秘书工作的特点的案例.ppt

秘书工作的特点的案例 15文秘黄舒莹1.案例1：关于机密性 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯的总经理秘书陈珍妮一块游玩。两家都进行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样李丽热情开朗、乐于助人，陈珍妮温柔沉静、内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。一次闲聊时陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司的生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她身上。李丽说“你也不要太在意，我们作秘书的要自己调节心情，我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天早上就签订了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。2.过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时，过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打电话过来说“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧，李丽更是懊悔无比，她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。另她百思不得其解的是：罗浪斯公司知怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？3.案例分析 通过这个案例，可以看到秘书在与亲朋好友谈话或闲聊时，要注意场合和对象，要做好保密工作。今天人类已进入一个信息化的社会，由于秘书的主要工作就是为上司处理大量的日常性工作，在有意和无意之中知道了一些机密。这样，秘书稍有不慎，就有可能泄密。因此，关于工作方面的事，即使对于自己的家人或者朋友也不要多谈，这一点是秘书工作的一条铁的纪律。4.在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。他们收集的情报包括公司的高层人事变动，领导人之间的关系公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策，公司内部掌握的合同、协议、意见书以及新产品研发信息等等。秘书在日常生活中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密。因此，他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。对于秘书来说，要做到防止外人窃取本公司的机密这事并不难，难的是要防止平时的无意识泄密，特别是一些女秘书喜欢与朋友聊天，说话时可能不要太注意，有时还喜欢炫耀，说自己今天做了什么什么事，说者无意听着可能有心。从这些信息中寻找到对自己有用的信息。这有用的信息对于听者来说就是情报。所以，作为秘书平时就要养成“嘴紧”的习惯。5.案例2：关于辅助性 刚刚大学毕业的女孩小黄幸运的被一家大型外资企业录用了，而且职位是人人羡慕的部门经理秘书。在小黄看来，这个职位的工作内容无非就是用电脑给经理写商业信函，翻译一些外文资料，甚至陪同经理参加商务活动。她幻想着这样的工作既轻松又不至于无聊，自己学的东西还能用的上她感觉很满意。然而事情不是她想像的那样，她第一天上班报到后，经理只看了她一眼，就对她说“黄小姐，请你先把办公室打扫一下，今天是周一，房间两天没人有些脏乱。”6.小黄只好按要求把办公室扫了一遍又拖了一遍。刚想回到座位休息一下，经理又叫“黄小姐，麻烦你帮我泡杯咖啡。”一天下来，小黄做的事情倒是不少，但是全都是一些端茶倒水之类的琐碎小事。接下来，天天如此。小黄开始困惑了：这是经理秘书应该做的事情吗？7.案例分析 案例中，小黄对这个秘书工作感到不满意原先，在她的理解下，经理秘书无非是用电脑给经理写商业信函，翻译外文资料，或者陪经理参加商务活动，这些都是自己擅长的，这些工作既轻松也不无聊。但上班后，她发现她做的事情都是一些端茶倒水之类的小事，这让她搞到困惑，也更让她感到不满意。从小黄的困惑可以看出，她并未真正了解秘书工作的内容和特点。对于服务性，人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。8.案例3：关于服务性今天是星期一，上午来公司的客人特别多，一波接着一波，前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书小王值班，其他同事去食堂吃饭休息。小王把饭打回，想着赶紧吃完饭，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小王抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有点不高兴，心想，这人真没礼貌，没看见我在吃饭吗?敲什么敲!所以屁股也没抬，面无表情地问：“请问你有什么事?”9.来人说：“对不起，耽误你吃饭了。请问张总经理在吗?我想见他。”小王说：“现在中午休息时间，你有预约吗?”来人回答说：“之前没来得及。”小王心想看他的样子，说不定是来推销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约再来吧。”那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了。”小王面露不耐，说：“不在就是不在，请回吧。”来人说：“怎么这样呢?那我可就回去了。”这位客人走后，中午再没客人来，小王吃完饭后，美美的小睡了一会儿。下午1：OO正式上班后，前台秘书们又开始忙碌起来。大约下午1：30左右，总经理秘书张丽打电话到前台，询问中午是否来了一位深圳的客人，他是总经理非常重要的客人，现在人在哪里?李姐叫小王接电话，因为中午是她值班。10.小王告诉张丽说：“中午是来过一个客人，是不是深圳来的她忘记问了，因办公室没提前打招呼，她也不知道来人是总经理的重要客人，觉得那个客人像是推销东西的，又没预约，所以就让他回去了。”张丽说：“那可麻烦了，今天下午深圳亨达公司的总经理秘书打电话过来询问他们老总到了没有，说他们老总是到这边开会，顺便过来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情，所以他们老总没让提前打招呼，说自己过来就行了。现在人走了，这怎么向总经理交代?”小王一听也傻了眼。过了几天，小王被停职去参加培训，因为公司认为她要学的东西还很多。11.案例分析 小王作为前台秘书在接待客人时，行为很不规范，表现得不够专业，很不敬业。众所周知，秘书的工作内容繁杂，工作很辛苦。但是，无论多辛苦，应该明白：作为前台的值班秘书，你就是公司形象的代言人。许多客人对公司的第一印象，就是来自于这些前台值班秘书的态度，他们往往会把你的态度当作公司对他们的态度，他们也会把你的态度当作公司领导对他们的态度。所以，前台秘书必须严格遵守公司的规定，举手投足都应该表现出一秘书的专业素养，对每个客人都要给予真诚的欢迎和热情的服务，要对每个客人一视同仁。秘书要真正记住客人就是上帝，客人就是公司的衣食父母。你今天用什么态度接待客人，客人明天就会用什么态度对待你所在的公司!12.