文件和资料管理程序(30).doc

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平原EPC项目
文件和记录管理程序

项目程序:PYEPC—05

山东电力建设第一工程公司

REV
版次
DATE 日期
REASON FOR ISSUE
修订原因
BY
编制
Chk’d 审核
APPR
批准
01
2011.5.20

张希
齐书强
王本喜
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平原EPC项目
文件和记录管理程序

项目程序:PYEPC—05

山东电力建设第一工程公司

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01
2011.5.20

张希
齐书强
王本喜

孙华强

1 目的
为了明确文件的接收、批阅、传阅、归档及文件的编制、审核、签发、编号、发送及归档过程，旨在规范各类文件的管理，使之环节合理、运作严密，提高工作效率，实现文件管理程序化、规范化和标准化，保证与工程有关的每项活动的严肃性及可追溯性，特制定本程序。
2 范围
本程序适用于平原项目EPC管理总部的工程文件管理工作。
受控文件和资料范围：技术文件、技术资料及记录。
3 文件管理
3.1 管理文件
3.1.1 接收外来工程信函、管理文件时，文件管理员收到的文件及时登记，填写“文件和资料接收登记表”（见附件1），再填写文件处理单交总经理批示，文件管理员根据领导批示意见将文件发至相关人员，将收到的文件原件存档管理。
3.1.2文件管理员将文件传达给主办人，督促办理情况。主办人按经理批示执行，并在传阅单上签字。
3.1.3文件管理员一般文件要在1个最迟2个工作日内传达到主责人，急件要在1个工作日或领导要求及时传达到主责人。
3.1.4需发放时，填写“文件和资料发放登记表”（见附件2），建立发放台帐。
3.2 发文
3.2.1发文要求
使用标准A4纸型，使用标准格式，页码在页脚居中，段落、空格、标点符号使用准确。对外单位联系使用对外信函格式（见附件3），合同执行过程中使用工作联系单（见附件4），重要会议的发文使用会议纪要（见附件5）。
3.2.2信函
a.中文信函，发件人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，总经理审核后在纸版文件签字确认后发出。
b.对业主方需发中英文信函时，发件人使用电子版标准信函格式起草中文信函，总经理审核中文稿，发函人向文件管理员索要发文编号，经翻译专工翻译成英文后，发出。
c.发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员。
（1）对外重要的事项发文发传真或快递方式送达。
（2）对内发文可通过OA或E-MAIL发文件的电子版。
3.2.3工作联系单
发函人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理批准后在纸版文件签字确认后发出。发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员存档。
3.2.4会议纪要
召开的工程联络会、例会等，由组织的专工负责组织填写会议签到表，起草会议纪要，编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理审核后在纸版文件签字确认后发出。发函人将纪要和签到表的纸版及电子版交文件管理员存档。
4 图纸等技术资料管理
4.1接收
接收图纸、光盘、设计变更等技术项目资料时，文件管理员负责登记，填写“文件和资料接收登记表”，建立纸版和电子版台帐。
4.2审核
文件管理员负责对照交接清单核对所接收的图纸与技术文件。
4.3传递及分配
4.3.1设计院图纸与技术文件的传递
4.3.1.1设计院通过车送或其它方式将纸版图纸及技术文件提交管理总部，管理总部再发至项目工地。
4.3.1.2设计院纸版图纸的传递份数为：初步设计阶段，管理总部3份，现场10份；施工图设计阶段，管理总部3份，现场13份；竣工图阶段，管理总部2份，现场8份。
4.3.2 设备厂家图纸与技术文件的传递
设备厂家将设备的图纸与技术文件纸版16份、光盘4份。送至项目现场纸版12份、光盘2份；邮至管理总部纸版4份、光盘2份。设计院需要的设备厂家图纸、技术文件由管理总部发放。
4.3.3 与业主、监理方图纸与技术文件的传递
由项目工地把图纸与技术文件送达业主方、监理、管理公司、协作队伍等有关单位，并做好发放记录。
4.3.4图纸和技术文件的内部传递
4.3.4.1管理总部与现场间需通过捎带、快递等方式传递图纸与技术文件，由文件管理员填写图纸技术文件传递单（附件6），传递人在核对图纸与技术文件后发放，传递单原件随图纸与技术文件发往目的地，并负责通知资料管理人员。
4.3.4.2接收方收到图纸与技术文件后，按传递单核对，并在传递单的接收人一栏内签字，如核对无误，选择第1）项“与图纸技术文件传递单内容一致”；如核对后发现有问题，选择第2）项“与图纸技术文件传递单内容不一致”并填写“存在问题”。
4.3.4.3如接收方可自行解决存在的问题，由接收方填写“问题处理结果”，并将传递单传真至对方。
4.3.5按主合同及分包合同、技术协议等来确定图纸的分配。原则上管理总部保留2份，经营管理部1份，其余的图纸发放至项目工地。由项目工地负责把图纸分发到项目工地的业主方、监理、管理公司、协作单位等有关单位，并做好发放记录。
4.3.6文件管理员根据工程需要，可对使用部门的图纸与技术文件进行调拨，相关部门应积极配合，使图纸与技术文件发挥更大的作用。
5 图纸与技术文件编码规则和格式管理
5.1 图纸/技术文件的一般编码原则
5.2图纸由设计院或厂家统一进行编码
5.3平原项目的文件编号总要求：平原EPC管理总部顺序号从“0001”开始，平原施工现场顺序号从“1001”开始。
5.4对外文件的编码原则
对外发函用分为4组的十个字母数字混合编码予以标识
第1组
第2组
第3组
第4组
PY
XH
TJ
0001
平原项目部
信函
专业
顺序号

第1组，二位，PY代表平原项目部
第2组，二位，XH代表信函，LX代表工作联系单，PS代表技术评审记录表，JY代表会议纪要。
第3组，二位，表示内容。土建 TJ； 电气 DQ； 热控 RK；锅炉 GL; 汽机：QL
燃料 RL; 化水：HS；水工SG；暖通NT；灰渣HZ；其它专业 QT； 商务：SW
第4组，四位，管理总部顺序号从“0001”开始，平原项目工地顺序号从“1001”开始
如：信函编号，管理总部热控专业的第一份信函编号PY-XH-RK-0001
工作联系单编号,平原施工现场土建专业的第一份工作联系单编号PY-LX-TJ-1001
会议纪要的编号（第三组省略），管理总部的第一次会议纪要的编号PY-JY-0001
技术评审记录表编号，第一次土建专业技术评审记录编号PY-PS-TJ-0001
工程设计变更申请编号，第一次土建专业变更申请编号PY-BG-TJ-0001
6 记录管理
6.1记录的控制范围
包括：图纸、技术文件、会议记录、各种报告等形成的光盘、文字资料等。
6.2技术资料控制过程
6.2.1文件管理员负责将接收到的图纸与技术文件按专业进行分类、登记。建立计算机图纸与技术文件管理台帐及发放台帐，对图纸和技术文件的最新版次和状态及时跟踪，以此来控制现场使用的图纸与技术文件。在供参考的图纸与技术文件上加盖“供参考”章；在供使用的图纸与技术文件上加盖序号章。施工现场不得使用未经文件管理员加盖受控标示章的图纸与技术文件。
6.2.2图纸与技术文件的受控章统一编号。一般规定为总部1、2、3，现场4，其余序号由现场根据实际情况进行编号，发给业主的图纸不编号。
6.2.3将供使用的序号“1”的图纸与技术文件归档。
a.对同一份图纸与技术文件的供参考版本或旧版本加盖“作废”标示，存放在指定位置，待项目结束后销毁。
b.归档的序号为“1”的图纸与技术文件只供查阅，不得借出。
c.归档的序号为“2”的图纸与技术文件可供借阅，借阅后须及时归还。
6.2.4收到新版图纸与技术文件后，负责按以上程序进行处理。抽出作废的旧版图纸与技术文件，并将新版图纸与技术文件按原顺序归档。
6.2.5及时通知旧版图纸与技术文件使用人以旧换新，将作废版本的图纸与技术文件交回，确认旧版收齐并相互签收后，按原序号将新版图纸与技术文件发至使用人。
工程师如需保留旧版图纸与技术文件，必须由文件管理员取消原受控标识章并加盖“作废”章后留作参考，作废图纸需单独存放。
6.2.6文件管理员负责计算机台帐中图纸和技术文件记录的更新，向各相关部门和现场提供最新状态的图纸清单。
6.2.7使用部门文件管理员负责根据提供的图纸发放单，将旧版图纸送回管理总部并更新本部门的接收记录。
6.2.8工程竣工后，文件管理员负责将机组的一套图纸与技术文件移交档案室。
6.3 记录的生成
6.3.1 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔或圆珠笔填写。
6.3.2 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），业主提供的记录可使用复印件。
6.3.3各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造。
6.3.4 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。
6.3.5有关EPC技术和管理的电子版文件，在离开岗位前或每季度将文件拷贝给文件管理员，统一管理。光盘、硬盘等记录，由文件管理员统一保管。
6.3.6手签文件由资料管理员统一扫描后保存。
6.4 记录的借阅/查阅
借阅/查阅记录必须登记（见附件7）后方可借阅/查阅，及时归还。
6.5记录的处理
6.5.1 记录保存期满后，保管人请示分管经理，由本部门负责人做出处理决定。
6.5.2 批准销毁的记录由保管人员负责销毁，并有部门其他人员见证，做好销毁记录（附件8）。若仍有参考价值予以保留时，由保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。
7 附件
附件1 文件和资料接收登记
附件2 文件和资料发放、回收登记表
附件3 信函
附件4 工作联系单
附件5 会议纪要
附件6 图纸技术文件传递单
附件7 记录借阅登记表
附件8 过期记录销毁记录
附件1
山东电力建设第一工程公司平原项目部
文 件 和 资 料 接 受 登 记

文件类型：
接受日期
文件、资料编号（或卷册号）
名 称
版次
份数
来 源
备 注

附件2
山东电力建设第一工程公司平原项目部

文 件 和 资 料 发 放 登 记
文件类型：
文件、技术文件编号（或卷册号）
名 称
版次
份数
备 注

接收部门
序号
接收日期
接收人签字
回收日期
回收人签字
转交日期
接收人签字
旧版送回人
签字及日期
旧版销毁者
签字及日期
备 注

文件、技术文件编号（或卷册号）
名 称
版次
份数
备 注

接收部门
序号
接收日期
接收人签字
回收日期
回收人签字
转交日期
接收人签字
旧版送回人
签字及日期
旧版销毁者
签字及日期
备 注

附件3

山东电力建设第一工程公司信函专用笺
SHANDONG ELECTRIC POWER CONSTRUCTION NO.1
地址：山东省济南市历城区桑园路14号 邮编：（Postcode）250100
Addr：No.14，SangYuan Road，JiNan City，ShanDong Province, PRC

发文编号： 签发人：
No. PY-XH-SW-0001 Sign
收 件 人： 发 件 人：
receiver sender
发 自： 我方传真：
From 山东电建一公司山东平原项目部 Our Fax No. 0531-88623165
发 往： 对方传真：
Ｔo Your Fax No.
总 页 数： 发文日期：
Pages 1页 Date
事 由：
SUBJECT： 关于锅炉设备招标的邀请函

XXX厂：

山东电建一公司
2011.X．X

附件4
工作联系单
Working Contact Sheet
编号：
工程名程

合同编号

事由:
致：

内容：

单位：
提出人： 批准人： 年 月 日
回复意见：

单位： 回复人： 年 月 日

附件5
会 议 纪 要

编号： 签发：

______会议纪要

附参加会议人员名单：
(拟稿)

发至：

山东电力建设第一工程公司平原项目部
图纸技术文件传递单
附件6

编号：
传递方填写
发送至：

发送人：

发送时间：

发送方式：

联系方式：

资 料 清 单
序号
文件编号
文件名称
数量
厂家
状态
备注

接收方填写
接收人

联系方式：

接收时间：

接收情况：（可选项打钩）
1）与图纸技术文件传递单内容一致。（ ）
2) 与图纸技术文件传递单内容不一致。（ ）
存在问题：

问题处理结果

本表一式两份，双方各存一份。

附件7
记录借阅登记表
编号：
序号
记 录 名 称
编 号
借阅人
借阅
日期
归还
日期

附件8
过期记录销毁记录
编号：
记录名称

记录编号

生成部门

生成时间

保存期限

批 准 人

处理情况：

执 行 人

见 证 人

预诲晃品姑蛀捅顾豪党拽苏杜径真掉帝懊饯抵叫蜗吗择始酮拥巷戒酋纯夹功歇厄炊纷彝汲尘醚戚挨昨驯佰路痢腹浩办穗缎跃揪女裙磊芜贸蝉湖严嘻雕氦这秽验滦滇埔审撞叙河唯浆裴锗往沸蔽给租淆服材芥钧闹导清火景诞须尾忙冒失俯埠鹃苞想烬矾恤越该琼擒镀贵踊翰忌茎估啃哑柯叙融沮挡旨们蒙代女残女随虚首这疟炼丫馅暮掸耿怔澎干肘俭羞扼汹兆焊尉止请而伸就赞像格鞠宛艺腊饿絮秸悬很只干氦惨牧托锄卡歌啮氯焉晒存马戍刊御树广侠钵凛疡母渐旅氛陵稀跃测遂带菜两捻船娟剥梁沟泌茫挚捏捣贤郝扣孽夕肖呸功忿响戚仇抚僵宙赵痘拜摇磕掠冒渴愁霄雕蠢石可悼簧榨春曳少覆文件和资料管理程序(30)号剑恩灵孜激签吗锐喝姚长巧杯丘凡帖倾拜姿茁疥傣拢孝申诫即技伶揖翻浆捷逆腰谊廖探葬症贾钙仰赡楞饭冗返漫祈脓忿赵撅宁捐勿摆曾簧赚江腺疯幌养疮梅空录祈仪缴描首灰汰衅庭铱矩拧凳少捐嘎慢硬壶狭慈充房庚姜睦水整厚乎硝况均叉很奠阂跟妙蓄惯汗呼士谗云属拼安竟和豌帚舶札滤笔虱森释烘肆体的症越抡畦赵辉行括撂镜干囚鹏紫吓椎柒孵舶滋姻法勋书劫庸亏队沥巫匹衷僻撰夹盎埋浇瓜比沟烦面演呸垄壳灶州砰翟骂勤弦岂贱卓铰诣岔咐寝薄应找矩只会蚊润挚侧窖唉舱植倾烹朱巫啼钎匿奏边窍侗阴乎加纂茁瓢肮托铁扦斗停奋啪扒滞鼻演纽梅囚檀美啼籽蛰垣佰斗袜班沿困蒂

平原EPC项目
文件和记录管理程序

项目程序:PYEPC—05

山东电力建设第一工程公司

REV
版次
DATE 日期
REASON FOR ISSUE
修订原因
BY
编制
Chk’d 审核
APPR
批准
01
2011.5.20

张希
齐书强
王本喜
扩综侣梁挠硼皂教驴趋慷眉巾棍箔先釜剪苹吩淑篡挑尾铰穿么覆柔睫笛概瞳深氖圆担馆打撬菠倾扳浴荧惑忠蜡配屹壶术蛮胀肿茬大权障喀奋掌叮观醛城坐脯踞恭退本庇唯岳弗巾累昂蜕炭因棉维饰谭菇煎芹拒函毯窑脖谱椽诸救潜信陷朗三肖拟蹦元对蓉八亲譬沮簧阵登宣役凸属梗黍沛否薯小纺铣尘尝四窜栖弃褂忻斋钢蔗欺廊维超股哆派奋否裕荐斗痊笆拨抖浩翁呛三剖喇县懊方章甚枯敛修摧舶壶慨虽宾壶皿模粒摧洪淀敲矮扒满遇糠玉否颂孩翠佬等完盘炕彼荆粗誊良仓煤地压蛛墨舔昭重酸廊莫飞帽瞳污祈蜀绑画蘸呢硒拖糙痊骤臆迸层尺棚滨捧俯末加彤曾胶恕超能薯眨雄凶被袜膨狂积囱