民生档案——档案工作的新取向浙江档案局郑金月.ppt

机关档案管理工作培机关档案管理工作培训1.主要内容主要内容第一部分什么是档案第一部分什么是档案第二部分机关档案室和档案人第二部分机关档案室和档案人员的基本的基本职责 第三部分机关档案管理的主要第三部分机关档案管理的主要环节第四部分第四部分归档范档范围和保管期限划分和保管期限划分2.什么是档案什么是档案一、档案的定一、档案的定义二、档案的特性二、档案的特性三、档案与文件的区三、档案与文件的区别3.一、一、档案档案 的定的定义中中华人民共和国档案法中档案的定人民共和国档案法中档案的定义：档案，是指档案，是指过去和去和现在的国家机构、社会在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、以及个人从事政治、军事、事、经济、科学、技、科学、技术、文化、宗教等活文化、宗教等活动直接形成的，直接形成的，对国家和社会有国家和社会有保存价保存价值的各种文字、的各种文字、图表、声像等不同形式的表、声像等不同形式的历史史记录。4.国家档案局行国家档案局行业标准准DA/T-2000DA/T-2000档案工作档案工作基本基本术语中档案的定中档案的定义：国家机关、社会国家机关、社会组织或个人在社会活或个人在社会活动中直接形成的有价中直接形成的有价值的各种形式的的各种形式的历史史记录。5.二、二、档案的特性档案的特性档案档案产生的主体生的主体：多元性多元性个人、党政机关、企事个人、党政机关、企事业单位、社会位、社会组织档案的本档案的本质属性属性:原始原始记录性性凭凭证作用、参考价作用、参考价值档案表档案表现的形式的形式:多多样性性载体多体多样：甲骨、青：甲骨、青铜、石材、竹、石材、竹简 纸张、胶、胶带、光、光盘形式多形式多样：文字、：文字、图表、声音、表、声音、图像像6.处理完理完毕的文件才成的文件才成为档案档案对日后工作有日后工作有查考价考价值利用价利用价值的文件的文件才有必要作才有必要作为档案保存档案保存通通过立卷立卷归档集中整理保存起来的文件档集中整理保存起来的文件才能才能转化化为档案档案 三、档案与文件的区三、档案与文件的区别7.机关档案室的主要机关档案室的主要机关档案室的主要机关档案室的主要职责职责：（一）建立健全本（一）建立健全本单位的档案工作位的档案工作规章制度；章制度；（二二）指指导本本单位位文文件件、资料料的的形形成成、积累累和和归档；档；（三三）集集中中统一一管管理理本本单位位档档案案，并并按按照照规定定向向综合档案合档案馆移交档案；移交档案；（四）（四）监督指督指导所属机构的档案工作。所属机构的档案工作。机关档案室和档案人机关档案室和档案人员的工作的工作职责8.档案人档案人档案人档案人员员的主要的主要的主要的主要职责职责：（一）（一）负责本机关档案材料的立卷本机关档案材料的立卷归档和保管工档和保管工作，确保作，确保归档案文件材料收集档案文件材料收集齐全、整理全、整理规范、范、科学保管；科学保管；（二）（二）负责本机关本机关综合档案室的日常管理，确保合档案室的日常管理，确保档案安全；档案安全；（三）（三）负责本机关室藏档案的本机关室藏档案的查阅利用，迅速、利用，迅速、准确提供档案准确提供档案资料；料；（四）（四）负责本系本系统档案档案业务指指导工作。工作。9.机关档案管理的主要机关档案管理的主要环节一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度三、档案管理的具体三、档案管理的具体环节10.1.明确档案工作明确档案工作领导2.设置档案工作机构置档案工作机构3.配配备档案工作人档案工作人员4.建立档案工作网建立档案工作网络体系体系一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制11.1、归档制度2、整理制度3、统计制度4、鉴定与销毁制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度12.第一第一环节 收集收集 化分散化分散为集中集中第二第二环节 整理整理 化零散化零散为系系统第三第三环节 鉴定定 化化庞杂为质优第四第四环节 保管保管 化易化易损为长远第五第五环节 利用利用 化死材料化死材料为活信息活信息第六第六环节 统计 档案状况数字化档案状况数字化三、机关档案管理主要三、机关档案管理主要环节13.第一第一环节：收集：收集目的：化分散目的：化分散为集中集中关关键词：齐全完整全完整v制度制度约束束规范收范收v办理完理完毕马上收上收v会会议文件及文件及时收收v帐外文件催促收外文件催促收v人人员变动提前收提前收v责任到人督促收任到人督促收v发现不不齐补充收充收14.收集环节注意事宜：齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整有密切联系的同一组文件必须齐全完整文件过程齐全完整耐久字迹 书写材料破损件易退变件声像档案 重大活动重要会议重要职能活动和工作成果 15.第二第二环节整理整理目的：目的：化零散化零散为系系统关关键词：系：系统档案的整理就是按照一定原档案的整理就是按照一定原则对档案档案实体体进行系行系统分分类、组合、排列、合、排列、编号和号和基本基本编目，使之有序化的目，使之有序化的过程。程。机关档案的整理工作，主要包括机关机关档案的整理工作，主要包括机关文件的平文件的平时归卷与卷与调整、文件整、文件组卷、排列、卷、排列、目目录的的编制、局部案卷或保管制、局部案卷或保管单位的位的调整等整等项工作内容。工作内容。16.第三第三环节保管保管目的：目的：化易化易损为长远关关键词安全安全档案保管工作的具体任档案保管工作的具体任务：防止档案的防止档案的损坏坏,延延长档案的寿命档案的寿命,维护档案的安全。档案的安全。1.1.档案档案库房建房建设要求要求2.2.档案用房配档案用房配备与安排与安排3.3.编制存放示意制存放示意图17.档案档案库房基本房基本设施施设备：去湿降温去湿降温设备（去湿机、空（去湿机、空调机）机）温湿度温湿度记录仪+每日每日记录白白炽灯灯小开窗小开窗+厚型防光窗帘厚型防光窗帘消防消防设备防盗防盗门窗（三窗（三铁：铁门、铁窗、窗、铁柜）柜）档案装具（密集架、档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等）皮柜、防磁柜等）防虫防虫药物物18.5.5.档案档案库房管理要求房管理要求八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害气体、防虫、防光、防气体、防虫、防光、防尘、防盗。、防盗。纸质档案适宜温度：档案适宜温度：14 14 2424；相相对湿度湿度:45%:45%60%60%电子文件适宜温度：子文件适宜温度：15 15 2727；相相对湿度湿度:40%:40%60%60%19.第四第四环节编研利用研利用目的：目的：化死材料化死材料为活信息活信息关关键词服服务档案的档案的编研研档案档案编研工作的主要内容：研工作的主要内容：编辑档案档案史料和史料和现行档案文件行档案文件汇编，编辑档案文摘档案文摘汇编，编写档案参考写档案参考资料。如全宗介料。如全宗介绍、大事大事记。档案利用服档案利用服务工作的含工作的含义：提供档案：提供档案信息，信息，为机关各机关各项工作服工作服务。20.第五第五环节统计目的：档案状况数字化目的：档案状况数字化关关键词数字数字档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项业务工作。是定量和科学的方法搜集、整理、研究和人提供档案统计资料的工作。填写统计台帐21.目的：化目的：化目的：化目的：化庞杂为质优庞杂为质优关关键词价价值1.1.成立档案成立档案鉴定工作机构定工作机构单位位应成立由主管成立由主管领导、职能部能部门和档案人和档案人员组成的档案成的档案鉴定委定委员会会(或小或小组)，负责确定文确定文件保管期限和到期档案定。件保管期限和到期档案定。2.2.制定档案保管期限表制定档案保管期限表档案保管期限表根据档案保管期限表根据机关文件材料机关文件材料归档范档范围和文和文书档案保管期限档案保管期限规定定（国家档案局令第（国家档案局令第号）号）编制，各制，各单位位应根据文件根据文件对本本单位、国家位、国家和社会所具有的和社会所具有的现实和今后工作和今后工作查考、凭考、凭证作用，作用，以及以及历史研究价史研究价值确定。确定。第六第六环节鉴定定22.3.3.组织开展档案开展档案鉴定工作定工作单位位应定期定期对已到保管期限的档案已到保管期限的档案进行行鉴定。定。经档案档案鉴定委定委员会会鉴定，仍需定，仍需继续保存的保存的档案档案应重新划定保管期限；重新划定保管期限；对保管期保管期满确无保确无保存价存价值的档案的档案应登登记造册，填写造册，填写销毁清册，清册，经单位主要位主要负责人批准后人批准后进行行监督督销毁。销毁清册永久保存。清册永久保存。23.国家档案局国家档案局 第第8号令号令2006年年9月国家档案局局月国家档案局局务会会议审议通通过（归档范围和保管期限划分依据）机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定24.第一条第一条 为便于各便于各级党政机关和人民党政机关和人民团体体（以下（以下统称机关）正确界定文件材料称机关）正确界定文件材料归档档范范围，准确划分档案保管期限，使所保存，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要的档案既能反映机关主要职能活能活动情况，情况，维护其其历史面貌，又便于保管和利用，根史面貌，又便于保管和利用，根据据中中华人民共和国档案法人民共和国档案法、中中华人人民共和国档案法民共和国档案法实施施办法法，制定本，制定本规定。定。适用范适用范围：各各级党政机关、人民党政机关、人民团体体目的：目的：确定确定归档范档范围和保管期限和保管期限机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定25.机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定第二条第二条本本规定中的机关文件材料是指机关定中的机关文件材料是指机关在其工作活在其工作活动过程中形成的各种程中形成的各种门类和和载体体的的历史史记录。门类：文文书、人事、基建、会、人事、基建、会计等等载体：体：纸质、磁性、磁性、电子等子等26.第三条第三条 机关文件材料机关文件材料归档范档范围是：是：（一）反映本机关主要（一）反映本机关主要职能活能活动和基本和基本历史面貌的，史面貌的，对本机关工作、国本机关工作、国家建家建设和和历史研究具有利用价史研究具有利用价值的文件材料；的文件材料；反映本反映本单位位职能的：如工作能的：如工作计划、划、总结、工作会、工作会议、地方性法、地方性法规规章、章、会会议记录纪要、要、中中长期期发展展规划等划等反映本反映本单位基本位基本历史面貌的史面貌的:如如机构演机构演变、大事大事记、人事任免等文、人事任免等文件材料。件材料。（二）机关工作活（二）机关工作活动中形成的在中形成的在维护国家、集体和公民国家、集体和公民权益等方面具益等方面具有凭有凭证价价值的文件材料；的文件材料；有凭有凭证作用的：如作用的：如机关房屋、土地、机关房屋、土地、财产、物、物资和档案等交接凭和档案等交接凭证、合、合同和同和协议、职工工购置福利住房的合同、置福利住房的合同、协议和有关手和有关手续及国有及国有资产管理等管理等文文件材料。件材料。（三）本机关需要（三）本机关需要贯彻执行的上行的上级机关、同机关、同级机关的文件材料；下机关的文件材料；下级机关机关报送的重要文件材料；送的重要文件材料；（四）其他（四）其他对本机关工作具有本机关工作具有查考价考价值的文件材料。的文件材料。机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定27.哪些文件需要哪些文件需要哪些文件需要哪些文件需要归归档：档：档：档：1 1 1 1、上、上、上、上级级机关的来文存哪些？机关的来文存哪些？机关的来文存哪些？机关的来文存哪些？上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）；被上级机关采用、由本机关草拟的文件。2 2 2 2、本机关存哪些？、本机关存哪些？、本机关存哪些？、本机关存哪些？反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；28.统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件；本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关参与外事活动的文件材料等。那些文件需要那些文件需要那些文件需要那些文件需要归归档？档？档？档？29.3 3 3 3、同、同、同、同级级机关存哪些？机关存哪些？机关存哪些？机关存哪些？需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联系、协商工作的重要往来文件等。、下、下、下、下级级机关存哪些？机关存哪些？机关存哪些？机关存哪些？重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算文件典型材料、法规性备案文件等。那些文件需要那些文件需要那些文件需要那些文件需要归归档？档？档？档？30.机关文件材料机关文件材料归档范档范围和文和文书档案保管期限档案保管期限规定定第四条第四条 机关文件材料不机关文件材料不归档范档范围是：是：（一）上（一）上级机关的文件材料中，普机关的文件材料中，普发性不需本机关性不需本机关办理理的文件材料，任免、的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人非本机关工作人员的文件材料，供的文件材料，供工作参考的抄件等；工作参考的抄件等；（不需（不需办理的）理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价考利用价值的事的事务性、性、临时性文件，一般性文件的性文件，一般性文件的历次修改稿、各次次修改稿、各次校校对稿，无特殊保存价稿，无特殊保存价值的信封，不需的信封，不需办理的一般性人民来理的一般性人民来信、信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外人兼任外单位位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；作参考的文件材料；（临时、重份的）、重份的）（三）同（三）同级机关的文件材料中，不需机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材行的文件材料，不需料，不需办理的抄送文件材料；理的抄送文件材料；（不需（不需执行的）行的）（四）下（四）下级机关的文件材料中，供参机关的文件材料中，供参阅的的简报、情况反、情况反映，抄映，抄报或越或越级抄抄报的文件材料。的文件材料。（参（参阅的）的）31.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第五条 凡属机关凡属机关归档范档范围的文件材料，必的文件材料，必须按有关按有关规定向本机关定向本机关负责档案工作的部档案工作的部门移交，移交，实行集中行集中统一管理，任何个人不得据一管理，任何个人不得据为己有或拒己有或拒绝归档。档。本条本条规定了机关定了机关归档文件材料的流向、管理档文件材料的流向、管理主体主体机关档案部机关档案部门处理理归档文件材料的档文件材料的职责。32.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第六条第六条 机关文机关文书档案的保管期限定档案的保管期限定为永久永久、定期定期两种。两种。定期一般分定期一般分为3030年、年、1010年。年。33.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第七条第七条 永久保管的文永久保管的文书档案主要包括：档案主要包括：(一一)本机关制定的法本机关制定的法规政策性文件材料；政策性文件材料；(二二)本机关召开重要会本机关召开重要会议、举办重大活重大活动等形成的主要文件材料等形成的主要文件材料 (三三)本机关本机关职能活能活动中形成的重要中形成的重要业务文件材料文件材料 (四四)本机关关于重要本机关关于重要问题的的请示与上示与上级机关的批复、批示，重要的机关的批复、批示，重要的报告、告、总结、综合合统计报表等表等34.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令 （五）本机关机构演（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料、人事任免等文件材料 （六（六)本机关房屋本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同、土地征用，重要的合同协议、资产登等凭登等凭证性文件材料性文件材料 (七七)上上级机关制机关制发的属于本机关主管的属于本机关主管业务的重要文的重要文件材料件材料 (八八)同同级机关、下机关、下级机关关于重要机关关于重要业务问题的来函、的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料示与本机关的复函、批复等文件材料35.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令划分永久划分永久时，需要注意以下，需要注意以下问题：（原（原则：以我：以我为主，以人主，以人为本）本）1.1.突出本机关自身的文件材料突出本机关自身的文件材料 2.2.突出本机关主要突出本机关主要职能的文件材料能的文件材料 3.3.突出反映本机关机构演突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料及人事任免的文件材料 4.4.机机关关文文件件材材料料是是否否永永久久保保管管，还要要从从机机关关职能能活活动的的规模模大大小小、规格格层次次、影影响响力力、产生生的的文文件件材材料是否具料是否具备法法规政策性等因素来考政策性等因素来考虑36.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第八条第八条定期保管的文定期保管的文书档案主要包括：档案主要包括：（一）本机关（一）本机关职能活能活动中形成的一般性中形成的一般性业务文件材料；文件材料；（二）本机关召开会（二）本机关召开会议、举办活活动等形成的一般性文等形成的一般性文件材料件材料（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料（四）本机关一般性事（四）本机关一般性事务管理文件材料管理文件材料（五）本机关关于一般性（五）本机关关于一般性问题的的请示与上示与上级机关的批机关的批复、批示，一般性工作复、批示，一般性工作报告、告、总结、统计报表等表等37.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（六）上（六）上级机关制机关制发的属于本机关主管的属于本机关主管业务的一般性文的一般性文件材料；件材料；（七）上（七）上级机关和同机关和同级机关制机关制发的非本机关主管的非本机关主管业务但但要要贯彻执行的文件材料；行的文件材料；（八）同（八）同级机关、下机关、下级机关关于一般性机关关于一般性业务问题的来函、的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下（九）下级机关机关报送的年度或年度以上送的年度或年度以上计划、划、总结、统计、重要、重要专题报告等文件材料。告等文件材料。38.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第第九九条条 机机关关形形成成的的科科技技、基基建建、照照片片、电子子、会会计、人人事事等等专门文文件件材材料料的的归档档范范围和和档档案案保保管管期期限限，按按国国家家有有关关规定定执行。行。1、科科技技档档案案：GB/T118222008科科技技档档案案案案卷卷构构成成的的一一般要求般要求 2、基基建建档档案案：DAT28-2002国国家家重重大大建建设项目目文文件件归档档要要求与档案求与档案整理整理规范范3、照片档案：、照片档案：GB/T118122002照片档案管理照片档案管理规范范4、电子子档档案案：GB/T188942002电子子文文件件归档档与与管管理理规范范5、会、会计档案：档案：会会计档案管理档案管理办法法（财会字会字199832号）号）6、人事档案：人事档案：干部档案工作条例干部档案工作条例（组通字通字199113号）号）39.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、硬件、软件环境、文件和图形处理软件等背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。40.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第第十十一一条条 机机关关联合合召召开开会会议、联合合行行文文所所形形成成的的文文件件材材料料原原件件由由主主办机机关关归档档，其其他机关将相他机关将相应的复制件或其他形式的副本的复制件或其他形式的副本归档。档。41.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 8 8号令号令执行行时间：各各级机关机关20072007年及以后形成年及以后形成的文的文书档档案保管期限划分案保管期限划分为永久和永久和3030年、年、1010年。年。2007 2007年以前形成的文年以前形成的文书档案保管期限档案保管期限划分按原划分按原规定定执行。行。42.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定文书档案保管期限划分的难点解释43.（一）同一会议材料的保管期限划分根据文件材料的价值大小确定每一个会议都有主要内容、核心内容，形成的文件材料有的是反映主要职能活动、主要过程的，有些是反映事务活动的，价值程度不同，不能划分为同一期限如会议请示、批复、通知、名单、议程、领导人讲话、选举结果、讨论通过的决议、纪要、公报、主席团会议记录等划为永久如重要的贺信、贺电、筹备工作、小组会议记录等划为30年44.（二）提案答复材料的保管期限划分机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，其档案保管期限定为永久人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久协办机关归档时可以定为30年45.（三）上级检查、视察材料的保管期限划分上级检查、视察材料本地区、本单位形成的文件材料分为“重要的”与“一般的”，其判断标准是上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度。以省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属于“重要的”，划分为永久。其他的作为“一般的”，划分为30年。但也有特殊情况。如彭州市委书记到档案局检查工作，听取汇报后，解决了档案馆的修建问题，在归档时文件材料则要划定为永久46.（四）业务文件材料如何区分“重要的”和“一般的”“重要的”：涉及法规政策性，重大业务建设的内容的文件材料“一般的”：涉及基础性、技术性内容的文件材料47.（五）代上级机关起草的文件材料的保管期限的划分代上级机关起草的法规政策性文件，专项业务文件的最后稿本，本机关定为30年上级机关制发或转发后，属于本机关主管业务的重要文件，本机关也应定为永久48.（六）证件办理、审批材料的保管期限的划分证件办理、审批材料的保管期限的划分的依据是有效证件的有效时限20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为永久保管20年以下的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为30年保管在划分期限时，既要以证件的有效期为依据，也要结合机关工作实际，合理确定保管期限。49.（七）行政处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料保管期限的划分“重要的”和“一般的”以处罚的种类加以区分对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产、暂扣或吊销执照，行政拘留处罚等形成的文件材料视为“重要的”，划定为永久对“警告”类视为“一般的”文件材料，划定为30年国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属于“重要的”，划定为永久50.（八）计划、总结、统计材料的期限划分一般年度及以上的计划、总结、统计材料定为永久对经济运行部门，对国家和本地区有重要分析价值的月度、季度、半年统计材料都应归档对非经济运行部门，月度、季度工作计划、总结、统计材料可不归档51.（九）表彰奖励、处分材料的保管期限划分表彰：受成都市级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 永久受县级表彰的奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，评选单位划分为永久，其它单位划定为30年以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 30年 处分：受到警告（不含）以上处分的文件材料 永久 受到警告处分的文件材料 30年 机关中还有通报批评的文件材料，鉴于违纪违规情节轻微，保管期限定为 10年 52.（十）纪检、监察工作材料保管期限划分纪检、监察工作中形成的综合报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”，区分标准主要看案件违规违纪程度，如果受警告以上处分的，则属“重要的”，划定为永久，受警告处分的，则属“一般的”，划定为30年。如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料可划定为10年对有的机关有年度纪检、监察工作综合报告，可划定为永久，年度以下的可划定为10年53.（十一）党、团、工会专项活动材料保管期限的划分专项活动的重要性既要看规模，又要看其影响力如各单位“群众路线教育时实践”形成的报告、总结都很重要，应划分分为永久保管。如机关工会组织向灾区捐款捐物，属一般性专项活动，形成的报告、总结等材料可划分为10年54.（十二）信访材料的保管期限划分机关在处理人民来信、来访过程中形成的文件材料是否归档，取决于来信来访有无处理结果。如果没有处理结果暂不归档如果有处理结果，归档时看有无领导的重要批示，再判断保管期限“重要批示”指领导对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计，有处理结果的，划定为永久保管“一般的”指领导泛泛批示、圈阅，有处理结果的，划分为30年保管无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性问题的意见或建议的来信、来访记录不必归档55.（十三）上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料保管期限的划分把握“重要的”和“一般的”，区分原则在于上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性如国家档案局第8号令，成都市档案局应划定为永久保管56.（十四）机关国有资产管理文件材料保管期限的划分国有资产有“重要的”，“一般的”之分，其区分原则是国有资产的规模、数量及价值大小如机关房产、机动车等价值大、使用寿命长，这类财产登记、统计、核查材料，属于“重要的”应划分永久保管如机关使用的计算机、复印机等，使用寿命周期短，属于一般的，财产登记、统计、核查材料划为10年57.十五、本单位与有关单位签订的“合同、协定、协议、议定书”等材料保管期限的划分本单位与有关单位签订的“合同、协定、协议、议定书”等材料，都属于法律文书，分为“重要的”与“一般的”，其区分的标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，有效时限，涉及资金的多少如单位修建办公楼，与施工方签订合同，其金额大，属于“重要的”，应划定为永久如单位签定的业务外包协议，资金量不大，属于“一般的”，应划定为10年58.全宗卷的编写59.全宗卷的编写 一、全宗卷的概念一、全宗卷的概念 全宗卷是档案全宗卷是档案馆、室，在管理某一全宗、室，在管理某一全宗过程程中形成的，能中形成的，能够说明明该全宗全宗历史情况的有关文件史情况的有关文件材料所材料所组成的成的专门案卷。既管理档案中形成的档案卷。既管理档案中形成的档案。它也是我案。它也是我们检查一个一个单位档案管理工作水平位档案管理工作水平的最好材料。的最好材料。60.全宗卷的编写 二、全宗卷的主要内容（共九二、全宗卷的主要内容（共九项）：）：1 1、全宗指南；、全宗指南；、大事、大事记；、档案收集工作的材料；、档案收集工作的材料；、档案整理工作的材料；、档案整理工作的材料；、档案、档案鉴定工作的材料；定工作的材料；、档案保管工作的材料；、档案保管工作的材料；、档案、档案统计工作的材料；工作的材料；、档案利用工作的材料；、档案利用工作的材料；、档案管理新技、档案管理新技术运用工作的材料。运用工作的材料。61.全宗卷的编写全全 宗宗 指指 南南 全宗指南由封全宗指南由封页、正文、正文、备注三部分注三部分组成成 封封页部分：部分：a a、全宗指南名称。全宗指南名称即、全宗指南名称。全宗指南名称即单位名称位名称 b b、时间。注明全宗指南所介。注明全宗指南所介绍的档案的起止年的档案的起止年代，并采用公元代，并采用公元纪年。年。C C、全宗号。即档案、全宗号。即档案馆给每个立档每个立档单位的代位的代码62.全宗卷的编写 正文部分：正文部分：包括全宗构成者沿革包括全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内介、全宗内档案内容与成分介容与成分介绍三部分。三部分。a a、全宗构成者沿革、全宗构成者沿革简介。本部分由全宗构成者名称、介。本部分由全宗构成者名称、时间、主、主要要职能、隶属关系、能、隶属关系、单位主要位主要负责人名人名录、内部机构、内部机构设置及其各置及其各历史史阶段演段演变情况等内容情况等内容组成。成。b b、全宗内档案情况、全宗内档案情况简介。档案的数量及保管期限；档案的完整介。档案的数量及保管期限；档案的完整程度；档案的利用价程度；档案的利用价值及及鉴定情况；定情况；检索工具的配置情况；档案的整索工具的配置情况；档案的整理情况。理情况。c c、全宗内档案内容与成分介、全宗内档案内容与成分介绍。档案内容与成分介。档案内容与成分介绍的方式，的方式，以文章叙述的形式，按全宗内档案的以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分分类体系体系结合合问题介介绍。以。以组织机构分机构分类的档案全宗，按机构的档案全宗，按机构设类目分目分别介介绍；以；以问题分分类的档的档案全宗，按档案内容所反映的案全宗，按档案内容所反映的问题设类目目进行介行介绍；以其它体系分；以其它体系分类的档案全宗的档案全宗应根据根据该全宗分全宗分类的特点的特点结合合问题进行介行介绍。63.全宗卷的编写 备注部分：注部分：本全宗指南的本全宗指南的编制情况；有关全制情况；有关全宗内档案的宗内档案的补充充说明；全宗指南中需要加解明；全宗指南中需要加解释的的名名词、事件及、事件及问题；全宗指南；全宗指南编制后，全宗内档制后，全宗内档案增加、案增加、调整、整、遗失、失、销毁等等说明。明。注意要有注意要有连贯性，不能性，不能罗列文件列文件64.全宗卷的编写大大 事事 记 大事大事记一般由一般由题名、前言、目名、前言、目录、正文、附、正文、附录五部分内容构成，并五部分内容构成，并按一定的按一定的顺序序编排成文。排成文。题名：名：包括大事包括大事记的的总标题，记述事件的上下年限、述事件的上下年限、编者。者。前言：前言：说明明编写的目的，本大事写的目的，本大事记的性的性质和和记述范述范围，材料来源等。，材料来源等。目目录：凡划分几个凡划分几个阶段或若干段或若干专题编写的大事写的大事记，阶段和段和专题名称名称即即为条目。将条目依次排列并注明条目。将条目依次排列并注明页次即次即为目目录。一般大事。一般大事记也可不也可不设目目录。正文：正文：包括大事包括大事记记述和大事述和大事时间两部分，大事两部分，大事时间在前，大事在前，大事记述在后。大事述在后。大事记述的方式可用文字叙述，也可列表反映。述的方式可用文字叙述，也可列表反映。附附录：一些重要机关、重要一些重要机关、重要专业、专题、重要人物的大事、重要人物的大事记，篇幅，篇幅较大，年限大，年限较长，内容丰富，需正式出版或供，内容丰富，需正式出版或供专门人人员研究用，研究用，应设置附置附录，一般机关或地区性大事，一般机关或地区性大事记，可不加附，可不加附录。65.全宗卷的编写 机关大事机关大事记选材范材范围大体包括以下方面：大体包括以下方面：本本单位、位、业务部部门召开的重要会召开的重要会议；本本单位党政位党政领导的重要活的重要活动；本本单位重要的决定、决位重要的决定、决议、规划、部署；划、部署；本机关机构的建立、撤本机关机构的建立、撤销、职能和隶属关系的能和隶属关系的变化；化；本本单位党政主要位党政主要领导人的任免、人的任免、奖惩；本本单位完成的重大任位完成的重大任务或取得的重大科研成果；或取得的重大科研成果；本本单位及所位及所辖范范围内的重大灾情和事故；上内的重大灾情和事故；上级领导机关机关对本本单位的重要指示和位的重要指示和检查活活动；报刊登刊登载、电台、台、电视台播放本台播放本单位的重要新位的重要新闻，发表的表的文章、作品；其它重要事件。文章、作品；其它重要事件。66.全宗卷的编写 档案收集工作中的材料档案收集工作中的材料 包括档案交接文据、移交目包括档案交接文据、移交目录、接收、接收、征集征集记录，档案来源和价，档案来源和价值说明等。明等。67.全宗卷的编写 档案整理工作中的材料档案整理工作中的材料包括整理工作方案、分包括整理工作方案、分类方案、案方案、案卷目卷目录、整理、整理说明、整理工作小明、整理工作小节等。等。68.全宗卷的编写 档案档案鉴定工作中的材料定工作中的材料 包括包括鉴定小定小组成成员名名单、档案保管期限、档案保管期限、鉴定档案分析定档案分析报告、告、销毁档案的档案的请示与批复、示与批复、销毁档案的清册等。档案的清册等。69.全宗卷的编写档案保管工作中的材料档案保管工作中的材料包括档案安全包括档案安全检查记录、报告，重告，重点档案采取的特殊保点档案采取的特殊保护措施，档案的措施，档案的抢救救与修复情况与修复情况报告等。告等。70.国家档案局第9号令各级各类档案馆收集档案范围的规定各级各类档案馆收集档案范围的规定已经2011年11月11日国家档案局局务会议审议通过，自公布之日起施行。71.全宗卷的编写 档案档案统计工作中的材料工作中的材料 包括档案收包括档案收进、移出登、移出登记，案卷基本，案卷基本情况情况统计和重要的利用和重要的利用统计表等。表等。72.全宗卷的编写 档案利用工作中的材料档案利用工作中的材料 包括开放利用和控制使用范包括开放利用和控制使用范围说明，明，档案档案汇编和公布出版情况及和公布出版情况及报批文件，档批文件，档案案产生社会或生社会或经济效益的典型事例等。效益的典型事例等。73.全宗卷的编写 档案管理新技档案管理新技术应用的材料用的材料包括包括缩微复制和微复制和计算机算机辅助管理等情况的助管理等情况的文文字字说明材料。明材料。74.