供应部组织架构图及规章制度.doc

龙发实业股份有限公司

供应部组织架构图及工作人员责任
一、组织架构图
供应部负责人
原材料
外

购
防

腐

二、工作人员责任
1、李晶负责供应部全面工作:人员安排、编制、价格评审、费用核算、制定采购策略、控制采购成本及其它工作安排。
2、邬娜负责原材料的购进、跟踪货物流量动态、采购成本的核算、费用结算、开发新供应商、价格评审及其它工作事宜。
3、黎合龙负责防腐材料的购进、跟踪货物流量动态、采购成本的核算、费用结算、开发新供应商、价格评审、采购合同的制作及其它工作事宜。
4、胡敏负责机械设备、零配件、办公用品等外购及其它工作事宜。

采购规章制度
一、 总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1、可作为采购部开展工作的规范依据。
2、可作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
3、可作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
三、 采购部人员职责及管理制度
1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3、编制采购计划。负责根据公司的需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
4、负责公司生产、销售所需物资、商品的采购工作。负责商品、原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
5、负责供应商的开发、管理及维护工作。
6、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
7、大项物资、商品必须做招标工作，其他物资、商品询价必须三家供应商以上参与。
8、积极了解物资、商品的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
9、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
10、加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
11、做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
12、完成领导交办的其他工作。
四、标准采购作业程序
（一）请购单的开立、递送
1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单,并注明物资、商品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部、室分别编订)，"请购单(采购) "附"请购案件寄送清单"送采购部门。
2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购物资商品，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3、紧急请购时，由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因，并加盖"紧急采购"章，以急件卷宗递送。
4、总务用品由公司办公室按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制"请购单"提出请购。
（二） 免开请购单部分
　 下列总务性物品低于100元人民币的免开请购单，并可以"总务用品申请单"委托相关部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：
1. 招待用品：饮料、香烟等。
2. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
3. 打字、刻印、报表等。
4、其他的零星采购及小额零星采购材料项目。
(三) 请购核决权限
1. 商品及原物料：
(1) 请购金额预估在X元以上者，由总经理核决。
(2) 请购金额预估在X元至X元者，由项目经理核决。
2.财产支出：
(1) 请购金额预估在X元以上者，由总经理核决。
(2) 请购金额预估在X元至X元者，由项目经理核决。
　3. 总务性用品：
　(1) 请购金额预估在X元以上者，由总经理核决。
　(2) 请购金额预估在X元至X元者，由项目经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。
（四）请购案件的撤销
　　1、请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于"请购单(采购)"或"请购单(采购)"第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。
　　2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
　　(1)采购部门于原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门。　(2)原"请购单"已送公司办公室待办收料时，采购部门应通知撤销，并由公司办公室据以将原请购单退回原请购部门。
3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
（五）采购工作的划分
1、日常采购：由使用部门或公司办公室负责办理。
　　 2、销售商品的采购：由采购部负责办理。
　　 3、总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助采购部办理采购作业。
（六）采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
　　1、集中计划采购：凡大批量采购的商品，须以集中计划办理采购较为有利者，采购部门定期集中办理采购。
　　2、长期报价采购：凡经常性采购的商品，且销量较大的商品，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后按照公司需求分批采购。
（七） 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
（八） 询价、比价、议价
　　1、采购经办人员接获"请购单(采购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
　　2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以注明，经使用部门或请购部门签注意见后呈核。
　　3、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
 4、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
　 （九）呈核及核决
　　1、采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核。
　 2、采购核决权限： 
（十） 订购与合同
　　1、采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。
　　2、若属分批交货者，采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别。
3、采购经办人员使用暂借款采购时，应于"请购单"加盖"暂借款采购"章，以资识别。
4、"请购单(采购)"经核决送回采购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
5、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
（十一）进度控制及事务联系
　　1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以"采购进度控制表"控制采购作业进度。
 2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期"，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
3、采购部门于采购案件"运输日期"有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理
（十二） 整理付款
　　1、采购部应按照已办妥收料的"请购单"连同"商品检验报告表"(其免填"材料检验报告表"部分，应于收料单加盖"免填商品检验报告表"章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收货者，"请购单(采购)"的会计联须于第一批收货后送会计部门。
　　2、短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
　　3、超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
　（十三）廉洁条款
1、采购经办人员不得接受供应商以任何形式或名义支付的回扣、礼金、报酬及返利等现金或有价票据。
2、采购经办人员不得接受供应商提供的其他利益开支。
3、采购经办人员人员不得主动索取自用的供应商的产品或其他实物礼品。
4、采购经办人员或采购经办人员直系亲属等不得以正式职员、兼职职员、顾问、专家等任何名义参与供应商的经营。
5、杜绝其他商业贿赂行为。
采购经办人员如有违反，除赔偿公司因此所造成的一切损失外，视情节轻重给予处罚，直至除名。
苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月