高校档案数字化转型的困境与对策探究.pdf

管理观察214高校作为知识的殿堂和培养人才的摇篮，其档案管理一直扮演着至关重要的角色。然而随着信息时代的来临，高校管理体系也面临着巨大的变革压力。在这个数字时代，高校档案需要更加智能、高效，以满足快速发展的教育需求和应对日益复杂的管理挑战。数字化转型已成为高校管理的必然选择，其旨在以数字技术和数据为基础，重新定义并改进高校档案管理的方式。通过研究高校档案数字化转型的方方面面，将揭示数字化转型如何为高校提供更先进、灵活的管理工具，以适应现代教育和管理的需求，从而为高校的可持续发展开辟新的道路。一、档案数字化转型概述档案数字化转型是指将传统的档案管理方式从纸质或部分电子化转变为完全电子化、数字化的管理方式。这意味着将职工的各类信息、文件、记录等以数字形式存储在电子数据库中，通过信息技术和数字工具进行管理、查询、分析和共享。数字化转型涵盖了多个方面，包括职工基本信息、薪资福利、绩效评估、培训记录、招聘流程、离职管理、学习材料、晋升过程等，关键在于整合信息技术、数据存储、安全保障和管理流程的创新。通过引入自动化流程、在线查询平台、大数据分析等手段，提高管理效率，优化决策支持，同时为职工和管理者提供更加便捷、个性化的操作和服务。在当今数字化飞速发展的时代，高校档案管理正站在转型的十字路口。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，还容易受到人为因素干扰，数据难以整合和分析，已无法满足高校管理的现代需求。数字化转型为高校提供了无限的可能性，使得档案能够以更加科学、高效的方式被创建、存储、管理和利用。这种转型不仅仅是技术的升级，更是管理理念和方法的革新。通过数字化转型，高校不仅能够适应时代的潮流，还能够更好地为员工提供良好的工作体验，为高校人才管理和组织运营带来前所未有的变革。二、高校档案数字化转型的价值（一）有效适应信息技术的飞速发展在当今数字化时代，信息技术日新月异，全球范围内的组织都在不断寻求更高效、智能的管理方式。高校作为知识产出和人才培养的重要场所，也需要借助数字化转型来应对各种管理挑战和提升管理水平。首先，云计算、大数据分析、人工智能等先进技术的不断成熟和应用为高校提供了强有力的工具和平台，用于实现数字化档案管理的愿景。这些技术的突破使得档案数据的存储、处理和分析变得更加高效和可行，为数字化转型创造了有利条件。其次，管理需求的不断升级也是数字化转型背景的关键因素。传统的纸质档案管理方式面临着信息无法及时获取、共享困难、数据安全隐患等问题，已经无法适应现代高校快节奏的管理需求。高校作为人才培养和知识传承的重要场所，需要更高效、智能的档案管理方式来支撑职工的日常工作和管理决策。再次，法律要求和隐私保护也推动了数字化转型的发展。在信息安全和隐私保护方面，越来越严格的法规对高校档案数字化转型的困境与对策探究吴伟莹1，陈盈冰2（1.苏州科技大学人事处，江苏苏州215009；2.常熟理工学院人事处，江苏常熟215506）摘要：高校档案是高校重要的信息资源，高校档案管理是高校高质量发展的重要基础，高校档案数字化转型是应对现代教育环境和竞争的必然要求和发展趋势。推动高校档案数字化转型可以有效适应信息技术的飞速发展、推动档案信息资源共享、提高档案管理效率。当前，高校档案数字化转型面临着数据安全、隐私保护、技术投入、系统整合、文化变革和职工抵触等多重困境与挑战。基于此，高校要结合自身实际，在全面分析内外形势的基础上，制定政策确保档案数据安全，加大投入助力档案数字化转型，加强培训提高职工安全意识，让档案数字化更好地为高校的高质量发展服务。关键词：高校；档案；数字化转型作者简介：吴伟莹（1988），女，汉族，江苏宜兴人。主要研究方向：档案管理信息化。基金项目：江苏省高校哲学社会科学研究基金项目“大数据背景下高校干部人事档案信息化管理模式构建研究”（项目编号：2022SJYB1480）。管理观察215高校档案管理提出了更高的要求。数字化转型可以借助数据加密、权限管理等技术，更好地保障职工信息的安全和隐私，降低风险。最后，职工期望的变化也在一定程度上促进了数字化转型。新一代职工更加熟悉数字化工具，习惯了便捷的信息获取和交流方式，他们期望通过数字化平台方便地查询和管理自己的档案信息，提高工作效率和满意度。（二）推动档案信息资源共享数字化技术的应用不仅仅是简单地将纸质档案转化为电子文件，更是对整个档案管理流程的重新梳理与建构。首先，利用数字化技术既能减少档案保存、维护、管理和查阅的工作量，还能够提供更多智能的管理和服务方式。传统的纸质档案需要大量的物理空间来存放，还需要大量的人力和时间来维护、整理和检索，而数字化转型后，所有的信息都可以在电子系统中进行快速存储、更新和查询，无需翻阅大量的纸质文件。其次，数字化技术赋予了档案管理更强大的功能和分析能力。通过数据分析和挖掘，高校可以深入了解职工的工作表现、培训需求、职业发展轨迹等信息，为人才管理提供更准确的数据支持。最后，数字化技术还可以为高校内部不同部门的协作提供更好的平台，使信息共享变得更加容易，不同部门可以实时获取需要的信息，加强协作，提高工作效率，跨部门的数据流通也为更综合、全面的决策提供了更多的可能性。（三）有力提高档案管理效率档案数字化转型为提高管理效率提供了强大的工具和有效的方法，通过数字化档案管理系统，管理人员可以实现流程的自动化，从而节省了大量的时间和人力资源。此外，数字化档案系统还具备快速的信息检索功能，管理人员可以通过关键字搜索或过滤器快速找到所需的信息，相比于传统的纸质档案，这极大地加速了信息的获取速度。无论是查找员工绩效记录、历史薪酬数据，还是其他关键信息，都可以在几秒钟内完成，有助于高效决策的制定。实时数据访问和更新是数字化转型的另一个关键优势。授权的管理人员可以随时随地访问和更新档案信息，不再需要手动更新或查找纸质档案，这种实时性使管理人员能够更快速地做出关于职工的福利、薪酬调整，培训计划等决策。数字化转型通过自动化、快速检索、实时访问、数据分析等手段，为管理人员节省了更多的时间和资源，有利于快速做出战略性决策和提升工作效率，从而推动组织的发展。三、高校档案数字化转型面临的困境（一）数据安全与隐私保护数据安全和隐私保护是档案数字化转型中的关键挑战，尤其在当今信息时代，隐私泄露和数据安全事件频发。随着高校采用数字化系统管理职工档案，大量敏感信息包括个人身份、薪资、绩效评价等从纸质转移到电子存储，数据的安全性和隐私保护成为亟待解决的问题，这涉及数据加密、访问控制、身份验证等技术手段的应用。同时，在收集和处理职工个人信息的过程中，信息暴露的风险比较大，加上数据处理保存不当，也可能造成信息泄露，更严重地会违反新 档案法 个人信息保护法 等法规。此外，内部管理员也可能构成数据安全的威胁，有时管理员可能滥用权限，访问他们无法访问的数据，或者故意泄露信息，这些现况和要求对职工数据安全与隐私保护提出了更高的要求。（二）技术投入和系统整合技术投入和系统整合是高校档案数字化转型中的两大核心要素，它们共同构筑成数字化档案管理的技术和管理基础。资源的配置包括硬件和软件设备的采购、网络基础设施的建设、人力资源的配置以及培训计划的制定，这需要高校领导层对数字化转型的重要性有清晰的认识，愿意为之提供必要的资源支持，而目前绝大部分高校普遍配置不足。此外，系统整合还需要充分考虑各个现有系统的特点和要求，高校通常使用多个系统来管理不同类型的档案数据，包括学生管理系统、财务系统和人事档案管理系统，这些系统里的数据有不同之处，但也有很多相同之处。目前，这些系统都是孤立存在、互不相通的，没有有效地整合在一起，信息孤岛、数据重复录入现象明显。系统整合是档案数字化转型的必由之路，此外，系统整合还涉及数据流程和业务流程的优化，这些都需要专业的技术支持和管理。（三）文化变革和职工抵触首先，文化变革涉及组织内部的核心价值观、行为规范和工作方式等方面的调整。在传统的纸质档案管理方式下，管理员习惯了一种特定的工作流程和沟通方式，然而数字化转型要求其适应全新的工作方式，可能引发其产生不适感。其次，职工抵触情绪可能源于对数字技术的担忧和不安，特别是对于一些不熟悉数字化工具的职管理观察216工来说，数字化转型可能会让其感到不安和无助，会担心无法掌握新技术，害怕出现错误导致工作问题。最后，文化冲突也可能影响职工的接收程度，可能存在一些固有的价值观和工作方式，与数字化文化产生冲突，而且不同年龄和背景的职工可能对数字化转型产生不同的抵触情绪，年轻职工可能更容易接收新技术和工作方式，而年长员工可能需要更多的时间来适应。四、推进高校档案数字化转型的对策（一）制定政策，确保档案数据安全制定严格的数据安全保护政策是高校档案数字化转型的重要保障。数字化档案管理至关重要，这些政策不仅有助于确保合规性和法律遵循，还能够适应数据隐私保护、数据备份与灾难恢复、监控和报警系统、合作伙伴关系和长期发展等方面的要求。可以通过分类与分级数据、规定访问控制、建立数据审计、设立数据销毁和保留政策、制定应急响应计划、进行风险评估与管理、接受外部审查与认证等，确保数据安全和隐私保护得到充分维护。此外，严格的数据安全政策还应包括对数据生命周期的管理，这意味着规定数据的创建、存储、使用、共享和最终销毁的全过程控制，数据在其生命周期中的每个阶段都需要受到严格的监控和保护。同时，政策还应明确规定数据迁移和共享时的安全标准，以确保在数据流动时也能够保持数据的完整性和隐私。最后，高校还可以考虑建立数据安全委员会或团队，负责监督和执行数据安全政策，及时响应安全事件以及定期进行安全性评估和漏洞扫描。这将有助于高校建立一个全面的安全管理体系，为数字档案的安全性提供更加坚实的保护。（二）加大投入，助力档案数字化转型加大投入是高校档案数字化转型的重要支持。投入主要体现在基础设施和技术支持等方面，包括对硬件、软件、网络和云计算等方面的投资，能够为数字档案的存储、处理、传输和保护提供必要的支持。这些投资可以确保高校拥有足够强大的计算和存储能力，以管理庞大的数字档案，同时，通过网络安全措施、数据加密和身份验证技术，保护档案的安全性。此外，云计算和大数据技术解决档案的投资也能提高数字档案的可用性和灵活性。最后，维护和更新技术基础设施、持续的培训和意识提升计划也是确保数字档案安全的重要组成部分。所以技术基础设施的投资是高校数字档案安全管理不可或缺的一环，这些技术基础设施的投资不仅能够提高数字档案的管理效率，还能够加强对数据的保护，从而为高校提供一个可信赖和安全的数字档案管理环境，有助于应对不断增加的安全挑战。（三）加强培训，提高职工安全意识开展职工教育培训是高校档案数字化转型的有效支撑。职工是数字档案管理中的重要部分，加强对职工的培训可提高其意识，有效减少人为失误。首先，职工应该接受关于数字档案安全的培训，包括如何使用安全的密码、避免社会工程学攻击、识别和报告安全事件等，这有助于职工了解数字档案的敏感性以及他们在维护档案安全方面的责任。其次，职工应该接受定期的更新培训，以跟进安全威胁和最佳实践的变化。数字档案管理领域的安全性标准和技术不断发展，因此，职工需要不断学习和适应新的挑战。高校还可以制订内部培训计划，培养内部的数字档案管理专家和安全意识推动者，使他们可以在整个高校内传播安全文化和最佳实践。最后，职工培训不应仅涉及技术层面，还应当包括道德伦理教育。职工需要了解数据隐私和合规性要求以及处理敏感信息时的道德规范，这有助于确保数字档案管理不仅是安全的，还是合法和道德的。五、结语高校档案数字化转型是一场既紧迫又富有价值的变革，它提供了极具前瞻性的解决方案，以满足数字化时代高校管理的需求。为了成功实施数字化转型，高校需要制定正确的战略计划，积极应对数据安全、文化变革和技术整合等挑战，还需要不断培养和吸引具备数字化技能的管理和技术人才，以保障数字化转型的有效推进。最终，数字化转型将带来更加智能、灵活的高校管理体系，为高校综合竞争力的提升注入新的力量，从而助力高校的高质量发展。参考文献：1张子良.干部人事档案数字化管理研究J.黑龙江档案,2021(5):128-129.2余利娜.新法律法规背景下干部人事档案信息化建设实践J.城建档案,2021(10):28-30.3高清.新时代做好干部人事档案管理信息化工作的若干思考J.黑龙江档案,2023(1):101-103.4焦炜炜.新时期高校档案数字化管理研究J.信息记录材料,2021(1):29-30.其他作者简介：陈盈冰（1988），女，汉族，河南鹿邑人。主要研究方向：档案管理。