经济合同签订的基本注意事项.doc

经济协议签订的基本注意事项经济协议管理是公司管理的一项重要内容，搞好经济协议管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义，同时它的管理有赖于各公司有关部门的配合和努力。在经济协议的管理中我们应当注意许多问题，而协议签订无疑是其中非常重要的一个方面。在对外签订经济协议时，经办人一方面应注意对签约的相对方进行资格审查。这涉及两个方面：一是对相对方的签约人进行资格审查。签约的相对方也许是个人也也许是公司或者其他单位，后两者在签约时除了加盖公司或单位印章外通常还委派签约人在协议上代表公司或单位签字。公司或者单位的签约人一般是法定代表人或者持有法人授权委托书或公司（单位）授权委托书的被委托人。法定代表人的行为当然代表公司，而作为法定代表人的授权委托人则应在授权委托书明确规定的代理权限内进行代理签订经济协议的工作。在公司的协议管理中也碰到过相对方的签约人未经授权就代表公司签订协议，或者超越代理权限代表公司签订协议的情况。应当说上述的情况都是不允许发生的。二是对对方公司或单位是否具有签约资格进行审查。在实践中也许会出现签约单位为分公司情况，由于分公司不具有独立的法人资格，从而直接影响到履约能力，所以一般规定与具有独立法人资格的总公司签约或者规定分公司出示总公司的授权。通过投标签订的协议，有时还会出现投标中标的为母公司，签订协议和履行投标书项下所有权利义务的却是子公司的情况，由于母子公司在法律上仍是两个独立的公司，且招标投标法也明令严禁中标项目转让，因此这种情况也是应当严格严禁的。此外，在签订重大的协议时，还应认真了解相对方有否经营权、有否履约能力及其资信等等情况。对签约相对方进行资格审查无疑是加重了经办人签约前的责任，但也应看到它有助于及时防范公司风险于未然状态，同时对于经办人而言，也有助于免予事后承担签约过错责任。事前防止的成本要远远小于事后解决纠纷的成本，从这一点来看即使在签约前麻烦点，但比起亡羊补牢却更具可取性。公司经济协议风险控制的几个要点协议行为是公司存续期间最重要的活动事项，在执业过程中律师注意到，协议管理制度不健全一直是困扰众多公司经营发展的一大问题。在司法实践中，大量协议法律纠纷的产生及不利法律后果的承受均系公司自身“协议行为”不慎所致。作为发展中的公司，必须尽快理顺“协议管理”制度，才有助于避免协议风险，促进对外正常经营活动的开展。一、“协议管理”的基本内涵“协议管理”并不是一个法律上的严格概念，而是公司相相应“协议行为”的每个阶段而进行全过程管理活动的总称。实践中，公司开展的经营活动均是依靠“协议行为”（涉及书面形式、口头形式和其他形式）来完毕，鉴于“协议行为”在公司对外经营中活动中的重要地位，公司必须将“协议管理”作为公司内部最基本的管理制度之一，并给予高度重视。必须注意的是，“协议行为”并不局限于与协议相对人签署协议这样一个静态的时间点，而是一个动态、连续的过程，涉及：协议样本的制定、技术性条款的设立、协议相对人资信状况的调查、协议条款的谈判、特别条款的约定、协议的签订、协议内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节。公司“协议管理”即是围绕“协议行为”这一系列具体环节而展开的风险防止和实时控制活动。律师在执业活动中也注意到：外资公司较内资公司更重视“协议管理”，并多将“协议管理”作为公司经营过程中的一项平常工作来抓；“协议管理”制度健全、贯彻到位的公司，在经营活动中争议事项发生较少，即使有争议事项出现，该等争议事项的法律后果也大都在公司制度可预期的范围内。因此加强公司的“协议管理”是保障公司经营安全、最大限度减少经营风险的必要举措。二、协议管理制度的相关制度设计律师认为，鉴于公司经营活动中“协议行为”涉及面广、内容复杂，本着安全与效率并举的原则，并借鉴有关公司的成熟操作经验，公司内部的协议管理可以实行“分级管理制度”、“归口管理制度”并贯彻“承办人负责制度”。1.实行分级管理制度所谓分级管理是指将协议行为按照一定标准（如协议金额、协议标的、协议期限、付款时间等）进行划分，再区别进行管理。以协议销售金额为例，公司可规定销售金额在1000元以下的协议，可由具体业务人员负责审核、签署，而1000元以上的协议行为须由公司法定代表人审核。这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权，减少公司管理层的工作量，同时公司又能将风险控制在较低范围内。2.实行归口管理制度所谓归口管理是指公司内部应当建立相应集中管理公司协议文本、控制协议进度的相应机构（或由相关部门兼负起这个职能）。协议管理机构负责将公司所有协议文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的业务报表进行统一保管。公司协议归口管理的必要性在于：可实现公司协议文本的集中、统一管理，不致发生协议原件的散落、遗失；便于公司负责人及时了解公司所有协议的进展情况；便于集中审查公司业务人员的业务进展情况，也有助于对公司业务人员实现业绩考核。3.实行承办人负责制度承办人负责制度设计的目的在于保证公司每笔协议都有相应的专门负责人跟进，不致发生遗忘及业务人员责任不清、互相扯皮现象。业务承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性，从每笔业务开始，注意审查相应客户的主体资格、资信状况、相应客户授权代表（或业务代表）的权限范围；协议签署后负责跟进协议生效期限、货品发放签收情况、货款进帐情况、往来信函资料的收集等事项；纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动。此外，业务承办人还应定期（如以每月为例）将手头工作进帐情况向公司负责人书面报告（如以工作月报表形式），工作月报表内容应当涉及：截至本月经手协议数量、协议编号、相应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等。公司负责人签阅后退还承办人，承办人再将公司负责人签阅后的工作月报表交归口管理机构存档、保管。承办人负责制度可与公司岗位责任制度建设相结合，如业务承办人应将所有资料原件（如：协议文本、信函、挂号信函凭证、传真件、公司负责人签阅的工作月报表等等）交归口管理机构存档，自己可保存相应的复印件，或需要使用时到归口管理机构借阅；归口管理机构人员负责定期向业务人员索要近期资料；业务承办人员应及时就货款进帐情况与财务人员沟通，财务人员应及时将货款进帐情况予以反馈等；遇有相应客户逾期付款状况的，业务承办人应及时与财务人员沟通制作对帐单前往对帐，财务人员应予积极配合等。三、协议文本及技术性条款的制定1.标准化协议文本的订立是协议有效管理的必要前提律师认为实现公司协议的标准化是实现公司协议有效管理的必要前提。零散、杂乱的协议格式是公司实现有效协议管理的一大障碍。作为公司加强“协议管理”活动的第一步，实现协议文本的标准化十分重要。因此公司应当重视制定标准化的协议文本，并应注旨在实践中尽也许规定客户接受公司提供的标准化协议文本。与标准化协议文本的制定相关的是与客户协议文本的重要条款（如付款方式、违约责任、争议解决机制、担保问题等等）不能容易进行变动；若协议文本内容最终发生了变动，则应重新认真审查变更后协议文本的合法性、严密性和可行性；必要时由律师进行审查。此外，鉴于公司与某些客户的交易行为往往具有连续性，若每笔交易都视作一个单独的协议，一旦客户方长期拖欠货款发生经济纠纷，则势必会给公司将来的诉讼（或仲裁）带来不便，由于民事诉讼（或仲裁）中存有“一事一理”的基本理念，即一个诉讼只能针对同一法律关系。为减少将来也许发生的诉讼（或仲裁）过程中的不便，建议公司与类似客户可签订长期供货协议，将单笔的交易纳入一个长期供货协议的框架之中，这同时也有助于公司对协议的总体管理。2.协议中可约定特定事项的授权代表协议行为中涉及订单发送、确认签字、货品签收等一系列行为，也许涉及人员较多，如条件许可，律师认为在协议行为中应当直接明确双方授权代表及其受权范围。如目前客户方对公司的送货单签收相对比较混乱，而确认客户确已收到货品又是一旦双方将来发生争议公司进行诉讼的重要依据，故在协议文本中可约定客户方对货品签收的签字一个或数个货品签收授权代表，并在协议中预留签字字样，如授权代表发生变动的，应在第一时间将授权人变动情况及新的签字字样及时书面函告对方。3.协议中所涉的印章使用及送达地址确认问题针对目前大多数公司印章使用相对混乱的行为，也可在协议中约定各种印章在协议行为中的使用规则，如签署协议或补充条款应使用“公章”或“协议专用章”；对帐应使用“公章”、“协议专用章”或“财务专用章”；签收货品可使用“公章”、“协议专用章”、“财务专用章”或“业务专用章”等。此外，鉴于目前大量的公司注册地与实际经营地不一，或一家公司拥有多处经营地，为防止纠纷发生时也许出现的双方沟通不畅，函件无法送达等情形，可在协议文本中确认双方信函、文献等的送达地址，明确任何一方地址发生变动的，应及时书面告知对方，并约定一方按确认地址发出有关信函两日后，即可推定对方已收到。4.对协议中的违约责任的设定要慎重必须注意的是，协议文本中对违约责任的约定是把“双刃剑”，必须进行合理的运用。在买卖双方市场地位基本对等的情况下，违约责任的设定更应适当合理，这样也更有助于客户批准接受我方提供的协议文本。在司法实践中，违约责任设定过高或过于苛刻往往会被法院或仲裁委员会认定无效，这就等同于没有约定违约责任，反而会不利于公司利益的维护。5.重视争议解决问题的约定现行法律对协议中争议问题的解决方式给予了较大的自由选择空间。根据民事诉讼法规定：“协议的双方当事人可以在书面协议中协议选择被告住所地、协议履行地、协议签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖”；根据我国仲裁法规定：“当事人采用仲裁方式解决纠纷，应当双方自愿，达成仲裁协议。没有仲裁协议，一方申请仲裁的，仲裁委员会不予受理。”另，在涉外案件的争议解决机制中，必须注意有部分国家也许会对我国法院判决的认定及执行设有障碍，相比较而言，仲裁裁决的可执行力要优于法院判决。故用足法律授权，在协议文本中对管辖地作出有助于自身的约定尤为重要。四、协议的调查、签署及履行所涉问题1.协议行为应当重视调查公司在经营过程中与客户进行交易应当重视对相关信息的调查，特别在一些交易数额较大的交易活动中，类似的调查活动更显得尤为重要。这些调查的范围重要有如下三种：（1）对协议相对人进行调查。客户是公司交易的直接相对人，无论是新客户还是老客户，当协议交易额巨大或有迹象表白客户履约能力发生异常时，应当进行必要的调查。调查内容涉及：主体的真实性、合法性、公司资产（车辆、房屋、上一年度会计报表等）状况等。（2）对协议相关方展开调查。协议相关方是也许与协议有关的担保方，债务承担方（如约定由第三方付款），协议履行过程中，相关方担保能力、债务履行能力出现异常亦有也许危及协议的正常履行，因此也有必要进行一定的调查。（3）对协议行为的相关财产进行调查。如协议交易中担保方提供担保财产的权属情况，有无设定抵押、查封等他项权利等情形。对上述调查活动应由公司业务承办人具体负责，必要时也可由律师前往进行调查。2.协议签署过程中所涉时间问题律师在执业活动中发现：部分协议当事人对协议文本上的一些涉及时间的事项往往十分大意，甚至出现了双方当事人均对协议盖过公章但又均未标注盖章日期的情形，在这种情况下一旦双方发生争议，往往难以确认双方交易的具体时间，导致事实不清、责任不明，甚至尚有也许蕴涵其他法律风险。协议的生效时间也很容易被忽略。协议签署及履行过程中必须审查协议中有无附条件、附期限等，如有条件或期限约定，应在条件成就或期限届满时再履行协议。在司法实践中，若协议尚未生效而一方即实际发放货品的，一旦发生争议，法院也只能以“不妥得利”为由判令受货方返还原物，而不能按协议中的约定的相关违约责任规定对方承担，这种状况无疑将不利于公司利益的维护。3.协议履行过程中的不时对帐、发函协议履行过程中，若客户方存有拖欠货款达成一定金额或一定期限，公司应当安排具体业务承办人或财会人员与对拖欠货款的客户进行对帐。通过对帐行为，一方面可提醒该客户及时付款；另一方面也可明确双方债权债务关系的具体数额，为也许进行的诉讼（或仲裁）做必要准备。如客户方存有拒绝对帐或拒绝盖章的，则公司应当注意：其一，该客户是否已经不具有相应的支付能力；其二，要审查该笔债务发生的时间，注意不要超过两年的诉讼时效，如时间已经接近两年，则应尽快发出催讨款项的公函（应当通过邮局挂号或双挂号），以中断诉讼时效并为下一步拟采用的法律手段争取时间。实践证明，规范化运作的大型公司、外资公司之所以重视“协议管理”就在于他们结识到“协议管理”对于公司经营安全的重要意义。规范、有效的“协议管理”制度是公司正常经营的必要条件，也是公司做大做强的制度保障。签订经济协议要遵循哪些基本原则？签订经济协议是一种法律行为，因此，当事人在签订经济协议时，必须遵循一定的基本的原则，根据经济协议法及有关法律规定，当事人在签订经济协议时，必须遵守以下三项原则：1.遵守国家的法律和行政法规的原则。经济协议法第四条规定：“订立经济协议，必须遵守法律和行政法规”。这一规定是对当呈人在签订经济协议时最基本的规定，当事人只有遵循这一原则，签订的经济协议，才干得到国家的认可和具有法律效力，当事人的利益才干受到保护。这里所说的法律和行政法规，不仅涉及经济协议法及其配套的条例，并且涉及一切与订立经济协议有关的法律、规范性文献及地方性法规。2.遵守平等互利、协商一致的原则。经济协议法第五条规定：“订立经济协议，应当遵循平等互利、协商一致的原则”。这项原则重要包含二个要素，一是经济协议当事人的法律地位平等。在我国经济协议当事人无论是法人，还是个体工商户，无论是国有公司，还是私营公司，无论是大公司，还是小公司，它们的主体资格，即权利能力都是平等的，任何一方都不能对他方逼迫命令，不能规定不平等的权利。二是当事人在签订经济协议时，必须协商一致。经济协议的签订是当事人自愿的行为，是建立在当事人各方自愿基础之上的，因此，当事人在签订经济协议时，必须要进行充足协商，只有通过充足协商，考虑到各方利益，才干最终达成一致协议，并达成各自的经济目的。3.遵守诚实信用的原则。诚实信用原则也是当事人在签订经济协议时应当遵循的一项基本原则，这项原则的核心是规定当事人在签订经济协议时，主观上没有损害国家、社会利益和别人利益的故意，做到不欺诈、不规避法律，恪守信用，尊重商品交易的道德和习惯，尊重社会公德。浅析协议风险的防范法规规定,假如有国家规定的指令性或指导性价格的，价格条款应予遵守。对于买卖协议，协议的履行期限、地点和方式，应特别加予注意。协议法规定，标的物的所有权自交付时起转移，法律另有规定或当事人另有约定的除外。所谓法律另有规定的除外，是指不动产所有权自登记之日起转移，部分动产如船舶和民用航空器所有权的取得、转让和消灭也应进行登记的。在所有权保存的买卖协议中，标的物所有权自买受人交清最后一笔款项时转移给买受人。虽然之前出卖人早已将标的物交付给买受人。标的物的风险并不是随所有权转移而转移，而是按照标的物交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担的控制原则承担。 此外注意，货款的结算方式必需符合财务制度的规定。掌握好协议交易性条款中的相关法律规定，对于避免违法违规带来的制度风险很重要。而协议的救济性条款是为了保证协议的交易安全，重要针对协议违约的信用风险的条款。协议法第十二条，协议一般应有的条款后两项，就是救济性条款。1、 违约责任：违约责任，是指协议当事人因违反协议约定的义务而应承担的法律后果。违约责任制度在协议法中居于十分重要的地位。英美法系国家的协议法站在“保护”的角度，将这种制度称为“违约救济”。我国现行协议法规定的违约责任实行的是无过错责任的归责原则，也就是说只要存在违约事实就应承担违约责任。违约责任的补偿，协议法第113条采用了合理预见规则。在违约责任的各种形式中，最常见的是损害补偿。实践中如何拟定损失数额，特别是如何界定间接损失，这是一个很复杂也很有趣的问题。按照一般逻辑推理，在两个事物之间找因果关系，并不困难。但只要有因果关系的损失，违约方就应当补偿的话，实践中就也许发生损失无限扩大的情况。为此，创建了“合理预见规则”，即违约方在订约时已经或应当预见到的因违约将会发生的损失，才是他应当补偿的损失。协议法第119条还规定了防止损失扩大规则。对于协议双方自行约定的违约金，协议法也确立了适当性的原则。这些规定都有助于限制违约风险的无限扩大。2、 解决争议的方法：协议法规定，当事人可以通过和解、调解解决协议争议，及根据仲裁协议或条款向仲裁机构申请仲裁。没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向人民法院起诉。公司应根据法律规定选择既有助于解决争议又能保护自身利益的争议解决方法。并应特别注意诉讼的时效及中止和中断的规定。除上述两个原则性条款，还应注意具体的救济性条款。违约救济除了规定全面履行和补偿损害外，还涉及：1）定金：定金的特性涉及从属性，即协议无效，定金约定亦无效。实践性，以定金的交付为成立要件。要式性，应当书面形式约定。限定性，具体数额由当事人约定，但不能超过主协议标的额的20。定金可以广泛应用于多种协议。2）违约金：违约金有法定违约金和约定违约金，约定违约金假如太高，诉讼时法院可以在一定范围适当拟定。违约金与定金，当事人只能选择合用。此外，协议中还常有其他类似条款：3）担保人和物：为了保证协议的依法履行，担保法还规定了对于协议可以设立人和物的担保。4）预付款和订金等： 和定金不同，订金不是一个规范的概念,是预付款的一部分，是当事人的一种支付手段，不具有担保性质。最高人民法院的解释规定“当事人交付留置金、担保金、保证金、订约金、押金或者订金等，但没有约定定金性质的，当事人主张定金权利的，人民法院不予支持”。定金则是保证协议履行的担保方式之一。5）协议中标的物的保险条款：实质也是为了保证交易安全，减少协议风险的措施之一。6）履约保证金等：按照私权自治原则当事人可以约定履约保证金、信用金等，也具有保证协议全面履行的作用。根据情况有些就是违约金，有些不符合法律规定，在诉讼中将得不到法院的支持。7）不可抗力条款：不可抗力条款也是保护协议当事人的救济性条款。 只要协议的条款完善，出现数量，质量，价款等争议时，双方比较容易通过和解、调解解决。即使仲裁或诉讼，也可以按照协议条款拟定是否违约和那方违约，并合理拟定如何补救和补偿。但是有时即使违约也不负补救和补偿责任，象前面提到的不可抗力的情形。在协议履行时，协议法还规定了两个情形，应充足注意。1、预期违约：在协议履行期限届满之前，当事人一方明确表达或者以自己的行为表白不履行重要债务，就构成了预期违约。预期违约构成后重要的救济，协议法规定了：1）“，另一方当事人可以解除协议”。2）“，对方可以在履行期限届满之前规定其承担违约责任”。除了对另一方的保护，其实对于提出方，也是一种保护。协议法规定“当事人一方违约后，对方应当采用适当的措施防止损失的扩大；没有采用适当措施致使损失扩大的，不得就扩大的损失规定补偿。”公司在拟定不能履行协议或履行协议非常不利时，及时表白自己将不履行，运用该减轻损害规则，可以减轻损失。注意预期违约和不可抗力导致的不能履行合约是不同的，后者可以免去违约责任。此外，注意基于不安抗辩的中止履行。2、不安抗辩权：协议法规定，先履行债务的当事人，有确切证据证明对方有丧失或者也许丧失履行债务能力的情形时，可以中止履行。当然应当告知对方，并在对方提供担保后恢复履行。不安抗辩权可以保护那些对方丧失履约能力的当事人。但是，“ 当事人没有确切证据中止履行的，应当承担违约责任。”因而要谨慎注意信息的可靠性。当然协议的履行方面，还存在延迟履约和不完全履约等很多可以探讨的方面。