高职院校科研档案服务内涵提升.pdf

:./.高职院校科研档案服务内涵提升胡 茜浙江机电职业技术学院 浙江杭州 摘 要:科研档案是科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物高职院校科研工作从项目申报开始就会形成一系列的档案资料和信息数据科研档案信息不应该只作为结果服务于各类考核应在信息数据产生过程中同步完成汇总统计将档案信息数据服务应用到项目管理过程中 多数单位的科研档案管理采用人工方式人工处理主要弊端是档案调档查询时间长调档过程中容易出现遗失、错排等管理风险 另外科研信息数据统计存在严重的时延无法实现项目同步跟踪管理关键词:科研档案档案电子化科研指标同步跟踪管理一、科研档案信息基础建设的必要性(一)提升工作效率查档、调档是科研档案信息服务的基本业务每年教职工职称晋升、科研项目审计是查档、调档工作的高峰查询时间跨度最长可能要十年之久 考虑到科研服务类型的不同科研项目一般按类型分成不同工作人员进行科研档案管理 一些单位采用传统人工方式进行档案管理因此查档、调档、统计占据 的工作时间且效率低下现在的科研档案管理多采用人工查询和调档方式其中项目类别、人员归属等信息变化将会增加工作难度拉长查档时间 另外根据以往工作情况调档外借后存在档案丢失、遗漏、错排等管理风险给后续的档案管理增加管理难度 科研信息统计作为科研档案信息管理的重点工作为学校及上级管理部门决策提供准确信息数据支撑现在统计工作从数据采集到数据统计由多人合作手工完成这样的工作模式过多依赖于工作人员的个人业务熟练度和相互之间工作配合度 然而各类统计要求的内容、时间跨度、科目类别等多有不同统计中容易出现数据重复、错漏、时延等问题 根据国家科学技术研究档案管理规定允许单位采用电子档案进行归档保存并鼓励采用科研项目管理系统进行信息收集、管理和使用 因此顺应需求改变科研档案管理模式、提升管理工作效率十分必要(二)政策制定参考服务科研档案及信息管理工作在各类学校运行情况各不一样但现在多数运行现实低于建设预期分析其原因主要有三方面 一是统一模板的信息化管理系统无法满足不同的科研工作管理需求而定制化系统又需要大幅增加建设费用因此选择统一模板定制部分模块的模式成为大多数的选择 这种建设模式是权衡了前二者之后的选择必然也存在一些实际缺憾不能完全贴合实际工作需要 二是校内各个部门现行管理软件的信息数据接口不能完全对接造成信息不联通形成现实工作中的信息孤岛 科研信息数据主要关联人事和财务两个主要关联部门的相关信息数据的变化直接影响科研信息统计数据如果不能将两个主要关联部门的相关数据对接很多统计工作就需要重复进行 三是校内教工对科研档案及信息管理工作不理解导致基础信息数据采集困难信息系统建设缺乏对管理方和使用方的需求协同 有些院校的科研信息管理系统仅在年终考核时使用项目负责人才会配合完成信息录入无法实现科研工作进度同步管理 因此在建成科研信息化系统前利用信息化管理的理念进行科研档案和信息管理有助于后期数据及信息入库 同时遵循科研档案信息管理规范梳理科研档案信息化管理有助于科研信息化系统建设提出更为切合实际的需求设计(三)实时科研信息跟踪服务科研指标是年初给各个部门下达的年度科研考核目标为了保证各项指标能预期完成科研指标跟踪监管就必不可少 这些科研指标的完成情况源自各类科研项目信息的数据统计 就笔者对所在单位以往工作流程了解基本在年中和年终两个时间节点进行科研指标完成情况统计、反馈和督促 在统计过程中一些指标一直动态变化采用人工统计在很大程度上存在时延不能将统计数 科技风 年 月理论研究据和实时数据同步 采用人工统计最大的弊端就是统计数据因其中的信息数据相互关联某些信息数据变化后统计工作就需要返工造成人力物力的耗费 另外科研单元中的人员信息有些交叉关联有些又需要独立区分当数据量和类别大幅增加时原有统计工作模式就显现出其劣势不仅统计结果会因为数据变动而返工还因为统计要求的复杂性增加工作难度增加统计时延无法保证统计结果与实时数据的同步 因此在科研信息化管理系统建成之前运用更为有效的方式对信息数据进行管理十分必要二、科研档案及信息管理困境(一)需求式信息采集模式导致科研档案管理重复性工作增加科研档案及其信息的重复性校验反映在职称评审、聘期考核、项目申报等信息填报中 实际上从科研项目立项之初起科研信息的审核就已经完成随着项目中期验收及结题相应的资料信息都按部就班地完成归档和信息核实 由于项目信息的应用场景不同需根据信息应用反复对其重新审核 例如一个科研项目在部门考核、职称晋升、项目申报等多场景中应用每一次的信息应用都需要对其进行真实性和有效性审核另外每年各类科研信息统计工作贯穿全年项目大多数基础信息的数据采集基本在项目申报时完成若统计的信息要素大于采集时的需要向所有项目负责人再次或多次进行信息采集反复进行信息数据采集给科研人员带来不便 因此如何在满足统计需求的前提下最大程度上一次或尽少次地进行项目信息采集成为工作中的痛点(二)分离式管理模式导致信息分散随着学校人员和科研项目的增加科研管理工作量也随之不断增大 科研管理工作细分较为有效地分解了工作量提升工作效率 科研管理工作细分后科研管理人员仅负责自己管理的部分对应的科研项目信息数据也掌握在该管理人员手中 这种分离式管理模式导致科研项目信息分散无论是数据统计还是查档调档都无法实现同时响应 从科研档案查档、调档方面看管理人员根据自己的工作习惯对科研档案进行归档通常查档、调档的业务需求是涉及几个科研项目类别的这就需要联系项目类别相应管理人员完成若其中某位管理人员不在调档就无法完成 从数据统计方面看年终的科研目标考核需要将所有科研项目的关键信息汇总统计而各个部分的信息数据掌握在各个管理人员手中各自负责的统计反馈也无法做到统一和同步 因此很难实现具有时效性的统计数据(三)结果统计导致过程监管断层因为考核或总结的需要科研信息数据统计一般在年中和年终两个时间节点进行统计结果仅服务于考核和信息填报 两个节点的统计数据作为既成事实无法做任何改变 即使有心在后续的工作规划中有所改变也没有办法看到实施过程中的实际效果 因此统计结果仅仅反映前期工作成果这种结果统计导致科研工作过程监管断层 以考核为驱动的科研指标统计的弊端还存在于实际科研工作管理其他方面 首先考核过程缺乏过程监管影响科研工作进度 在考核范围内被考核成员会相互比较一部分成员会根据其他成员的完成进度来决定自己的工作进度 其次科研项目进度缺乏过程监管导致研究结果低于预期 项目的进度需要监管和预警有些项目的研究时间长在缺乏过程监管的情况下项目负责人没有按照研究计划完成相应的研究工作项目进度滞后可能导致最终科研项目无法按期结题或项目研究失败造成科研资源的损失和浪费 最后科研工作本身就是一个循序渐进的过程没有数据指标监管就无法了解当前科研工作滞后的具体指标和滞后情况不能及时补足导致结果差强人意而且这种结果在缺乏过程监管的情况下还有可能延续 因此科研信息数据统计应与科研项目实施过程同步让统计结果服务项目过程监管三、科研档案及信息管理建议(一)理顺科研档案信息管理工作为学校决策提供服务科研档案及信息应用不该局限于档案资料的整理归档和信息数据的各项统计这些信息资源应服务于更多科研相关管理工作 科研档案信息数据应用可以拓展服务于学校工作的三个层面 第一个层面是目标决策通过对科研信息数据汇总统计得到科研单元的科研能力与科研技术服务侧重点 结合科研单元中人员的学科、学历、职称、年龄等信息和往年的科研任务完成情况统计进行数据分析能更加科学合理地制定新考核目标 借助这些信息数据的分析和支撑学校也能合理规划科研技术服务远期工作目标 第二个层面是人才管理科研技术服务的重要基础是科研人才科研人才的培育和引进都需要合理规划 科研信息数据包含科研人员结构信息将这些信息分类分析可以得到科研项目人员的学科、主要研究方向、技术服务层次、项目合作单位类别等数据 通过数据分析和对比了解学校科研工作所缺的科研人才类型、层次从而服务于分类人才引进和培育 第三个层面是校企合作高职院校科研工作的重点就是通过校企合作提升其社会服务能力 科研技术服务要着力可持续发展就不能依靠理论研究科技风 年 月科研人员的单兵作战应该从学校科研人员构成情况着手搭建跨专业项目合作平台与企业开展深度技术合作科研档案信息数据可以从项目执行角度提供科研人员相关项目研究基础方面的信息为以项目为核心的科研人员组合提供数据分析(二)科研档案管理科学化、制度化、规范化、标准化关联档案与项目信息目录科研档案管理应紧跟技术发展并适应需求提升将管理数字化理念融入科研档案和信息数据管理中 第一梳理科研档案资料主要应用场合一般作为各类评审佐证支撑材料以电子形式呈现无需提供材料原件 那么在科研项目建档之初就把科研项目所产生的材料进行数字化存档管理 第二科研项目根据类别层级的不同进行细化管理 第三各级各类科研项目都有对应的管理规范从项目管理的角度将档案管理同步规范管理及时收集信息数据同步更新档案材料杜绝科研档案基础材料的遗、缺、漏 第四科研档案严格遵循档案标准管理管控科研档案材料和信息数据的输入和输出确保档案资料的安全性和可靠性另外科研档案电子化主要目的是解决频繁查档、调档而激增的工作压力但是实际执行难度较大主要困难在于历年档案基础材料采集单位的历年科研档案普遍年代久远查档、调档经常会需要找历年档案 因此要实现科研档案电子化就必须将历年存档资料尽可能地完成基础信息采集然后将这些电子材料与原始数据信息表建立索引链接 科研信息管理系统的材料数据和信息数据本身就需要把科研工作中的档案资料和信息数据变成电子数据存入系统数据库中基于这一工作思路在便捷化管理的同时科研档案表格化也为科研信息系统建设做好了数据方面的前期准备(三)科研指标进度实时可查、可溯、可控、可管实现分层动态监管科研技术服务是衡量高职院校社会服务能力的重要指标每个学校都非常重视这项工作尤其关注与科研技术服务相关的各项指标进度情况科研信息数据统计最能直观反映各项指标进展情况 将科研信息数据根据科研单元进行分类关联运用逻辑算法将各类科研指标按照个人、科研机构、部门分别进行统计统计数据与基础数据之间同步更新 科研统计结果可以实现分层实时查询方便各级负责人及时了解科研指标进度 同时统计数据明细也可以根据部门、机构、个人进行细分汇总提供对应责任人了解自己管理范畴内的具体情况保证统计数据可溯实时统计结果借助软件实现数据可视化让目标和完成情况一目了然及时掌握进度滞后指标有助于对进度落后的具体指标进行督促实现科研指标过程中的可控可管科研指标进度分层动态监管旨在实时将各类考核指标全面完整、准确地呈现出来管理层面能直观了解各项指标进度情况(四)改革科研档案信息采集理念从主动性方面解决信息采集的难题科研档案管理中基础信息采集是极为谨慎而烦琐的工作一部分科研人员认为这些信息采集工作就是科研管理人员的职责不能主动积极地配合工作有些院校尽管已经购买科研信息管理系统但是科研人员不能自主填报有些填报的信息不全需要管理人员反复核查和校正科研项目信息采集最终为项目组成员提供服务因此需要强化信息采集观念将信息采集工作纳入科研项目管理中把资料上交和信息填报关联项目关键节点把填报转变为积极主动填报 同时要考虑信息采集的全面性梳理历年信息统计所需条目和各类科研项目管理流程尽可能将采集工作一次性完成从现有的管理模式来看自主填报的方式无法降低科研信息审核高重复性的缺陷 科研档案信息管理可以从科研信息管理系统建设的角度寻找解决途径采用信息管理软件对审定的科研档案信息进行输出管理以保证资料安全 类似的科研档案和信息应用需求还有许多因此不断梳理科研档案及其信息管理的工作流程以及管理工作中的问题才能不断提升工作效率完善管理流程为学校科研工作发展提供高质量服务参考文献:科学技术研究档案管理规定.中国档案报().郑慧.巧用 清查盘点基层档案库房.北京档案():.孙疆燕.二维码技术在人事档案查询中的应用.中国档案():.孙琛辉.重大科技项目归档工作挑战与对策.北京档案():.基金项目:年浙江省教育厅一般项目“基于双高建设背景下科研管理创新的实践与研究”(课题编号:)作者简介:胡茜()女汉族湖南岳阳人硕士实验师研究方向:教育管理 科技风 年 月理论研究