3组织管理的基本问题（管理学原理-课件-复旦大学）.ppt

管理学管理学现代的观点现代的观点第三讲第三讲 组织管理的基本问题组织管理的基本问题 复旦大学管理学院复旦大学管理学院姚凯姚凯 副教授副教授目录一、组织设计的任务二、组织设计的基本原则三、组织管理的基本问题一、一、组织设计的任务组织设计的任务n组组织织设设计计：对对企企业业（或或其其他他组组织织）开开展展工工作作、实实现现目目标标所所必必须须的的各各种种资资源源进进行行安安排排，以以便便在在适适当当的的时时间间、适适当当的的地地点点把把工工作作所所需需的的各各方方面面力力量量有有效效地地组组合合到到一一起的一项管理活动过程。起的一项管理活动过程。1）职务分析与设计：）职务分析与设计：n是组织设计的最基础的工作；是组织设计的最基础的工作；2）部门划分与层次设计：部门划分与层次设计：n根根据据各各个个职职务务工工作作性性质质、内内容容及及职职务务间间的的相相互互联联系系，依依照照一一定的原则，将各职务组合成定的原则，将各职务组合成“部门部门”，进而形成组织的层次；，进而形成组织的层次；3）结构形成：结构形成：n通通过过职职责责权权限限的的分分配配和和各各种种联联系系手手段段的的设设置置，使使组组织织的的各各构构成部分联结成一个有机的整体，使各方面行动协调。成部分联结成一个有机的整体，使各方面行动协调。n组织设计工作的结果体现在两份书面文件上：组织设计工作的结果体现在两份书面文件上：n组织机构系统图（组织图或组织结构图）组织机构系统图（组织图或组织结构图）n职务说明书：职务说明书：a)工作内容、职责和权力；工作内容、职责和权力；b)与其他部门和职务的关系；与其他部门和职务的关系；c)担任该项职务者必备的条件担任该项职务者必备的条件 二、组织设计的基本原则二、组织设计的基本原则 1）战略匹配原则战略匹配原则 2）管理幅度原则管理幅度原则 3）统一指挥原则统一指挥原则 4）权责对等原则权责对等原则 5）监督制衡原则监督制衡原则 6）因事设职与因人适职相结合原则因事设职与因人适职相结合原则三、组织管理的基本问题三、组织管理的基本问题n部门化部门化n管理幅度与管理层次管理幅度与管理层次n集权与分权集权与分权n直线与参谋直线与参谋n分工与协调分工与协调n正式组织与非正式组织正式组织与非正式组织（一）（一）部门化部门化n在在组组织织职职能能中中，管管理理者者应应对对实实现现组组织织目目标标所所必必需需的的职职能和活动进行分组，这个过程被称为部门化。能和活动进行分组，这个过程被称为部门化。n部部门门是是组组织织设设计计直直接接结结果果，是是主主管管人人员员为为完完成成规规定定的的任务有权管理的一个特殊的领域，是同类职位的集合。任务有权管理的一个特殊的领域，是同类职位的集合。1、职能部门化、职能部门化 2、产品部门化、产品部门化 3、区域部门化、区域部门化 4、顾客部门化、顾客部门化 5、混合式结构、混合式结构（二）（二）管理幅度与管理层次管理幅度与管理层次n 一一个个组组织织由由最最高高层层到到基基层层作作业业人人员员间间的的管管理理层层次次越越多多，越越倾倾向向于于高高耸耸，管理层次较少的组织相对是扁平型的。管理层次较少的组织相对是扁平型的。管理幅度是指一个领导者直接指挥下级的数目。管理幅度是指一个领导者直接指挥下级的数目。当直接指挥的下级数目呈算术级数增长时，主管领导人需当直接指挥的下级数目呈算术级数增长时，主管领导人需 要协调的关要协调的关系呈几何级数增长。系呈几何级数增长。公式：公式：=n(2n-1+n-1)其中：其中：协调的关系数协调的关系数 n管理跨度管理跨度 n组织规模、管理幅度与管理层次之间的关系。组织规模、管理幅度与管理层次之间的关系。n在管理幅度给定的条件下，管理层次与组织规模大小成正比；在管理幅度给定的条件下，管理层次与组织规模大小成正比；n在组织规模给定的条件下，管理层次与管理幅度成反比。在组织规模给定的条件下，管理层次与管理幅度成反比。有效管理幅度的影响因素：有效管理幅度的影响因素：1）工作能力：）工作能力：n主管工作能力强，可缩短与下属接触占用时间；主管工作能力强，可缩短与下属接触占用时间；n下属工作能力强，可减少占用上司时间的频率。管理幅度下属工作能力强，可减少占用上司时间的频率。管理幅度可以适当宽些。可以适当宽些。2）工作内容和性质：）工作内容和性质：n1）主管所处的管理层次，越是接近组织高层的主管人员，）主管所处的管理层次，越是接近组织高层的主管人员，其决策功能越重要，管理幅度较中层和基层管理人员就越其决策功能越重要，管理幅度较中层和基层管理人员就越小；小；n2）下属工作的相似性；）下属工作的相似性；n3）计划的完善程度；）计划的完善程度；n4）非管理性事务的多少）非管理性事务的多少（处理这些事物所需的时间越多，（处理这些事物所需的时间越多，则用于指挥和领导下属的时间就越少。）则用于指挥和领导下属的时间就越少。）n3）工作条件：）工作条件：n1）助手的配备情况；）助手的配备情况；n2）信息手段的配备情况；）信息手段的配备情况；n3）工作地点的接近性）工作地点的接近性 n4）工作环境：）工作环境：n环境越不稳定，各层次主管人员的管理幅度就要减小。环境越不稳定，各层次主管人员的管理幅度就要减小。n（三）（三）集权与分权集权与分权 1、集权与分权用来描述组织中职权分布。集权与分权用来描述组织中职权分布。n“职权职权”指组织设计中给某一管理职位所赋予的做出决策、发布指组织设计中给某一管理职位所赋予的做出决策、发布命令和希望命令得到执行的权力。命令和希望命令得到执行的权力。职权与组织中的一定职位有关，而与占据这个职位的人无关。职权与组织中的一定职位有关，而与占据这个职位的人无关。n职权的分散化，称为职权的分散化，称为“分权分权”，指决策权在很大程度上分散，指决策权在很大程度上分散到处于较低管理层次的职位上；到处于较低管理层次的职位上；n职权的集中化即职权的集中化即“集权集权”，指决策权在很大程度上向处于较，指决策权在很大程度上向处于较高管理层次的职位集中的组织状态和过程。高管理层次的职位集中的组织状态和过程。n既不存在绝对的分权，也不存在绝对的集权。既不存在绝对的分权，也不存在绝对的集权。2、影响集权与分权程度的主要因素、影响集权与分权程度的主要因素 n1）经营环境条件和业务活动性质：经营环境条件和业务活动性质：n环境不确定，分权；环境稳定，集权环境不确定，分权；环境稳定，集权 n2）组织的规模和空间分布广度：组织的规模和空间分布广度：n规模小，集权；规模大，分布广，分权规模小，集权；规模大，分布广，分权 n3）决策的重要性和管理者的素质：）决策的重要性和管理者的素质：n重要决策宜集权；不重要决策，管理者素质普遍重要决策宜集权；不重要决策，管理者素质普遍较高时，分权。较高时，分权。n4）对方针政策一致性的要求和决策的重要程度：对方针政策一致性的要求和决策的重要程度：n方针政策的一致性要求集权；方针政策的一致性要求集权；n重大决策更加集权，次要决策更加以分权。重大决策更加集权，次要决策更加以分权。n5）组织的历史和领导者个性：组织的历史和领导者个性：n个性较强和自信、独裁的领导者，集权个性较强和自信、独裁的领导者，集权 3、过分集权的弊端：过分集权的弊端：n1）降低决策的质量和速度：影响决策的正确性）降低决策的质量和速度：影响决策的正确性和时效性；和时效性；n2）降低组织的适应能力；）降低组织的适应能力；n3）致使高层管理者陷入日常管理事务中；）致使高层管理者陷入日常管理事务中；n4）降低组织成员的工作热情。）降低组织成员的工作热情。n4、分权的标志：分权的标志：n最根本的标志是要看该组织中各项决策权限的分配最根本的标志是要看该组织中各项决策权限的分配是集中还是分散。具体地说，判断组织集权或分权是集中还是分散。具体地说，判断组织集权或分权程度标志：程度标志：n所涉及决策的数目和类型；所涉及决策的数目和类型；n整个决策过程集中程度；整个决策过程集中程度；n下属决策受控制的程度。下属决策受控制的程度。n5、分权的实现途径：分权的实现途径：n改变组织设计中对管理权限的制度分配；改变组织设计中对管理权限的制度分配；n促成主管人员在工作中充分授权。促成主管人员在工作中充分授权。n何为授权？如何进行授权？何为授权？如何进行授权？n授权：授权：n指上级管理者随着职责的委派而将部分职权委让指上级管理者随着职责的委派而将部分职权委让给对其直接报告工作的部属的行为。给对其直接报告工作的部属的行为。n其本质含义是：其本质含义是：n管理者不要去做别人能做的事，而只做那些必须管理者不要去做别人能做的事，而只做那些必须由自己做的事。由自己做的事。n科学、合理的授权过程的环节：科学、合理的授权过程的环节：n1）任务的分派；）任务的分派；n2）职权的授予，必须使受权者十分明确所授予）职权的授予，必须使受权者十分明确所授予他们权限的范围；他们权限的范围；n3）职责的明确；）职责的明确；n4）监控权的确认，授权者应该明白自己对授予）监控权的确认，授权者应该明白自己对授予下属完成的任务执行情况负有最终责任，要对受下属完成的任务执行情况负有最终责任，要对受被授权者的工作情况和权力使用情况进行监督检被授权者的工作情况和权力使用情况进行监督检查。查。n（四）、四）、直线与参谋直线与参谋 n1、直线职权、参谋职权及其相互关系、直线职权、参谋职权及其相互关系n1）直线关系本质上是指挥和命令的关系，直线人员拥有的）直线关系本质上是指挥和命令的关系，直线人员拥有的是决策和行动的权力；是决策和行动的权力；n而而参参谋谋关关系系则则是是一一种种服服务务和和协协助助的的关关系系，授授予予参参谋谋人人员员的的只只是思考、筹划和建议的权力。是思考、筹划和建议的权力。n2）将对组织目标的实现负有直接责任的部门称为直线机构，）将对组织目标的实现负有直接责任的部门称为直线机构，n而把那些协助直线人员工作而设置的辅助于组织基本目标实而把那些协助直线人员工作而设置的辅助于组织基本目标实现的部门称为参谋机构。现的部门称为参谋机构。直线职权关系不仅仅存在与直线系统内，参谋机构对其内部直线职权关系不仅仅存在与直线系统内，参谋机构对其内部人员的管理，本质上与直线部门对内部的管理一样，也需要人员的管理，本质上与直线部门对内部的管理一样，也需要依靠直线职权。依靠直线职权。单一业主单一业主员工员工（人员扩充）（人员扩充）单一业主单一业主（职能分化）（职能分化）员工员工多个业主多个业主采采购购部部销销售售部部生生产产部部企业职能分化企业职能分化企企业业经营职能的第一次分化经营职能的第一次分化过程分化过程分化采采购购部部销销售售部部生生产产部部企企业业第一次分化第一次分化第二次分化第二次分化经营职能的第二次分化经营职能的第二次分化要素分化要素分化财财务务部部技技术术部部采采购购部部生生产产部部销销售售部部人人事事部部企企业业第一次分化第一次分化第二次分化第二次分化第三次分化第三次分化管管理理部部调调查查部部财财务务部部技技术术部部采采购购部部生生产产部部销销售售部部人人事事部部企企划划部部控控制制部部经营职能的第三次分化经营职能的第三次分化领域分化领域分化n2、参谋职权的类别：参谋职权的类别：1）建议权；）建议权；2）强强制制协协商商权权（规规定定在在作作出出决决定定之之前前必必须须先先询询问问参参谋谋人人员员的的意意 见见）；3）共共同同决决定定权权，常常在在企企业业必必须须确确保保某某项项决决策策得得到到专专家家判判定定的的情情况况下采用；下采用；4）职能职权：被授予一定程度的直接指挥命令权。通常在参谋人）职能职权：被授予一定程度的直接指挥命令权。通常在参谋人员的专门知识和技能是开展某项工作的重要条件的情况下采用。员的专门知识和技能是开展某项工作的重要条件的情况下采用。n3、直线与参谋的矛盾：直线与参谋的矛盾：n往往是造成组织运行缺乏效率的重要原因之一。往往是造成组织运行缺乏效率的重要原因之一。n要么保持了命令的统一性，但参谋作用不能充分发挥；要么保持了命令的统一性，但参谋作用不能充分发挥；n要么参谋作用发挥失当，破坏了统一指挥的原则。要么参谋作用发挥失当，破坏了统一指挥的原则。n4、正确发挥参谋的作用：正确发挥参谋的作用：n1）要要求求明明确确直直线线与与参参谋谋的的关关系系，分分清清双双方方的的职职权权关关系系与与存在价值，从而形成相互尊重、相互配合的良好基础；存在价值，从而形成相互尊重、相互配合的良好基础；n2）必必要要时时授授予予参参谋谋机机构构在在一一定定专专业业领领域域内内的的职职能能职职权权，以提高参谋人员的积极性；以提高参谋人员的积极性；n3）直线经理要为参谋人员提供必要的信息条件，以便从）直线经理要为参谋人员提供必要的信息条件，以便从参谋人员处获得有价值的支持。参谋人员处获得有价值的支持。建议：合理使用参谋建议：合理使用参谋参谋人员与机构是构成组织中层的很大一部分内容，中层膨胀的原因往往也来自于参谋人员与机构的迅速增长。组织中的参谋是服务性的，即分析计划、提供信息、设计政策、提出建议。服务性参谋人员的激增，不仅使其自身丧失了效力，而且更糟的是，它破坏了创造成果的作业人员的效率。每个参谋人员都坚信，他的工作内容，不论是工资管理还是销售预测或存货管理，都是组织中最为重要的工作，人人都忙忙碌碌煞有介事地忙着制定“政策”、“方案”、“办事程序”、“指南”，因而每个人都希望从底层到最高层的直线人员都能给予足够的注意。因此，组织中应合理地使用参谋。参谋人员应当集中于完成那些很重要、并且持续时间很长的任务，对于不太重要的任务，应在作业过程中由作业人员来完成。一件很重要但不会持续很久的任务如整顿公司的管理最好当作临时性的任务来处理，如组建临时小组，一旦任务完成，就可以撤消。而如果由组织内部的参谋人员来承担这一任务，他就会建立自己的“王国”，到处寻索哪些地方要进行整顿。他为了充分开发自己所掌握的资源，显示自己存在的价值，不得不寻找一些事情做，而这种寻索将不可避免地带来损害。（五）分工与协调（五）分工与协调n专业化分工是传统组织设计的一条基本原则，但过分分工的缺点也逐渐暴露，如：l分工带来本位主义，强调自我中心；l分工造成了工作的单调乏味影响了员工的工作热情和创造性；l加大部门之间的协调工作量；n基于对过细分工所产生问题的认识，现代组织设计中出基于对过细分工所产生问题的认识，现代组织设计中出现了两方面的趋势：现了两方面的趋势：l机构职能综合化；机构职能综合化；（如参谋职能机构设置中将职能相（如参谋职能机构设置中将职能相似性较高、相互关联较强的工作合并在一起，由综合似性较高、相互关联较强的工作合并在一起，由综合部来负责多项管理职能。）部来负责多项管理职能。）l业务流程整合化。（流程再造，业务流程整合化。（流程再造，BPR，businessprocessreengineering）（六）（六）正式组织与非正式组织正式组织与非正式组织非正式组织：是伴随着正式组织的运转而形成。组织中的某些成员，由于工作性质相近、社会地位相当，对一些具体问题的认识基本一致、观点基本相同，或者由于性格、业余爱好和感情比较相投，平时相处中会形成一些被小群体成员所共同接受并遵守的行为规则，从而使原来松散、随机形成的群体渐渐成为趋向固定的非正式组织。任何组织，不论规模多大，都可能有非正式组织存在。正式组织正式组织n巴纳德的基本论点：正式组织是两个或两个以上的人，有意识地加以协调的活动或力量的系统，这一定义适用于各种形式的组织；n正式组织都有三个要素：协作的意愿、共同的目标和信息联系。共同的目标共同的目标协作意愿协作意愿信息联系信息联系正式组织的三要素正式组织的三要素企企业业技术组织技术组织非正式组织非正式组织人的组织人的组织成本的逻辑成本的逻辑效率的逻辑效率的逻辑正式组织正式组织感情的逻辑感情的逻辑逻辑行为逻辑行为非逻辑行为非逻辑行为（企业中的组织）（企业中的组织）（组组织织内内的的行行为规范）为规范）（组组织织内内人人的的行为）行为）正式组织与非正式组织联系示意图正式组织与非正式组织联系示意图正式组织正式组织非正式组织非正式组织正式组织与非正式组织的比较正式组织与非正式组织的比较正式组织的基本特征：1）目的性；2）正规性；3）稳定性；非正式组织的基本特征：1）自发性、2）内聚性、3）不稳定性。非正式组织的影响作用：非正式组织的影响作用：积极作用：积极作用：1）心理满足，创造和谐、融洽的人际关系）心理满足，创造和谐、融洽的人际关系2）提高员工合作精神；）提高员工合作精神；3）最终改变正式组织工作情况。）最终改变正式组织工作情况。消极作用：消极作用：1）其目标若与正式组织冲突，则可能极为不利；）其目标若与正式组织冲突，则可能极为不利；2）可能会束缚其成员个人发展；）可能会束缚其成员个人发展；3）影影响响正正式式组组织织的的变变革革进进程程，造造成成组组织织创创新新的的惰惰性性。对待非正式组织的策略：对待非正式组织的策略：n管管理理者者不不能能采采取取简简单单的的禁禁止止或或取取缔缔态态度度，应应该该对对它它加加以以妥妥善管理。善管理。一方面，必须正视非正式组织存在的客观必然性和必要性，允一方面，必须正视非正式组织存在的客观必然性和必要性，允许乃至鼓励非正式组织的存在，为非正式组织的形成提供条件，许乃至鼓励非正式组织的存在，为非正式组织的形成提供条件，并努力使之与正式组织相吻合；并努力使之与正式组织相吻合；另一方面，需要通过建立、宣传正确的组织文化，以影响与改另一方面，需要通过建立、宣传正确的组织文化，以影响与改变非正式组织的行为规范，引导非正式组织作出积极的贡献。变非正式组织的行为规范，引导非正式组织作出积极的贡献。谢谢大家！思考题n何谓组织？组织的功能是什么？n组织设计的基本思路与原则？n如何把握集权与分权的度？n如何引导非正式组织为组织发展作出贡献？