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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020年5月29日星期五,#,11 十一月 2026,译国译民邮件使用培训教程,一个故事,陆纯初,1981年进入IT行业，历任IBM、西门子Nixdorf新加坡公司和西门子中国公司的销售、市场和管理要职。,1997年3月担任甲骨文新加坡公司董事总经理，并于同年10月担任甲骨文公司南亚区董事总经理，带领全区安然度过亚洲金融危机。2001年12月至2004年9月，担任甲骨文大中华区区域董事总经理一职；,2005年4月1日出任EMC大中国区总裁，负责监管EMC在中国大陆、香港和台湾地区的业务运营。,2006年被,解职,女秘书,胡睿,.,2006年,离职,两封邮件,陆纯初写了一封措辞严厉且语气生硬的英文“谴责信”,给胡睿，并同时抄送给公司的其他几位高管,。邮件内容：“我星期二刚告诉过你，想东西、做事情不要想当然！,结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，OK？”,女秘书回复了邮件并,抄送给EMC分布在北京总部和上海、广州、成都三地分公司的所有员工。其中也包括老板陆纯初和其他几位高管,。邮件内容：“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度考虑的，北京这里不是没有丢过东西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任；其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上；第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班后的时间都是我的私人时间；”,电子邮件沟通的重要性,电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式,电子邮件是企业文化的体现,企业用户电子邮件的用途主要体现为,日常工作交流、传递公司的,产品与服务信息、获取外界,信息和展示企业形象等,为何使用电子邮件？,特点,条理化表达，强迫思考：口语表达对情境依赖程度高，内容不够明确，表达不够有条理。,明晰责任：当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳,也许就忘了，许多事情因此无法澄清。,作用,使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，,以及达成的共识一目了然,能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动,细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能,充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端,需要发送邮件的情况,业务谈判，事件处理,正式工作报告，日常请示,部门之间事务往来,备忘与确认,信息发布（政策，通知）,知识推荐和问题讨论,难以简单用口头表达说明清楚的事项,发送、抄送与密送，,回复与全部回复,reply，回复,的信息只有,发件人能看,到。,reply all,全部回复，所,有在发信人列,表中的人都能,看到回复。,而BCC是秘,送，即收信,人是不知道,你发给了,BCC的人了,的。这个可,能用在非常,规场合。,而CC的人则只,是需要知道这,回事，CC的人,没有义务对邮,件予以回应，,当然如果CC的,人有建议，当,然可以回mail。,To的人是要,受理这封邮,件，理应对,邮件予以回,应。,1,2,3,4,5,forward,转发,将邮件内容,转发给其他,人，也可以,在转发中增,加自己的注,释。,邮件发送对象的选择（1）,工作计划的发送,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人,为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理,项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导,寻求跨部门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人，,抄送给他的直接上级,同时抄送本部门的直接上级,这样往往可以获得支持部门的更好的支持,邮件发送对象的选择（2）,小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能,CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况,BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。,建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验,。,将,CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信,，以免造成不必要的困扰和垃圾,“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件,如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议,应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！,邮件发送对象的选择（3）,选择邮件发送对象的时候避免以下现象,非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理,避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节,避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替,对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论,你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件,随便向群体邮箱发送不必要消息,邮件对不相干的人员就是垃圾,一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件,提示和说明,沟通确认和反馈,对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方,引起关注；或请对方确认收到Email,如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方,不重视，尝试再次提醒,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人,邮件长度,邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下）,回信时注意保持线索,想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）,一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件,邮件使用场景1,出差在外，需要向公司传递资料,问题：使用qq，需要双方同时在线，使用离线,传送不安全。,解决：将资料作为附件传送，并在邮件正文中,进行说明。,邮件使用场景2,小组成员间分享与客户沟通记录,问题：小组人员分散，不容易聚在同一地点。,口头表达，往往缺乏条理性，丢失重要细节,解决：将沟通记录进行整理，发送给小组的其他成员。,邮件使用场景3,布置任务,问题：面对面交流时双方都说的很尽兴，不但谈了当前的任务，还展望了未来美好的前景。分手后却不能确定对方是否已经记住了所有的要点。,解决：立刻将谈话内容进行整理并,发送相关人员。如果上级没有做，,作为下属也要立刻按照自己的理解,整理，发送上级并取得确认。,邮件使用场景4,公司发布关于下发执行贷款损失准备计提标准的通知,问题：如果公司领导对此通知有批示，如何处理？发布rtx不能保存，发布bbs不能立刻让全体员工看到。,解决：通知用邮件发送，公司总经理在邮件的基础上全部回复，将自己的批示发送给全体员工,邮件使用场景5,领导交办任务需要频繁与第三方联系,问题：如果频繁的事无巨细的向领导汇报，会耽误领导时间，如果不汇报不知道什么时候领导会问，在任务的平台期，会让领导感觉自己没有努力工作。,解决：与客户沟通过程中，将关键的邮件cc给领导,邮件使用场景6,领导让两个人共同完成一份文档,问题：如果两个人分别给领导发，领导还要合并，显然不合适。如果交给一个人合并，并发送给领导，是否有冒功之嫌？,解决：由一个人将文档作为附件发送,给领导，在邮件中说明是两个人共同,完成的，同时，,很重要的一点是要,CC给另一个人,。,邮件使用场景7,一年前完成的一个项目，在项目过程中与客户进行了多轮的磋商，现在有些过程及具体数据记不清了。,问题：在讨论过程中，双方各执一词，由于时间比较长事件的进展过程无法追溯,解决：如果在项目进行的关键时间和,关键问题上都通过邮件进行了交流，,此时可以通过调阅这些邮件对问题进,行澄清。,邮件使用场景N,欢迎大家补充,邮件标题,不要空标题,1,标题要简洁,2,标题要真实反映邮件的重要性,3,一封信一个主题，不可大杂烩,4,不要随便用紧急标示,5,标题千万不要出现错别字,6,称呼语与问候,1、Email开头最好要有问候语。,（1）邮件的开头要称呼收件人。,在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。,（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方,如“x经理”（限中文）；如果不清楚职务，,则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼。,（3）结尾常见的写个Best Regards，中文的写“祝您顺利”，,“顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用,“此致敬礼”。,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；,2、要用论述的语气；,3、复杂事件描述可用（一、（一）、1、（1）、A、,a）之类的列表；,4、一次邮件交待完整信息；,5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用,拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态,度的体现；,6、合理提示重要信息；,7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；,8、正式邮件不要使用:-)等表情字符。,正 文,附 件,1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；,2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；,3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；,4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；,5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；,6、如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。,回复的注意事项,1、及时回复Email,收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内；,如果事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；,如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,2.进行针对性回复,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,24,3.回复一般不少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,回复的注意事项,4.主动控制邮件的来往,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，如：“望XXX指示为盼”或“请XXX补充意见”。对于不需要回复的邮件可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,25,案例回顾,邮件发送对象是否恰当,邮件的正文措辞是否合理,邮件产生了何种影响,如何避免,邮件客户端安装,雷鸟邮件系统,是全球范围内使用最多的免费邮件客户端，许多大型企业将雷鸟系统为官方邮件工具。,雷鸟系统介面简洁、绿色，免费安装。这款软件非常优秀，后台资源占用低，数据安全性高。,插件丰富，用户选择余地大。,邮件客户端安装,下载安装包和安装手册,登录论坛，通知公告，集团邮件开通公告，或从IT部获得安装包,运行安装包,按照手册配置,邮箱配置,300M邮件空间,100M网络存储,最大附件20M,使用企业地址本,企业地址本,企业地址本是系统预先配置好的邮件清单，包括企业中所有员工的地址本，也包括各个邮件组,企业地址本使用,使用企业地址本,可以方便的找到,同事的联系方式,自动回复,自动回复的使用,自动回复通常在休假期间使用，如：,您好：,我现在正在休假，此邮件为自动回复，不能及时回复您的邮件深感抱歉。,我将于2011年10月7日返回，之前的工作可以与XXX(xxx的邮件地址)负责。如需紧急处理，请电话联系：13701359134。,此致,敬礼！,&,为避免邮件始终处在自动回复状态，建议设置起止日期。,Webmail,1、WebMail是邮件的补充,2、Webmail可以进行用户参数设定,3、避免要在公共场合使用webmail,使用技巧,添加多个账号,设置发件人名称,自动收取邮件,自动回复,在地址栏中输入中文名称,使用标签标记邮件的重要性,用主密码保护自己的隐私,使用插件,企业邮箱注意事项,只能使用本人的电子邮箱，不允许合用、转借他人使用，不得将 ID账号密码告知他人。,不得盗用他人邮箱，一经发现，违规员工将被追究,不得制作、查阅、复制、传播含有法律禁止的内容的电子邮 件。,如利用邮箱进行违法活动者将移交司法机关。,高效能人士的第八个习惯,养成用邮箱的习惯！,请将雷鸟养在你的启动文件夹,早上上班的第一件事情：打开电脑打开企业邮箱查看邮件,邮箱是工作的平台,使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率,