确，应列明用什么东西包装及每件(包)的重量。4.必须明确保险由谁办理，并须明确保险险别及适用条款。5.一般均应订上溢短装比例，散装大宗货一般为5-10%，一般件杂货为1-5%。6.在合同中必须明确支付方式。对信用证必须明确是不可撤销的。并须明确开到地点和时间，到期地点以及受益人名称。对开到地点、开支时间和到期地点一般均应在中国境内，对信用证的有效期至少掌握在装船期后15天。7.对合同中唛头标记，应争取按国际通常做法制作，即横式，共为4行，每行不超过17个字母，第一行为收货人缩写，第二行为合同号码，第三行为目的港名称，第四行为箱号或件数。8.对整船出运的货物，往往会涉及到滞期/速遣条款。我方派船合同一般发生在国外目的港，对方派船合同发生在国内装港。因此，应根据不同情况，分别在合同上附上一份运输条款。四、加强审核，尽量避免差错1.合同签订后，要对合同号、买方地址、电挂、电传、传真、成交方式、单价、币制、包装重量、溢短比例、装卸港、保险、信用证开到地点等条款一一进行审核，防止漏打、错打。2.要防止英文拼写错误，特别是对品名、价格条款、目的港等更要认真审核，防止打印上的错误，尽量减少和避免差错。总之，合同是一个法律文件，必须严肃认真地对待。合同履行的大量工作都集中反映在运输部门。合同签订得好坏，对顺利履行合同关系极大。作为运输部门，更应做好对合同中有关运输条款的把关工作，为日后的顺利履行打下一个良好的基础. 外贸单证流程(2004-09-09 00:00)9799人次浏览 1客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15交单： 15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。