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常用办公软件技能培训目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇数据录入数据有效性条件格式认识Excel函数 Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例Excel技能篇序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入（A,B,C,D)注意逗号要半角格式禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格)=1选中区域-数据-数据有效性-允许（自定义)-公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 1.2数据的有效性1-3条件格式利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如：突出不满勤的人GO突出年龄大于30的人等如何取消条件格式？v认识Excel函数2-1.EXCEL函数的结构vExcel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。Excel函数结构:也有一些函数是没有参数的,如NOW()左右括号成对出现单一结构嵌套结构参数与参数之间使用半角逗号进行分隔函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Num_chars 指定要由指定要由 LEFT 所所提取的字符数。提取的字符数。=LEFT(A1,2)从从A1A1最左边最左边向右取两位向右取两位2、Right2、RIGHT(text,num_chars)其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Num_chars指定希望指定希望 RIGHT 提提取的字符数。取的字符数。=RIGHT(A1,2)从从A1A1最右边最右边向左取两位向左取两位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Start_num 是文本中要提取的第是文本中要提取的第一个字符的位置。一个字符的位置。Num_chars 指定希指定希望望 MID 从文本中返回字符的个数。从文本中返回字符的个数。=MID(A1,2,3)从从A1A1左边第左边第2 2位开始取位开始取3 3位位4、&（连接符号）XX&XX=A2&B2将将A2A2和和B2B2内内容合并容合并在一起在一起v应用实例从身份证号码提取出生日期 在C2单元格中输入=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用FIND=FIND(龙,C6)在在c6c6中查找龙，中查找龙，结果显示龙在结果显示龙在c6c6中的位数，中的位数，查不到显示查不到显示#VALUE!#VALUE!v函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在查找区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配/模糊匹配0或1v函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）如果单元格里有空格，有可能导不出来 （提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数）介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0)如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERRORIFERROR的作用就是把这些的作用就是把这些#N/A#N/A都变为第都变为第2 2个参数。个参数。函数名函数名语法语法/例子例子函数结构函数结构函数作用函数作用Value=value(b1)将将b1数值化数值化Numberstring=NumberString(7890,1）运行结果：七千八百九十=NumberString(7890,2)运行结果：柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)运行结果：七八九=numberstring(b1,2)将将b1数字转为大写数字转为大写汉字汉字Row=ROW(reference)其中：其中：ReferenceReference 为需为需要得到其行号的单元要得到其行号的单元格或单元格区域。格或单元格区域。=row(b1)求求b1是第几行是第几行（值为值为1)Column=COLUMN(reference)=column(b1)求求b1是第几列是第几列(值值为为2)函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用len=LEN(text)=LEN(text)其中：其中：TextText 是要查找其是要查找其长度的文本。空格将作长度的文本。空格将作为字符进行计数。为字符进行计数。=len(C2)计算计算C2的字符长度的字符长度rankRANK(RANK(number,ref,ordernumber,ref,order)NumberNumber为需要找到排位的为需要找到排位的数字。数字。RefRef 为数字列表数组或对为数字列表数组或对数字列表的引用。数字列表的引用。Ref Ref 中的非数值型参数将被中的非数值型参数将被忽略。忽略。OrderOrder为一数字，指明排为一数字，指明排位的方式。位的方式。=rank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)计算计算b1在在b1:b10区域中从大到区域中从大到小排第几名；小排第几名；计算计算b1在在b1:b10区域中从小到区域中从小到大排第几名。大排第几名。v应用实例 在C1输入=A1&+&B1如何根据A1得出B1和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1)分析：思路是截取“+”号后的位数。如何根据A1、B1得出C1？函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a20,1,0)当当a20时，显示时，显示1，否，否则显示则显示0ANDAND(logical1,logical2,.)Logical1,logical2,.表示待检测表示待检测的的 1 到到 30 个条件值，各条件值可个条件值，各条件值可为为 TRUE 或或 FALSE。=and(a30,b30,并且并且b30,b40,或者或者b4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D)嵌套了两个IF函数分数段等级分数90分A80分分数90分B70分分数80分C分数70分D函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用1、NOW=now()显示当前的日期显示当前的日期+时间时间2、TODAY=today()显示今天的日期显示今天的日期3、WEEKDAY=weekday(b1,2)判断判断b1b1为星期几为星期几4、DAY=day(b1)显示显示b1b1的号数的号数5、MONTH=month(b1)显示显示b1b1的月数的月数6、YEAR=year(b1)显示显示b1b1的年数的年数函数名函数名以单元格b1为2013-4-5为例的运行结果函数结构函数结构函数作用函数作用WEEKDAY6=weekday(b1,2)判断判断b1b1为星期几为星期几DAY5=day(b1)显示显示b1b1的号数的号数MONTH4=month(b1)显示显示b1b1的月数的月数YEAR2013=year(b1)显示显示b1b1的年数的年数DATEDIF函数l常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：l“Y”-两日期间共多少年。l“M”-两日期间共多少个月。l“D”-两日期间共多少天。l“MD”是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。l“YM”是两日期中月数的差。忽略日期中的年。l“YD”是两日期中天数的差。忽略日期中的年。举例:算两个日期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,Y)D2=DATEDIF(A2,B2,YM)E2=DATEDIF(A2,B2,MD)F2=DATEDIF(A2,B2,D)G2=DATEDIF(A2,B2,M)H2=DATEDIF(A2,B2,“YD)I2=C2&年&D2&个月I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月v应用实例3从出生日得出年龄 在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)因为从身份证提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y)函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用1、COUNT=Count(a1:a10)计计a1:a10a1:a10中数字的个数中数字的个数2、COUNTA=Counta(a1:a10)计计a1:a10a1:a10中非空单元格的个数，（中非空单元格的个数，（0 0也算）也算）3、COUNTBLANK=Countblank(a1:a10)计计a1:a10a1:a10中空白单元格的个数中空白单元格的个数vCOUNTIFCOUNTIF函数函数 COUNTIF(range,criteria)区域区域 条件标准条件标准是一个数数的函数，可以用于数出参数是一个数数的函数，可以用于数出参数1 1区域内，符合参数区域内，符合参数2 2的条件的单元格个数。的条件的单元格个数。如：如：=countif(F3:F10,“女”)统计统计F3:F10F3:F10中女的个数。中女的个数。COUNTIF函数的应用实例统计一定区间的个数如：统计9月流动表“9月在职”工作表中，50岁以上的人数：=COUNTIF(F:F,=50)20岁年龄40岁的人数：=COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40)（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，要先选择要统计的数据，点击 符号，选择 “转换为数字”，不然是统计不了个数的）GOv认识数据透视表认识数据透视表v数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时，这种分析的意义就显得尤为突出。说人话一种快速分析数据的工具v前提这些数据使用数段表进行管理统计9月入职的招聘来源分布统计离职原因分布个数统计各部门平均工资数据透视表可以快速解决这些事情统计各部门学历分布情况v认识数据透视表统计9月入职的招聘来源分布步骤1：打开工作表-选择数据来源区域（A1：i79）-插入-数据透视表-确定统计9月入职的招聘来源分布步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“数值”框，就能快速生成下图。v同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布的表格GOv拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框v注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是“求和”，而我们是想“计数”。通过双击B3，出来“值字段对话框”，选择“计数”离职统计原因分布个数统计出不同部门工资总和、平均工资 行标签-部门 数值-求和项：工资，平均值项(值字段设置可找到）：工资这是原数据这是生成的数据透视表v行标签-部门，列标签-最高学历数值-计数项：最高学历想想：如果在列标签先拖入性别，再拖入最高学历，数据透视表会怎样统计各部门学历分布情况目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇PPT技能篇v好的事物总有规律可循，虽然表现不同做好PPT其实不难PPT没有最优秀的只有最合适的生搬硬套照猫画虎突破创新无招胜有招不能解决实际问题的PPT不是好的PPT那么问题来了工作做得很好，但总结不好我的PPT就是把WORD粘过来我的PPT好丑%_%能不能给我个模板啊？什么是PPT？PowerPoint：强力的、重要的观点最早是为苹果设计的，后被微软收购PPT就是PPT文学家数学家艺术家WordExcel全面详尽讲究遣词造句由文字表格组成PPT概括精炼表现力强PPTPPT不止是PPT不只是PPT徒有其表的PPT也不算PPT逻辑思维演讲展示总结分析你平常是怎么做PPT的？PPT制作的独孤九剑不讲求剑法招式，而是一套理论-无招胜有招。而在于能否想到施展和破解。不在于会不会招式，总决式破剑式破刀式破枪式破鞭式破索式破掌式破箭式破气式总决式料敌机先面对什么场合？我有多少时间？听众有什么特点？132破剑式逻辑用逻辑整理零散的资料逻辑树分析法把相关内容作为分枝，一直列到要讲的最小粒度流程1流程2流程3议题层次1.1层次2.1层次2.2层次1.2层次2.3分部1分部2分部3分部4议题帮助理清思路，找到关键路线和问题致提纲不要把你的逻辑，困在大脑中。让它自由地，在你的指尖，在你的笔尖，流淌破刀式模板生搬硬套照猫画虎一个模板用三年站在巨人的肩膀上博采众长省时省力拟物化扁平化立体、模拟现实二维、平面设计低调奢华有内涵狂炫酷拽叼炸天破枪式文字现在你有10秒钟的时间6、争议问题处理意见土建、安装1关键词提取法6、争议问题处理意见土建、安装“请问鲁迅先生的这段话，所表达的中心思想是什么？”2改换表达方式法普通说法通俗说法文艺说法不要把你的逻辑困在大脑中，让它自由地从你的指尖、笔尖流淌出来好记性不如烂笔头不要光想，要把逻辑思路写在纸上或记录在电脑上七字原则替换原则3文字图形化4字体与字号字体字号个人喜欢雅黑、黑体等主次清晰，三个级别最佳不要太小，重点可突出投影清晰，阅读无障碍微软雅黑宋体华文行楷方正兰亭我是一级我是二级我是三级，我是重点我是四级（你能看清我吗？）破鞭式图表小测验：请在1秒内说出下列哪个城市的销售额最高？你TM是在逗我们吗？公司北京重庆西安杭州大连沈阳青岛济南烟台宁波上海销售额156.3 161.0 123.1 127.0 160.8 130.8 169.1 136.2 148.4 135.5 123.0北京重庆西安杭州大连沈阳青岛济南烟台宁波上海假如题目换成这样当然，萝卜青菜各有所爱1选对图表类型哪个图更直观？2给图表化个妆你还在用微软默认的图表吗？你这么做对得起图妹纸吗？配色、字体、字号、元素、间距、破索式素材图片图标PPT素材使用的三个原则信达雅准确贴切美观破掌式排版七秒原则对齐原则各个元素纵横对齐美观原则七秒内能找到重点每一页都是艺术品破箭式动画动画就是电影要设计好每一帧的画面1 简单动画即可我是动画 我是动画 我是动画我是动画 我是动画 我是动画2 动画运用要适当飞入擦除破气式配色单色系（渐变）多色系模板配色和谐，保证突出重点不眼花缭乱，分散注意力不超过4种PPT虐我千百遍我待PPT为初恋