文件管理制度.doc

-范文最新推荐- 文件管理制度 （一）总则 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件（党支部和行政）统一由办公室归口管理。 （二）收文的管理 第四条公文的签收 1.单位所有文件（除领导订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外）。在签收和拆封时，收发员（文书）需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。 第五条 公文的编号保管 1.收发员（文书）拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。 2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员（文书）进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。 第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由收发员（文书）分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。 3.为加速文件运转，收发员（文书）应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。 第七条文件的传阅与催办。 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书），阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4.文件阅完后，应交收发员（文书），切忌横传。 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。 （三）发文的管理 第八条发文的规定 1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党字、政字发文。群众团体文件由党支部批转。 3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 第九条发文的范围： 1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.党支部、行政办公室下发文件主要用于： （1）公布单位规章制度； （2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件； （3）公布单位体制机构变动或干部任免事项； （4）公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； （6）其他有关重大事项； 3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于： （1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； （2）同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。 4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。 5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用工作简讯发会议纪要。 （四）发文程序与要求 第十条 发文程序规定： 1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请； 2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚； 8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签； 9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发； 10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员（文书）统一编号送打字室打印； 11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员（文书）分发并检查落实情况。 （五）文件的借阅和清退 第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。 第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十三条办公室收发员（文书）对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 （六）文件的立卷与归档 第十五条文件的归档范围： 1.凡下列文件统一分别由办公室收发员（文书）负责归档： （1）上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复； （2）党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等； （3）党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录； （4）支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； （5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果； （6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等； （7）上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料； （8）反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品； （9）单位日志和大事记； （10）单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 第十六条立卷要求 1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。 （七）文件的销毁 第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 第十八条经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员（文书）和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。 第十七条实施及修改本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。 客户专员工作职责主要包括客户资料管理、对不同类型的客户进行不定期回、高效的投诉处理、与各部门密切沟通，参与营销活动，协助市场销售等等职责。 一、客户资料管理 1.资料收集。在公司的日常营销工作中，收集客户资料是一项非常重要的工作，它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案，以便关注这些客户的发展动态。 2.资料整理。客服专员提取的客户信息档案递交客服主管，由客服主管安排信息汇总，并进行分析分类，分派专人管理各类资料，并要求每日及时更新，避免遗漏。 3.资料处理。客服主管按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则，分配给相关客服专员。客服专员负责的客户，应在一周内与客户进行沟通，并做详细备案。 二、对不同类型的客户进行不定期回访 客户的需求不断变化，通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询，还可以发现自身工作中的不足，及时补救和调整，满足客户需求，提高客户满意度。 回访方式：电话沟通、电邮沟通、短信业务等 回访流程：从客户档案中提取 需要统一回访的客户资料，统计整理后分配到各客服专员，通过电话（或电邮等方式）与客户进行交流沟通并认真记录每一个客户回访结果填写回访记录表（此表为回访活动的信息载体），最后分析结果并撰写回访总结报告，进行最终资料归档。 回访内容： 1.询问客户对本司的评价，对产品和服务的建议和意见； 2.特定时期内可作特色回访（如节日、店庆日、促销活动期） 3.友情提醒客户续卡或升级为其他消费卡 注意：回访时间不宜过长，内容不宜过多。 三、高效的投诉处理 完善投诉处理机制，注重处理客户投诉的规范性和效率性，形成闭环的管理流程，做到有投诉即时受理，迅速有结果，处理后有回访；使得客户投诉得到高效和圆满的解决。建立投诉归档资料。 投诉处理工作的三个方面： 1.为顾客投诉提供便利的渠道； 2.对投诉进行迅速有效的处理； 3.对投诉原因进行最彻底的分析。 投诉解决宗旨：挽回不满意顾客 投诉解决策略： 1、渠道短 2、代价平 3、速度快 4、认识服务与品牌的关系 顾客永远都是对的；顾客是商品的购买者，不是麻烦的制造者；顾客最了解自己的需求、 爱好，这是企业需要收集的信息。失去品牌比损失一次交易更可怕。 让顾客感觉到他的意见得到尊重，尽量用补偿性方法调节与顾客的关系。 四、与各部门密切沟通，参与营销活动，协助市场销售。 企业实施电话营销对销售成功与否起着重要作用，这就要求客服专员具有一定的销售业务能力，掌握一定的业务技巧。 1.目的 通过加强培训考核管理工作，增强员工的学习意识，提高培训效果。 2.适用范围 均豪公司全体员工。 3.职责 3.1公司行政人事部负责公司总部及项目部助理级别以上人员范畴内各类培训考核的指导、监督、检查工作。 3.2各项目部负责对项目部内部助理级别以下人员培训考核的指导、监督、检查工作 4.术语 5.程序 5.1培训要求分类 5.1.1组织培训的主管部门在制定培训计划时，根据培训课程的要求，须在培训计划”要求” 一栏中予以注明。 5.2考核方式 5.2.1可采取笔试、口试、实际操作三种形式。 5.2.2试题制定要本着与培训内容相符的原则，由授课教师确定试题。 5.2.3题型类别分为填空题、选择题、判断题、简答题、论述题、实际操作六种，可根据需要进行选择。 5.3 考试实施 5.3.1笔试 5.3.1.1培训考试应在培训课后五日内完成，逾期视为岗位培训合格率不达标。 5.3.1.3考试前，由监考人清点考试人数，并讲明注意事项、考试纪律、考试时间。 5.3.1.4考试结束后，监考人收回试卷并清点无误后，送交阅卷人。 5.3.1.5阅卷由授课老师担任。阅卷人须本着认真负责、实事求是的原则严格进行阅卷工作。 5.3.1.6试卷用红色标注错误分值。卷面总分登记在试卷右上角的分数栏内。 5.3.1.7阅卷人将阅过的试卷送交本级培训主管人员。 5.3.2口试及实操 5.3.2.1由授课教师按口试试题、实际操作题直接进行考试。 5.3.2.2考核结果填写在考核成绩单上，并注明考核方式。 5.3.2.3主考人将考核成绩单送交本级培训主管人员。 5.4成绩登记 5.4.1各级培训主管人员负责根据试卷成绩填写笔试考核成绩单，依据笔试、口试、实操的考核成绩单进行登记注册。 5.4.3登记注册按执业资格培训证书管理制度执行。 5.5资料存档 5.5.1行政人事部、项目部要按照公司培训档案管理规定做好试题、考核成绩单的归档工作。 5.6注意事项 5.6.1口试及实操的考核成绩只应用于员工日常培训的考核，在执业资格培训证书的日常培训登记栏注册。 5.6.2执业资格培训证书中的岗位资格培训登记栏内，登记的必须为笔试考核成绩，口试及实操的考核成绩不用于岗位资格培训。 5.6.员工参加新入职员工培训的笔试考核成绩记入日常培训登记栏内。 6.监督执行 公司行政总监 7.相关/支持性文件 执业资格培训证书管理规定 档案管理规定 8.质量记录及表格 考试成绩单 职业资格培训证书 19 / 20