企业行政管理之档案管理.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,企业行政管理,之,企业档案管理,企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,企业档案的含义,企业档案的分类,序号,内 容,代号,1,企业管理性,档案,A,2,基建档案,B,3,科研档案,C,4,产品档案,D,企业档案的分类,5,设备档案,E,6,会计档案,F,7,合同档案,G,8,员工档案,H,9,特殊载体档案,J,A 企业管理性档案,一、档案与文件的区别,尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。,对日后没有查考价值的文件不是档案。,二、件的含义,单份文件，每份文件为一件；,各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；,二、件的含义,正本与定稿为一件；,正件与附件为一件；,正文与文件处理单为一件；,原件与复制件为一件；,转发件与被转发件为一件；,二、件的含义,来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。,三、归档的主要步骤和要求,文件材料归档可分为11个步骤：,1,收集文件,7,文件著录,2,区分年度,8,填备考表,3,划分期限,9,文件装盒,4,文件装订,10,打印目录,5,文件排列,11,入库装箱柜,6,文件编号,1、收集文件,把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。,对不需归档的文件要进行剔除。,要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。,2、区分年度,根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体如下：,2、区分年度,具体如下：,一般的文件材料，放在其形成的年度归档。,计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。,多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。,长远规划，放在文件内容针对的头一年。,跨年度的会议，放在闭幕年。,跨年度的案件，放在结案的一年。,3、划分期限,准确地判定每一份文件和每一组文件的价值,保管期限分别定为：,永久（无限期）、,长期（1650年）、,短期（15年以下）,4、文件装订,修裱破损或页幅过小的文件,复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。,对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠,组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。,4、文件装订,装订,采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。,不锈钢钉,三点一线装订,5、文件排列,由单位档案室集中归档的单位:,先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构时间”或时间先后排列。,由各部门分别整理归档的单位：,先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。,尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。,5、文件排列,统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。,同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。,同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。,6、文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。,全宗号,类别号,期 限,年 度,机 构,件 号,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,全宗号,：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,类别号,：不同门类档案的代号，如管理性档案为A,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,期限,：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,年度,：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,机构,：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。,全宗号,类别号,A,期 限,永久,年 度,2005,机 构,件 号,15,件号,：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。,不分机构编件号,年度,期 限,文件数量,件 号,2005,永久,45,145,长期,250,1250,短期,285,1285,2005,永久,58,158,长期,210,1210,短期,280,1280,分机构编件号,年度,机构,期 限,文件数量,件 号,2005,办公室,永久,50,150,长期,200,1200,短期,280,1280,2005,业务科,永久,78,178,长期,185,1185,短期,250,1250,.,.,在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,7、文件著录,把归档文件的有关项目录入档案管理系统。,著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。,必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,2005-06-02,5,件号：,以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,200506-02,5,责任者：,制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,200506-02,5,文号：,文件的发文字号，如“从府2005X号”,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,2005-06-02,5,题名：,即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“”号,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,2005-06-02,5,日期：,指文件形成日期。,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005X号,关于的通知,2005-06-02,5,页数：,指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2003,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005 号,关于的通知,2005-06-02,5,备注：,用以标注归档文件的变化情况或参见档号。,8、填写备考表,盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。,整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。,检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。,日期：填写归档的年、月、日。,9、文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。,在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）,全,宗,名,称,全宗号,类别号,年 度,机 构,期 限,起止件号,档案盒背脊式样,公,司,全宗号,类别号,A,年 度,2005,机 构,期 限,短 期,起止件号,128,已填好的档案背脊事例,10、打印目录,按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。,“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。,（1）目录夹封面,全宗名称,公司,全 宗 号,类 别,A,期 限,短期,年 度,2005,（2）目录夹背脊,全宗号,机 构,类别号,A,期 限,短期,年 度,2005,（3）填写归档情况登记表,年度,保管期限,件数,保 管,接 收,备注,单位,姓名,单位,姓名,2002,永久,50,2003,永久,75,2004,永久,23,.,.,.,单位名称：公司,归档情况登记表,内容包括：,本年度立档单位主要工作概况，,本年度内设机构及单位领导人变化情况,本年度管理性档案（文书）归档情况,例如（,见后）,（4）拟写归档说明,一、主要工作概况,（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）,二、机构、领导人变化情况,1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。,2、领导人变化情况,任总经理,任财务总监,任技术总监,三、本年度文书归档情况,本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长100件，编号从100件；短期100件，编号1100。,二四年月,公司二三年归档说明,全宗号,类别号,年度,保管期限,机构,A,2005,短 期,归档文件目录,件号,责任者,文号,题 名,日期,归档页数,文件格式,备注,1,从化市人民政府,从府2005x号,关于的通知,2005-06-02,5,（5）打印归档文件目录,装订“档案目录”,如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。,具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。,11、,入库装箱柜,室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。,一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。,G 企业经济合同管理类,经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。,根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。,合同材料的分类整理,1可按合同形成的地区排列。,2可按合同形成的时间顺序进行排列。,3可按合同形成的内容种类进行排列。,类目标识编制：,（1）适用中小型企业、合同材料不多：,G 1 1,案卷号（顺序号）,目录号（第1本目录）,大类代字,（企业经济合同管理 类）,（2）适用大中型企业，合同、客户材料较多的,根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。,4.合同档案保管期限分为,长期（1650年）和,短期（115年）。,5、合同档案的整理,（1）单份合同的整理,（2）以卷的形式整理的方法,a.卷内文件排列,b.编页码,c.拟写案卷标题,顺序号,文号,责任者,题 名,日期,页号,备注,1,公司,合同,2002.02.05,1,.,卷内文件目录,全宗号,目录号,G1.1,案卷号,1,d.填写卷内目录,案卷封面,公司,公司与公司签定合同、协议书,自,2002,年,2,月至,2005,年,2,月,保管期限,长期,本卷共,1,件,23,页,归档号,全宗号,目录号,G1.1,案卷号,13,e.编制封面,f.案卷装订,g.入盒,h.编制“档案目录”,卷号,归档号,题名,起止日期,卷内页数,保管期限,备注,13,公司与公司签定合同、协议书,2002.02.10,-,2005.02.20,23,长期,案卷目录,案卷目录式样,全宗名称,公司,全 宗 号,目 录 号,G1.1,起止年度,2002-2005,“档案目录”封面式样,全宗号,目录号,G1.3,年 度,2002-2005,案卷号,1-50,保管期限,长期,“档案目录”背脊式样,