采购供应商管理办法.doc

供应商管理办法

供应商管理流程图

供应商资讯收集

供应商基本资料

预选供方实施调查

不合格
评价 估

合格

列入预选供方名单

采购样品试配

不合格
鉴定

淘汰

列入合格供方名单

合格

年度供方评价

供应商开发
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
1．范围
本公司新供应商之开发工作。
2. 供应商开发程序
2．1供应商开发权责
（1） 采购部负责供应商开发调研工作。
（2） 品质部负责组织采购部、工程部组成供应商评价小组，并对供应商的资质进行综合评价，以确认其供方资格。
（3） 研发部负责与供应商签订相关技术协议。
（4） 品质部负责供应商的首批样品试装、试配验证及确认。
2．2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式：
各种采购指南；新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；各种产品发表会；各类产品展示（销）会；行业协会；行业或政府之统计调查报告或刊物；同行或供应商介绍；公开征询；供应商主动联络；其他途径。
2．3供应商基本资料表
供应商应填写《供应商基本资料表》后，交采购部做为评价依据。
2．4供应商开发流程
寻找供应商；填写供应商基本资料表；与供应商洽谈；必要时作样品鉴定；提出供应商调查评核之申请。
2．5后续工作
依《供应商调查》规定，由评价小组对供应商作实际调查评价，以确定其可否列入合格供应商之列。

供应商调查
为了解供应商生产能力、质量控制，确认其是否有提供符合质量、价格、交货期，特制定本规章。
1．适用范围
对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查。
2. 供应商调查作业规定
2．1供应商调查程序
（1） 采购部实施采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项综合管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
（2） 由品质部负责组织采购部、工程部组成供应商评价小组，对供应商实施调查评价，并填写《供应商调查表》。
（3） 评价之结果由各部门作出建议，供副总核定是否准予成为本公司之合格供应商。
（4） 未经供应商调查评价认可之供应商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。
2．2供应商调查评价
2．2．1价格评价
对供应商所提供之物资价格、交货期，由采购部依下列因素作评核：
原料价格；加工费用；估价方法；付款方式；生产计划体系；最短及最长之交货期限；进度控制方法；异常排除能力。
2．2．2技术评价
对供应商之生产技术，由技术部依下列因素作评价：
技术水准；技术资料管理；设备状况；工艺流程与作业标准。
2．2．3质量评价
对供应商之质量评价，由品质部依下列因素作评价：
品质部组织与体系；质量规范与标准；检验之方法与记录；纠正与预防措施。
2．3供应商复查规定
经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次；复查流程类同首次调查评价；复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列；若供应商之质量、价格、交货期或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。

供应商评价
为规范对合格供应商之日常评价，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1． 适用范围
仍在采购之合格供应商的评价。
2．供应商评价程序
2．1评价项目
供应商交货实绩之评价项目及分数比例如下（满分100分）：
质量评价：40分；交货期评价：25分；价格评价：15分；服务评价：15分；其他评价：5分。
2．2评分办法
2．2．1质量评价：由品质部依进货验收的批次合格率评分，每个月进行一次。
（1） 计算：进货批次合格率=（检验合格批数 /总交验批数）×100%
（2） 评分：得分 = 40×进货批次合格率
2．2．2交货期评价
由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
如期交货货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评价得分。
2．2．3价格评价
由采购部对供应商价格水准评分，方式如下：
价格公平合理，报价迅速：10分；价格尚属公平，报价缓慢：8分；价格稍微偏高，报价迅速：6分；价格稍微偏高，报价缓慢：3分；价格甚不合理或报价十分低效：0分。
2．2．4服务评价
2．2．4.1抱怨处理评分
由品质部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：
诚意改进：8分；尚能诚意改进：5分；改进诚意不足：2分；置之不理：0分。
2．2．4.2 . 退货交换行动评分
由采购部对不良退货交换行动评分：
按期更换 ：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。
2．3评价办法
供应商之评价每月进行一次；将各项得分汇入《供应商评价表》，并合计总得分；每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和 / 评价月数。
2．4 评价分等
供应商评价等级划分如下：
平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70分者为C等。
2．5评价处理
A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励；B等供应商为良好厂商，由采购部提请供应商改进不足；C等供应商由质量监督部、技术部、采购部部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评价。

供应商管理
为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。
1． 适用范围
凡本公司之供应商管理。
2．供应商管理规定
2．1供应商开发
供应商开发程序如下：
供应商资料收集；供应商基本资料表填写；供应商接洽；样品鉴定；提出供应商评价申请。
2．2供应商评价
供应商评价程序如下：
组成供应商评价小组；分别对供应商之质良、价格、交货期、技术、生产管理作评价；列入合格供应商名列。
2．3订购、采购
订购、采购程序如下：
采购意想；询价；比价；议价；定价；订购；交货；验收。
2．4供应商评价
供应商评价程序如下：
每月对供应商就质良、价格、交期、服务等项目作评价；每年进行一次总评；列出各供应商之评价等级；依规定奖惩。
2．5供应商复查
每年对合格供应商进行一次复查；复查流程同供应商调查；有重大质量、价格、交货期、服务等问题时，随时可以作供应商复查。
2．6供应商辅导
对C等之供应商采取必要的辅导；不合格供应商应予除名；不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。
2．7供应商奖惩
2．7．1奖励方式
对优秀之供应商有下列奖励方式：
A等供应商，可优先取得交易机会；可优先支付货款或缩短票期；可获得品质免检或放宽检验；对价格合理化及提案改进，质良管理，另行奖励。
2．7．2惩处方式
（1） 凡因供应商品质不良或交货期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿；C等之供应商三个月内未能达到B等以上供应商之标准，应接受订单减量、停止交易。因上述原因停止供货之供应商，如欲恢复供货，需接受重新调查评价。

采购付款方式
规范采购订购与付款方式，使之有章可循。
1． 适用范围
本公司物资采购之订货与付款方式。
2．采购订货制订
2．1采购订货方式
采购订货方式，一般有下列三种：
xx通知方式：小宗交易，可采用xx通知下订单。
确认方式：由本公司出具订货单或供应商出具售货单。
合约方式：由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。
2．2采购合约意义
采购合约较口头或订单方式有下列效用：
可确定买卖双方应尽义务；作为解决合约纠纷之依据；作为法律诉讼之书面证据；可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。
2．3采购合约种类
本公司采购合约的种类有以下种类：
采购单；订货合同。
2．4采购单之运用
订购单用于下列条件：
标准化之产品，不易发生错误；买卖双方有很高之互信度；在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可；出现交货问题，容易处置；交货、验收流程成熟、严密。
2．5订货合同之运用
订货合同应注意事项：
应明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与采购单一致；付款方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、下批付款等；应规定延期罚款之责任、尺度、赔偿方式；规定解约之办法，保障双方权益；商定验收方式与质量追溯方式；规定卖方保证责任；明确其他认为应予附加之条款。
2．6一般条款
一般条款通常包括以下项目：不可抗力事故；索赔规定；仲裁；适用法律；违约及解约；其他条款。
付款方式
由采购部根据《采购单》、采购合同、进货检验验收单，向财务部请款；财务部依合同规定之给付方式，与供应商结款；采购一般采用一次性付款方式，即供应商之物资验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况需总经理核准；国外采购一般采用信用状付款方式，特殊情况需总经理核准。

委托加工管理办法
为规范委外加工管理，使之推行顺畅，特制定本办法。
1． 适用范围
本公司直接用于生产的原物料、半成品的委外加工。
2. 外委外加工管理规定
2．1定义
本办法所指的委外加工，是指本公司将生产制造的一部分委托其他公司（下称协作厂商）代为加工的做法。
2．2委外加工时机
在决定是否委外加工时，应考虑下列各因素：
本公司的生产能力不足时；须利用本公司所没有的设备、技术时；特殊零件无法购得，又不能自行加工时；委外加工质量更好时；委外加工成本更低时；认为比本公司自行加工更有利时。
2．3委外加工程序
2．3．1需求提出
委外加工的决定、变更或中止，须由生产运行部将原因、目的、规格、计划数量、预算等，以书面方式呈部门主管副总经理核准后，转呈总经理裁示；总经理核准后，转采购部联络洽询协作厂商或核定之协作厂商。
2．3．2厂商开发与调查
采购部参照《供应商开发》规定，对协作厂商进行洽询工作；由采购部、生产运行部、质量监督部、技术部组成厂商调查小组，参照《供应商调查》之规定，对协作厂商进行调查评价；调查评估合格之厂商列入合格厂商名列；除总经理特准外，不可将工程委托非合格之厂商加工。
2．3．3询价、议价
针对合格协作厂商，采购部请协作厂商进行报价；参照《采购方式》的规定进行询价与比价；同类型协作厂商应开发三家以上，以便询价、比价及紧急订单之需要。
2．3．4委外加工协议的签订
由采购部代表公司与协作厂商签订《委外加工协议》，协议应就下列事项作必要之约定：
委外加工产品及数量；加工单价与质量、总价；交货期要求；验收标准；付款方式；服务工作；其他双方认为必须约束之事项。
2．3．5委外加工资料
委外加工应提供协作厂商下列资料：
产品蓝图；工艺流程图；操作标准；检验标准；检验规范；物资的规格、编号、数量等。
2．3．6验收工作
视同采购物资作进料检验与点收工作。
2．4协作厂商评鉴
参照《供应商评价》进行。
2．5 其他注意事项
2．5．1协作厂商辅导
对协作厂商之辅导应较供应更为深入，将协作厂商视同公司制造部之一单位加以辅导，主要内容有：
质量管理组织的健全、规范与建立；质量标准、检验方法、检测设备使用的训练；观念培训、教导；协助制程改善；其他有益双方合作之事项。
2．5．2专利权
委外加工工程中，如包含有本公司保有的专利权时，仅对本公司的委外加工品同意其实施权利；对协作厂商保有的专利权，包含于委外工程中，如与第三者发生的纷争而使本公司蒙受损失时，不论其属过失或故意，都应由协作厂商负责；因委外加工而有新发明或新设计时，经协议后应以使双方均有利之方式，加以处理。
2．5．3保密
本公司不可将协作厂商应保密的事项向第三者汇露，协作厂商亦不可将本公司应保密的事项向第三者泄露；合作协议期满或合作解除后，亦不可违反（1）条之保密要求；双方的责任者应将保密事项的重要性向相关人员传达，以确保保密工作之可靠性。