商业套装软体-资料处理-EXCEL.ppt

按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,第壹章,Excel,基本介紹,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,商業套裝軟體 資料處理,EXCEL,教材,:,Excel 2003,1,Chapter 1,Excel,基本介紹,在這一章您會學習到,Excel 2003,的啟動與離開,開啟檔案與儲存檔案,Excel 2003,的規格、限制與常見問題,線上輔助說明,資料輸入,/,輸出方式的介紹,2,第壹章,Excel,基本介紹,常用詞彙介紹,Common Vocabulary,名稱,代表意義,活頁簿,WorkSheet,是,Microsoft Excel,所存檔案的專用名稱，延伸檔名為,.,xls,。,快顯功能表,為方便使用者選取常用功能而設，在工作表內按滑鼠右鍵即可見到。,Click-Right,按一下,Click,在選好的目標上按一下滑鼠左鍵。,在工作表中的物件上按一下，代表選取這項物件；在功能表上的項目或工具列上的按鈕按一下，代表執行這項功能或按鈕的功能。,按兩下,Double-Click,在選好的目標上連續快速按兩下滑鼠左鍵。在儲存格按兩下，會進入資料編輯模式；在物件上按兩下，會啟動物件編輯器。,拖曳,Drag,按住滑鼠左鍵不放，並在桌面拖移滑鼠。,代表功能表或對話方塊中的選擇項目，如檔案、編輯。,代表連續選取功能時，選取動作的順序。如檔案列印。,工具列上或對話方塊中的按鈕，如,開啟舊檔,、,確定,。,Ctrl+,Alt+,Shift+,Ctrl+Shift+,為組合鍵的表示方法。,例：,Ctrl+S,表示先按住,Ctrl,鍵不放，再按,S,鍵後兩鍵同時放開。而,Ctrl+Shift+S,則表示先同時按住,Ctrl,及,Shift,鍵不放，再按,S,鍵後同時放開三鍵。,A1,儲存格位址表示法。,A1,代表,A,欄第,1,列，,B5,代表,B,欄第,5,列，依此類推。,A1:B5,儲存格範圍表示法。,A1:B5,代表由,A1,至,B5,兩欄五列共,10,格的範圍。,3,第壹章,Excel,基本介紹,啟動與離開,Excel,啟動,How to start Excel?,先啟動,Excel,，,再讀入活頁簿檔,這是一般常用的方法，啟動,Excel,有下列途徑：,(1),以滑鼠選螢幕,左下角,開始,Start,所有程式,All Program,Microsoft Office,Microsoft Office Excel 2003,。,(2),在桌面上的,Excel,圖示上按兩下。通常安裝,Microsoft Office,的同時，都會同時在桌面上安裝,Office,內含軟體的圖示。,Use Shot-cut Icon.,4,第壹章,Excel,基本介紹,直接由活頁簿檔名啟動,Excel,若現在想要編輯的檔案是曾經使用過的活頁簿檔，只要按螢幕左下角,開始,我最近的文件,my recent documents,，在列出的檔名中找出想要的檔名上，按一下滑鼠左鍵即可。這種方法的好處是，您所選的檔案會在,Excel,啟動後，直接被載入,Excel,活頁簿，可以省去開啟舊檔時尋找檔案位置的麻煩。,5,第壹章,Excel,基本介紹,離開,Exit,可選下列五種方法之一：,(1),在視窗左上角的控制方塊,(,),上連按兩下。,(2),在視窗右上角的紅色結束方塊,(,),上按一下。,(3),選,檔案,File,結束,Exit,。,(4),按,Alt+F,，,再按,X,。,這個方法和第,3,項相同，但在滑鼠失效時可以離開,Excel,。,(5),按,Alt+F4,鍵。,6,第壹章,Excel,基本介紹,活頁簿檔的開啟、儲存及關閉,開啟舊檔及檔案搜尋,Open Exist File,若要編輯一個現存的活頁簿檔，不是直接從文件啟動,Excel,、,就要先啟動,Excel,再開啟舊檔了。開啟舊檔的途徑如下：,(1),按工具列,開啟舊檔,Open,鈕。,(2),選,檔案,File,，在下拉式功能表下方的歷史檔名中尋找要開啟的檔案；若在其中，只要在檔名上按一下就可以了。,(3),選,檔案,File,開啟舊檔,Open,。,(4),按,Alt+F,再按,O,(Open,的,O),。,(5),按,Ctrl+O,(Open,的,O),。,不論從任何途徑開啟舊檔，一定會看到開啟舊檔對話方塊。,7,第壹章,Excel,基本介紹,檔案的摘要資訊,Properties,為便於往後搜尋檔案，每一個活頁簿檔都可在摘要資訊中設定跟該檔相關的重要字詞，這,樣以後在搜尋檔案時，只要輸入這些重要字詞，就可以輕易尋找到想要的檔案。設定摘要資訊的方法是：,檔案,File,摘要資訊,Properties,在出現的,內容,Contents,對話方塊內有五張標籤，其中可以設定關鍵字詞的標籤是,摘要資訊,。,儲存檔案及另存新檔,Save&Save as,儲存未命名的活頁簿檔,當,Excel,被啟動,(,不是由文件啟動,),時，會同時開啟一空白活頁簿，內建名稱為,Book1,。,當您輸入完資料要存檔時，可以由下列幾種途徑選擇其一：,(1),按,儲存檔案,鈕。,(4),按,Ctrl,+S,鍵。,(2),選,檔案,File,另存新檔,Save As,。,(5),按,F12,鍵。,(3),按,Alt,+F,後再按,A,鍵。,8,第壹章,Excel,基本介紹,儲存已命名的活頁簿檔,儲存檔案,Save,當,Excel,是由文件啟動、或是開啟現有的活頁簿檔時，活頁簿上方會有檔名。當您在這個檔案工作完畢要存檔時，可以由下列幾種途徑選擇其一：,(1),按,儲存檔案,鈕。,(2),選,檔案,File,儲存檔案,Save,。,(3),按,Ctrl,+S,鍵。,另存新檔,Save As,如果您不想用原檔名存檔，以免破壞原有內容，可用,另存新檔,來將新的內容存到另一個檔名。由下列幾種途徑選擇其一：,(1),選,檔案,另存新檔,Save as,。,(2),按,Alt,+F,後再按,A,鍵。,(3),按,F12,鍵。,9,第壹章,Excel,基本介紹,關閉檔案而不離開,Excel(Close file but still in Excel),通常使用者會處理不只一個檔案，有時需要同時處理，有時可分別處理。若不是必須開啟數個相關連的檔案同時處理，最好處理完的檔案就隨手關閉，以免在多個檔案同時開啟的情形下，因混淆而導致處理到不該處理的檔案。關閉檔案並不代表要離開,Excel,，,只要將不再使用的檔案關閉就好。,(1),在功能表,檔案,左方的圖示上按兩下。,(2),在視窗右上角下面的結束方塊上按一下。,(3),選,檔案,File,關閉檔案,Close,。,(4),按,Alt,+F,後按,C,鍵。,10,第壹章,Excel,基本介紹,Excel,的規格及限制,Regulation,1.,工作表和活頁簿規格,2.,工作群組規格,3.,計算規格,4.,樞紐分析表規格,5.,圖表規格,11,第壹章,Excel,基本介紹,Excel,的注意事項,Something need to take care,(1),作用儲存格所在的欄名及列號採對比色處理，以供使用者輕易分辨作用儲存格的目前位置。,Use contrast color so easy to find out the Cell Point,(2),新的活頁簿預設內含,3,張空白工作表，可在,工具,Tool,選項,Option,一般,Genral,標籤中更改張數設定。,(3),含自動校正功能，可檢查出使用者的錯誤；若是簡單錯誤，,Excel,會自動修正。,(4)Each,WorkSheets,Have 256 Columns letter and 65,536 Rows number,total have 16,777,216 empty cells.,工具列常見問題,Common Problems on Tool Bar,在像學校這種大家共用同一間電腦教室的環境下，經常會發生電腦上的軟體設定被更改的情形；比方說，工具列就是最典型的例子。,1.,工具列怎麼不見了？,Where are my Tools Bar?,2.,我的工具列為什麼和別人的不一樣,？,Why My Tools Bar is different with others?,12,第壹章,Excel,基本介紹,13,第壹章,Excel,基本介紹,(1),工具列是可以收放的；它收藏的地方是,檢視,View,工具列,ToolBars,。如果您的,Excel,畫面上沒看到工具列，或是工具列少一行，只要到,檢視,工具列,去找，一定可以找到。,(2),通常工具列只會留,一般,Standard,、,格式,Formatting,及,工作窗格,Task panel,三項在畫面上；正常狀況下，這三項名稱前會打勾。若是少了一般工具列，只要在,一般,上按一下，,一般,工具列就會自動出現了。,14,第壹章,Excel,基本介紹,(1),若在,檢視,工具列,中只有這三項打勾，但畫面上看到的卻和其他人的,電腦上的工具列不一樣，這表示工具列內容被變更過了；要恢復被變更過的工具,列，請到,檢視,工具列,自訂,Customize,的,工具列,標籤內，在內容有錯的工具列名稱上按一下，按,重設,Reset,，再回答,確定,即可更正。,(2),若不是需要的工具列，只要將其工具列名稱前的勾選取消即可。,15,第壹章,Excel,基本介紹,選取整欄,Whole column,：,在想要的欄名上按一下。,選取整列,Whole Row,：,在想要的列號上按一下。,選取整張工作表,Whole worksheet,：,在工作表左上角的灰色格按一下,。,16,第壹章,Excel,基本介紹,資料的取得方式,直接在工作表上輸入,use Keyboard,絕大多數的資料是以鍵盤輸入方式取得的，所以您最好要熟悉任何一種中文輸入法，以及鍵盤輸入的使用注意事項,(,這一部份的說明將在第,2,章介紹,),。,由其他軟體產生的檔案轉入、連結或嵌入,1.,轉入,：,許多資料是先前已由其他軟體存檔，但是從現在起想改用,Excel,來繼續使,用，以前使用的軟體決定不用了；這種情形之下，可將原有的檔案轉入,Excel,，,並,將檔案類型轉換成活頁簿。,2.,連結,：,若兩個活頁簿檔之間的資料有連鎖互動關係，可用連結的方式將兩檔資料,串連起來，一旦源頭檔案資料更改了，下游檔案資料會自動更改。,3.,嵌入,：,若為達到說明或美化的效果，經常需要在報表上增加插圖或文字說明，這時可透過嵌入的方式將現有的圖片或文字加在報表中。,17,第壹章,Excel,基本介紹,擷取其他資料庫資料進行分析,當您需要的資料存在一個資料庫軟體檔案中,(,如,Access,或,FoxPro),，,而您希望,使用,Excel,來進行一些數據分析；這時可用擷取的方式，直接取得該資料庫檔的資料來製作分析報表，而不必將龐大的資料庫全部讀入,Excel,活頁簿。這種方法注重的是分析後的報表，不是資料本身。,Web,匯入,當您在,Web,網頁上看到想要的表格時，可用網頁匯入方式直接將表格內容匯入工作表，或是透過,資料,匯入外部資料,方式尋找資料來源來匯入。詳細說明請參考第,12,章,匯入外部資料,乙節。,XML,匯入,可延伸性標示語言,(Extensible Markup Language,，,簡稱,XML,),是一個讓文件能夠很容易地讓人去閱讀，同時又很容易讓電腦程式去辨識的語言格式和語法。,XML,提供了各種完整的解決方案和功能，包括資料傳遞、資料採擷、資料結構與資料呈現等等，讓設計流程將大為簡化。在,Excel 2003,中可透過,資料,XML,匯入,方式來匯入,XML,資料。,18,第壹章,Excel,基本介紹,資料的輸出方式,由印表機列印,使用電腦來處理資料的目的，都是因為它省時省事，可以達到快速精確的高效率。但更重要的是，要將處理好的資訊列印成書面報表，以使這些資訊能夠完整地呈現出來，而不必受制於電腦螢幕有限的空間。,Excel,活頁簿除了可以列印資料本身之外，還可以列印含圖表的資料，或是單獨列印圖表；對於只需要統計圖表的人而言，後者無疑是很有彈性的作法。,列印時，活頁簿會將,作用,工作表上的資料送出，所以請切記列印前要先切換到想列印的工作表。,由傳真機傳出,若活頁簿上的資訊需要傳真到別的機構去，必須事先安裝傳真機驅動程式，再照一般列印程序送出，就會看到有關傳真的對話方塊；在這個傳真系列的對話方塊中依序設定對方的傳真號碼等資訊，就可以開始傳送了，十分方便。,19,第壹章,Excel,基本介紹,以電子郵件寄出,工作表或活頁簿可以在,IE,中當成電子郵件的附件，或在,Excel,工具列上按,電子郵件,按鈕、將工作表內容當成電子郵件本文來寄送。,輸出至,Web,全球資訊網,Excel,活頁簿上的資訊可以直接存成,XML,試算表,、,XML,資料,、,Web,文件,送上網際網路；若設定成共用活頁簿，則可在網上容許擁有權限的使用者輸入資料，成為互動式活頁簿。,轉換成其他軟體類型檔案,若需要將,Excel,活頁簿的資料轉換成其他軟體的檔案時，只要在儲存檔案時將檔案類型換成需要的類型，再進行存檔就完成轉換工作了。,20,第壹章,Excel,基本介紹,腦 筋 急 轉 彎,這個問題,的世界,記錄,是七秒,鐘,21,第壹章,Excel,基本介紹,左,邊,的,圖,形展示了四,個,部分,A,B,C&D.,A,B&C,的,的部分被,塗,成,陰,影,1.,將,A,中未被,陰,影的部分平分成相同且面,積,相等的,兩,部分,.,2.,將,B,中未被,陰,影的部分平分成相同且面,積,相等的三部分,.,3.,將,C,中未被,陰,影的部分平分成相同且面,積,相等的四部分,.,4.,將,D,中未被,陰,影的部分平分成相同且面,積,相等的七部分,.,提示：,答案不是三,角,形，你,應該,自己,解決,。,提示：,答案不是三,角,形。,這個問題,的世界,記錄,是七秒,鐘,解決,了,嗎,？,你,還,需要多,長時間,？,一,二,三,人,們,常,說,，,這,就是僵化的思维，你有,嗎,？,再按,繼續鍵,，,就,槍斃,你！,你,這個,混蛋，就是不,動腦,筋！,22,第壹章,Excel,基本介紹,