会计电算化软件理论部分(全).ppt

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会计电算化档案的基本要求,序号,档案名称,保管期限,备注,一会计凭证类,1,原始凭证,年,2,记账凭证,年,3,汇总凭证,年,二会计账簿类,4,总账,年,包括日记总账。,5,明细账,年,6,日记账,年,现金和银行存款日记账保管年。,7,固定资产卡片,固定资产报废清理后保管年。,8,辅助账簿,年,三财务报告类,包括各级主管部门汇总财务报告。,9,月、季度财务报告,年,包括文字分析,10,年度财务报告（决算）,永久,包括文字分析,四,其他类,11,会计移交清册,年,12,会计档案保管清册,永久,13,会计档案销毁清册,永久,14,银行余额调节表,年,15,银行对账单,年,企业和其他组织会计档案保管期限表,第二节 会计核算软件的要求 P21,一、,根据中华人民共和国会计法和国家统一的,会计制度规定,，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：,（共7点）,2.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用,中文,，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。,6.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者,非正常退出,等情况。,7.会计核算软件应当具有在机内,会计数据被破坏,的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。,二、会计数据输入功能的基本要求,会,计核算软件的会计数据输入可以采用,键盘输入、软盘导入或网络传输,等几种形式。,(一)会计软件必须具备,初始化功能,（,即填制凭证前要做的工作）,1.,输入会计核算所必需的,期初数字,及有关资料,2.,输入需要在本期进行对账的,未达账项,3.,选择,会计核算方法,，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。,4.,定义,自动转账,凭证,5.,输入操作人员,岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等;,6.,提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验;,（二）对输入的会计凭证的要求,会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：,填制凭证日期,填制凭证单位或填制人姓名,接受凭证单位名称,经济业务内容、数量、单价和金额等,P22，第28条 了解,三.会计数据处理功能的基本要求P22,了解课本内容,四、会计数据输出功能的基本要求,会计电算化条件下，会计数据输出,的,形式,:,屏幕查询输出,会计数据输出的最基本形式,打印输出,会计数据输出的最基本形式,通过软盘输出,多用于数据的备份或上报数据,（尤其是会计报表）的输出,利用网络传输输出,多用于企业分支机构向总公,司报账或报表输出,),第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分,基本会计岗位包括,：,会计主管,出纳,会计,核算各岗,稽核,会计档案管理等,一、会计电算化岗位的划分,1、电算主管。,负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。,2、软件操作。,负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。,3、审核记账。,负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由主管会计兼任。,4、电算维护。,负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。,5、电算审查。,负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核人员兼任。,6、数据分析。,负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由主管会计兼任。,7、会计档案资料保管员。,负责会计档案的保管工作，并做好其安全保密工作。,8、软件开发。,主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。自行开发软件的单位可以设立。,上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。,二、会计电算化岗位责任制的基本内容,1、电算主管的职责：,主要负责电算化系统的日常管理工作，协调电算化系统各类人员之间的工作关系，负责数据输出的正确性，建立电算化系统各种资源的审批制度，完善企业现有管理制度。,2、软件操作员的责任：,负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据的工作及安全保密工作,。,3、审核记账员的责任：,负责凭证的审核工作并及时记账，打印出有关的账表。,4、电算维护员的责任：,定期检查电算化系统的运行情况并对故障进行排除，负责系统升级换版的调试工作和系统的维护、改进工作。,5、会计档案资料保管员的责任：,负责会计资料的存档工作，并做好档案的安全保密工作，并在规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种会计资料。,6、电算审查员的责任：,负责监督计算机及会计软件系统的运行，审查电算化系统各类人员工作岗位的设置是否合理，对系统问题或隐患及时向会计主管反映并提出处理意见。,7、数据分析员的责任：,负责对计算机的会计数据进行分析并制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间。,8、软件开发员的责任：,负责本单位会计软件的开发和软件维护工作，不得操作会计软件进行会计业务的处理,。,二、电算化人员的实施与岗位要求,人员培训的3种形式：,1.财政组织的晋级型社会培训,2.软件公司提供的针对购买的会计软件的培训,3.企业自己组织的培训,第四节 计算机代替手工记账的基本要求,1、一个前提:,计算机,与,手工,会计核算应该,并行运行3个月以上,，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠;要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。,2、三项基本条件：,(1),配有专用,于会计核算工作的,计算机,或,计算机终端,。,(2)配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已,具备,会计,电算化初级以上专业知识,和操作技能，取得财政部门核发的有关培训,合格证书,。,(3)建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。,第五节 会计电算化档案的基本要求,电算化会计档案,以磁性介质存储在计算机中的会计数据,会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序,计算机打印输出的书面形式的会计数据,其他会计资料,保存期限,按,会计档案管理办法,的规定,停止使用或有重大更改之后的5年,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括,（9点）,：,1.,现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。,现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。,2.一,般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印,；发生业务较少的账簿，可满页打印。,3.,在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括,（9点）,：,4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的,表格线可适当减少,。,5.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表,。,6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果,不再,定期,打印,输出会计账簿，必,须征得同级财政部门的同意,。,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括,（9点）,：,7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。,当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。,8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，,档案原件原则上不得外借,。,9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。,1.财政部先后发布了多个和会计电算化的文件，其中不包括（）,A.会计电算化管理办法,B.会计电算化工作规范,C.会计电算化软件基本功能规范,D.会计电算化培训规范,答案：D,单选题,2、,财政部制定的会计核算软件基本功能规范是对会计软件的()要求。,A.最高 B.较高 C.最低 D.较低,正确答案：C,3、,1996年颁布的会计电算化法规是()。,A.会计电算化管理办法 B.商品化会计核算软件评审规则,C.会计核算软件基本功能规范 D.会计电算化工作规范,正确答案：D,4、,当前开发、选择会计核算软件的基本依据是()。,A.会计电算化管理办法,B.中国财务软件数据接口标准,C.国家统一的会计制度,D.会计电算化工作规范,正确答案：D,5、,符合国家统一的会计制度要求，是对一个会计软件提出的()要求。,A.最高 B.一般 C.全部 D.最低,正确答案：D,解析：会计核算软件最基本的要求为符合国家统一的会计制度规定。,6、,下列()人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。(单选),A.系统维护员 B.系统操作员,C.软件编程人员 D.电算主管,答案：D。电算主管负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。,7.,计算机环境下，财务处理分为输入、处理、输出三个环节，从输入凭证到输出账表，机内所有处理工作基本都由计算机自动完成，其中最关键的环节是()。,A.数据输入 B.数据管理 C.数据传递 D.数据输出,正确答案：A,解析：数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性，因而会计数据输入、处理、输出三个环节中，最关键的环节是数据输入,8.【多选】,会计核算软件应具备初始化功能，其中初始化的内容包括()。,A.建立会计科目体系,B.往来未达账项,C.固定资产折旧方法等会计核算方法的选定,D.操作人员姓名、权限、密码等岗位分工情况的设定,正确答案：ABCD,9.,多选题：会计核算软件中，会计数据输入应主要适用下列()方法。,A.扫描输入 B.利用键盘手工输入资料 C.读入软盘数据 D.通过网络传输资料,正确答案：BCD,解析：会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。,10.,多选题：会计电算化条件下，会计数据输出包括()等几种形式。,A.查询输出 B.打印输出 C.通过软盘输出 D.利用网络传输输出,正确答案：ABCD,11.,小规模单位会计人员可以同时担任操作员、电算维护员和出纳员。(判断)(),答案：。小规模单位会计人员可兼任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。,12.,下列职责中，（）岗位是不相容职责。,A.电算化主管与审核,B.凭证录入与修改,C.凭证录入与审核,D.电算化主管与记账,答案：C,13.,操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（）的要求。,A.操作制度,B.机房管理制度,C.会计制度和会计准则,D.会计电算化,答案;C,二、帐务系统（总帐系统）,账务系统操作步骤汇总：,1.帐务系统的基本功能与操作流程,2.帐务系统的初始设置：,建账、设置会计科目、录入期初数据,3.帐务系统的日常处理：,填制记账凭证,4.帐务系统的其他处理：,出纳签字、银行对账等,5.账务系统的期末处理：,期末转账、期末结账,6.帐务系统的账簿管理：,账簿的输出,7.帐务系统的系统维护,8.报表编制与报表系统,在整个会计循环中账务处理系统对会计人员的技术要求，只在于从,原始凭证,到,记账凭证,的编制和确认。,账务系统日常最基本的业务是凭证处理，其主要流程是,：,填制凭证凭证审核凭证记账,下列子系统中不需要从账务处理系统读取数据的是,：,固定资产核算系统,1.帐务系统的基本功能与操作流程,账务处理系统的6大模块,4.2.2 设置会计科目,内容：,科目代码与助记码,、,科目名称,、,科目类别,、,余额方向,、核算外币、,数量核算,、,辅助核算,、,现金流量,4.2.3 设置辅助核算项目,实现方式：辅助核算一般通过,核算项目,来实现。,4.2.4 设置货币与汇率,设置汇率：为用户设置的每一种外币，选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期,期初汇率,。,2.帐务系统的初始设置：,4.2.1 建立和设置账套,账套：,是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个,核算单位,。,通常允许同时建立多套账,。,一、账套基本信息：,账套代码与名称,、,所属行业,、,记账本位币,、,科目编码规则,、,账套存储路径,、,会计分期,、会计年度开始日期、,账套启用期间,、,账套主管,、核算单位信息等,。,数据修改：,年初余额如果输入有错，必须在账务系统正式启用之前修改,。,4.2.7 其他设置,1.,设置凭证类型,：对凭证进行分类管理，分为现收、现付、银收、银付、转账五种类型，,如果不分类即统称记账凭证,。这项工作,必须在初始化时完成,。,2.,设置常用摘要,：凭证必须输入的业务说明，设置的目的是为了,提高凭证的录入速度,。,4.3.2 凭证的输入,主要流程：凭证的,输入（填制）审核记账,三个关键环节,1.凭证的输入界面：是一个集成界面（收付转），且提供,增加,、,保存,、,放弃,、,打印,、,预览,、增行、删行、查询、计算器、获取、,流量,和制作红字凭证等功能。,2.,会计科目,：,科目一般以代码输入,，可直接从键盘上输入，也可以通过参照选择输入。,(5)借贷方金额：,从键盘直接输入,4.3 账务系统的日常处理,3.辅助数据的输入：指辅助核算、银行存款与现金流量的有关数据，这些数据一般,随凭证一起输入系统,。,4.3.6 凭证的其他处理,2.凭证冲销：,是指自动制作一张与错误凭证科目相同,、,金额相反,的凭证,。,3.银行对账,对账功能及次序：银行对账,初始化、输入银行对账单,、,自动对账,、,手工对账,以及,编制银行存款余额调节,表。,系统初始化作用：,将系统启用时刻的,银行与企业双方的未达账,项分别输入,到企业对账单与银行对账单文件。,手工对账：由人工核对两个对账单文件，,对自动对账没有对出的一些,已达账项,用手工勾对来进行调整,。只有自动对账和手工对账结合执行才能保证对账的彻底。,4.4 账务系统的其他处理,4.5 账务系统的期末处理,4.5.1 期末转帐,(4)转账凭证可以自动编制。,自动转账按实现方式可分为两类，,一类是“向导”式转账，,即凭证生成过程设计为一个向导，,一类是由用户自定义的转账,。,(1)转账凭证的定义：,用户在系统初始化时应为每一种转账业务定义一张转账凭证,，其内容包括转账序号、凭证类型、转账类型、摘要、,金额计算公式,等。,4.5.2 期末结账,(4),执行结账,：,备份账套数据,，,编制结转损益凭证,、年末结账则,执行年度初始化,。,结账后才能输出已结账期间的正式会计报表,、总账和明细账，而且,不允许再输入已结账期间的凭证,。,4.6.1 日记账,日记账形式：三栏式、多栏式、复币式等,。,4.6 账务系统的账簿管理,4.7 账务系统的系统维护,4.8.1 报表的基本结构与编制方式,1.报表的基本结构：由,表头、表体和表尾,组成。,4.8 报表编制与报表系统,选择题,1.下列功能模块不属于账务处理系统的是（）,A.系统设置 B.出纳管理,C.帐表管理 D.工资设置,2.,建立账套时需要指定的基本信息中,没有,（）,A、账套主管 B、账套启用期间 C、结账日期 D、账套存储路径,D,C,3.,下列不属于会计科目设置内容的是（,）,A、科目余额 B、是否核算数量 C、是否核算现金流量 D、是否辅助核算,4.,账务系统正式启用之后，下列功能中不允许使用的是（,）,A、增加或删除会计科目,B、修改操作员的权限与密码,C、修改科目的年初余额,D、增加或删除常用摘要,A,C,5.,在长度相同的情况下，用户密码破译难度大的是（,）,A、密码用单一的数字编成,B、密码用单一的字母编成,C、密码用十六进制数编成,D、密码用字母数字混合编成,6.,在账务系统中下列工作必须在初始化时完成的（,）,A、凭证类型设置 B、账簿格式设置,C、常用摘要设置 D、自动转账凭证设置,D,A,7.,凭证输入界面是一个集成界面，但该界面一般不提供凭证_功能。,A、增加 B、保存 C、打印 D、记账,8.,在凭证输入过程中下列数据不能直接从键盘输入的是（,）,A、科目名称,B、附件张数,C、科目代码,D、借贷金额,9.,在凭证输入过程中下列数据必须直接用手工输入的是,（,）,A、凭证编号 B、借贷金额 C、科目代码 D、业务摘要,D,A,B,10.,账务处理的三个关键环节是（,）,A、凭证录入、审核、记账,B、凭证录入、查询、修改,C、凭证修改、汇总、记账,D、凭证审核、汇总、记账,10.1,转账凭证的定义内容主要包括转账序号、凭证类型、转账类型、摘要、科目代码、借贷、,（,）等等。,A、金额,B、余额,C、金额计算公式 D、余额计算公式,A,C,11.,在系统初始化阶段银行对账模块的工作仅限于（,）,A、输入启用时刻企业和银行双方的未达账项以及期初余额,B、输入本期银行存款日记账以及期初余额,C、输入本期银行对账单以及期初余额,D、输入本期银行存款日记账、银行对账单以及期初余额,A,12.,正式进入结账处理后的主要工作不包括（,）,A、备份账套数据 B、往来核销,C、编制结转损益凭证,D、年末结账还要执行年度初始化,D,三、会计软件的其他核算系统,1.应收款管理系统,2.应付款管理系统,3.工资管理系统,4.固定资产管理系统,一、应收款管理系统,知识点1：,所有账务处理系统都具有处理往来业务（应收应付）的功能。在账务系统中，一般提供如下,两种方法来处理,往来业务：,1.,通过明细科目核算。,2.,通过往来辅助核算。,知识点2：,应收款系统的主要处理对象是,销售发票、应收单和收款单,。,知识点3：,统计分析：主要包括,账龄分析,、,周转分析,、,欠款分析,、,坏账分析,、,收款分析,、,收款预测,等功能。,知识点4：,应收款系统,的初始设置也称,初始化：,主要包括,设置系统参数、基础设置、档案设置和初始数据,的输入,四,个方面的内容。,知识点5：,1.应收款,核销方式,：系统提供,余额,、按,单据,、按,存货核销,等方式。,2.制单方式：指根据原始单据如何编制记账凭证，一般提供,按客户、按单据、按汇总金额,编制记账凭证。,知识点6：,坏账计提方式：,销售百分比法、账龄分析法、应收账款余额百分比法,知识点7：,应收款系统的,功能,不仅要实现,预收款冲应收款,、,应收款冲应付款,、,应收款冲应收款,，而且还要实现,自动和手工的冲红单,功能。,知识点8：,期末处理主要包括,结转汇兑损益,和,期末结账,。,知识点9：,应收帐系统文件,格式,转换,输出,有：,dbf、db、xls、htm,等（注意,没有doc,格式）,二、应付款管理系统,2.应付款管理系统处理的票据,为了全面核算企业的采购与劳务支出，凡涉及采购与接受劳务的记账凭证一般均由应付款系统编制。因此，不管现购还是赊购票据都必须进入应付款系统进行处理。,应付款,管理系统处理的,主要票据,有：,（1）采购发票,（2）应付单,（3）付款单和退款单,（4）应付票据,三、工资管理系统,知识点1：,为了分别管理生产人员和管理人员的工资，工资核算系统应该设置,职工类别,知识点2：,根据工资数据来源的特点，工资数据一般有,按数据来源分组录入,知识点3：,月末结转时将要生成新月份的工资数据表，在该表中需要清零的是,变动数据项,知识点4：,工资系统自动生成的记账凭证如果有错，只能在,工资核算系统,中修改或删除,知识点5：,为了银行代发工资，工资系统必须具有相应的设施功能，其中文件类型设置指,根据银行的要求,设置数据文件的类型,知识点6：,系统计算工资一般是依据,工资项目的增减,项进行的,知识点7：,Iff(人员类别=“企业管理人员”，700，iff（人员类别=“车间管理人员”，650，400）,上述工资公式表示：,如果人员类别为,“企业管理人员”,则他的工资为,700,，如果人员类别为,“车间管理人员”,，则他的工资为,650,，,其他类别的人员工资,为,400,，通过此函数可以定义一些计算复杂的奖金计提方法。,知识点8：,期末处理主要包括,期末结转,和,工资数据备份,知识点9：,期末结转,结转包括月末结转和年末结转。其中1月至11月为月末结转，主要处理是将当月数据经过处理后结转至下月。在工资项目中,有些项目是变动的,，即,每月结转时,均需,将其数据清为0,；,有些项目是固定的,，即,其数据原封不动转入,下一月份。,知识点10：,工资数据输出包括,查询输出,、,打印输出,和,磁盘文件输出,。,知识点11：,工资分析：主要包括,部门工资构成分析,、工资,结构分析,和,工资增长分析,等。,知识点1：,在固定资产系统的帐套参数中，启用月份的最主要作用是,确定开始计提折旧的月份,知识点2：,下列有关固定资产系统特点的说法中错误的是,固定资产系统核算方法多，难,知识点3：,在固定资产卡片中，能够确定固定资产如何计提折旧的数据项是,折旧方法以通用,四、固定资产管理系统,知识点4：,下列有关计提折旧的说法中错误的是,计提折旧一般按资产类别进行,知识点5：,在录入初始固定资产卡片的过程中，原值、累计折旧录入的一定要是录入,月份,的,月初,的价值，否则将会出现计算错误。,知识点6：,固定资产减值准备处理本质上是一种,资产变动处理,知识点7：,固定资产系统一旦正式启用，下列功能中将屏蔽不用的是,录入初始卡片,知识点8：,最后必须强调，,录入初始卡片,是系统初始化的一项内容，系统,一旦,正式,启用,，,该项功能,将被屏蔽，即,不能再使用,。,选择题,1.通过帐务系统核算应收款的方法之一是（）,A.通过总账科目核算 B.通过往来辅助核算,C.通过账簿核算 D.通过报表核算,答案：B,2、应收款系统可以将一些账表以不同文件格式输出，以方便其他软件系统使用，但不能转换成【】。,A、DOC文件格式 B、DBF文件格式,C、XLS文件格式 D、HTM文件格式,答案：,A,3、,应收款系统转账对冲中不存在【】。,A、预收款冲预收款 B、应收款冲应付款,C、应收款冲应收款 D、预收款冲应收款,答案：,A,4、,应收款系统提供的核销方式中一般没有【】。,A、按余额核销 B、按单据核销,C、按月核销 D、按存货核销,答案：,C,5、应付款系统管理处理的票据不包含（）,A.采购发票与应付单 B.付款单和退款单,C.应付票据 D.应收票据,答案：D,6、,假设岗位工资的计算公式定义为iff(人员类别=企业管理人员,700,iff(人员类别=车间管理人员,650,400)，试问其他的岗位工资是【】元。,A、0 B、400 C、650 D、700,答案：B,7、,工资管理系统与下列系统没有直接关系的是【,】。,A、人事管理系统 B、固定资产管理系统,C、账务处理系统 D、成本管理系统,答案：B,8、月末结转时将要生成新月份的工资数据表，该表需要从本月复制数据的是【】。,A、变动数据项 B、固定数据项,C、数值数据项 D、所有数据项,答案：B,9、,工资系统自动生成的记账凭证如果有错，只能在【】中修改或删除。,A、账务处理系统 B、报表系统,C、成本核算系统 D、工资核算系统,答案：D,10、在固定资产系统中资产评估处理属于【】的功能。,A、系统设置 B、增减变动处理,C、折旧处理 D、期末处理,答案：B,11.,固定资产系统与下列系统有直接关系的是【,】。,A、应收款管理系统 B、应付款管理系统,C、成本管理系统 D、工资管理系统,答案：C,12,、固定资产系统与下列系统没有直接关系的是【,】。,A、账务处理系统 B、成本管理系统,C、报表管理系统 D、工资管理系统,答案：D,13、在录入初始固定资产卡片的过程中，原值、累计折旧录入的一定要是录入月份的【】的价值，否则将会出现计算错误。,A、月初 B、月中 C、月末 D、下月,答案：,A,14、固定资产减少时，该固定资产记录应【】。,A、直接删除 B、仍保留在固定资产卡片文件中,C、不能删除 D、转入固定资产备查文件中然后删除,答案：B,