高校学生学籍档案管理工作研究.pdf

2023 年 6 月第 19 卷第 2 期Jun.2023Vol.19No.2浙江国际海运职业技术学院学报JOURNAL OF ZHEJIANG INTERNATIONAL MARITIME COLLEGE高校学生学籍档案管理工作研究陈洁（浙江国际海运职业技术学院，浙江舟山316021）摘要：学籍档案是学生个人的重要档案资料。随着现代科学技术的飞速发展，高校办公模式逐渐走上数字化、信息化和智能化发展道路，高校学生学籍档案的管理也发生了变化。在此背景下，立足高校实践，全面分析当前高校学生学籍档案管理存在的问题，以学生学籍档案管理一体化理念为基础，针对存在问题提出改进建议，总结管理活动中的注意事项，为高校学生学籍档案管理效率的提升提供借鉴。关键词：学籍档案管理；内容特征；问题策略中图分类号：G717文献标志码：AResearch on Management of College Students ArchivesChen Jie(Zhejiang International Maritime College,Zhoushan 316021,China)Abstract:University roll archives are important archival materials for students.With the rapid improvement of modern science and technology,the office mode of colleges and universities has gradually embarked on the road of digitalization,informationization and intelligence,and the management of college students archives has also undergone changes.Under this background,based on the practice of colleges and universities,this paper comprehensively analyzes the problems existing in the current management of college students archives,puts forward improvement suggestions for the existing problems,and summarizes the matters needing attention in management,so as to provide reference for improving the management efficiency of college students archives.Key words:archives management;content characteristics;problem strategy高校学生学籍档案管理是教学管理和人才培养的重要组成部分。学籍管理的优劣直接关系到高校的正常教学秩序，并能影响专家、学校领导和社会各界对高校教育水平的认可度，是高校水平的重要反映窗口，对于提升高校办学层次和人才培养水平具有重要意义。一、高校学生学籍档案管理概述（一）高校学生学籍档案管理的材料内容二十世纪 90 年代，原国家教育委员会颁布高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范。该文件提到，学籍档案主要包含学生入学登记表、学生成绩单、学籍卡片、学生名册、学籍变更作者简介：陈洁（1983-），女，浙江舟山人，助理馆员。372023 年 第 2 期材料、学生奖励材料以及处分材料等内容。由此不难发现，高校学生学籍档案管理所涉材料内容主要包含静态和动态两类。其中，学生学籍卡片、入学登记表以及学生名册等在内的档案材料属于静态档案材料；学籍变更材料、学生奖励以及学生处分材料则属于动态档案材料。（二）高校学生学籍档案管理的基本特点1.学籍信息具有真实性和准确性高校学生学籍档案中的信息内容多为学生基本信息，其中包含学生在校期间所参加的活动、接受奖惩的具体情况等。通过查询学生学籍档案，可以了解学生在校期间的表现，熟知学生在校期间遵守学校规章制度的情况等。学生学籍档案信息是学生整体信息的全面详实记录，从客观角度来看，学生学籍档案信息具有真实性、准确性的特征。2.学生学籍档案维护趋于日常化学生学籍档案会对学生在校的真实表现进行详实且细致的记录。随着时间的不断推移，高校学籍档案管理人员需及时更新学生的学籍档案信息，保证学生的情况能在第一时间被记录在册。通常来说，学生学籍档案信息的更新周期大多以学期或年度为单位。而随着学生学籍档案内容的不断拓展和扩充，学生的学籍档案内容也会出现明显的变化：如退学、休学、复学等学籍异动和奖惩情况，需要及时添加进学生学籍档案中。3.管理任务相对繁重近年来，我国教育事业蓬勃发展，高校学生的数量呈现逐年增长趋势。在此背景下，高校学生学籍档案管理面临的管理任务越发繁重，管理工作的复杂性明显提升，管理工作的难度也逐年攀升。二、高校学生学籍档案管理的现状及问题作为记录学生整个学习阶段表现情况的重要信息载体，学生学籍档案的管理至关重要。为了提高学生学籍档案记录信息的准确性和可靠性，高校投入时间、精力及资源，充分落实学籍档案管理工作。但我国部分高校的学生学籍档案管理工作并未达到预想的管理效果及目标，仍存在一些亟待解决的问题。（一）管理集中度不高高校学籍档案管理人员对学生学籍的变更操作虽然相对频繁，但并没有较高的集中度。一般情况下，大部分高校学生的学籍档案都是由档案室的相关人员进行集中管理。当学生资格审查合格并正式注册学籍后，学校相关部门便会对每位学生的大学成长历程进行完整记录，但整个记录过程具有明显的专属性、分散性和间断性特征。比如，学生学籍异动管理、学生毕业材料管理以及学生成绩信息管理等在内的学业发展方向的学籍档案信息，由教务部门不定时提供；而学生综合素质、学生创新创业的事务方向档案信息却由学生工作部门提供。此外，在大学学习过程中，个别学生可能因参军等原因选择保留学籍，也有可能因身体状况或个人事务等原因选择休复学，个别新生还会申请转专业，这一系列常见的学籍变动，往往是由相关工作人员在进行学籍变更时完成相对应的操作，学生学籍档案管理的集中度明显不足。（二）管理效率有待提升就目前高校人力资源体系结构的分布来看，大部分高校的学生学籍档案管理工作仍未获得充足的人力资源支撑。与此同时，高校学生学籍信息的变更往往需要多部门协同操作，在一定程度上降低了学生学籍档案变更的效率。若需办理学籍档案异动手续，必须要找到对应部门，同时还需将手续办结流程单及时提交到学籍档案管理处，方便管理人员对学生个人的学籍档案信息进行存档和调整。此外，高校学生学籍档案管理的信息化水平有待提升，在学生学籍信息变更过程中，因信息化水平低、管理人员事务繁多、人手不足等原因，管理人员通常难以在同一时间对多名学生的学籍档案进行科学处理，整个学籍档案变动所涉及的办事流程极为繁琐复杂，效率相对低下。这不仅增加了高校学籍档案管理的人力成本投入，同时还会使学生产生不满情绪。（三）档案真实性和完整性不足目前，很多高校的学生学籍档案信息保存形式仍以纸质档案为主。但学生在进行纸质档案内容的填写时，相关人员并未提出强制性要求，所以个别高校新生会对档案内容的填写产生敷衍情绪，部分学生甚至会忽视内容填写的规范性要求。按照目前的管理方式，不规范信息填写所造成的管理问题通常无法被及时发现，只有在进行毕业信息确认时，管理人员才会发现问题。这样一来，学生进入毕业学期之后，学籍档案信息失真所带来的问题便会接踵而至。陈洁：高校学生学籍档案管理工作研究382023 年 第 2 期三、提高高校学生学籍档案管理水平的优化措施（一）创新学生学籍档案管理理念在进行高校学生学籍档案管理工作时，管理人员不可依赖单一传统的管理模式，必须将传统管理模式与当前的数字化和互联网技术进行有效结合。在此过程中，高校应始终坚持以人为本的管理理念，立足于实践角度，落实高校学生学籍档案的集中性和全面化管理。与此同时，高校还需将目光聚焦于学生利益，优化学生学籍档案管理的服务职能，依托“互联网+”的方式，为学生提供更优质的档案查询服务。在进行学生学籍档案归档工作时，档案管理人员应保持耐心和细致的工作态度，积极采纳借鉴国外优秀的学籍档案管理经验，对学生学籍档案信息进行有效维护。（二）落实学生学籍档案的流程化和标准化管理在开展高校学生学籍档案管理工作时，管理人员必须深入了解档案管理的主要流程，明确档案管理的重点和要点内容。学生的学籍注册。高校首先需构建信息化水平较高的学籍管理一体化系统，学生可通过输入身份证号码顺利登录系统，并完成学籍的正常注册。之后，学生可根据系统的提示完成个人身份的识别，学籍管理一体化系统会根据学生输入的身份信息完成学生信息的筛查，明确学生的录取状态，是否存在重复注册等问题。与此同时，系统还可以开启实时录像或人脸识别，通过学生的面部分析来对其身份进行辨别，最后，学生可在相应区域内放置个人学生证，完成注册盖章。学生学籍变动的全面管理。一般情况下，教务部门是学籍变动管理的主要责任部门。当学生发生学籍变动时，需向学籍管理一体化系统自助终端提交学籍变动申请，并携带相应证明在辅助办理部门完成学籍变动的办理。在此过程中，学籍管理人员可在学生学籍管理一体化系统的自助终端中完成相关数据的导入导出、查询登记以及统计打印。在一体化管理系统的帮助下，学生学籍变动的归档材料将更为全面和统一。（三）提高学生学籍档案管理信息化水平高校应减少纸质档案的使用频率，依托信息化技术，提高学生学籍档案信息的准确性、真实性和可靠性。基于信息化技术所构建的学生学籍档案管理系统，不仅能提高学生学籍注册、学籍变更的便捷程度，还能进一步减少学生学籍档案管理的工作量。在大数据和云计算等技术的帮助下，系统能完成学生学籍信息的准确检测，防止学生学籍信息填写错误的问题。以学生入学时的学籍注册操作为例，学生可以登录学校建立的学籍档案管理系统，并根据流程指示完成学籍注册操作。若学生需要进行学籍变更，也可自行登录学籍管理系统完成提交申请等操作并通过教务部门的引导，及时将申请信息上交给相关部门审核；审核通过后，相关部门也可通过微信或短信等方式及时向学生反馈审核信息。（四）构建学生学籍档案综合保障体系构建学生学籍档案综合保障体系也是优化高校学生学籍档案管理效果的重要措施。高校应高度关注学籍档案管理人才队伍的组建，创新专业档案管理人才的招聘引进模式，增强高校学生学籍档案管理岗位的吸引力，加大专业档案管理人才的招聘引进，优化人才资源配置，为高校学生学籍档案管理工作专业化水平的提升打下良好基础。还需加大现有人才专业能力的培养，提升其专业知识，帮助其积累学籍档案管理实践经验。此外，针对高校学生学籍档案管理工作，学校设备部门还应为其提供包括基础性设备、扫描仪、远程视频系统以及相应的办公软件在内的设备，提高高校学生学籍档案管理的便捷程度。高校财务部门也需增加学籍档案管理工作的经费投入，助力高校学生学籍档案管理工作实现长效发展。（五）增强大学生自身档案管理意识增强大学生自身档案管理意识需要从宣传、认识和实践等多方面入手，使学生能够更好地认识到档案的重要性，全面提高高校学生学籍档案工作的质量和效率。学校应加大宣传力度，通过开展讲座、组织讨论等方式，使学生了解到学籍档案对于自己学习和未来工作的影响，逐步提高学生对于学籍档案的认识和重视程度。学校还可以开展学籍档案的相关实践活动，组织学生参与档案整理、归档工作等，让学生亲身体验学籍档案管理工作的流程，更好地了解学籍档案管理工作，从而增强学生对于学籍档案管理工作的认识和重视程度。四、结语学生学籍档案是记载学生在校基本发展情况 陈洁：高校学生学籍档案管理工作研究392023 年 第 2 期的重要信息载体。通过查询学生学籍档案信息，可真实且全面地了解学生在学校学习期间德智体美劳各方面综合发展的情况，学生学籍档案管理工作至关重要，提高高校学生学籍档案管理水平也具有积极的现实意义。高校应对学生学籍档案管理工作中存在的问题进行全面分析，立足于学生学籍档案管理实践，在创新学籍档案管理理念、落实学籍档案流程化和标准化管理、提高学籍档案管理信息化水平、构建学籍档案综合保障体系的基础上，提高学生学籍档案管理意识，使学生学籍档案管理工作更好地服务于学生个人发展和高校建设。参考文献：1 邰春兰.高校学生学籍档案管理的现状与改进研究 J.兰台内外,2022(19):37-39.2 邰春兰.高校学生学籍档案管理信息系统的设计与实现 J.信息与电脑(理论版)，2022，34(8):117-119.3 赵元昊.高校学籍档案管理以及信息化建设路径 J.兰台内外,2021(25):36-38.4 许子乾.自助式学籍注册及身份识别系统开发 J.中国信息技术教育，2018(18):70-73.5 田胜参.高校学籍异动管理机制优化研究 J.中国教育信息化,2017(19):44-45.陈洁：高校学生学籍档案管理工作研究