合同评审控制程序.doc

文件编号：EMMA-PR-06
版 本： A/0
合同评审控制程序

1.0目的
本程序规定了接受合同订单之前如何准确理解客户要求，充分评估履行合同的能力，以满足双方履行合同的经济风险和责任，确保能满足合同要求。
2.0适用范围
适用于本公司销售合同评审及内部预计订单生产。
3.0职责
3.1业务部
3.1.1发出《合同评审表》，并组织相关职能部门进行评审，经批准后，以《业务生产通知单》方式通知各职能部门执行生产及订购；并针对外购产品购买提出申请。
3.1.3与客户联络、沟通，明确其相应需求，并制订《销售合约书》与客户签订。
3.2生产中心（总监）：依据现阶段的实际生产能力，并确定是否有内部订单可填充，给予意见汇签。
3.3生管部：对现阶段物料库存进行核对数量，物料不足时，评估需求物料的采购周期与实际供应能力；并订购及追踪完成
3.4品管部：对现阶段各检验环节所发生的重大品质异常作确认，并核查与当次《业务生产通知单》的范围，并对策改善，给予意见汇签。
3.5技术部：对现阶段各制造环节之工艺能力或特殊工装夹具方面作核对，给予意见汇签。
3.6总经室：协助业务部对《销售合约书》的合法性、完整性、明确性进行评审，并对《业务生产通知单》、《业务出货通知单》的最终评审结果审批。
4.0定义
4.1内部产品：由本公司研发及制造之产品；
4.2外购产品：由专职供方制造，以采购方式购买回厂，以公司品牌再转售客户之产品。
4.3客户等级评估
（表1）
NO.
客户类型
客户等级
积分要求
备注
1
一般
B
50（分）以内
如客户再次购买累计金额超过50分，即可更新为A级
2
主要
A
50（分）以上，含50（分）

（表2）
NO.
机器名称
机器型号
积分(1台)
备注
1
主要产品
电脑皮革切割机
C-1510
30

2
C-2510
35

3
C-3112
40

4
电脑皮革排版机
N-1200
12

5
N-2000(A)
16

6
N-2500(A)
18

7
N-3200(A)
20

8
电脑直立式刻楦机
A 4
40

9
A 8/S 8
45

10
A 12/S 12
50

11
电脑鞋楦扫描机
A1
10

12
辅助产品
三维足部激光扫描机
SCAN-1
30

13
电脑全自动钉扣机
D1/D2/D6
8

14
纸样切割机
GD1209/0906
5

15
其它辅助主要工具
\
2

5.0工作程序
5.1业务部获取客户或市场意向需求信息，通过业务洽淡明确订单。
5.1.1内部订单：根据客户购买或市场销售意向需求，提前预估生产备用之订单；可直接进入5.3合同评审环节。
5.1.2客户订单：通过业务洽淡，已明确客户订购需求之订单。
5.2业务部依据所备案《销售合约书》的客户需求，明确下列重点内容：
5.2.1客户特殊要求：依客户的行业需求，所需增加的要求事项（如软件类型/版本，特定切割作业要求）
5.2.2法律法规要求：所签订产品本身须具备的法规要求，此外，双方所提出的合约条款，须具备一定的合法性。（如不同国家，区域的客户，受相应的法规约束、 CE、安规及包装要求等）
5.2.3公司内部要求：公司内部运作常规要求（如：交付方式、周期、款项收取，售后服务方式，保修期限等）
5.3由业务部将合约的相关需求信息以《合同评审表》的形式，经营销总监审核后，向各相关职能部门发布，并要求各职能部门（依“3.0 职责”的要求）给予评审意见。
5.3.1如各职能部门评审意见一致通过，即可由总经室审批生效。
5.3.2如各职能部门评审意见不一致时，由业务部（助理）依据实际不通过意见，组织相关职能部门对策解决，当内部无法解决时，可向客户提出申请，经客户确认后，总经室方可审批生效。
5.3.3如已有的内部订单可作填充备用，由生产中心（总监）给以相应的意见与支持。
5.4各职能部门汇审完成后，由业务部与客户联络沟通，并签订《销售合约书》，如客户存在异议，由业务部更新相关信息，再次进行内部职能部门汇审，直至与客户意见达成一致；
5.5《销售合约书》签订后，与财务中心确认收到客户订金之后，由业务部将相应之合约信息转化为《业务生产通知单》知会生产中心等部门执行，若是新客户订单，业务助理须按《客户信息一览表》栏目要求列入其中，并将客户评分等级，如是老客户，须将其购买产品之积分累计，按4.3要求更新起等级。
5.5.1如属内部产品参照以下执行：
a)由生管部依据《生产计划控制程序》进行策划排产。
b)生产中心（总监）依据《生产过程控制程序》进行生产。
c)品管部依据《产品检验控制程序》针对各控制环节进行检验、监控。
d)业务部依生产加工的大阶段追踪订单的进度,并将实际进度以及“正常”或“异常”状态在《订单排程》中予以记载，如出现异常时,即时要求直接责任部门作出调整、安排，若需要多个部门协助，可召集相关的职能部门召开紧急会议进行对策解决。
5.5.2如属外购产品，则依据业务部发出《合同评审表》提交至生管部、品管部，依据5.3进行意见评审；由业务部向提出之请购需求，生管部依据《采购控制程序》对供方发出订购需求；
5.6业务部依据《销售合约书》之相应交付要求，向各职能部门发出《业务出货通知单》并组织相关职能部门参照《出货控制程序》执行。
5.7完成出货后，业务部将相应的出货信息，汇总于《订单排程》，相关记录文件参照《记录控制程序》进行存档。
6.0相关文件.
6.1《生产计划控制程序》EMMA-PR-12
6.2《生产过程控制程序》EMMA-PR-13
6.4《产品检验控制程序》EMMA-PR-21
6.4《采购控制程序》EMMA-PR-10
6.5《记录控制程序》EMMA-PR-02
6.6《出货控制程序》EMMA-PR-07
7.0相关记录
7.1《合同评审表》 EMMA-QR-BD-02-A0
7.2《业务生产通知单》 EMMA-QR-BD-03-A0
7.3《销售合约书》 EMMA-QR-BD-01-A0
7.4《业务出货通知单》 EMMA-QR-BD-04-A0
7.5《客户信息一览表》 EMMA-QR-BD-05-A0
7.6《订单排程》 EMMA-QR-BD-06-A0
8.0流程图

业务信息

内部产品
外购产品

内部订单
客户订单

合约草拟

订单汇总
出 货
过程追踪
执行合同
订金兑付
签订合同
与客户达成意见
合同评审

生效日期：2010年7月1日 第5页 共5页