费用报销与财务管理办法修改.doc

公司费用报销与财务管理办法（暂定）一、总 则第一条 为了规范公司各项费用的开支标准和报销程序，促进成本预算和管理，明确成本控制责任，同时保证各项工作的顺利开展，提高公司经营管理水平和效益的提高，制定本办法。第二条 公司费用开支必须坚持“节俭、务实、公平、高效”的方针，反对任何形式的铺张浪费和弄虚作假，节约一切不必要的开支，以求达到促进工作、方便生活、降低消耗、增加效益的目的。二、基本程序与制度第三条 公司费用控制实行“事先计划（预算或申报）、公司批准、部门审核、及时报销”的管理原则。本规定范围和标准内的日常开支和已经批准的预算开支，由部门负责人、财务部负责人、总经理同意或安排即可执行；其他支出应按本规定相应的审批程序申报批准后方可执行。未经批准的计划外支出公司不予报销。第四条 为规范费用报销流程，明确责任，实行统一的费用报销审批程序。1、公司职能部门的费用由部门负责人审核签字后，经财务部负责人审核，报总经理审批，最后由出纳付款。2、公司副总经理的费用由总经理审核签字，经财务部负责人审核后由出纳付款。第五条 公司购买物品，经办人需填写购物审批单，经部门负责人审核、总经理审批。未经审批授权私自购买的，一律不予报销。第六条 为满足公司日常办公需要，公司为行政部设立备用金，备用金额度由行政部向财务申报，由总经理审批。1、备用金由公司行政部负责人指定人员负责管理。备用金只能用于行政部办公开支和办公用品采购，不得外借或挪作他用；2、备用金管理人员应在每月末结束之前敦促本部门相关人员报销相应费用并统计编制本部门费用统计表（附表一）与公司财务部及时对账，不得延误；3、备用金管理人员的确定、更换及财务工作交接必须报公司财务部登记备案；备用金管理人员对公司下拨的备用金负责。第七条 公司除行政部外其他部门不设备用金。员工因公需向公司借款的,需填制公司统一的借款单，由部门负责人审核、财务负责人审核、总经理审批后到财务部借款。第八条员工出差时可办理差旅费借款，视路程和时间长短向借款，具体借款金额及用途需经部门主管严格审核、并经财务部负责人审核、总经理审批。所有差旅费借款，借款人必须在出差回公司后及时报销冲抵借款；前款不清，后款不借。第九条 员工出差或办事后应3天内报销费用和还款；报销时应一事一单一报，不得多项费用混合报销。公司所有人员从财务借款一律必须填写统一格式的借款单（附表二），并经相关领导签字授权后方可借款，如无完整授权出纳将款项借出，将给予出纳借款金额10%的罚款，并承担由此造成的损失。第十条 公司财务部和备用金管理人员应加强备用金的管理。备用金至少每月核对一次；个人备用金应每月结清一次；个人因岗位变动时备用金应及时结清。第十一条 费用发生的经办人（报销人）报销时应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上，完整规范填写相应的类别并在原始单证背面及报销粘贴单报销人处签字，并对报销凭证的真实性负责，不符合要求的报销单财务有权不予报销。属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由领取人本人签名。有委托他人代领的，由代领人签署代领人姓名并注明代字；由一人代多人领款的，须逐个签署代领人签名。第十二条 部门负责人应审核报销凭证的真实性和合法性，并在报销凭证部门负责人处签字。对不符合规定的费用开支、签字不完备或审批不符合规定的报销公司财务部有权退回。对明显弄虚作假和违反公司财务报销制度的开支，公司财务部和监理部兼职财务人员均有权拒绝报销，并向公司报告。第十三条 公司总经理或授权的负责人对费用报销的最后审批负责。第十四条 公司每月核算截止日期为26日。各部门应于当月26日前完成各项报销，按公司相关规定上报费用统计表。第十五条 各部门应严格执行国家税法有关规定，代扣代缴应由员工自己承担的个人所得税等，员工应予支持。所有报销发票必须经经办人、部门负责人、财务部负责人、总经理签字后方可报销入帐。签字人员必需严格把关，如因把关不严给公司造成损失的，由签字人员承担赔偿责任；因公借款的，须在报销日及时结算扣回，因私事借款的，最迟必须在发放工资时扣回，出纳人员必须严格把关，如出纳不按规定扣回借款的，造成损失由出纳承担；会计人员在入帐时严格审核，审批手续不齐全的发票不得入帐，否则由会计人员赔偿相应的入帐金额。四、差旅及交通费用第十六条 员工因公出差、外出办事，享受规定报销有关差旅费用，所有差旅费报销一律填写差旅费报销单（附表三）。第十七条 差旅及交通费用开支范围为交通费（含火车票、船票、飞机票、长途汽车票、市内汽车票）、住宿费、零星杂费（如订票费、行李寄存费等）、附加保险费、补助费。差旅费报销一律填写差旅费报销单。第十八条 出差住宿及餐补限额标准为：因公出差住宿及餐补标准出差人员餐补标准住宿标准省内省外省内省外总经理4050实报实报副总经理2525250280部门经理2020180200职工1515120150驾驶员1515120150公司人员住宿费在规定的限额标准内据实报销。超过标准的按照公司标准报销。参加各种会议，由主办单位统一安排住宿的，住宿费由主办单位承担的，不得报销住宿费。公司出差人员按实际出差就餐顿数给予补贴，出差在外满一天按二顿补贴（早餐不予补贴），出差半天以内的，不享受补贴。非休息日出差不另计加班时间。报销费用中已含餐费的，不另行补贴。两人同性同时间出差的只能报销一个房间的住宿费（特殊情况例外）。第十九条 员工因公出差、享受规定的假期，可按最近线路选择乘坐火车、汽车、轮船卧铺（三等）。因各种原因确实需要乘坐飞机的或火车软卧，需事先报总经理批准签字。未经批准乘坐的，参照同程火车卧铺中铺标准报销。第二十条 乘坐火车从晚八时至次日晨七时之间，在车上连续乘车时间超过6小时的，可购同席硬卧票；55岁以上总监可购同席软卧票；符合乘坐卧铺没有乘坐卧铺的不给予补贴。在途期间，乘座火车按火车时刻表时间计算，连续乘车超过10小时（含10小时）的，可凭车票每满10小时，加发一日伙食补助费。第二十一条 员工往返出发地、目的地与车站（机场）之间的交通费凭票报销。部门经理（含部门经理）以下员工如无特殊情况不允许乘坐出租汽车，如果因特殊情况需乘坐出租汽车，需在报销费用时进行说明并经上级领导签字审核。公司派车接送的不允许报销交通费。出差人员在外办公须节约车费，出租车费一律不得报销（特殊情况除外），如滥报车费公司将不予报销。五、通讯设施与通讯费用第二十二条 通迅费报销按岗位设制限额，采用实名制，一人一机一号。具体按照通讯报销限额，根据每月通讯话费单据，通讯费报销单据必须为通讯公司打印的发票，报销限额以公司规定标准为限，标准以内据实报销，超出标准的部分如确实为因办公而产生的通讯费用，需做说明由部门主管核实后予以报销，否则不予报销。每月月初10号之前报销上个月的电话费，逾期不予报销。第二十三条 各岗位报销限额标准如下：岗位报销标准（月）总经理据实报销副总经理150部门经理80部门副经理/主管50营运部、采购部、拓展部员工50司机50普通员工20所有报销手机费的人员不得随意变更手机号码，确需更换的必须上报公司，经公司批准后方可变更。营销部人员必须使用公司配备的手机号码，不得使用自己的原号码。公司内享受通讯费报销的员工必须在晚间充电，保持手机24小时处于开机状态（手机禁止设置基他转移服务），如公司因急事无法联系上的，一次罚当事人当月报销通讯费的一半，二次当月通讯费不予报销。(此标准为暂行标准，实际工作如需调整，再另行修改)六、营销费用报销规定第二十四条 业务招待费：宴请客人（含工作餐）、食品、烟酒、纪念品、外出考察等。营销费用的开支必须贯彻“勤俭节约、反对铺张浪费”的原则。所有招待费必须填制招待费申请单（附表四），并经部门负责人审核、总经理审批，如因特殊情况不能及时申请，需进行电话口头申请，报销时需附招待费申请单、费用发票，报销金额不得高于申请金额的20%。公司年度的招待费用要控制在年度预算范围内。业务招待费须采取“一事一报”的方式。具体标准如下：第1条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中控制，事后报销。发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请单”（附件四），注明接待原因、被接待对象及级别、接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经部门负责人审核，财务部审核，公司总经理批准后执行。第2条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由办公室根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与台账管理，凭购物审批单与采购发票到财务报账。 招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批的业务招待费申请单填写招待物品领用单（附件六），并经行政部负责人审核签字，记账联给财务部对领用的物品办理核销手续。第3条 如到协议酒店/饭店招待时，原则上实行现款结算，也可以实行授权签字，分阶段按协议统一结算。对于授权签字，具体规定如下：3.1 签字人必须为公司有效的授权人，非授权人必须事先得到授权人的批准；3.2 签单时须注明：招待单位、招待事由、招待人数、陪同人员、授权人及招待日期。第4条 有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。4.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排。副总经理及以上每人次80元，部门经理、部门负责人按每人次50元标准控制，一般人员工作餐按照常规内部员工工作餐标准上浮50%或者以公司内部工作餐解决。4.2 外单位来本公司联系工作、参观等需用餐的招待标准按客人中最高级别安排，其开支标准：副总经理及以上级别每人次120元，5人以上的招待团队按每人次100元标准开支；副总经理以下级别每人次80元, 5人以上的招待团队按每人次50元标准开支。如需安排旅游、食宿，旅游经费按照各景点费用市价进行控制，食宿参照公司差旅费管理办法中副总经理及以上级别、部门经理对应的标准进行控制。4.3 兄弟单位来来我司考察、联系业务、洽谈工作的，原则上安排工作餐。如因需要安排在外招待的，其开支标准：总经理、副总经理及以上宾客每人次100元，其余级别宾客每人次为80元，5人以上的招待团队按每人次50元的标准开支。4.4 如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。开支标准参照公司差旅费管理办法，按照来宾最高级别人员参照我司对应级别人员标准进行控制。4.5 因工作需要在外招待客人，根据上述三条对应的招待对象标准控制开支，招待事项应事先填写“业务招待费申请单”经部门负责人审核，公司总经理批准后执行。4.6 招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水包括在上述标准内）原则上由行政部统一配置，按统一标准安排，10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过2瓶（500ML），招待用的酒水由行政部做好购买及领用管理。因特殊情况不能从行政部领用酒水，需要临时购买的，副总经理及以上宾客标准为180元/瓶，其他宾客标准为80元/瓶控制。超过部分需总经理批准方可报销。4.7 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写在“业务招待费申请单”中，经部门负责人同意，公司总经理批准后执行。礼品、礼金金额原则上不得超过200元/人。4.8 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请单”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请单”方可到财务报销。第二十五条 公司需要的纪念品、礼品统一由办公室负责定制、购买，严格按照规定领取、使用。公司营销部可自主决定一些必要的应酬，但单次招待费支出在1000元以上的，必须事先向总经理报告。第二十六条 业务宣传费：公司营销部门需要进行广告宣传的，需制定具体的广告策划方案，经部门负责人审核，报总经理审批，并填制广告宣传费申请单（附表五），并经过部门负责人审核、总经理审批。事后报销需附策划方案复印件、广告宣传费申请单、费用发票。七、原始凭证有效性的规定第二十七条 所有允许报销的费用，必须有税务部门的正式发票，先由经手人签名，注明用途后，按规定审批程序方能报销。1、报销人应取得真实合法的原始凭证（1） 、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2） 、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3） 、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、经办人员因特殊原因确实不能取得合法发票时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；3、发票审核人员必须严格审核发票金额，如因手续未完善或审核人员不慎造成多报、虚报，给予责任人多报或虚报金额两倍罚款。同时应追回报销人员多报、虚报金额。八、费用报销流程及审批权限第二十八条费用报销流程：经办人签字总经理审批分管副总财务负责人审核部门负责人审核出纳付款- 5 -附表一：费用统计表模板名称1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计一人工费1加班补贴二差旅费1伙食费2交通费3出差补助三经费1办公费2电话费3房屋租赁费4水电费四汽车使用费1油料2保险养路费、路桥费3修理费五招待费六其它合计:部门费用余额审核： 部门经理： 制表：附表二：借款单模板借款单年 月 日部 门借款人签字借 款 金 额金额大写：借 款 用 途备 注总经理： 财务负责人： 部门负责人：附表三：差旅费报销单模板差 旅 费 报 销 单地区：部门：姓名：项目:差旅费事由：报销日期 年 月 日出发到达人数交通工具金 额餐费补助其他补助天数金 额月日时地点月日时地点人数金额项 目住宿费其他合计报销金额合计人民币 （大写）：预借金额补领金额退还金额总经理：财务复核：部门审核：出纳：报销人：附表四：招待费申请单模板业 务 招 待 费 申 请 单申请时间： 年 月 日 单位：元申请部门经办人申请原因被接待对象级别接待人数就餐地点费用预算计划餐费早餐中餐晚餐合计招待费用差旅费住 宿 费礼品费其他合计总经理审批： 财务负责人： 部门负责人：附表五：业务宣传费申请单业务宣传费预算申请单申请时间申请人申请单编号活动月份费用合计预算区域方案描述促销方案名称活动开始日期活动结束日期活动主题目标产品活动总负责人详细描述方案说明部门负责人意见总经理意见附表六：招待物品领用单招 待 物 品 领 用 单领用时间： 年 月 日 单位：元领 用 人领用部门物 品 名 称数量单价金额招待对象合 计领用部门负责人保管人签字行政部负责人审核财务部审核办总经理审批- 11 -