商业信件的种类.doc

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商业信件的种类

商业信包括介绍信、推荐信、辞职信、请求信、谋职信、解雇信等，我们只 学习几点通则，以介绍信、推荐信、辞职信为例。
商业信通则商业上用的信笺是很重要的，这往往是一家公司或一个商人对另一家公司或另一个商人的第一印象。商业信笺上的公司名称要求印得质量高，纸张也要求用高质量的证券纸，设计和布局的选择要能反映商业特征正式的还 是非正式的，老式的还是新式的，等等。商业信笺应印上公司的名称、地址、电话号码、注册的办公室地址、电传号码、公司注册号码以及董事们的姓名，写商业信决不可用有颜色的纸。碰到下列事项最好写信：事情有记录的必要时;传达新想法时;接受正式邀请时;感谢好客的接待时;表达歉意、慰问或庆贺时;推荐别人谋取职位时。在动笔之前要想清要说些什么，力求简短，很少超过一页打字纸。
除了绝对私人性质的信件，一般都是打字。开头称呼和结尾客套，严格地说，一封以亲爱的史密斯先生/小姐(dearmr/misssmith)开头的信，应以忠诚于你的(yourssincerly )结束。当然写给朋友的信结束语可以由你自由选择。当你不清楚信件应发给哪个具体的人时，可以用敬启者之类。如果对男女两性都要称呼，那么可用gentlemen ，寄到办公室的私人信笺要注上亲收。绝对私人的信，要用私人的信笺。与外国人通信，第一封回信最好按照对方来信时的落款形式给对方回信。商业信使用的语言比社交信要正规，用词也严谨得多。

我们生活在一个讲礼的环境里，如果你不讲礼，简直就是寸步难行，被人唾弃。求人要送礼，联络关系要送礼，以礼服人、礼多人不怪，这是古老的中国格言，它在今天仍有十分实用的效果。
调查研究指出，日本产品之所以能成功地打入美国市场，其中最秘密的武器就是日本人的小礼物。换句话说，日本人是用小礼物打开美国市场的，小礼物在商务交际中起到了不可估量的作用。如今商品社会，利和礼是连在一起的，往往是利、礼相关，先礼后利，有礼才有利，这已经成了商务交际的一般规则。在这方面道理不难懂，难就难在操作上，你送礼的功夫是否到家，不显山露水，却能够打动人心。商务送礼其实已成了一种艺术和技巧，从时间、地点一直到选择礼品，都是一件很费人心思的事情。很多大公司在电脑里有专门的储存，对一些主要关系公司、关系人物的身份、地位以及爱好、生日都有记录，逢年过节，或者什么合适的日子，总有例行或专门的送礼，巩固和发展自己的关系网，确立和巩固自己的商业地位。
商务送礼小贴士：特别选择受礼者想要的东西才是最好的礼物。最好的礼物是意外的。最好的礼物是一个忠实的友谊表示。最好的礼物表示一种幽默感。最好的礼物可以流露出高贵的考究和思想。最好的礼物就是不会超出你的预算的东西。

接听电话应使用普通话，说话语速要均匀、语音要清晰，语气温和，音量适中;电话铃响3声内必须拿起电话，主动问候：您好!客户服务中心。请问您有什么问题。对服务请求电话，要按规范做好记录;对无法当场解决的问题，要给客户一个带确切时间的答复。并在该时间内给客户一个处理方案。
接听投诉电话应保持平和的心态，多听少说，尤其不能推托责任，避免向客户表露情绪，避免与客户纠缠以往的不快，避免向客户陈述公司内部的运作细节，对由于我们的工作或产品质量问题给客户所带来的不便及不满，应给予真诚的道歉;同时应认真做好记录，并按规定程序逐级反映。

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