合格供方库管理办法范文.doc

合格供方管理办法第一章 总则为加强公司及项目部对各供方单位的管理，提高采购招标工作水平，加强公司和项目部对项目各参建单位的管理效率，特制定本办法。本办法适用于公司建设项目中规划、设计、勘察、施工、监理、策划广告、拆迁安置、物业管理、材料和设备等供方的考察、评价和选择。各类供方选择须经专业考察、综合评价、选择推荐、领导批准，并实施保优汰劣的动态控制。公司所有的采购业务（含工程、材料、咨询、营销广告、物业管理等）发标，由相关部门从合格供方名录中随机抽取，名录中未能收录的，面向社会招标，事后入库，但响应单位的尽职调查工作，仍然执行本办法的标准及流程。第二章 职责公司指定专人进行供方单位初步资料搜集工作，各职能部门负责组织相应专业供方的考察、评价工作，具体分工如下：1. 规划设计部负责规划、设计、勘察供方的考察、评价，工程管理部、市政管理中心配合； 2. 项目/工程部负责施工、监理供方的考察、评价，设计部、营销管理部配合； 3. 采购部负责物资、设备供方的考察、评价，工程部、规划设计部配合； 4. 营销部负责策划、广告供方的考察、评价，采购部、设计部配合； 5. 项目/工程部负责拆迁安置委托方的考察、评价，设计部配合； 6. 物业管理/酒店管理负责物业管理委托方的考察、评价，营销部、工程部配合。7. 招标小组负责组织各类供方的评价审定，并编制各专业合格供方名录。8. 公司总经理批准各专业合格供方名录。第三章 合格供方库名录组成合格供方名录的组成部分：合格供方库由供方质量保证能力调查表、合格供方考察评价表、供方履约评估表和合格供方名录四部分组成；1. 供方质量保证能力调查表1.1. 由供方如实填写调查表格，并加盖单位公章。 1.2. 由供方如实提供表格中所提及的各类资质证书附件及详细资料，并填写供方质量保证能力调查表（附件1）。见下表：1.3. 上表中：1.3.1. A 类供方：提供产品质量直接影响到我公司最终产品质量的供方（原材料供应商）及大型生产设备供应商。1.3.2. B 类供方：提供产品质量间接影响到我公司最终产品质量的供方（辅料、耐材等，具体以项目物料表分类为准）。1.3.3. C 类供方：备品备件供应商，采购额高于 50 万的供应商。1.3.4. D 类供方：零星材料供应商，采购额高于 20 万的供应商。1.3.5. E 类供方：中间商，供方本身不生产产品，只做为生产厂家的代理商或以贸易公司的形式供货的，如提供的产品是 A、B 类产品，则必须提供 2 家 以上的生产厂家的合共供方资料，其要求与 A、B 类供方要求一致。 2. 合格供方考察评价表（附件4），由各职能部门依照专业分工，在取得供方质量保证能力调查表后，逐项考察填写；3. 供方履约评估表（详见附件2），由采购部、招标办、工程部、物业公司或管理公司工程部配合共同填写供方评定记录表，作为合格供方评价的唯一标准，填写内容必须真实、客观。4. 合格供方名录（详见附件3）4.1. 由主办部门将已经完成的供方质量保证能力调查表（附供方提供的相关证明资料）、合格供方考察评价表和供方履约评估表整理、分类、排序后按要求填写初步入围名录，保证资料的完整性与真实性。4.2. 将填写好的合格供方初选入围名录交分管副总和董事长签字审核后，主办部门根据专业划分和供方性质分别交各分管职能部门和项目部进行尽职调查工作，考察过程见第四章。4.3. 考察合格后的供应商，由主办部门统一入合格供方名录，交总经理签字后备案，并以受控文件形式下发。第四章 供方考察、评价和选择1. 考察分为资料考察和现场尽职调查1.1. 资料考察主要了解供方的基本情况和资质许可，包括：1.1.1. 企业简历、营业执照、资质证书及自有资金证明、财务状况；1.1.2. 职工人数、技术力量、专业配备、自有生产、施工设备、检测手段；1.1.3. 生产、施工、服务能力及近三年的质量、信誉状况、代表性成果；1.1.4. 质量管理体系或产品是否通过认证。1.2. 承担复杂项目或重要物资的新供方，除上述基本条件符合要求外，还必须进行现场尽职调查（具体调查内容另行颁布），以了解：1.2.1. 企业质量管理现状、生产、服务设施、检测手段、现场管理水平、人员结构情况；1.2.2. 有无从事、完成某项工程、项目的成套技术和管理经验。2. 评价方法根据对工程质量的影响程度及价格等因素，可采取下列一种或几种方法对供方进行考察评价：2.1. 基本情况评价，根据书面调查情况对供方能力、业绩、信誉等作出评价；2.2. 成果和样品评价，根据供方已完成项目对其技术装备、成套技术、管理经验、服务能力等作出评价；请供货商提供样品，检验部门检验并出具样品认可书，必要时由项目部进行批量试用后出具使用报告；2.3. 现场评价，由职能部门组织相关专业人员到供方生产、施工、工作现场考察，并进行现场评价；2.4. 以往业绩评价，对有业务往来或合作经历的供方，可根据其以往提供物资或服务的质量状况和信誉，如交付及时性、质量可靠性、价格合理性、后续服务支持能力等进行评价。3. 各职能部门将各专业的供方考察评价情况，逐一填写合格供方考察评价表（附件4），分类提交招标小组审定，每类供方不得少于3家。4. 招标小组组织相关部门对各专业合格供方考察评价表进行审核，根据项目类别、规模、技术复杂程度、供方能力、信誉等进行选择，组织编制合格供方名录报公司领导审批。5. 经批准的各专业合格供方名录以受控文件形式下发相关部门使用，各职能部门根据本部门业务需要，在合格供方名录框架下建立相应合格供方档案。第五章 合格供方的控制1. 各专业合格供方由相关职能部门组织进行动态管理，于每年12月15日前及工程竣工(设备材料采购完成，尾款结清)各进行一次考核，考核内容见附件2供方履约评估表，评估总分高于或等于70分者为合格供方，予以保留，不足70分者为不合格供方，予以淘汰，考核成绩归入供方档案。2. 同一项目、同一承包商出现二次质量或安全事故，或该承包商在本年度其他项目出现重大质量安全事故被市级监管部门通报者；同一供货商、同一材料连续二次出现不合格或供货不及时且改进不力，或该供货商在本年度其他项目和地区因重大质量问题被市级监管部门通报者，即可淘汰。3. 需淘汰的合格供方，由职能部门填写合格供方资格取消申请表，交招标小组审核、原批准领导批准后，从合格供方名录中予以剔除。4. 主办部门将批准剔除的合格供方名单及时通知相关部门。附件： 附件1 供方质量保证能力调查表附件2 供方履约评估表 附件3 合格供方名录 附件4 合格供方考察评价表 附件5 合格供方库控制流程图 附件6 合格供方资格取消申请表附件1 供方质量保证能力调查表(施工安装)施工单位名称注册资金资质等级其他资质资信情况业务人保险号2010年业务额2011年业务额主要项目所在目前行业排名工程主要业绩（哪些项目获得过省级或国家奖项）拟定推荐的项目经理、资质及社会保险号拟推项目经理业绩及奖项技术力量（主要技术骨干和持证人员）各工种人员配置情况公司拥有设备设施情况企业管理模式，公司与项目管理关系公司承建的50万平米以上项目明细、五星级酒店明细业务联系人及联系方式（两名以上）其他需要说明的内容供方质量保证能力调查表(材料设备)供应商名称注册资金企业人数市场占有率资信情况业务人保险号2010年业务额2011年业务额主要项目所在目前行业排名公司介绍资料主要工程业绩以往工程获得过哪些奖项原材料来源及品牌管理及技术人员配置情况公司拥有设备设施情况企业管理模式，公司与各项目管理关系业务联系人及联系方式（两名以上）其他需要说明的内容附件2 供方履约评估表(施工安装)项目名称 合同号 评估日期类别 名称 施工单位一、 招标及成本控制过程(采购部/招标办)共20分1. 投标资料： 很好 较好 一般 差2. 投标过程参与的规范性： 很好 较好 一般 差3. 价格合理性： 很好 较好 一般 差4. 付款、结算配合： 很好 较好 一般 差二、 合同及履约管理(预算合约部)共20分1. 资料提供的及时性： 很好 较好 一般 差2. 合同洽商过程的配合程度： 很好 较好 一般 差3. 对甲方配合要求的响应程度： 很好 较好 一般 差4. 承包商的质量保证体系： 很好 较好 一般 差三、 产品质量及服务(项目部/工程部)共40分1. 分部分项工程是否一次性通过验收： 是 否2. 施工质量： 很好 较好 一般 差3. 施工组织和计划合理性： 很好 较好 一般 差4. 施工工作计划完成情况： 很好 较好 一般 差5. 施工资料完整和及时性： 很好 较好 一般 差6. 对甲方配合要求的响应程度： 很好 较好 一般 差7. 承包商服务的主动性： 很好 较好 一般 差8. 对发现问题处理的及时性： 很好 较好 一般 差四、 最终用户(管理公司)评价共20分1. 业主对产品质量的认可度： 很好 较好 一般 差2. 本年度中其在建工程是否出现重大事故： 无 有，次数为_次3. 保修期维修水准： 很好 较好 一般 差4. 保修服务的及时性： 很好 较好 一般 差综合评价： 日 期： 经办人：供方履约评估表(材料设备)项目名称 合同号 评估日期类别 名称 供方单位一、 招标及成本控制过程(采购部/招标办)共20分1. 投标资料： 很好 较好 一般 差2. 投标过程参与的规范性： 很好 较好 一般 差3. 价格合理性： 很好 较好 一般 差4. 付款、结算配合： 很好 较好 一般 差二、 合同及履约管理(预算合约部)共30分1. 资料提供的及时性： 很好 较好 一般 差2. 合同洽商过程的配合程度： 很好 较好 一般 差3. 供货计划是否按要求按时完成： 是 否4. 对甲方配合要求的响应程度： 很好 较好 一般 差5. 产品的性能价格比： 很好 较好 一般 差6. 供货商的质量保证体系： 很好 较好 一般 差三、 产品质量及服务(项目部/工程部)共30分1. 交付品是否一次性通过验收： 是 否2. 产品质量： 很好 较好 一般 差3. 供货的及时性： 很好 较好 一般 差4. 对甲方配合要求的响应程度： 很好 较好 一般 差5. 供应商服务的主动性： 很好 较好 一般 差6. 对发现问题处理的及时性： 很好 较好 一般 差四、 最终用户(管理公司)评价共20分1. 业主对产品品牌的认可度： 很好 较好 一般 差2. 本年度中其品牌产品是否出现重大事故： 无 有，次数为_次3. 保养服务水准： 很好 较好 一般 差4. 售后服务的及时性： 很好 较好 一般 差综合评价： 日 期： 经办人： 附件4 合格供方考察评价表 设计方 勘察方 施工方 监理方 供货方 策划方 拆 迁 物 业 单位名称营业执照资 质注册资金管理水平通过认证否联系人姓名职务技术实力业绩及代表性成果能 力及信 誉评 价结 论考 察评 价 人签 字 年 月 日附件5 合格供方库控制流程合格供方库控制流程工作重点责任人的职责分工与审批权限划分类别董事长分管副总发布信息收集公告 主办部门各职能部门项目部1、 考察部门根据考察结果填写合格供方考察评价表，考察评价表应附具体考察项目和评分表；2、 计划运营部根据考察结果编入合格供方名录，所有被考察单位不论入围与否均需保留考察报告存档备查；3、 总经理审核后编入受控文件下发。1、 各职能部门、项目部根据本部业务需要，在合格供方名录框架下建立相应的合格供方档案；2、 对建立合作关系的供应商，由合同执行部门主持进行评估；3、 根据评估结果报招标小组决定继续入库或填写资格取消申请。1、 由计划运营部主持，编写及发布合格供方库信息收集公告；2、 计划运营部将收集的信息，进行资料初选； 3、 根据供应类别分类，进行供应商分类，分类后的供应商资料，报总经理初审补充后依照专业划分送各职能部门和项目部开展调查；4、 尽职调查分为资料考察和现场考察两部分。审批，剔除审核135审核初审审核221201817入库建立相应的合格供方档案库，业务执行1211根据考察结果筛选后编入合格供方名录填写合格供方考察评价表初审419初审1497361信息收集，资料初选供应商分类根据专业分配资料考察10供方履约评估表合格合格供方资格取消申请表 不合格形成受控文件下发根据专业分配现场考察施工方现场考察施工方资料考察16158D1D2D3附件6 合格供方资格取消申请表 设计方 勘察方 施工方 监理方 供货方 策划方 拆 迁 物 业 单位名称营业执照资 质注册资金管理水平通过认证否联系人姓名职务与本公司合作项目及合同执行情况概述合同编号及金额资格取消原因评 价结 论申请人主管领导主办部门分管副总董事长意见 年 月 日