时间管理—四象限方法.ppt

用好你的用好你的8640086400秒秒 -时间管理，时间管理，四象限方法四象限方法请问请问,如果如果每天每天有有8640086400元元进入你的银行户头进入你的银行户头,而而你必须你必须当天用光当天用光,你会你会如何运用这笔钱如何运用这笔钱?是的是的,你有这样一个户头你有这样一个户头,那就是那就是-你认同吗？时间就是生命时间就是金钱浪费时间就是浪费生命浪费时间就是浪费金钱帕累托原则帕累托原则(20/80(20/80法则法则)重要且紧急重要且紧急重要且紧急重要且紧急(如救火如救火 抢险抢险-必须立刻做必须立刻做)重要但不紧急重要但不紧急重要但不紧急重要但不紧急(如学习如学习 做计划做计划 与人谈心与人谈心 体验等体验等,只要没有前一类事的压力只要没有前一类事的压力,应该应该当成紧急的事去做当成紧急的事去做,而不是拖延而不是拖延)紧急但不重要紧急但不重要紧急但不重要紧急但不重要(3 3缺缺1 1 有人突然请吃饭等有人突然请吃饭等)既不紧急也不重要既不紧急也不重要既不紧急也不重要既不紧急也不重要(娱乐娱乐 消遣等消遣等)人们常犯的毛病是把人们常犯的毛病是把”紧急紧急”当成优当成优先原则先原则,而不是把而不是把”重要重要重要重要”当成优先原则当成优先原则.其其实许多看似紧急的事实许多看似紧急的事,拖一拖拖一拖,甚至不办甚至不办,也无关大局也无关大局.时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度二：重要但不紧急二：重要但不紧急一：重要而且紧急一：重要而且紧急三：不重要且不紧急三：不重要且不紧急四：不重要但紧急四：不重要但紧急时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急1、管理策划，系统性的、管理策划，系统性的。2、各类、各类工作工作计划计划。3、学习、培训。、学习、培训。4、关系维护。、关系维护。5、归档文件，思考改善。归档文件，思考改善。一：重要而且紧急一：重要而且紧急1、紧急状况、紧急状况、迫切问题、限期完成。迫切问题、限期完成。2、影响工作业绩，销售和生产。、影响工作业绩，销售和生产。3、影响下游进度，拖慢整个项目。影响下游进度，拖慢整个项目。4、准备事项。、准备事项。三：不重要且不紧急三：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。处理一般性文件。2、娱乐。、娱乐。四：不重要但紧急四：不重要但紧急1、因无谓拖延引起的、因无谓拖延引起的。2、因日常工作未完成的。、因日常工作未完成的。3、简单事务性、机械性的。、简单事务性、机械性的。时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急 10%15%一：重要而且紧急一：重要而且紧急 15%三：不重要且不紧急三：不重要且不紧急 1%四：不重要而且紧急四：不重要而且紧急 65%85%大多数人的时间分配大多数人的时间分配管理管理时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急 65%80%一：重要而且紧急一：重要而且紧急 20%25%三：不重要且不紧急三：不重要且不紧急 1%四：不重要而且紧急四：不重要而且紧急 15%成功的时间分配管理成功的时间分配管理第一象限：第一象限：第一象限：第一象限：没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！我们工作中的主要压力来自于第一象限，我们工作中的主要压力来自于第一象限，我们工作中的主要压力来自于第一象限，我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象限其实第一象限其实第一象限其实第一象限80%80%的事务来自于第二象限的事务来自于第二象限的事务来自于第二象限的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给自己的。所就是说这个压力和危机是自己给自己的。所就是说这个压力和危机是自己给自己的。所就是说这个压力和危机是自己给自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能是的压力减缓。情才能是的压力减缓。情才能是的压力减缓。情才能是的压力减缓。时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。第二象限：第二象限：第二象限：第二象限：有计划去做！有计划去做！有计划去做！有计划去做！不能因为不紧急就不去解决它。我们应该不能因为不紧急就不去解决它。我们应该不能因为不紧急就不去解决它。我们应该不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第二象限的事情偷溜到第一象限中去。时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。第三象限：第三象限：第三象限：第三象限：尽量别做！尽量别做！尽量别做！尽量别做！当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命了。了。了。了。时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。第四象限：第四象限：第四象限：第四象限：交给他人去做！交给他人去做！交给他人去做！交给他人去做！第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方法是放权交给别人去做，或者通头。最好的方法是放权交给别人去做，或者通头。最好的方法是放权交给别人去做，或者通头。最好的方法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。时间管理总体水平测时间管理总体水平测试试 “从不从不从不从不-”0-”0分分分分;“;“有时有时有时有时”-1-1分分分分;“;“经常经常经常经常-2-2分分分分;“;“总是总是总是总是-”3-”3分分分分我在每个工作日之前我在每个工作日之前我在每个工作日之前我在每个工作日之前,都能为计划中的都能为计划中的都能为计划中的都能为计划中的工作做些准备工作做些准备工作做些准备工作做些准备.凡是可授权让伙伴去做的凡是可授权让伙伴去做的凡是可授权让伙伴去做的凡是可授权让伙伴去做的,我都交派下我都交派下我都交派下我都交派下去去去去.我利用工作进度表来用书面规定工作我利用工作进度表来用书面规定工作我利用工作进度表来用书面规定工作我利用工作进度表来用书面规定工作任务与目标任务与目标任务与目标任务与目标.我尽量一次性处理完毕每份文件我尽量一次性处理完毕每份文件我尽量一次性处理完毕每份文件我尽量一次性处理完毕每份文件.我每天列出一个应办事项清单我每天列出一个应办事项清单我每天列出一个应办事项清单我每天列出一个应办事项清单,按重要按重要按重要按重要顺序排列顺序排列顺序排列顺序排列,依次办理这些事情依次办理这些事情依次办理这些事情依次办理这些事情.我尽量回避干扰性电话我尽量回避干扰性电话我尽量回避干扰性电话我尽量回避干扰性电话,不速之客的来不速之客的来不速之客的来不速之客的来访访访访,以及突然的约会以及突然的约会以及突然的约会以及突然的约会.我试着按照生理节奏变动规律曲线图我试着按照生理节奏变动规律曲线图我试着按照生理节奏变动规律曲线图我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作来安排我的工作来安排我的工作来安排我的工作.我的日程表留有回旋余地我的日程表留有回旋余地我的日程表留有回旋余地我的日程表留有回旋余地,以便应对突以便应对突以便应对突以便应对突发事件发事件发事件发事件.当其他人想占用我的时间当其他人想占用我的时间当其他人想占用我的时间当其他人想占用我的时间,而我又必须而我又必须而我又必须而我又必须处理更重要的事情时处理更重要的事情时处理更重要的事情时处理更重要的事情时,我会说我会说我会说我会说”不不不不”.结论结论 0-120-120-120-12分分分分:你自己没有时间规划你自己没有时间规划你自己没有时间规划你自己没有时间规划,总是总是总是总是 让别人牵着鼻子走让别人牵着鼻子走让别人牵着鼻子走让别人牵着鼻子走.13-17 13-17 13-17 13-17分分分分:你试图掌握自己的时间你试图掌握自己的时间你试图掌握自己的时间你试图掌握自己的时间,却却却却 不能持之以恒不能持之以恒不能持之以恒不能持之以恒.18-22 18-22 18-22 18-22分分分分:你的时间管理状况良好你的时间管理状况良好你的时间管理状况良好你的时间管理状况良好.23-27 23-27 23-27 23-27分分分分:你是值得学习的时间管理的你是值得学习的时间管理的你是值得学习的时间管理的你是值得学习的时间管理的 典范典范典范典范.我们的时间是如何被浪费的我们的时间是如何被浪费的?做事目标不明确做事目标不明确做事目标不明确做事目标不明确作风拖拉作风拖拉作风拖拉作风拖拉缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序,抓不住重点抓不住重点抓不住重点抓不住重点.过于注重细节过于注重细节过于注重细节过于注重细节做事有头没尾做事有头没尾做事有头没尾做事有头没尾.没有条理没有条理没有条理没有条理,不简洁不简洁不简洁不简洁,简单事情复杂化简单事情复杂化简单事情复杂化简单事情复杂化.事必躬亲事必躬亲事必躬亲事必躬亲,不懂得授权不懂得授权不懂得授权不懂得授权.不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求.消极思考消极思考消极思考消极思考.效率糟糕与高效率的人工作效率相差效率糟糕与高效率的人工作效率相差效率糟糕与高效率的人工作效率相差效率糟糕与高效率的人工作效率相差1010倍以上倍以上倍以上倍以上时间管理时间管理:用最短的时间或在规定用最短的时间或在规定 的时间内的时间内,把事情做好把事情做好.人们一般每人们一般每人们一般每人们一般每8 8 8 8分钟就会受到分钟就会受到分钟就会受到分钟就会受到1 1 1 1次打扰次打扰次打扰次打扰,每每每每小时大约小时大约小时大约小时大约7 7 7 7次次次次,每天大约每天大约每天大约每天大约50-6050-6050-6050-60次次次次.平均平均平均平均每次打扰约每次打扰约每次打扰约每次打扰约5 5 5 5分钟分钟分钟分钟,总共大约总共大约总共大约总共大约4 4 4 4小时小时小时小时,大大大大约约约约50-60%50-60%50-60%50-60%的打扰是没有意义或极少价的打扰是没有意义或极少价的打扰是没有意义或极少价的打扰是没有意义或极少价值的值的值的值的.每天自学每天自学每天自学每天自学1 1 1 1小时小时小时小时.7.7.7.7小时一周小时一周小时一周小时一周,365,365,365,365小时小时小时小时,一个人可以像全日制学生一样学习一个人可以像全日制学生一样学习一个人可以像全日制学生一样学习一个人可以像全日制学生一样学习,3-3-3-3-5 5 5 5年年年年就可以成为专家就可以成为专家就可以成为专家就可以成为专家.一个人如果办公室桌上乱七八糟一个人如果办公室桌上乱七八糟一个人如果办公室桌上乱七八糟一个人如果办公室桌上乱七八糟,他平他平他平他平均每天会为找东西花均每天会为找东西花均每天会为找东西花均每天会为找东西花1 1 1 1个半小时个半小时个半小时个半小时,每周每周每周每周要花要花要花要花7 7 7 7个半小时个半小时个半小时个半小时.数字往往回揭示一数字往往回揭示一些人人们意想不到的真相些人人们意想不到的真相.善于利用时间的人不会把时间花在需善于利用时间的人不会把时间花在需善于利用时间的人不会把时间花在需善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上要的事情上要的事情上要的事情上,而会花在而会花在而会花在而会花在值得值得值得值得的事情上的事情上的事情上的事情上时间管理当中最有用的词是时间管理当中最有用的词是时间管理当中最有用的词是时间管理当中最有用的词是”不不不不”做一件事情实际花费的时间往往比预做一件事情实际花费的时间往往比预做一件事情实际花费的时间往往比预做一件事情实际花费的时间往往比预期的时间期的时间期的时间期的时间多一倍多一倍多一倍多一倍.如果你让自己一天做一件事如果你让自己一天做一件事如果你让自己一天做一件事如果你让自己一天做一件事,你会花一你会花一你会花一你会花一整天去做整天去做整天去做整天去做;如果你让自己一天做两件事如果你让自己一天做两件事如果你让自己一天做两件事如果你让自己一天做两件事情情情情,你也会完成它们你也会完成它们你也会完成它们你也会完成它们;如果你让自己一如果你让自己一如果你让自己一如果你让自己一天做天做天做天做12121212件事情件事情件事情件事情,则会完成则会完成则会完成则会完成7-87-87-87-8件件件件 时间管理的方法时间管理的方法6 6点优先工作制点优先工作制 把每天所要做的事情按重要性排把每天所要做的事情按重要性排把每天所要做的事情按重要性排把每天所要做的事情按重要性排列列列列,分别从分别从分别从分别从”1 1 1 1”到到到到”6 6 6 6”标出标出标出标出6 6 6 6件最重件最重件最重件最重要的事情要的事情要的事情要的事情.每天一开始每天一开始每天一开始每天一开始,先全力以赴做先全力以赴做先全力以赴做先全力以赴做好标号好标号好标号好标号”1 1 1 1”的事情的事情的事情的事情,直到它被完成或直到它被完成或直到它被完成或直到它被完成或完全准备好完全准备好完全准备好完全准备好,然后再全力以赴地做标号然后再全力以赴地做标号然后再全力以赴地做标号然后再全力以赴地做标号”2 2 2 2”的事的事的事的事,以此类推以此类推以此类推以此类推.麦肯锡麦肯锡3030秒电梯理论秒电梯理论在最短的时间内把结果表达清楚在最短的时间内把结果表达清楚在最短的时间内把结果表达清楚在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主凡事要直奔主凡事要直奔主凡事要直奔主题题题题,直奔结果直奔结果直奔结果直奔结果.一般情况下人们最多记得住一二三一般情况下人们最多记得住一二三一般情况下人们最多记得住一二三一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五记不住四五记不住四五记不住四五六六六六,所以凡是要归纳在所以凡是要归纳在所以凡是要归纳在所以凡是要归纳在3 3 3 3条以内条以内条以内条以内.职场美学职场美学物以类聚物以类聚物以类聚物以类聚,东西用毕物归原处东西用毕物归原处东西用毕物归原处东西用毕物归原处;不乱放东西不乱放东西不乱放东西不乱放东西;把整理的东西编上号把整理的东西编上号把整理的东西编上号把整理的东西编上号,贴上标签贴上标签贴上标签贴上标签,做好登记做好登记做好登记做好登记;好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头,要勤于记录要勤于记录要勤于记录要勤于记录;处理文件的处理文件的处理文件的处理文件的3 3 3 3个环节个环节个环节个环节;迅速回复迅速回复迅速回复迅速回复;迅速归档迅速归档迅速归档迅速归档;及时销毁及时销毁及时销毁及时销毁.你的时间在哪里你的时间在哪里,你的成就就在哪里你的成就就在哪里.把握时间把握时间,创造成功创造成功!